Pourquoi votre système financier à Microsoft Dynamics CRM

Livrel
Pourquoi
INtégrer
votre système financier à
Microsoft Dynamics CRM
Du point de vue de
4 membres clés dans une entreprise
Pourquoi intégrer
votre système financier
à Microsoft Dynamics CRM
Une des récentes tendances que nous
observons avec les systèmes de gestion, c’est
que les entreprises recherchent de nouvelles
façons d’intégrer toutes leurs informations
en un seul endroit. Auparavant, les
intégrations de systèmes étaient développées
spécifiquement pour un client en particulier,
ne comportaient que des fonctionnalités de
base et étaient coûteuses à maintenir.
Les compagnies veulent maintenant mener
leurs intégrations plus loin afin d’accéder à
leur information en temps réel et de manière
plus efficace. Il deviendra alors plus facile pour
elles de partager l’information pertinente aux
employés qui désirent consulter des données
de clients et des données opérationnelles
spécifiques.
© 2016 JOVACO Solutions inc.
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Du point de vue de
4 MEMBRES CLÉS
dans une entreprise
Tout le monde au sein de votre entreprise peut bénéficier d’une solution intégrée.
Ce livre examinera les avantages pour quatre membres clés particuliers.
directeur
des ventes
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contrôleur
financier
membre de
la direction
directeur
informatique
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Les principales raisons
D’INTÉGRER
Q: Pourquoi devrions-nous investir dans l’intégration de notre système financier
à un CRM?
A: Une telle intégration aide les utilisateurs quotidiens à devenir plus efficace
dans leurs opérations au jour le jour.
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tout le monde parle le même langage
En intégrant vos différentes applications à Microsoft Dynamics CRM, vous avez la possibilité de
consulter (et d’analyser) vos informations à partir d’une source unique. Au moment des réunions,
les membres du personnel ont en main les mêmes données, car elles auront été mises à jour en
temps réel sur tous les systèmes.
un gain de temps pour vos ressources
Il est maintenant plus facile de générer et d’analyser les rapports dont vous avez besoin, et ce,
à partir d’une seule application. La possibilité d’erreurs potentielles est également réduite étant
donné que les utilisateurs consultent de l’information contextualisée. Vous n’avez donc plus besoin
de filtrer ou de manipuler vos données pour analyser un client spécifique puisque tout cela aura
déjà été fait pour vous dans le CRM.
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Des données financières structurées fusionnées aux
informations de clients non structurées
Des détails tels que les informations de compte client, les commandes, les produits des clients et les
plans de support, auparavant dupliqués dans différents systèmes pour l’équipe de vente et l’équipe
des finances, sont maintenant réunis, indépendamment du lieu où l’information a été saisie ou mise
à jour.
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Toutes les informations sont accessibles en temps réel
Vous n’avez plus besoin d’attendre que les autres mettent à jour les applications ou systèmes. Les
utilisateurs peuvent être assurés qu’une fois que l’information a été entrée dans un des systèmes,
elle pourra être accédée de n’importe quelle autre application.
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Une seule version des faits
Les membres de la direction et les responsables sont en mesure de prendre des décisions d’affaires
éclairées et basées sur les mêmes données cohérentes.
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Du point de vue d’un
DIRECTEUR DES VENTES
Les directeurs de ventes doivent être en mesure d’avoir un
aperçu clair de la situation actuelle de leurs clients avant de
leur parler. Ces rapports spécifiques aux clients deviennent
encore plus importants quand il est temps de revoir le
portefeuille global de clients car ils fournissent une meilleure
compréhension et de nouvelles perspectives sur la clientèle.
Certains de ses rapports incluent :
le volume des ventes
par compte
les détails financiers
par compte
les prévisions de
ventes vs les ventes
réelles
les informations
historiques et les statuts
actuels des comptes
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Pourquoi intégrer ces rapports de
ventes et d’autres informations
financières à votre CRM?
En reliant les rapports financiers à une application de
gestion de la relation client, les membres de l’équipe de
vente, déjà habitués à travailler avec cet outil, deviennent
plus autonomes et efficaces dans la gestion de leurs
comptes. De plus, ils n’ont plus besoin de se fier sur le
département financier pour leur fournir cette information.
