Dossier de presse - Montigny-le
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Le nouvel Hôtel de Ville : Emblème de la « façon » de travailler à Montigny-le-Tilleul... 26 juillet 2013 : c’est l’effervescence dans l’ancien Hôtel de Ville. Le Personnel communal, avec le précieux concours des ouvriers communaux, défile, caisses à la main, avec une évidente fébrilité. Sur les visages, les émotions se disputent, joie et interrogations se partagent…Enfin, nous emménageons dans le nouvel Hôtel de Ville. Le Personnel du CPAS nous rejoindra un mois plus tard. 29 juillet 2013, 8 heures du matin : les portes du nouvel Hôtel de Ville s’ouvrent à la population. Vite, les premiers citoyens se bousculent, les commentaires fusent : positifs, émerveillés, élogieux ! Quelle joie, quelle fierté de partager ces moments uniques dans la vie d’une Commune, dans la vie d’un Bourgmestre. C’est que ce dossier, de la réflexion à la concrétisation, a fait l’objet d’un travail de 7 ans ! 7 ans de vigilante attention ! Un travail de titan car il s’agissait de relever un défi : au travers de la volonté de rendre le travail de nos institutions plus efficace en le rationnalisant, nous voulions accueillir le Personnel communal et de CPAS dans un bâtiment moderne et fonctionnel. Il s’agissait aussi de concrétiser un Service public au Citoyen en termes d’Accueil, d’Accessibilité, de Disponibilité et d’Informations, digne de notre Commune : Montigny-le-Tilleul et de ses habitants. Mais surtout, dans la droite ligne de l’histoire de notre Commune, faire de cette nouvelle construction un enjeu ! Celui de la façon de faire de la politique à Montigny-le-Tilleul : • En respectant et en valorisant notre ancien Hôtel de Ville. Celui-ci fait l’objet d’une complète rénovation. Les travaux se termineront en février 2014. • En étant attentifs à la gestion des deniers publics. Nous obtenons 3.661.770€ de subsides sur un montant de 6.146.846 €. Le solde est autofinancé sur fonds de réserve sans recours à l’emprunt ! • Fruit d’un concours européen d’architecture, ce projet est salué par le Jury et par les ouvrages de référence. Aujourd’hui, il est inscrit, sur sollicitation de leurs organisateurs, à deux concours et repris dans l’ouvrage qui sera publié à l’occasion des journées du Patrimoine, référençant les bâtiments publics remarquables. Le nouvel Hôtel de Ville est un modèle de gestion énergétique et traduit les options claires que nous prenons pour l’ensemble des bâtiments communaux, espérant voir la population prendre le relais dans sa vie personnelle. Plus, c’est toute une politique nouvelle de gestion des ressources humaines que nous mettons en œuvre. Et au travers de ces différentes démarches, une façon unique en Wallonie de concevoir le Service public au Citoyen. Ce bâtiment a été conçu pour et avec le personnel de la Commune et du CPAS. Les besoins ont été précisés et pris en compte au cours de nombreuses réunions conduites de main de maître par nos Directeurs généraux de la Commune, Pierre-Yves Maystadt, et du CPAS, Bernard Antoine. Je n’oublie pas notre Architecte, Cédric Vanderhaegen, et notre Ingénieur, Cédric Van Hullebusch, dont la clairvoyance, la vigilance et la fermeté ont permis d’avoir un outil moderne, fonctionnel, unique en Fédération Wallonie-Bruxelles. Qu’ils trouvent ici l’expression de notre admiration et de notre reconnaissance. Ces quelques lignes illustrent, je l’espère, notre façon de travailler. Celle que nous avons implémentée dans la Commune depuis toutes ces années. Et qui a comme seul et unique objectif, de viser l’excellence dans la gestion d’une Commune. l communal et le Avec notre Personne nous Collège communal, us le faire serons heureux de vo urnées découvrir lors des jo « Portes ouvertes » tobre. les samedis 5 et 26 oc ns nombreux. Nous vous y attendo Véronique CORNET Député-Bourgmestre de Montigny-le-Tilleul Le guichet d’accueil du citoyen Un service particulier a pris une importance capitale dans l’organisation du nouvel Hôtel de Ville : le guichet unique d’accueil du citoyen. Ce service est situé dans le hall central à l’intersection des trois