Page 1 de 31 (PA – 4.005) Procédure administrative : Gestion des

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Procédure
administrative :
Gestion des fonds des écoles
Numéro :
PA – 4.005
Catégorie :
Affaires et finances
Pages :
31
Approuvée :
le 4 octobre 2004
Modifiée :
le 7 octobre 2013
1. Objet
1.1 La présente procédure administrative s’adresse à l’ensemble du personnel du
Conseil scolaire catholique Providence, aux membres des conseils d’école ainsi
qu’aux bénévoles prenants parts aux activités de collectes de fonds, et a pour but :
a) d’accorder l’autorité requise et de fournir des conseils judicieux au personnel de
l’école et aux bénévoles ainsi que d’assurer leur protection tout en leur offrant
des procédures administratives spécifiques concernant la planification,
l’administration, l’entrée de données et la préparation des rapports relatifs à la
collecte et à l’utilisation des fonds des écoles;
b) de satisfaire aux exigences relatives à l’obligation de rendre compte des fonds
gérés par les écoles et de rehausser la confiance du public à cet égard;
c) de respecter les exigences imposées par le Conseil scolaire tout en prenant en
considération les normes provinciales qui obligent les conseils d’école à rendre
des comptes aux contribuables et au ministère de l’Éducation;
d) d’assurer l’uniformité et la transparence en ce qui a trait à la collecte et à
l’utilisation des fonds des écoles.
1.2 « Fonds des écoles » s’entend de toute somme reçue et prélevée pendant toute
activité menée au nom de l’école et avec l’approbation du directeur d’école, par le
personnel, les élèves, les parents et les bénévoles de l’école. Par définition, les
activités de collecte de fonds des conseils d’école sont visées par les dispositions
régissant les fonds des écoles.

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Les activités en question peuvent comprendre notamment :
a) les collectes de fonds visant des activités sportives, la vente d’annuaires, etc.;
b) les excursions et les sorties éducatives;
c) les marathons de marche, de quilles, de lecture, etc.;
d) les programmes de boissons ou de repas chauds;
e) les activités organisées à partir des fonds des conseils d’école;
f) les activités organisées à partir des fonds des associations parents-enseignants
g) les bingos, loteries, etc.;
h) les activités organisées par les conseils d’élèves;
i) toute autre activité qui satisfait à la définition de « fonds des écoles ».
1.3 Les « fonds des écoles » n’incluent pas le budget alloué à l’école et approuvé par le
Conseil, les revenus de location tirés de l’utilisation communautaire des installations
scolaires ni les fonds que le personnel de l’école pourrait choisir d’amasser pour
appuyer des activités ou effectuer des achats de nature personnelle (p. ex., cadeau
de retraite, repas de Noël, activités sociales).
1.4 La participation aux activités de collecte de fonds est entièrement volontaire. Nul ne
peut être contraint d’y participer ou encore être pénalisé ou se voir refuser des
avantages pour ne pas y prendre part. Il incombe au directeur d’école d’informer sa
communauté scolaire de la nature volontaire des activités de collecte de fonds.
1.5 La comptabilisation des transactions financières effectuées à partir des fonds des
écoles doit obligatoirement être effectuée par le truchement du module Application
gestion bancaire du logiciel SAP (ci-après appelé « système AGB »). Tout détail
technique supplémentaire nécessaire à la mise en œuvre de la présente procédure
administrative figure dans le guide « AGB ».
2. Utilisation des fonds
2.1 Les fonds recueillis pour des activités scolaires servent à compléter, et non à
remplacer, le financement public octroyé à l’éducation.
2.2 Les fonds sont recueillis à des fins qui correspondent à la mission et aux valeurs du
Conseil.
2.3 Les activités de collecte de fonds visent à améliorer le rendement des élèves et ne
doivent pas nuire à la qualité du milieu d’apprentissage.
2.4 Exemples d’utilisation acceptable de fonds générés par les écoles :
a) mise sur pied de fonds d’aide (p. ex., un fonds de bienfaisance destiné à payer
certaines activités, comme une excursion, pour des élèves qui ne peuvent se le
permettre);
b) achat de fournitures, d’équipement ou de services qui viennent enrichir des
éléments financés par les subventions provinciales (p. ex., instruments de
musique utilisés dans le cadre d’activités parascolaires, équipement
audiovisuel);
c) excursions (à l’intérieur ou à l’extérieur de la province, voyages à l’étranger);

