Guide d*accompagnement des étudiants

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CERPE
Guide d’accompagnement des étudiants
Demande d’approbation éthique
www.cerpe.uqam.ca
2016 - 2017
Ce document a été conçu par diverses personnes impliquées au sein des Comités d’éthique de la
recherche pour les projets étudiants impliquant des êtres humains (Cerpes) de l’UQAM, il se
veut un simple guide pratique basé, mais sans s’y substituer, sur la Politique 54 de l’UQAM sur
l’éthique de la recherche avec des êtres humains et sur l’Énoncé de politique des trois Conseils :
Éthique de la recherche avec des êtres humains (EPTC 2, Groupe consultatif interagences en
éthique de la recherche, gouvernement du Canada, 2014).
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PROCÉDURE
L’étudiant doit attendre d’avoir obtenu l’approbation éthique du CERPE avant de commencer à
recruter des participants, d’accéder à des données ou de recueillir du matériel biologique
humain. Ainsi, le CERPE ne peut pas octroyer un certificat d’approbation éthique pour un projet
qui a déjà été réalisé.
Si une phase exploratoire initiale est requise pour prendre contact avec des personnes ou des
collectivités dans le seul but de réunir de l’information pour l’élaboration du projet de
recherche, l’étudiant peut s’y prêter sans avoir à demander auparavant l’autorisation du CERPE.
Toutefois, avant même d’entreprendre cette phase exploratoire, le CERPE recommande que
l’étudiant complète le didacticiel de l’EPTC2 afin d’être adéquatement informé sur l’éthique de
la recherche.
Avant de remplir la demande d’approbation éthique auprès du CERPE, l’étudiant doit :
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se familiariser avec la Politique no 541 de la recherche avec des êtres humains de l’UQAM;
consulter l’Énoncé de politique des trois Conseils : Éthique de la recherche avec des êtres
humains2 (EPTC 2) et compléter le didacticiel en ligne3 (la demande d’approbation éthique
ne pourra être transmise si l’étudiant n’y joint pas le certificat d’achèvement du didacticiel
de l’EPTC 2);
discuter avec son ou ses directeurs de recherche des préoccupations éthiques liés à son
projet;
satisfaire aux préalables requis par le programme et obtenir l’approbation scientifique du
projet de recherche par le sous-comité d’admission et d’évaluation (s’informer auprès du
personnel de gestion du programme).
Transmission de la demande d’approbation éthique
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La demande doit être complétée en ligne via le site eReviews;
L’étudiant doit s’assurer d’y joindre le certificat d’achèvement du didacticiel de l’EPTC2 de
même que tous les documents requis (questionnaire, canevas d’entrevue, formulaire de
consentement, etc.) avant de la transmettre;
Dès que la demande est reçue et jugée complète par la coordination du CERPE, elle est
automatiquement transmise à la direction (et la codirection, le cas échéant) de recherche
pour approbation, puis au SCAE (pour confirmation), avant d’être acheminée à la présidence
du CERPE.;
Dans la majorité des cas, la demande est ensuite évaluée par deux membres du CERPE et les
commentaires de ces derniers sont transmis de manière anonyme à l’étudiant par
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http://www.instances.uqam.ca/ReglementsPolitiquesDocuments/Documents/Politique_no_54.pdf
http://www.ger.ethique.gc.ca/fra/policy-politique/initiatives/tcps2-eptc2/Default/
3
http://www.ger.ethique.gc.ca/fra/education/tutorial-didacticiel/
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l’entremise de la coordination. Dans les rares cas où les risques en matière d’éthique sont
élevés, la demande est évaluée en comité plénier.
L’étudiant doit prévoir un délai minimal d’un mois à partir du moment où la direction de
recherche approuve le dossier dans eReviews pour le traitement de la première version de
sa demande.
Si le CERPE demande des corrections et précisions à l’étudiant, ce dernier a un délai de 2
semaines pour soumettre la version modifiée de sa demande au CERPE, qui s’engage à
l’évaluer dans un semblable délai. Si des corrections mineures sont de nouveau requises, un
délai de 2 semaines est encore octroyé à l’étudiant afin qu’il puisse les effectuer. Toutefois
si des modifications majeures sont demandées, le dossier est fermé et l’étudiant doit
attendre au prochain trimestre avant de soumettre une nouvelle demande. L’étudiant qui
voudrait faire appel de la décision du CERPE doit s’adresser au comité institutionnel
(CIEREH).