Ceci aide en retour l’équipe des finances à :
++ Devenir plus efficace dans la gestion des
prévisions de l’équipe de vente afin de
mieux budgéter les flux de trésorerie
++ Réduire le nombre d’entrées en double
dans le système financier, ce qui
contribue également à réduire le
nombre d’erreurs lors du traitement des
commandes
++ Diminuer le nombre de demandes
au département des finances pour
des rapports ou des informations
supplémentaires
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Comment le département des ventes peut profiter d’une
intégration des détails financiers à un système CRM
vue du volume des ventes par compte en temps réel
Avec un accès via Dynamics CRM à de l’information qui était traditionnellement seulement
disponible dans Dynamics GP, l’équipe de vente est en mesure d’afficher les données qui sont
contextualisées pour leurs clients particuliers.
Accès aux détails financiers par compte
Les appels de vente ne sont pas toujours agréables. Il y a parfois des problèmes avec les clients
qui doivent être résolus, et en ayant des informations clés, telles que des rapports sur l’âge
des comptes et des vues sur les factures impayées, le représentant aux ventes aura une image
complète d’un compte avant de rencontrer le client.
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Vues sur les prévisions de ventes vs les ventes réelles
Les équipes de ventes et des finances peuvent toutes deux bénéficier d’un tel rapport, mais pour
des raisons très différentes. L’équipe de ventes peut gérer ses objectifs d’une période, et l’équipe
des finances obtient une vue en temps réel des prévisions de ventes de l’entreprise afin d’avoir
une meilleure idée des flux de trésorerie futurs.
Vérification des factures et accès à l’information historique
Les factures sont généralement gérées par le département des finances, mais il est aussi
important pour l’équipe de ventes d’avoir accès à cette information car ce sont les représentants
qui sont confrontés à la clientèle et les premiers à être informés d’un problème.
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Du point de vue d’un
contrôleur financier
L’outil principal des contrôleurs est le système ERP étant donné
que c’est là qu’est stockée toute l’information financière, mais
cela ne signifie pas qu’ils ne sont pas intéressés par les détails
des autres départements de la compagnie.
Le département des finances est généralement très sollicité
pour extraire des données financières puisque les autres
départements n’ont pas nécessairement accès à cette
information et en ont besoin pour analyser leurs opérations et
leurs activités clients.
En intégrant le ERP et le CRM, d’autres membres clés de
l’entreprise peuvent générer leurs propres rapports pour
analyser leurs données en temps réel. Quelques-uns des
rapports qui étaient auparavant demandées à l’équipe des
finances sont :
Ventes et marketing
Ventes et marges
clients
Opérations
Carnet de commandes
et autres indicateurs
de performance
Ventes et marketing
Habitudes de
paiement et soldes
impayés des clients
Ressources humaines
Détails de salaires et
autres avantages des
employés
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L’intégration de votre système financier à
l’application Microsoft Dynamics CRM facilite
le partage de cette information avec les
autres départements afin que chacun puisse
examiner et analyser les mêmes données.
Il y a aussi de l’information générée au sein de
l’outil de gestion de la relation client qui peut
être importante pour l’équipe des finances.
Ces informations peuvent inclure :
++ Pipeline des ventes
En ayant accès à ces informations à tout
moment, l’équipe financière devient
plus efficace dans l’établissement de
ses budgets et des prévisions pour les
périodes à venir.
++ Plans et appels de support
Si des problèmes surviennent au moment
de la facturation ou du recouvrement,
l’équipe peut examiner l’historique du
client afin de savoir à qui s’adresser à
l’interne ou chez le client.
++ Entrées de commandes
Même si cette information peut être
retrouvée dans le ERP, intégrer les entrées
de commandes provenant du CRM peut
réduire la quantité de travail nécessaire
par l’équipe d’entrée de commandes ainsi
que diminuer le potentiel d’erreurs.
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Du point de vue d’un
membre de la direction
Les cadres ont besoin d’avoir une vue globale de ce qui se
passe dans l’ensemble de leur entreprise. En tout temps, ils
doivent non seulement avoir une bonne compréhension
des activités à travers les départements clés, mais aussi un
accès à des détails concernant :
les profils et les
statistiques clients
la performance
financière
les niveaux d’efficacité
des processus internes
la productivité des
employés
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Prenez des décisions d’affaires éclairées
Obtenez de l’information de haut niveau avec des capacités de forage
Un tableau de bord exécutif offre des informations de haut niveau de plusieurs départements. Il peut y
avoir des complications lorsque les départements utilisent chacun un outil différent pour leurs opérations
quotidiennes, et que les informations doivent être extraites de plusieurs endroits pour être analysées. Cela
peut prendre beaucoup de temps et l’information risque d’être périmée au moment où elle est compilée.
