éviter les refus de la facturati0n tributaire de llinscripti0n – ii

en fin... la facturation //
Éviter les refus de la facturation
tributaire de l’inscription – ii
Michel Desrosiers
Le mois dernier, nous avons traité des situations qui peu-
vent mener à des refus lorsque vous facturez des mesures
liées à l’inscription de la clientèle. Les situations décrites
à ce jour surviennent du fait d’un écart entre les informa-
tions transmises à la RAMQ et votre réalité. Cependant,
des problèmes peuvent aussi résulter d’erreurs lors de la
facturation ou d’une différence entre la transmission des
informations relatives aux inscriptions
et à votre facturation de services. Avant
d’aborder ces derniers, terminons le sujet
du numéro précédent, soit le problème
courant lié à l’information que possède la
RAMQ sur le lieu de suivi de votre clientèle.
NE PAS INDIQUER LE BON LIEU
DE SUIVI D’UN PATIENT
Le lieu de suivi habituel d’un patient est
déterminant pour réclamer le forfait
an nuel d’inscription en GMF, car l’inscrip-
tion se fait auprès du médecin et non du
GMF. C’est le lieu de suivi qui permet à la
RAMQ de rattacher ce patient au GMF.
Des er reurs semblent surtout survenir
lorsque le médecin se joint à un GMF ou
que le lieu dans lequel il exerce devient
un GMF. À moins de modifier le lieu de
suivi pour l’ensemble des patients visés,
le médecin se verra refuser la facturation
du forfait annuel d’inscription en GMF
avec le message 793 indiquant que le
patient n’est pas inscrit dans ce lieu. Le médecin pourra
toujours réclamer le supplément à la visite d’un patient
vulnérable (qui est fonction du médecin et non du lieu), et
le montant sera celui qui prévaut selon le lieu où le service
est rendu.
En cas de doute sur le lieu associé aux inscriptions de ses
patients, le médecin peut consulter la liste de ces dernières
dans les services en ligne. Il verra alors aussi si le patient
est inscrit en GMF ou non. S’il constate des écarts, il n’aura
qu’à apporter les correctifs. À noter, des modifications
peuvent être faites sans égard à la date du dernier service
au patient. Toutefois, advenant que le médecin modifie le
lieu de suivi plus de 90 jours après le service rendu, il ne
pourra pas réclamer le forfait d’inscription en GMF s’il ne
l’a pas déjà fait. Le médecin qui constate l’erreur de lieu
parce que la RAMQ lui refuse la facturation de son forfait
d’inscription a 90 jours après la date du refus pour refac-
turer le forfait, pourvu qu’il corrige le lieu de suivi durant
cette période.
Notez que la modification du lieu de suivi
peut s’effectuer « en bloc » lorsqu’un méde-
cin change de lieu de pratique ou encore
à la pièce. À défaut d’apporter les change-
ments lui-même, le médecin peut toujours
s’adresser à l’admissibilité ou aux services
aux professionnels pour obtenir de l’aide
ou pour demander que la RAMQ fasse les
modifications en question.
Tant en GMF que hors GMF, il y a un autre
enjeu associé au lieu de l’inscription. En effet,
le « partage » des suppléments à l’examen
du patient vulnérable par l’entremise de
la pratique de groupe n’est possible qu’au
lieu de suivi régulier du patient. Lorsque
le lieu de suivi n’est pas inscrit correcte-
ment, les autres médecins du groupe se
feront refuser l’accès au supplément avec
le message explicatif 886 qui leur indique
que le patient n’est pas inscrit à leur nom.
Donc, tous les membres du GMF ont avantage à s’assurer
que le lieu de suivi est inscrit correctement au dossier du
patient auprès de la RAMQ.
Si votre facturation est parfois refusée avec l’indication que
le patient n’est pas inscrit, vérifiez l’état de vos inscriptions
et le lieu de suivi auprès de la RAMQ. Ne vous contentez
pas de regarder les données internes de votre logiciel de
facturation. À défaut de corriger ces discordances, vous
continuerez à vous voir refuser votre facturation et vous
vous priverez ainsi d’une partie de la rémunération à
laquelle vous avez droit.
Habitudes de facturation
Vous pouvez subir des refus pour des raisons qui relèvent
de vos habitudes de facturation, et non de l’intégrité des
informations dans les banques de la RAMQ. C’est la
en fin... la facturation //
Le médecin doit
s’assurer que le lieu
de suivi indiqué
à l’inscription du
patient est le reflet
de la réalité, sans
quoi il pourrait se
voir refuser la
facturation du forfait
d’inscription en
GMF ou les autres
médecins de son
groupe (GMF ou non)
pourraient se
voir refuser leur
facturation du
supplément à la
visite d’un patient
vulnérable
Le Dr Michel Desrosiers, omnipraticien et avocat,
est directeur des Affaires professionnelles à la
Fédération des médecins omnipraticiens du Québec.
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lemedecinduquebec.org

chronologie de la transmission de l’inscription et de votre
facturation ou encore la date indiquée sur l’inscription
par rapport à la date du service qui pourrait alors poser
des problèmes.