branches. Ce service est au service des citoyens. Il les accueille et les dirige dans le bâtiment, mais leur offre également un service de première ligne : toute demande d’information simple ou remise de document ou formulaire nécessitant une durée inférieure à une minute est traitée par ce service. Il s’agit donc d’un point centralisé, facile d’accès où le citoyen peut très rapidement obtenir la majorité des informations qui l’intéresse. Par ce service, on met le service et l’information au citoyen au cœur de l’action de la commune et du CPAS. Heures d’ouvertures : du lundi au vendredi de 8h à 17h Téléphone : 071/518.810 Courriel : [email protected] ou [email protected] Synergie entre la Commune et le CPAS : Marque de fabrique de Montigny-le-Tilleul Montigny-le-Tilleul a pris depuis plus de 10 ans l’habitude d’être particulièrement active en ce qui concerne la mise en place de synergies entre la commune et le CPAS. Figurant parmi les « communes pilote » de Wallonie, Montigny-le-Tilleul a été pionnière en la matière. Désormais, les fortes synergies entre la commune et le CPAS à Montigny-le-Tilleul font office de référence en Région wallonne (conférence, publication, demande de renseignements,…). Les fortes synergies entre la commune et le CPAS deviennent sans aucun doute une des marques de fabrique de Montigny-le-Tilleul. A titre d’exemples, on peut citer les actions suivantes : 1. Synergies au niveau du personnel • L’aménagement des services administratifs et techniques dans un bâtiment commun. • Un Directeur financier commun à la Commune et au CPAS (premier cas en Région wallonne pour une commune de plus de 10.000 habitants), ce qui permet une meilleure gestion de trésorerie et des placements, une harmonisation des procédures comptables ainsi qu’une amélioration des pratiques. • La mise à disposition du CPAS (mi-temps) de l’informaticien et de l’archiviste de la commune. • Le CPAS a mis des travailleurs article 60 à la disposition de la commune, ce qui permet de réinsérer des demandeurs d’emploi sur le marché du travail ; • Les ouvriers du CPAS ont de nombreuses fois aidés leurs homologues communaux en cas d’urgence ou de surcharge de travail, ce qui permet également d’approfondir la formation et d’améliorer les compétences des ouvriers du CPAS ; • Le chef de bureau administratif et le chef de bureau technique de la commune ont à de très nombreuses reprises mis leurs compétences juridiques et techniques au service du CPAS ; • En ce qui concerne les recrutements, chaque administration veille à inviter un agent de l’autre administration à participer au jury de sélection. Cette démarche systématique permet aux deux administrations de mieux se connaître et d’adopter une politique de recrutement similaire ; • Des agents de la commune et du CPAS ont eu l’occasion de participer aux mêmes formations. Cela a été particulièrement le cas de toutes les formations à l’utilisation du nouveau logiciel comptable organisées spécifiquement pour Montigny-le-Tilleul (Commune et CPAS) ; • La personne handicontact a été désignée parmi le personnel du CPAS ; • Le repas annuel du nouvel an a de nouveau été organisé avec tous les membres du personnel de la commune et du CPAS. 2. Synergie au niveau des services • Il convient de souligner une collaboration quasi-quotidienne entre les Directeurs généraux afin de se donner des conseils mutuels, coordonner les services, rationnaliser le travail et veiller à appliquer les mêmes règles et la même gestion des ressources humaines au sein des deux institutions. • Le travail de la bibliothèque ayant pour objectif de diminuer la fracture numérique du public précarisé et d’aider les demandeurs d’emploi dans leurs recherches (rédaction de curriculum vitae, recherche d’emploi,…) s’effectue en très étroite collaboration et concertation avec le service social du CPAS. • Le Montybus (transport social du CPAS) véhicule le mercredi midi des enfants des écoles de l’entité devant se rendre à Paradis-Môme ; • Le Proxiservice : ramassage des encombrants à domicile par les services du CPAS pour le compte de la commune ; • La mise en place d’une collaboration