Bien que beaucoup de données essentielles pour un dirigeant peuvent être retrouvées dans une solution
ERP, certaines sont plus faciles à extraire d’une solution de gestion de la relation client, comme :
++ Combien de prospects faut-il pour obtenir un nouveau client?
++ Combien de demandes et d’appels de support sont reçus dans une journée?
++ Quelle est l’efficacité des campagnes de marketing?
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Mieux comprendre les opérations quotidiennes
avec de l’information intégrée
Le calcul des coûts et des revenus associés à différentes activités d’une entreprise
permet une plus grande précision lors de la présentation des données. Le niveau
d’intelligence d’affaires est encore plus élevé puisque les données provenant des
systèmes financiers et opérationnels sont les mêmes.
Profils et statistiques clients
Les cadres peuvent obtenir une meilleure idée non seulement sur les chiffres de ventes mais aussi
les taux d’acquisitions de contrat par vendeur. Lorsque vous utilisez uniquement une solution ERP,
vous pouvez facilement capturer les ventes par vendeur ou par région, mais il est plus difficile
d’examiner combien de prospects il a fallu pour arriver à ces chiffres.
Performance financière
Étant donné que cette information se retrouve normalement dans un ERP, le partage aux autres
dirigeants peut être difficile s’ils n’ont pas accès au système. En offrant ses détails au sein de la
plateforme Dynamics CRM, tout le monde reste à jour, et les demandes au département des
finances pour extraire ces données sont allégées.
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Niveaux d’efficacité des processus internes
Bien que ces détails peuvent principalement être retrouvés dans le système CRM,
comment peut-on en déterminer les effets sur les coûts? En reliant les opérations et les
finances, les coûts associés à chaque activité peuvent être suivis de façon plus détaillée,
offrant ainsi une meilleure perspective sur les processus qui pourraient être optimisés.
Productivité des employés
Cette information peut être extrapolée d’un système ERP ou CRM, mais en plus de
connaître la productivité d’un employé, il est intéressant de connaître sa rentabilité
également. Ceci peut être possible seulement une fois que ces deux systèmes sont reliés
afin d’avoir l’intelligence de lun et les coûts de l’autre.
Toutes vos informations en un seul endroit
Dans toutes ces situations, l’intégration d’un système financier à une application Microsoft Dynamics CRM
facilite le partage de l’information entre les départements, de sorte que tout le monde consulte et analyse
à partir d’une unique source de données. L’équipe de direction est assurée de la fiabilité de l’information
et toutes les différentes unités d’affaires ont une version unique de la vérité, ce qui aide à prendre des
décisions d’affaires plus éclairées
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Du point de vue d’un
DIRECTEUR INFORMATIQUE
Dans le passé, les entreprises ont cherché les meilleures
solutions de leur catégorie, ou développé des applications à
l’interne afin de répondre à leurs besoins de relations clients et
d’opérations. À mesure que ces systèmes deviennent dépassés
ou obsolètes, les directeurs informatiques recherchent de
nouvelles solutions pour réunir leurs différentes bases de
données.
Actuellement, la réalité de nombreuses compagnies est que
leurs différents départements travaillent en silos, avec leurs
propres applications spécifiques. Au moment des réunions,
personne n’a les mêmes données ou chiffres puisque tout est
entré dans des systèmes individuels et sont analysés à partir de
ceux-ci.
Voici quelques outils qui ont été développés pour faciliter
l’intégration entre les différentes applications :
le connecteur MS
pour Dynamics
CRM et GP
les outils logiciels
d’intégration
les solutions
d’intégration de
revendeurs
les services Web
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Quels sont les différents outils d’intégration qui existent
pour Dynamics CRM?
Le connecteur Microsoft
pour Dynamics CRM et Dynamics GP
Ce connecteur a été développé par Microsoft afin d’aider ceux qui sont déjà sur la plateforme
Microsoft Dynamics GP et qui veulent intégrer des informations clés telles que les détails de
compte et les bons de commande. Cette application est gratuite, mais elle est limitée quant aux
intégrations possibles. Cependant, Microsoft continue d’en augmenter les fonctionnalités et
possibilités.