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d) conférenciers;
e) cérémonies, prix, plaques et trophées pour les élèves;
f) bourses d’études;
g) événements et activités parascolaires (p. ex., frais de déplacement et
d’inscription rattachés à des compétitions sportives, coût des uniformes des
équipes de l’école et frais liés à l’orchestre, à la chorale ou aux divers clubs de
l’école);
h) projets d’amélioration de la cour d’école (p. ex., terrains de jeux, structures
sportives, structures offrant de l’ombre);
i) mise à niveau d’installations sportives comme les pistes d’athlétisme, la pose de
gazon artificiel et les tableaux de pointage;
j) financement d’activités propres au portrait culturel de l’école (p. ex., retraites
pour élèves).
2.5 Exemples d’utilisation inacceptable de fonds générés par les écoles :
a) Achat d’éléments financés au moyen de subventions provinciales, tels le
matériel d’apprentissage et les manuels scolaires;
b) Travaux de réfection, d’entretien ou de modernisation des écoles financés par
les subventions provinciales, comme les réparations structurales, les
installations sanitaires, les réparations d’urgence ou le changement du
revêtement de sol en raison de l’usure;
c) Améliorations apportées aux infrastructures qui augmentent la capacité
d’accueil de l’école ou qui sont financées par des subventions provinciales
(p. ex., salles de classe, ajout de locaux, de gymnases ou de laboratoires);
d) Achat de produits ou de services pour des employés en violation de l’article 217
de la Loi sur l’éducation ou d’un règlement du Conseil scolaire relatif aux conflits
d’intérêts;
e) Activités de perfectionnement professionnel, y compris un soutien pour que le
personnel enseignant puisse assister à des activités de perfectionnement
professionnel;
f) Paiement de dépenses administratives non rattachées aux activités de collectes
de fonds (les dépenses associées à ces activités doivent être réduites au
minimum);
g) Versement d’un salaire ou d’une indemnité kilométrique aux employés;
h) Remboursement de dépenses personnelles;
i) Soutien d’activités, de groupes ou de candidats politiques.
2.6 Les fonds prélevés pour une activité ou une initiative particulière doivent être utilisés
exclusivement aux fins auxquelles ils ont été recueillis. Par exemple, les fonds
amassés pour les coûts reliés, entre autres, à un voyage de classe à la ville de
Québec doivent être utilisés uniquement pour ce voyage.
2.7 Les sommes recueillies lors d’une activité de collecte de fonds devraient être utilisées
durant l’année scolaire au cours de laquelle elles ont été amassées, exception faite
des activités à long terme. Si une école s’engage à une activité de collecte de fonds
qui s’étale sur plus d’une année scolaire, la nature et la date d’échéance de cette
activité devraient être clairement indiquées dans le plan de collecte de fonds.