Quelques lignes directrices pour bien remplir la demande
La demande d’approbation éthique comporte diverses sections. Voici des recommandations
pour quelques-unes d’entre elles.
Résumé du projet
L’étudiant doit s’assurer que le résumé de son projet soit vulgarisé et assez détaillé. Puisque les
évaluateurs du projet ne seront pas nécessairement formés au même domaine de recherche
que l’étudiant, celui-ci évitera l’utilisation d’un jargon spécialisé et d’acronymes non définis.
Recrutement
L’étudiant doit préciser comment il entrera en contact avec les participants. S’il compte
questionner des employés d’une organisation, il devra avoir préalablement obtenu
l’autorisation requise. Un formulaire type, appelé « Approbation organisationnelle », est
disponible sur le site du CERPE.
Participants
L’étudiant qui compte interviewer des collègues ou des personnes avec qui il entretient une
relation d’autorité doit s’assurer que cela n’aura aucun effet sur la préservation de l’anonymat
et la confidentialité des données, et aucune conséquence pour les parties impliquées. Ceci étant
très difficile à démontrer, il est préférable de former quelqu’un de neutre qui fera la collecte de
données à la place de l’étudiant et qui anonymisera les données collectées.
Anonymat des participants
L’anonymat devrait être garanti. Si l’étudiant estime qu’il existe un risque que l’anonymat ne
puisse être préservé, il doit clairement l’indiquer sur le formulaire de consentement. Le
participant doit en être informé avant de débuter le questionnaire ou les entrevues.
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Avantages et risques
Quand il y a des risques, il ne faut pas les nier mais bien les nommer explicitement. Certaines
questions pourraient entraîner un inconfort, un malaise chez certains participants? Il faut
l’indiquer en précisant quels moyens seront mis en place pour soutenir ces participants.
L’objectif ici n’est pas d’éliminer tous les risques : on doit simplement s’assurer que l’étudiant
mettra tout en place pour les minimiser et qu’il informera adéquatement les participants.
Par ailleurs, si un groupe contrôle n’a pas accès aux mêmes privilèges que les autres groupes,
cela doit être précisé et justifié dans la demande d’approbation éthique.
Indemnité offerte aux participants
L'incitatif ne doit pas être excessif mais plutôt symbolique. Il ne peut en aucun cas influencer le
consentement libre et éclairé des participants. L’étudiant doit s’assurer d’en décrire la nature
exacte et de prévoir ce qu’il en adviendra dans le cas du retrait d’un participant du projet de
recherche. Par ailleurs, l’octroi d’une indemnité pouvant parfois exiger une information
nominative de la part des participants, l’étudiant doit s’assurer de pouvoir malgré tout préserver
leur anonymat.
Conflits d’intérêt
Ils ne sont pas toujours faciles à déceler. Les conflits d’intérêt « risquent de nuire à
l’indépendance, à l’objectivité ou aux devoirs de loyauté » des parties qui entretiennent une
relation basée sur la confiance (Politique no 54, p. 38). Les parties peuvent référer notamment
(et non exclusivement) aux participants, aux chercheurs, aux employés, aux commanditaires,
partenaires économiques, etc. L’étudiant se doit de divulguer ces conflits potentiels et de
déterminer comment il peut les gérer. Au besoin, le CERPE peut émettre des recommandations
à cet égard.
Confidentialité
L’étudiant qui veut accéder aux données d’un organisme ou d’une organisation doit obtenir
l’approbation requise.
Puisque certaines informations pourraient être considérées comme étant de nature
confidentielle en vertu des politiques en vigueur au sein de l’organisme ou de l’organisation,
l’étudiant DOIT :
1- Établir la nature confidentielle ou non confidentielle de ces informations, sur la base du
guide d’entrevue, auprès des représentants légaux compétents de l’organisme ou de
l’organisation (des cadres autorisés à trancher la question au nom de l’entreprise).
