éviter les refus de la facturati0n tributaire de llinscripti0n – ii

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f a c t u r a t i o n
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Éviter les refus de l a facturation
tributaire de l’inscription – II
Michel Desrosiers
Le mois dernier, nous avons traité des situations qui peu­ au patient. Toutefois, advenant que le médecin modifie le
vent mener à des refus lorsque vous facturez des mesures lieu de suivi plus de 90 jours après le service rendu, il ne
liées à l’inscription de la clientèle. Les situations décrites pourra pas réclamer le forfait d’inscription en GMF s’il ne
à ce jour surviennent du fait d’un écart entre les informa­ l’a pas déjà fait. Le médecin qui constate l’erreur de lieu
tions transmises à la RAMQ et votre réalité. Cependant, parce que la RAMQ lui refuse la facturation de son forfait
des problèmes peuvent aussi résulter d’erreurs lors de la d’inscription a 90 jours après la date du refus pour refac­
facturation ou d’une différence entre la transmission des turer le forfait, pourvu qu’il corrige le lieu de suivi durant
informations relatives aux inscriptions
cette période.
et à votre facturation de services. Avant
d’aborder ces derniers, terminons le sujet
Notez que la modification du lieu de suivi
Le médecin doit
du numéro précédent, soit le problème
peut s’effectuer « en bloc » lorsqu’un méde­
s’assurer que le lieu
courant lié à l’information que possède la
de suivi indiqué
cin change de lieu de pratique ou encore
RAMQ sur le lieu de suivi de votre clientèle.
à la pièce. À défaut d’apporter les change­
à l’inscription du
patient est le reflet
ments lui-même, le médecin peut toujours
s’adresser à l’admissibilité ou aux services
Ne pas indiquer le bon lieu
de la réalité, sans
aux professionnels pour obtenir de l’aide
de suivi d’un patient
quoi il pourrait se
ou pour demander que la RAMQ fasse les
Le lieu de suivi habituel d’un patient est
voir refuser la
modifications en question.
déterminant pour réclamer le forfait
facturation du forfait
an­nuel d’inscription en GMF, car l’inscrip­
d’inscription en
Tant en GMF que hors GMF, il y a un autre
tion se fait auprès du médecin et non du
GMF ou les autres
enjeu associé au lieu de l’inscription. En effet,
GMF. C’est le lieu de suivi qui permet à la
médecins de son
RAMQ de rattacher ce patient au GMF.
groupe (GMF ou non)
le « partage » des suppléments à l’examen
Des er­reurs semblent surtout survenir
du patient vulnérable par l’entremise de
pourraient se
lorsque le médecin se joint à un GMF ou
la pratique de groupe n’est possible qu’au
voir refuser leur
que le lieu dans lequel il exerce devient
lieu de suivi régulier du patient. Lorsque
facturation du
un GMF. À moins de modifier le lieu de
le lieu de suivi n’est pas inscrit correcte­
supplément à la
suivi pour l’ensemble des patients visés,
visite d’un patient
ment, les autres médecins du groupe se
le médecin se verra refuser la facturation
feront refuser l’accès au supplément avec
vulnérable
du forfait annuel d’inscription en GMF
le message explicatif 886 qui leur indique
que le patient n’est pas inscrit à leur nom.
avec le message 793 indiquant que le
patient n’est pas inscrit dans ce lieu. Le médecin pourra Donc, tous les membres du GMF ont avantage à s’assurer
toujours réclamer le supplément à la visite d’un patient que le lieu de suivi est inscrit correctement au dossier du
vulnérable (qui est fonction du médecin et non du lieu), et patient auprès de la RAMQ.
le montant sera celui qui prévaut selon le lieu où le service
Si votre facturation est parfois refusée avec l’indication que
est rendu.
le patient n’est pas inscrit, vérifiez l’état de vos inscriptions
En cas de doute sur le lieu associé aux inscriptions de ses et le lieu de suivi auprès de la RAMQ. Ne vous contentez
patients, le médecin peut consulter la liste de ces dernières pas de regarder les données internes de votre logiciel de
dans les services en ligne. Il verra alors aussi si le patient facturation. À défaut de corriger ces discordances, vous
est inscrit en GMF ou non. S’il constate des écarts, il n’aura continuerez à vous voir refuser votre facturation et vous
qu’à apporter les correctifs. À noter, des modifications vous priverez ainsi d’une partie de la rémunération à
peuvent être faites sans égard à la date du dernier service laquelle vous avez droit.
Le Dr Michel Desrosiers, omnipraticien et avocat,
est directeur des Affaires professionnelles à la
Fédération des médecins omnipraticiens du Québec.
lemedecinduquebec.org
Habitudes de facturation
Vous pouvez subir des refus pour des raisons qui relèvent
de vos habitudes de facturation, et non de l’intégrité des
informations dans les banques de la RAMQ. C’est la
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chronologie de la transmission de l’inscription et de votre
facturation ou encore la date indiquée sur l’inscription
par rapport à la date du service qui pourrait alors poser
des problèmes.
