la communication de la fonction achat

Association CESA ACHATS
ACA
ASSOCIATION
CESA ACHATS
& SUPPLY CHAIN
ACA
ASSOCIATION
CESA ACHATS
& SUPPLY CHAIN
Fonction Achats : la Communication
au service de la Performance
Publication originale :
Editions d’Organisation, Paris,
1999
Copyright : cette version reste la propriété conjointe des auteurs et de l’ACA en tant
qu’association.
Sur décision du bureau et avec l’accord des auteurs, elle est rendue publique sur le site
http://exed.hec.fr
Et donc mise à la disposition de la communauté des Anciens de
HEC EXECUTIVE DEVELOPMENT PROGRAM.
Elle ne peut être reproduite pour diffusion interne, ni commercialisée (sauf autorisation
écrite du bureau), mais est réservée à l’usage privé du lecteur.
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- Les Auteurs -
L’Association CESA Achats & Supply Chain - ACA, qui regroupe les anciens élèves du Cycle
d’Etudes Supérieures des Affaires (CESA) spécialité “ Achats ”, a été créée à HEC Management
par le professeur Olivier BRUEL, Groupe HEC, département Management Industriel et
Logistique (également membre de l’Association).
Les auteurs de ce livre sont à part égale les suivants :
• Thierry TRIMBACH, Directeur des Achats du CCF, Président de l’Association 1999,
Coordinateur de l’édition, avec
• Olivier BRUEL, Professeur au Groupe HEC (Responsable du cycle CESA Achats)
• Christophe PAUTRAT, Responsable des Achats de SONY FRANCE,
• Marie ROS GUEZET, Chef du Département Achats à l’AEROSPATIALE,
• Jean-Louis DAROS, Responsable des Achats de la Société CELERG,
• Jean-Claude LEBERRE, Chef du département Achats de DASSAULT A.T,
• Denis LEGENDRE, Directeur d’entreprise de fourniture mécanique FOURNIAL
Toutes fonctions valables à l’époque de la rédaction de ce texte.
Cet ouvrage est le premier à traiter des problèmes de communication de la fonction Achats au
sein de l’Entreprise et doit permettre à chacun de se situer dans ce domaine en termes de
performances.
Il s’adresse en priorité à l’ensemble des responsables et acteurs de la fonction Achats, mais
également aux responsables d’entreprises de tous niveaux décidés à réfléchir sur cette
fonction afin de lui permettre d’être plus efficace.
Ainsi qu’aux spécialistes de communication interne.
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INTRODUCTION
Ce livre présente une méthode, conçue par des praticiens de la fonction Achats. Son but est
d’aider le dirigeant d’Achats à évaluer la qualité de sa communication, puis à l’améliorer.
C’est un outil de diagnostic, élaboré pour :
- identifier les interlocuteurs actuels ou potentiels de la fonction Achats;
- apprécier la performance de la communication de la fonction Achats avec ses
interlocuteurs sur plusieurs dimensions : les hommes, les méthodes, le style, etc...
- déterminer les axes d’amélioration.
- aider à établir un plan d’action détaillé.
Pourquoi écrire un livre sur la communication de la fonction Achats ?
Il s’agit d’une fonction qui a aujourd’hui une reconnaissance établie pour sa contribution à la
compétitivité des entreprises, et qui tend à se développer dans les entreprises qui, jusqu’à présent
pour certaines, ignoraient parfois jusqu’à son existence ! L’environnement économique, qui
exige des acteurs toujours plus de compétitivité est, bien entendu, à l’origine de cette popularité.
Et pourtant, malgré une conjoncture si favorable au développement de ce métier, il semble
nécessaire de fournir aux acheteurs professionnels une méthode organisée destinée à
diagnostiquer leur niveau de performance, puis à concevoir un plan de communication structuré.
En voici les raisons.
Des responsabilités plus importantes
Les responsabilités de la fonction Achats se sont accrues fortement depuis plusieurs années. Bien
sûr, on attend toujours de l’acheteur une capacité à négocier avec les fournisseurs, et à gérer les
approvisionnements de produits ou prestations.
Mais, au-delà de cette mission initiale, il est de plus en plus impliqué en amont de l’achat. Il
participe à la conception des produits, apportant sa connaissance des marchés fournisseurs, et sa
vision économique aux équipes de développement (qu’il s’agisse d’ingénieurs de bureaux
d’études ou de chefs de produits marketing).
Spécialiste de l’environnement externe de l’entreprise, l’acheteur recherche produits et
fournisseurs sur un marché qui se mondialise. Il doit alors assurer un rôle de veille technologique
et économique afin de garantir à son entreprise innovation et compétitivité.