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2- Si ces informations sont de nature confidentielle, obtenir les autorisations nécessaires
auprès des représentants légaux compétents et valider avec eux les conditions de
préservation de la confidentialité des informations ou de l’anonymat de l’organisation.
Le but de ces recommandations est, premièrement, de protéger les intérêts légitimes de
l’organisme ou de l’organisation et, deuxièmement, d’éviter tout possible bris au devoir de
confidentialité à la charge des salariés participant à la recherche pouvant entraîner des
sanctions ou des procès judiciaires à leur encontre.
Par ailleurs, l’étudiant doit préciser si les données seront transcrites, codifiées, encryptées, etc.
De quelle façon s’y prendra-t-il pour protéger la confidentialité de ces données. P. ex., Protégées
par un mot de passe? L’étudiant doit aussi préciser qui y aura accès? À quelles données les
autres parties auront accès? Est-ce que ces parties sont potentiellement en conflit d’intérêts?
(p.ex., le projet d’un étudiant qui a collecté des données auprès des étudiants de son directeur
de recherche pose un problème en matière de confidentialité. Il faut s’assurer que le professeur
ne puisse pas savoir qui a accepté ou non de participer).
Utilisation d’un subterfuge
Certains devis de recherche requièrent l’utilisation d’un subterfuge ou encore une divulgation
partielle d’informations relatives au projet de recherche. Dans ces cas, il faut s’assurer que la
nature du subterfuge ne soit pas disproportionnée par rapport aux bénéfices ou retombées
attendues pour le participant et l’étudiant. Il faut également s’assurer de bien documenter ce
choix et d’expliquer pourquoi une approche directe n’a pas été retenue.
Durée de conservation des données
En matière de conservation des données et pour tenir compte de la diversité des travaux de
recherche pouvant être menés par les étudiants, le CERPE recommande aux étudiants
d’indiquer que « Les données ainsi que les formulaires de consentement seront détruits 5 ans
après le dépôt final du travail de recherche ».
Ceci, sous réserve que, pour certaines raisons légales, ou dues, entre autres, à l’adhésion à un
Ordre professionnel, le délai doive varier. Le cas échéant, l’étudiant doit le préciser dans la
demande.
Questionnaires, canevas et grilles d’observation
L’étudiant doit absolument fournir les questions d’entrevue, les grilles d’observation ou les
questionnaires qui seront utilisés. Autrement, le comité ne peut pas évaluer l’ensemble du
dossier ainsi que la nature des informations qui seront demandées aux participants. La demande
sera refusée si ces éléments sont absents ou incomplets.
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Utilisation de données secondaires
Une question fréquemment posée par les étudiants est la suivante : « J’utilise des bases de
données secondaires. Pourquoi ferais-je une demande d’éthique? »
Le comité a pour mandat de s’assurer que les données, même celles issues de bases de données
secondaires, ont été collectées de façon à préserver l’anonymat des participants et que
l’étudiant les utilisera aux fins pour lesquelles elles ont été collectées à l’origine. Elles ont été
collectées par le directeur de recherche, qui lui-même a obtenu une approbation éthique pour
ce projet? Dans ce cas, le directeur de recherche doit faire ajouter le nom de l’étudiant sur son
certificat éthique en soumettant la modification au CIEREH. Une copie de ce certificat devra être
jointe au dépôt initial du travail de recherche.
Formulaire de consentement
Un exemple de formulaire de consentement pour les participants majeurs est fourni à l’adresse
suivante : https://cerpe.uqam.ca/guides-et-documents-telecharger/.