étroite avec les services du CPAS dans le cadre du Plan Communal d’Urgence et d’Intervention (essentiellement pour l’assistance psycho-sociale). Dans ce cadre, le Conseiller en prévention et le chef de bureau du service social suivent des formations ensemble et travaillent en étroite collaboration pour l’élaboration du plan PIPS ; • L’action « Eté solidaire » : gestion commune du dossier par le service animation de l’administration et les service du CPAS. 3. Synergie au niveau des marchés publics De nombreux marchés publics conjoints ont été effectués, on peut citer à titre d’exemple : • La reconduction des polices d’assurances de la Commune et du CPAS ; • Un marché des repas scolaires pour la commune et des repas à domicile pour le CPAS au 1er septembre 2012 ; • Le marché informatique : Hardware (serveurs, ordinateurs,…) et software (logiciels, …) : fin du marché commencé en 2011 ; • Le marché de carburant pour véhicules ; • Le marché de combustible de chauffage (mazout) ; • Le marché d’entretien et de réparation des chauffages. 4. Synergie au niveau de l’information Les mandataires et les administrations de la commune et du CPAS ont le souci d’essayer d’échanger un maximum d’information et de conseils. Il s’agit d’une démarche permanente qui percole dans tous les actes des deux institutions. On peut citer à titre d’exemples : • Fin 2011, une première réunion réunissant le service Etat civil/Population de la commune et le service social du CPAS a été organisée. Une présentation et un échange d’informations sur les compétences et le fonctionnement du service Etat civil/ Population a eu lieu. Cela a permis aux assistants sociaux de mieux connaître les services et les informations que peuvent fournir ce service. Une seconde réunion a également été organisée en 2012 avec ces deux services afin que le service social puisse présenter à son tour en détail son travail ; • L’envoi systématique des procès-verbaux des séances des Conseils, du Collège et du Bureau permanent aux deux Directeurs généraux ; • Les échanges très réguliers de modèles de documents (cahiers spéciaux des charges, courriers, législation, doctrine,…) ; • Les échanges réguliers sur le suivi de l’exécution des marchés publics passés en commun ; • Les échanges d’information entre les services techniques des deux institutions ; • L’utilisation par le CPAS du logiciel « Collège » pour faire approuver ses délibérations soumis à tutelle communale. L’hôtel de ville ... …Une nouvelle aventure commence Depuis 2008, la commune et le C.P.A.S. ont en commun le projet de rassembler les deux administrations dans un même bâtiment et de matérialiser le concept de « synergies ». Le vocable « synergie » est polysémique. « Sum ergazomai » disaient les grecs, ce qui signifie « je travaille avec ». Voilà ainsi résumée toute la volonté qui anime les fonctionnaires communaux et du CPAS au travers de cet hôtel de ville commun. Autrement dit, la détermination des gestionnaires administratifs est sans conteste de vouloir « mutualiser pour maximiser » l’action. Ce projet ambitieux est à la fois porteur d’espoir d’améliorations diverses, de plus grand confort de travail pour tous les agents mais implique aussi une cohabitation de deux organisations. Car l’enjeu du nouvel hôtel de ville n’est pas seulement la réussite architecturale ou l’intégration dans l’environnement montagnard d’un bâtiment améliorant le service aux citoyens, mais aussi, de réussir à unir deux entreprises, deux cultures, deux fonctionnements différents. Ce nouvel hôtel de ville est ainsi le point d’orgue de la politique de rapprochement des administrations initiée en parfaite symbiose par le Politique et les gestionnaires administratifs depuis plus de 10 ans. Ce qui fait de Montigny-Le-Tilleul, un exemple d’une fonction publique locale efficace reposant sur le courant du nouveau management public (Merrien, 1999), basé sur une conception du secteur public reposant sur les 3 E: économie, efficacité, efficience (Urio, 1998). Rappelons ainsi que Montigny-Le-Tilleul fut la première commune de plus de 10.000 habitants à disposer d’un Directeur