Les décisions d’Achats ne portent plus uniquement sur le prix, les conditions de paiement et les
quantités d’approvisionnement. L’acheteur doit déterminer les conditions optimales de
satisfaction du besoin. Faut-il faire soi-même ou acheter (le fameux “make or buy”) ? Faut-il
acquérir les biens ou les louer ? Faut-il pousser l’externalisation et généraliser le “ Facility
Management ? Etc.
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On le constate, la nouvelle dimension de la fonction Achats impacte lourdement sur l’entreprise
et surtout sur les Services qui la composent.
Là où, hier, l’acheteur était l’ultime rouage de la chaîne logistique, il est aujourd’hui un acteur
dont les décisions ont des conséquences parfois importantes sur les autres Services..
Un rôle inégalement perçu
A la différence d’autres fonctions, il n’existe pas de définition universellement admise de la
fonction Achats.
La plupart des entreprises ou des personnes physiques sont capables de s’accorder rapidement
sur ce qu’est, par exemple, la comptabilité ou la vente. Une telle unanimité n’existe pas pour les
Achats. Les conséquences en sont multiples.
Un acheteur peut éprouver des difficultés à évoluer dans une structure qui ne prévoit pas son
intervention de manière à lui assurer une efficacité optimale.
La perception du rôle de la fonction Achats peut varier fortement d’un Service à un autre, au sein
d’une même entreprise. On peut même constater une différence entre le rôle “ connu ” (tel que
présenté par l’acheteur ou la Direction Générale) et le rôle “ admis ” (c’est-à-dire, souvent, celui
de “passeur de commandes ”). Pour faire coïncider le connu et l’admis, l’acheteur devra
convaincre les autres Services, et la Direction Générale le cas échéant.
Une fonction en relation avec les autres fonctions de l’entreprise
La fonction Achats est sans doute l’une des seules à être en relation avec l’ensemble des autres
fonctions de l’entreprise.
Elle est évidemment en relation avec les fonctions clientes, telles que la production, les travaux
neufs, la recherche & développement, les bureaux d’étude, la maintenance, la logistique, le
marketing, la communication, le commercial, etc..
Elle est en relation avec les fonctions prestataires, ou fonctions support, comme la
comptabilité, le contrôle de gestion, le juridique, les ressources humaines. Il est à noter que ces
fonctions de support, par nature, peuvent à l’occasion devenir également des clients, dans le
cadre d’Achats généraux.
Elle est également en relation avec les fonctions de direction, c’est-à-dire dont elle dépend
hiérarchiquement. Il peut s’agir de la Direction Générale, des directions industrielles, des
opérations, de la logistique, de la finance, etc..
Une fonction en relation avec les fournisseurs
On peut s’en douter, la fonction Achats est en relation régulière avec les fournisseurs actuels et
potentiels de l’entreprise. Cependant, d’autres fonctions sont également en contact avec eux : la
Production, le Bureau d’études, la Comptabilité, la Direction Générale, et bien d’autres...
L’acheteur qui, pour assurer sa mission et garantir les intérêts de l’entreprise, voudra coordonner
ces contacts, pourra rencontrer des difficultés relationnelles, tant avec les fournisseurs qu’avec
les Services internes.
En résumé, nous pourrions dire que les Achats sont une fonction dont le rôle est parfois mal
compris ou mal accepté. L’élargissement de son domaine de compétence peut être ressenti
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comme un empiétement sur les pouvoirs d’autres Services dont, par ailleurs, elle dépend pour la
réalisation de sa mission : clients, prescripteurs, fonctions support ou hiérarchie. Par ailleurs, elle
a rarement l’exclusivité des contacts avec son “ fonds de commerce ” : les fournisseurs.
Dans un tel contexte, suffit-il d’être compétent pour réussir ? C’est-à-dire, suffit-il à l’acheteur
de maîtriser les pratiques/techniques inhérentes à son métier, et d’actualiser ses connaissances
des marchés, des produits et des fournisseurs ? Bref, un acheteur est-il uniquement jugé sur la
performance de ses actes d’Achats ?
En fait, non. Comme tout manager, pour être efficace et améliorer sans cesse ses performances, il
doit disposer des meilleures informations, bien identifier les besoins de ses clients et les souhaits
des différents prescripteurs, faire connaître sa stratégie en interne et en externe, puis valoriser le
résultat de ses actions. Voilà pourquoi il est essentiel de réfléchir à une démarche de
communication d’ensemble.
L’intérêt de ce livre est de présenter, pour la première fois, une approche globale sur le sujet, en
appliquant systématiquement les principaux concepts et méthodes de communication au
domaine.
Nous sommes certains que le lecteur, déjà spécialiste des Achats, trouvera dans cet ouvrage la
méthodologie que les auteurs ont voulue générale et applicable à la très grande majorité des
situations.
Les auteurs
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