Si l’étudiant compte créer un formulaire personnalisé, il devra s’assurer d’ajouter le texte
suivant : Le projet auquel vous allez participer a été approuvé par le comité d’éthique de la
recherche avec des êtres humains de l’UQAM (CERPE). Pour toute question ne pouvant être
adressée au directeur de recherche ou à l’étudiant(e) responsable ou pour formuler une plainte
ou des commentaires, veuillez contacter la coordination du CERPE (indiquer votre CERPE, voir :
https://cerpe.uqam.ca/les-comites/quel-cerpe-dois-je-madresser/), par courriel à : (indiquer
l’adresse
courriel
de
la
personne
qui
coordonne
votre
CERPE,
voir :
https://cerpe.uqam.ca/contacts/)
L’étudiant qui prévoit enregistrer des entrevues doit s’assurer d’ajouter cette précision dans le
formulaire de consentement. ,
Enfin, les modalités de communication des résultats de recherche doivent être spécifiées. Les
données groupées seront-elles transmises? Le nom de l’organisme ou de l’organisation sera-t-il
dévoilé? Si tel est le cas, l’accord des participants doit préalablement avoir été obtenu.
Une précision relativement à l’utilisation de services tels que SurveyMonkey : l’étudiant qui
choisit d’utiliser un de ces services doit pouvoir en justifier la pertinence, démontrer que des
alternatives ont été considérées et préciser pourquoi elles n’ont pu être retenues.
Utilisation de SurveyMonkey. Si le questionnaire est anonyme et qu’il est acheminé et retourné
par voie postale (dans une enveloppe pré-adressée et pré-affranchie), il est suffisant de
remettre au participant un document d’information sur le projet (document qui reprend en
gros les informations d’un formulaire de consentement standard) sans signature. Le
questionnaire est traité anonymement. Cette méthode est acceptable parce qu’elle suppose
que le chercheur ne recontactera pas le répondant pour des précisions sur le questionnaire
complété.
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Si le questionnaire n’est pas anonyme, ce qui implique la transmission de renseignements
identificatoires à l’étudiant, il convient de demander au participant de retourner par la poste le
questionnaire accompagné du formulaire de consentement signé. Ici, l’anonymat n’est pas
protégé.
Pour un questionnaire anonyme électronique, il est de mise de prévoir un document
d’information sur le projet que le participant est invité à lire avant d’accéder au questionnaire
en confirmant qu’il accepte de participer en cliquant sur un OUI. Cette mesure qui est commune
permet avant tout de s’assurer qu’il a été donné au participant la possibilité de savoir en quoi
consiste le projet avant de participer au questionnaire. C’est le principe du consentement
éclairé. On ne peut pas contrôler si le répondant a pris la peine de lire les informations sur le
projet avant d’accéder au questionnaire. Cependant, c’est la responsabilité du chercheur de lui
en donner l’occasion.
Donc, pour tous les cas d’espèce, sur la première page du questionnaire, on doit y retrouver le
formulaire de consentement. À la fin de la première page, il est recommandé d’ajouter une
option que le candidat peut cocher, indiquant qu’il a pris connaissance des informations
importantes et qu’il consent de façon manifeste, libre, volontaire et éclairer à répondre aux
questions de l’étudiant. Il doit consentir AVANT de commencer à répondre au questionnaire et
doit demeurer libre de répondre aux questions qu’il souhaite. Ainsi, d’obliger les participants à
compléter toutes les questions pour pouvoir progresser à travers le questionnaire serait
fortement discutable en matière du caractère volontaire et libre de répondre.
La transmission finale du questionnaire anonyme (en cliquant sur Terminer ou Transmettre)
permet de confirmer le consentement. Si le répondant ne transmet pas le questionnaire, c’est
qu’il retire sa participation. Il exerce son droit de retrait.
Réception du certificat d’approbation éthique et transmission des rapports
Le certificat d’approbation éthique qui est délivré à l’étudiant est valide pour une année, à
moins d’une indication contraire.
Si après avoir reçu le certificat, l’étudiant doit, pour quelque raison que ce soit, modifier son
protocole de recherche, il doit en informer le CERPE (en complétant le document conçu à cette
fin) afin que ce dernier puisse s’assurer que les modifications respectent les règles éthiques.
L’approbation éthique doit être renouvelée, chaque année, et ce jusqu’au dépôt initial du travail
de recherche, en complétant le rapport conçu à cette fin.
Au moins deux semaines avant le dépôt initial du travail de recherche, l’étudiant doit déposer
son rapport final auprès du CERPE. Ce rapport, ainsi qu’une copie du certificat, devront être
annexés au travail de recherche.
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