financier local commun à la Commune et au CPAS traçant ainsi la voie à d’autres communes. Cette conception nouvelle de la gestion publique est une forme de (r)évolution puisqu’il est demandé aux pouvoirs locaux d’associer au mode de fonctionnement enraciné sur les règles juridiques et administratives strictes une logique stratégique reposant davantage sur des réalisations d’objectifs. Dans cette logique de gestion, les directeurs des deux administrations ont élaboré ensemble une organisation érigée autour de trois axes : • L’intégration • La spécialisation • La mutualisation L’intégration Certaines fonctions, au sein des deux administrations, sont identiques. Il est alors pertinent que celles-ci soient gérées en commun disposant d’un seul service pour les deux. La gestion informatique en est l’exemple parfait. Le gestionnaire informatique travaille indistinctement pour la commune et le CPAS, le matériel est commun. Cela procure des économies puisqu’un seul serveur (certes plus important) est suffisant et plus efficace puisque certains logiciels sont identiques. Il en est de même pour l’archivage qui repose désormais sur les mêmes modes de classement. La spécialisation Certains services ne peuvent être mutualisés car ils répondent aux missions spécifiques des administrations. Ce sont principalement les services qui sont en lien direct avec les citoyens. Les services sociaux et de soins à domicile du CPAS n’ont aucun point commun avec les services Etat Civil / Population ou Animation de la commune. L’organisation renforce donc leur spécialité notamment par une amélioration des conditions d’accueil et de disponibilité pour les administrés. La mutualisation « Mutualiser, c’est partager ». Il s’agit d’intensifier les collaborations entre les agents des deux administrations qui occupent une fonction similaire. Tout en restant autonomes, les agents de ces services peuvent partager leurs connaissances, construire des dispositifs procéduriers en commun, mener des actions communes, réaliser des investissements ensemble (marchés publics conjoints), etc. Par exemple, les deux services du personnel sont par définition indépendants. Les administrations recrutent et gèrent leur personnel de manière autonome. Toutefois, les procédures de recrutement, d’évaluation, les règles administratives (descriptifs de fonction, statuts, règlements de travail), …, peuvent être construits ensemble. Mieux, une politique de gestion des ressources humaines peut voir le jour pour l’ensemble de la fonction publique montagnarde. La clé de réussite de cette nouvelle fonction publique locale ainsi redessinée est certainement le rapprochement professionnel des deux directions et de leurs responsables politiques respectifs. Ainsi, pour la première fois en Wallonie, le Bourgmestre, le Président du CPAS, les deux directeurs généraux, le directeur financier et le chef de bureau communal seront installés sur un même plateau, bénéficiant d’un secrétariat de direction commun. Cette proximité est le résultat de ces 10 années de travail en commun mais aussi le point de départ d’une nouvelle ère institutionnelle à Montigny-le-Tilleul … peut-être même la voie d’une nouvelle ère pour les pouvoirs locaux de demain ! CPAS Commune Deux instuons à votre service !!!! Conseil Acon Sociale Conseil Communal Bureau Permanent Collège Communal PRESIDENT DU CPAS BOURGMESTRE Directeur général Directeur général Directeur financier du CPAS Communal Communal et du CPAS Services communs (secrétariat de direcon, informaque, procure, archivage, accueil, …) Service finances et rece0es Service finances et rece0es Service du personnel Service du personnel Service technique Service technique Service social Service état civil-populaon Service de médiaon de de0es - énergies Service Animaon Service d’inseron sociale et socioprofessionnelle Service de soins à domicile Service d’aide aux familles Service d’aides ménagères Service de repas à domicile Titres services et courses Service transport social Buanderie sociale IDESS (pets boulots) Bibliothèque Le nouvel Hôtel de Ville en quelques mots et chiffres Objet du projet Ce projet