Les solutions d’intégration des revendeurs
Il y a de nombreux éditeurs de logiciels indépendants (Independent Software Vendors) dans
la communauté Microsoft Dynamics qui ont créé leurs propres applications afin de faciliter
l’intégration entre leurs produits et Dynamics CRM. Typiquement, ces correspondances prédéfinies
visent à faciliter la circulation de l’information et sont généralement configurés avec les meilleures
pratiques de l’industrie, ce qui contribue à réduire la quantité de temps nécessaire pour mettre en
place l’intégration.
Une autre raison d’envisager ces connecteurs est qu’ils sont généralement bâtis sur les produits et
les concepts Microsoft. Les mappages suivent donc les nouvelles versions, ce qui n’est pas toujours
le cas avec les systèmes personnalisés ou manuels.
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LES OUTils logiciels d’intégration
Il existe également des produits qui vous donnent la possibilité de relier à peu près tout type
d’information vers et à partir de Dynamics CRM. Ces outils vous permettent d’être plus autonome
dans votre intégration puisqu’il n’y a pas de développements intensifs nécessaires. Par contre, vous
devez gérer vous-mêmes les correspondances qui peuvent changer au cours d’une migration ou
d’une mise à niveau.
Les services web
Cette option est normalement utilisée lorsque vous avez besoin d’une intégration plus complexe
entre vos différents systèmes, sans pour autant compromettre l’intégrité de vos données. Vous
avez besoin d’une équipe de développement pour vous aider, mais avec ces types d’intégration,
vous avez la possibilité de créer vos propres règles de gestion. Par contre, figer l’intégration dans
le code signifie qu’il devient moins flexible à être personnalisé par après.
Quelque chose à garder à l’esprit : Microsoft a une bibliothèque de plugins standards que vous
pourriez envisager d’utiliser avant de décider de développer votre propre application. Cela vous
éviterait également d’avoir à maintenir vous-même vos développements.
Microsoft Dynamics CRM grandira avec votre entreprise
Percevez Microsoft Dynamics CRM comme une plateforme de développement plutôt qu’un simple endroit
pour stocker vos informations clients. Cette plateforme vous permet d’avoir la possibilité de bâtir ou
d’adapter des modules existants dans Dynamics CRM pour qu’ils répondent à vos règles et vos processus
d’affaires spécifiques et pour créer plus de connexions entre les différentes entités. Contrairement aux
applications développées à l’interne, Dynamics CRM vous permet de profiter des améliorations et des
investissements en recherche et développement faits par Microsoft. Votre système continuera ainsi à
évoluer avec les besoins de votre entreprise. De plus, vous pouvez facilement créer des flux de travail et
des tableaux de bord pour satisfaire les besoins de chacune de vos ressources.
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MENEZ VOS SYSTÈMES DE GESTION
au prochain niveau
Ne vous limitez pas à stocker que vos informations clients dans un CRM
Un des principaux avantages d’avoir votre information financière intégrée à Microsoft Dynamics CRM
est qu’une fois que ces données ont été reliées à cette application, presque tout devient possible. CRM
devient une plateforme pour rassembler toutes vos différentes applications et bases de données dans
un seul environnement. Cela crée donc un portail unique pour que vos utilisateurs puissent accéder
à l’information, ce qui permet de gagner du temps et de réduire le nombre d’erreurs. Voici quelques
exemples d’autres types d’informations qui peuvent être stockés dans le CRM.
Les informations d’employés comme les détails sur la paie ou les avantages
sociaux sont utilisées tant par le département des finances que celui des
ressources humaines. Elles peuvent être centralisées dans une application
CRM, ce qui enlève l’obligation d’acheter des licences ERP pour l’équipe
RH tout en lui permettant la flexibilité de stocker beaucoup de données
pertinentes sur les employés, au lieu de les garder dans des feuilles Excel.
De façon similaire, un représentant des ventes, habituellement celui qui
connaît le mieux le client et ce que celui-ci a commandé, peut créer des
commandes et/ou des factures directement à partir du CRM et ensuite les
transférer automatiquement dans le système ERP. La capacité de saisir ces
informations qu’une seule fois limite les erreurs entre les équipes de ventes
et de finances, ce qui assure que le client obtiendra exactement ce qu’il veut.
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FACTEURS CLÉS DE SUCCÈS
pour l’intégration de votre système
financier à Microsoft Dynamics CRM
Une solution totalement intégrée présente de nombreux avantages, mais
l’implanter implique un projet de grande envergure et une grande équipe.