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2.8 Le pourcentage de fonds dont l’utilisation peut être reportée à une année scolaire
ultérieure, sans l’approbation expresse du surintendant des affaires, est fixé à 10 p.
100 du total des revenus générés dans l’année.
2.9 Si l’activité ou l’achat pour lesquels les fonds ont été amassés ne peuvent être
effectués comme prévu, le directeur d’école consultera le conseil d’école afin de
décider de l’usage qui sera fait des recettes.
3. Rôles et responsabilités
3.1 Rôles et responsabilités du surintendant des affaires ou de son substitut :
a) Offrir au personnel des séances de formation sur la mise en œuvre de la
présente procédure administrative;
b) Achever la vérification interne ou en faire un suivi, selon les exigences du
Conseil scolaire;
c) S’assurer que les écoles disposent des logiciels et de la technologie voulus pour
gérer la sollicitation et la collecte de fonds.
3.2 Rôle et responsabilités du surintendant d’écoles :
a) Approuver le plan annuel de collecte de fonds de l’école;
b) S'assurer que toutes les activités figurant dans le plan annuel de collectes de
fonds sont conformes à la présente procédure administrative.
3.3 Rôle et responsabilités du directeur d’école :
a) Assurer la mise en œuvre des lignes directrices sur la sollicitation et la collecte
de fonds à l’intérieur de l’école en conformité avec la présente procédure
administrative;
b) Être l’un des fondés de signature pour le compte bancaire de l’école;
c) Préparer, en consultation avec le conseil d’école, le plan annuel de collectes de
fonds de l’école;
d) Veiller à ce que le nombre d’activités de collectes de fonds entreprises au cours
d’une année scolaire soit raisonnable et à ce que ces activités puissent être
soutenues par le conseil d’école et le personnel en place;
e) Instaurer des procédures afin de sécuriser l’argent et les pièces justificatives à
l’intérieur de l’école, de manière à assurer un contrôle adéquat des fonds;
f) S’assurer qu’il existe des contrôles de l’activité de prélèvement de fonds et que
ces contrôles sont communiqués à la personne responsable de l’activité de
collecte de fonds;
g) Communiquer les responsabilités reliées à la sollicitation et à la collecte de
fonds aux membres du personnel;
h) Approuver au préalable toute activité de sollicitation et de collecte de fonds;
i) Veiller à ce qu’aucun membre du personnel ou de la communauté ne recueille
ou ne gère des fonds en utilisant son compte bancaire personnel;
j) Faire les rapprochements bancaires mensuels puis parapher et dater les
documents en faisant état;

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k) Revoir chaque mois les rapports financiers;
l) S’assurer que la présidence du conseil d’école comprend son rôle et ses
responsabilités, et présenter la politique et la procédure administrative à la
première réunion de l’année du conseil d’école;
m) Communiquer avec le surintendant des affaires dès qu’une irrégularité est
découverte.
3.4 Rôle et responsabilités de la secrétaire d’école :
a) Appliquer les lignes directrices pour la sollicitation et la collecte de fonds de la
manière prescrite par le directeur d’école;
b) Agir avec le directeur d’école comme co-fondé de signature pour le compte
bancaire de l’école;
c) Préparer les bordereaux de dépôt et effectuer les dépôts bancaires;
d) À la fin de l’activité, préparer le formulaire Rapprochement de collecte de fonds
(annexe A) à l’aide du rapport Grand livre détaillé pour une catégorie émis par le
système « AGB »;
e) Émettre les chèques selon l’approbation du directeur d’école et à partir de
toutes les pièces justificatives nécessaires;
f) Saisir les données dans le système « AGB »;
g) Procéder chaque mois aux rapprochements bancaires;
h) Aviser le directeur d’école de toute inobservation des lignes directrices
découlant de la présente procédure administrative;
i) Préparer et soumettre au directeur d’école les rapports financiers mensuels
/annuels;
j) Collaborer à la vérification interne;
k) Communiquer avec le directeur d’école dès qu’une irrégularité est découverte.
3.5 Rôle et responsabilités des membres du personnel de l’école :
a) Selon le besoin, recueillir les fonds amassés par les élèves ou tirés d’autres
sources;
b) Compter les espèces et préparer le Relevé de caisse (annexe B);
c) Remettre l’argent et les pièces justificatives à la secrétaire d’école dans une
enveloppe scellée, et ce, de façon quotidienne;
e) Suivre les procédures de contrôle établies;
f) À la fin d’une activité de collecte de fonds, remettre un sommaire des sommes
amassées à la secrétaire d’école (p. ex., liste de classe).
3.6 Rôle et responsabilités de la présidence du conseil d’école :
a) Collaborer avec le directeur d’école afin d’assurer la conformité entre les lignes
directrices du Conseil scolaire et les procédures établies;
b) S’assurer que toute campagne de financement est conforme à la présente
procédure administrative et qu’aucun membre du conseil d’école y prenant part
directement ou indirectement n’en retire un avantage pécuniaire;
c) Communiquer avec le directeur d’école dès qu’une irrégularité est découverte.