ERREUR DE DATES
Une première source possible d’erreur vient de la sépara-
tion du processus d’inscription de celui de la facturation
des services. Lorsque deux personnes différentes assurent
chaque fonction, il peut arriver que la date d’un service
soit correctement indiquée sur la demande de paiement,
mais que la personne qui procède à l’inscription inscrive
par erreur une date plus tardive (comme celle de la trans-
mission de l’inscription). Par conséquent, la facturation à
la date de l’examen en lien avec l’inscription du patient
sera refusée, car, pour la RAMQ, le patient n’est pas encore
inscrit auprès du médecin.
En plus de perdre l’éventuel supplément à l’examen du
patient vulnérable, le médecin pourrait ainsi se voir refuser
le supplément accordé par la lettre d’en-
tente no 245 pour la prise en charge d’un
pa tient orphelin ou le supplément pour
un enfant de 0 à 5 ans. À moins de corriger
l’erreur et de refacturer les suppléments,
il ne pourra pas réclamer le supplément
pour orphelin par la suite puisque le patient
est alors inscrit et n’est donc plus orphelin.
SÉQUENCE DE TRANSMISSION
ET PLAFONDS TRIMESTRIELS
Le médecin qui compte plus de 200 pa-
tients inscrits actifs au 31 décembre de
l’année précédente n’est pas sujet aux pla-
fonds trimestriels pendant une période
de douze mois commençant le 1er mars suivant. Plusieurs
médecins ne se soucient donc pas des plafonds. Ceux qui
commencent à effectuer de la prise en charge et du suivi
de clientèle peuvent ne pas bénéficier immédiatement de
cette exonération des plafonds. Leurs habitudes de factu-
ration et de transmission des inscriptions peuvent aggraver
leur situation.
L’Annexe IX qui fixe les plafonds prévoit que les services
rendus à un patient inscrit, tout comme les suppléments
associés à l’inscription d’un patient, ne sont pas sujets
aux plafonds. Le médecin qui entreprend une pratique de
prise en charge et qui inscrira un grand nombre de nou-
veaux patients ou de patients orphelins ne devrait donc
pas avoir de problème avec les plafonds. Cependant, c’est
sans compter sur des problèmes mécaniques lors du trai-
tement de la facturation par la RAMQ.
Afin de pouvoir appliquer correctement cette exclusion,
lorsque la RAMQ reçoit la facturation d’un médecin, elle
identifie les services comme étant associés à un patient
inscrit ou non dès la réception. Si le médecin ne trans-
met pas les inscriptions avant sa facturation, la RAMQ
ne « sait » pas qu’un nouveau patient est inscrit et ne peut
donc exclure ces services de la comptabilité du plafond
pour le trimestre en cause.
Un tel médecin pourrait donc faire l’objet d’une coupure
non justifiée relative au dépassement du plafond. Une fois
par année, la RAMQ révise après coup le calcul des pla-
fonds pour l’ensemble des médecins. Elle corrigera alors
des erreurs de traitement provoquées par la transmission
des inscriptions liée à l’acheminement de la facturation
pertinente. Il s’agit d’un processus rétroactif qui cause
attente et incertitude. C’est pourquoi il est plus simple
de gérer sainement les inscriptions et la facturation en
retenant pendant quelques jours la facturation afin de
s’assurer que les inscriptions ont effectivement été trans-
mises à la RAMQ et que cette information
sera prise en compte lors du traitement de
la facturation.
Lorsque le médecin n’est pas sujet aux
pla fonds, il n’a plus à prendre cette précau-
tion, mais il doit toujours transmettre les
informations sur ses inscriptions moins
de 45 jours après avoir rendu le service,
question d’éviter des refus du fait que la
RAMQ ne retrouve pas d’inscription dans
ses banques de validation lors du traite-
ment de la facturation.
conclusion
Le médecin doit donc s’assurer que la trans mission de ses
inscriptions à la RAMQ est faite correctement et que les
données de la RAMQ correspondent bien aux siennes. À
défaut de repérer les erreurs d’inscription et de les corri-
ger, tant le médecin que les autres membres de son groupe
risquent de subir des refus de certaines mesures tribu-
taires de l’inscription. Et il sera parfois difficile de trouver
la source des problèmes. À cet égard, la prévention des
erreurs constitue un investissement rentable.
Espérons que ces informations vous aideront à corriger
des problèmes de fonctionnement qui peuvent donner
lieu à des refus de votre facturation qui est tributaire de
l’inscription et qu’elles vous permettront de bénéficier
pleinement des sommes auxquelles vous avez droit. Le
mois prochain, nous parlerons des codes de complexité
applicables aux rapports d’évaluation médicale pour la
CSST. D’ici là, bonne facturation ! //
Le médecin qui
ne bénéficie pas
de l’exemption du
plafond trimestriel
doit informer
la RAMQ de ses
inscriptions avant
de transmettre sa
facturation afin
d’éviter les coupures
non justifiées.
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Le Médecin du Québec, volume 49, numéro 7, juillet 2014