Voici quelques facteurs clés de succès que vous devriez garder en tête
avant de débuter votre projet d’implantation.
++ PRIORISEZ
Certains compromis doivent être faits. L’intégration de tous les
aspects de votre entreprise peut être coûteuse, tant en temps
qu’en argent. Il est donc important d’établir des priorités et
d’avoir un contact unique pour gérer toutes les demandes.
++ IMPLANTEZ PAR PHASES
En raison du grand nombre de pièces mobiles et de
changements, ce projet peut affecter plusieurs de vos
départements en même temps. Voilà pourquoi vous devrez
essayer d’intégrer un seul aspect à la fois et le stabiliser avant
de passer au prochain.
++ AYEZ UN PROPRIÉTAIRE DE SYSTÈME
Étant donné que ce projet implique plus d’un département, il
est important d’avoir une personne-ressource pour mener le
projet, s’assurer que tout le monde est aligné et que les priorités
sont maintenues.priorities are kept in line.
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Une solution complète
Intégrez tous les aspects de votre entreprise
Avec une solution de gestion ERP intégrée, vous pouvez
être assuré de l’intégrité de l’information. Tout le
monde au sein de l’entreprise voit et analyse les même
données et il n’y a qu’une seule version des faits.
Microsoft
Dynamics
crm
Contextualisez les détails de
votre projet avec Microsoft
Dynamics CRM. Cet outil de
gestion de la relation client
met vos client au coeur de
vos affaires. Cela vous aidera
à filtrer les informations que
vous examinez, ce qui ce
qui permet de ne voir que
l’information pertinente à vos
projets et clients.
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Microsoft
Dynamics
gp
Avec une base financière
solide comme Microsoft
Dynamics GP, tous vos détails
financiers sont rassemblés
dans un seul système qui
assure l’intégrité de vos
données. Avec l’ajout de
modules pour les ressources
humaines, la paie, les
immobilisations et le transfert
électronique de fonds, vous
obtenez une solution complète
pour gérer vos affaires.
Jovaco
SIFIA
Afin d’obtenir les rapports
dont vous avez besoin, vous
devez d’abord avoir les
outils appropriés pour saisir
vos données. Avec SIFIA,
vous obtenez une solution
intégrée avec une feuille de
temps basée sur le Web ainsi
qu’un outil de planification
des ressources pour vous
assurer que tous vos employés
puissent entrer et ajuster de
l’informations facilement et en
temps réel. Ainsi, l’information
dans votre base de données
sera toujours à jour.
Jovaco
BI
Avec des fonctionnalités de
rapports étendues, le module
BI de JOVACO vous fournit
des rapports spécifiques à vos
projets pour vous permettre
de bien effectuer vos analyses.
Avec la dernière version de
Microsoft Excel, vous avez
également accès à des outils
d’intelligence d’affaires en
libre-service pour décortiquer
l’information au besoin.
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En savoir plus
Apprenez-en plus sur comment l’intégration entre un ERP et
un CRM peut aider votre entreprise.
Intégration
ERP et CRM
Infographie
Pourquoi les entreprises devraient-elles
tirer profit d’une intégration entre les
systèmes ERP et CRM?
Gestion du
changement
Article
La gestion du changement: facteur clé
pour une implantation CRM réussie
Bureau de
la sécurité
privée
Étude de cas
Comment un orgasnime a pu
trouver une solution pour ses
besoins spécifiques
* Liens disponibles dans la version électronique
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À propos de JOVACO
JOVACO est un chef de file dans l’implantation et l’intégration
de solutions de gestion de projets depuis plus de 30 ans, avec
une gamme complète d’outils de comptabilité par projet
intégrés à Microsoft Dynamics GP et Dynamics CRM pour
répondre aux besoins des firmes qui gèrent par projet.
Depuis plus de 15 ans, JOVACO accompagne et guide ses
clients à travers l’implantation de leurs solutions Microsoft.
JOVACO est également équipé pour répondre à toutes
questions post-implantation. En tant que revendeur à valeur
ajoutée pour Microsoft Dynamics GP et Microsoft Dynamics
CRM, JOVACO vous offre une large gamme de services
répondre à vos besoins d’affaires.
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JOVACO peut vous aider à mieux comprendre la rentabilité
de votre projet par client, par département ou par
compagnie. Obtenez un meilleur aperçu des opérations de
votre entreprise avec les bons outils pour saisir et mettre à
jour toutes vos informations.
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