Erreur de dates
Une première source possible d’erreur vient de la sépara­
tion du processus d’inscription de celui de la facturation
des services. Lorsque deux personnes différentes assurent
chaque fonction, il peut arriver que la date d’un service
soit correctement indiquée sur la demande de paiement,
mais que la personne qui procède à l’inscription inscrive
par erreur une date plus tardive (comme celle de la trans­
mission de l’inscription). Par conséquent, la facturation à
la date de l’examen en lien avec l’inscription du patient
sera refusée, car, pour la RAMQ, le patient n’est pas encore
inscrit auprès du médecin.
Afin de pouvoir appliquer correctement cette exclusion,
lorsque la RAMQ reçoit la facturation d’un médecin, elle
identifie les services comme étant associés à un patient
inscrit ou non dès la réception. Si le médecin ne trans­
met pas les inscriptions avant sa facturation, la RAMQ
ne « sait » pas qu’un nouveau patient est inscrit et ne peut
donc exclure ces services de la comptabilité du plafond
pour le trimestre en cause.
Un tel médecin pourrait donc faire l’objet d’une coupure
non justifiée relative au dépassement du plafond. Une fois
par année, la RAMQ révise après coup le calcul des pla­
fonds pour l’ensemble des médecins. Elle corrigera alors
des erreurs de traitement provoquées par la transmission
des inscriptions liée à l’acheminement de la facturation
pertinente. Il s’agit d’un processus rétroactif qui cause
attente et incertitude. C’est pourquoi il est plus simple
de gérer sainement les inscriptions et la facturation en
En plus de perdre l’éventuel supplément à l’examen du retenant pendant quelques jours la facturation afin de
patient vulnérable, le médecin pourrait ainsi se voir refuser s’assurer que les inscriptions ont effectivement été trans­
le supplément accordé par la lettre d’en­
mises à la RAMQ et que cette information
sera prise en compte lors du traitement de
tente no 245 pour la prise en charge d’un
la facturation.
pa­­tient orphelin ou le supplément pour
Le médecin qui
un enfant de 0 à 5 ans. À moins de corriger
ne bénéficie pas
Lorsque le médecin n’est pas sujet aux
l’erreur et de refacturer les suppléments,
de l’exemption du
pla­fonds, il n’a plus à prendre cette précau­
il ne pourra pas réclamer le supplément
plafond trimestriel
tion, mais il doit toujours transmettre les
pour orphelin par la suite puisque le patient
doit informer
informations sur ses inscriptions moins
est alors inscrit et n’est donc plus orphelin.
la RAMQ de ses
de 45 jours après avoir rendu le service,
inscriptions avant
question d’éviter des refus du fait que la
Séquence de transmission
de transmettre sa
RAMQ ne retrouve pas d’inscription dans
et plafonds trimestriels
facturation afin
ses banques de validation lors du traite­
Le médecin qui compte plus de 200 pa­
d’éviter les coupures
tients inscrits actifs au 31 décembre de
non justifiées.
ment de la facturation.
l’année précédente n’est pas sujet aux pla­
fonds trimestriels pendant une période
Conclusion
de douze mois commençant le 1er mars suivant. Plusieurs Le médecin doit donc s’assurer que la trans­mission de ses
médecins ne se soucient donc pas des plafonds. Ceux qui inscriptions à la RAMQ est faite correctement et que les
commencent à effectuer de la prise en charge et du suivi données de la RAMQ correspondent bien aux siennes. À
de clientèle peuvent ne pas bénéficier immédiatement de défaut de repérer les erreurs d’inscription et de les corri­
cette exonération des plafonds. Leurs habitudes de factu­ ger, tant le médecin que les autres membres de son groupe
ration et de transmission des inscriptions peuvent aggraver risquent de subir des refus de certaines mesures tribu­
leur situation.
taires de l’inscription. Et il sera parfois difficile de trouver
la source des problèmes. À cet égard, la prévention des
L’Annexe IX qui fixe les plafonds prévoit que les services erreurs constitue un investissement rentable.
rendus à un patient inscrit, tout comme les suppléments
associés à l’inscription d’un patient, ne sont pas sujets Espérons que ces informations vous aideront à corriger
aux plafonds. Le médecin qui entreprend une pratique de des problèmes de fonctionnement qui peuvent donner
prise en charge et qui inscrira un grand nombre de nou­ lieu à des refus de votre facturation qui est tributaire de
veaux patients ou de patients orphelins ne devrait donc l’inscription et qu’elles vous permettront de bénéficier
pas avoir de problème avec les plafonds. Cependant, c’est pleinement des sommes auxquelles vous avez droit. Le
sans compter sur des problèmes mécaniques lors du trai­ mois prochain, nous parlerons des codes de complexité
applicables aux rapports d’évaluation médicale pour la
tement de la facturation par la RAMQ.
CSST. D’ici là, bonne facturation ! //
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Le Médecin du Québec, volume 49, numéro 7, juillet 2014