d’aménagement comprend notamment : • la réalisation d’une extension • la rénovation de l’hôtel de ville actuel • la création d’un parking • le réaménagement du parc Ce projet contribue donc grandement à la redéfinition du cœur de commune dans la continuité du réaménagement de la rue de Marchienne et du carrefour du centre. Origine du projet Nécessité d’envisager de nouveaux locaux pour le personnel administratif de la Commune et du CPAS suite aux problèmes suivants constatés : • Manque de superficie de bureaux pour accueillir l’ensemble des services • Bâtiments pas du tout fonctionnels par rapport à l’organisation des services • Manquements importants au R.G.P.T. (pas de réfectoire, pas de toilettes séparées Hommefemme,…) • Rapport négatif du service Incendie sur la sécurité des agents (sorties de secours,…) • Non accessibilité à tous les services pour les personnes à mobilité réduite • Bâtiments peu accueillants et agréables pour les citoyens • Bâtiments énergivores • Bâtiments séparés pour la Commune et le CPAS empêchent une synergie poussée Objectifs du projet Dès l’origine du projet, les autorités de la Commune et du CPAS ont désiré que les objectifs suivants soient poursuivis : • Bâtiment qualitatif architecturalement et qui s’intègre dans le parc • Bâtiment fonctionnel et agréable tant pour les agents que pour les citoyens • Bâtiment accessible à tous les citoyens • Un accueil du citoyen de qualité • Une synergie très forte entre les services de la commune et du CPAS • Bâtiment très peu consommateur d’énergie • Préservation des espaces verts existants • Aménagement d’un espace public de qualité permettant la ballade et la détente pour les citoyens Processus administratif Dans le cadre de ce projet, l’administration communale a procédé en quatre phases : 1. Avec l’assistance d’un architecte, tous les services communaux ont effectué un travail précis et fastidieux de définition des besoins et du programme du projet. Ce travail a permis d’introduire un dossier de demande de subsides et de rédiger les clauses techniques du cahier spécial des charges du marché d’auteur de projet. 2. L’administration communale a organisé un véritable concours d’architecture avec un jury externe de professionnels reconnus : appel à candidatures, sélection des candidats, analyse des projets sous anonymat,… Il s’agit d’une procédure extrêmement rare dont l’organisation a été saluée par de nombreux architectes et une revue d’architecture réputée. 3. Suite à une étude complète des auteurs de projet désignés, un entrepreneur général (avec soustraitants imposés) a été désigné dans le cadre d’une procédure de marché public de travaux. 4. L’entrepreneur a exécuté les travaux sous la surveillance d’agents communaux et des auteurs de projet. Les acteurs principaux • Maître d’ouvrage : l’administration communale de Montigny-le-Tilleul • Pouvoir subsidiant : la Région wallonne • Auteur de projet : Association momentanée V+ / Bureau Bouwtechniek • Entrepreneur général : S.A. G. Moury Les finances • Montant d’adjudication des travaux : 6.146.846,44 € TVA comprise (hors révision et décompte) • Subvention de la Région wallonne : 3.661.770 € TVA comprise • Solde : financé par les fonds propres de la commune (sans recours à l’emprunt) Le calendrier • Introduction dossier subvention : 14 septembre 2007 • Accord subvention : 20 mai 2008 • Lancement du concours de projet : 11 août 2008 • Adjudication marché auteur de projet : 6 mars 2009 • Adjudication marché de travaux : 27 août 2010 • Début des travaux phase 1 : 1er juin 2011 • Fin des travaux phase 1 : 4 juillet 2013 • Déménagement des services communaux : 26 juillet 2013 • Début des travaux phase 2 : 19 août 2013 • Déménagement des services du CPAS : 26 août 2013 • Fin prévue des travaux phase 2 : 19 février 2014 (180 jours de délai contractuel) Quelques chiffres • • • • • Quantité d’acier participant à la structure : 306.595 Kg Volume de roches excavées pour les fondations : 175 m³ Nombre de poutres verticales sur la façade : 923 pièces allant de 4m74 à 1m50 Superficie de l’extension : 2.283 m² Performance énergétique : K = 29 W/m².K
