Page 1/5 REPUBLIQUE ET CANTON DE GENEVE Département de l'instruction publique, de la culture et du sport Direction des ressources humaines PROCEDURE PROCESSUS RH ET ACTES ADMINISTRATIFS EN MATIERE RH (PAT ET PE) DECENTRALISATION, TEST PAR ECHANTILLONNAGE ET EVALUATION DE LA QUALITE P.RH.00.13 Entrée en vigueur : 1er décembre 2014 Processus : Gestion administrative et financière Version et date : version 4, du 9 mai 2016 remplace la version 3, du 1er septembre 2015 Date d'approbation du-de la secrétaire général-e : 9 mai 2016 Date de préavis de la direction du contrôle interne : 25 avril 2016 Responsable de la procédure : Responsable de secteur RH de la direction des ressources humaines (ci-après DRH) DIP I. Cadre 1. Objectif(s) Décrire les modalités de décentralisation des actes administratifs RH du DIP au sein des services des ressources humaines des directions générales (ci-après DG) du DIP, ainsi que les modalités de la surveillance exercée par la DRH du DIP. 2. Champ d’application Cette procédure s'applique à la DRH et aux services des ressources humaines des DG du DIP (remarque: SCC, SCS sont inclus dans le périmètre SG-SGx). 2. Rôles Personne de référence à la DRH : responsable de secteur RH La responsabilité de l’application de cette procédure incombe aux : - directeurs et directrices généraux ; - directeurs, directrices et responsables RH des DG; - collaborateurs et collaboratrices des services RH et de la DRH-DIP. 4. Références légales - réglementaires • • • • • • • • • • • • • B 5 05: Loi générale relative au personnel de l’administration cantonale, du pouvoir judiciaire et des établissements publics médicaux (LPAC) B 5 05.01 : Règlement d'application de la Loi générale relative au personnel de l'administration cantonale, du pouvoir judiciaire et des établissements publics médicaux (RPAC) B 5 05.03 : Règlement sur les cadres supérieurs de l'administration cantonale (RCSAC) B 5 15.01 : Règlement d’application de la loi concernant le traitement et les diverses prestations alloués aux membres du personnel de l’Etat, du pouvoir judiciaire et des établissements hospitaliers (RTrait) C 1 10 Loi sur l'instruction publique (LIP) B 5 10.04 Règlement fixant le statut des membres du corps enseignant primaire, secondaire et tertiaire ne relevant pas des hautes écoles (RStCE) D 1 05 : Loi sur la gestion administrative et financière de l’Etat de Genève (LGAF) D 1 10 : Loi sur la surveillance de la gestion administrative et financière et l'évaluation des politiques publiques (LSGAF) Extrait de PV du conseil d'Etat du 08.11.2006, gestion des postes et de la masse salariale du petit Etat. Directive RH D.RH.00.06 : Gestion des engagements du personnel fixe et auxiliaire D.RH.00.02 Application des dispositions réglementaires en matière de délégation des compétences D.FIN_RH.01 Contrôles des engagements et des dépenses sur les natures relatives au personnel (PAT et PE) P.RH.00.10 Plan d'allocation des ressources RH- ETP autorisés DRH • Rue de l'Hôtel-de-Ville 6 • 1204 Genève Tél. +41 (22) 546 86 50 • Fax +41 (22) 546 86 69 • www.ge.ch Page : 2/5 • • P.RH.00.09 Mise à jour de l’organigramme SIRH (unités opérationnelles) Fiche du Mémento des instructions de l'office du personnel de l'Etat (miope) n°04.06.01 5. Formulaires, outils de mise en œuvre II. Principes généraux Niveau de décentralisation Catégories statutaires Direction générale Service RH 1er niveau – Contrôle a priori de la DRH pour tous les actes Personnel non nommé (employé, auxiliaire) – compétence DG Personnel nommé (fonctionnaire) – compétence conseiller-ère d'Etat 2ème niveau – Personnel non Contrôle par nommé (employé, échantillonnage auxiliaire) – compétence DG des actes relevant des DG Personnel nommé (fonctionnaire) – compétence conseiller-ère d'Etat 3ème niveau – Personnel non Contrôle par nommé (employé, échantillonnage de auxiliaire) – compétence DG tous les actes Personnel nommé (fonction d'engagement selon dispositions cidessous) – compétence conseiller-ère d'Etat Annonce préalable - Cadres supérieurs à l'exception du- de la secrétaire général-e, des directeurs généraux et agents spécialisés Directeur-trice général-e 1. Préparation Direction des ressources humaines Secrétaire général-e Conseillerère d'Etat 2. Contrôle a priori 3. Signature 1. Préparation 2. Contrôle a priori 3. Signature 1. Préparation 2. Signature 3. Contrôle par échantillonnage 1. Préparation 2. Contrôle a priori 3. Signature 1. Préparation 2. Signature 3. Contrôle par échantillonnage 1. Préparation 2. Signature 3. Contrôle par échantillonnage 1. Préparation 2. Contrôle a priori, préavis DRH 3. Accord 1. Les 3 niveaux de décentralisation La décentralisation est mise en place dans le respect de la directive "Application des dispositions réglementaires en matière de délégation des compétences D.RH.00.02". 1.1. Niveau 1 - Contrôle a priori systématique de la DRH pour tous les actes Les actes administratifs sont établis au sein de la DG. Un contrôle systématique à priori de tous les actes, avant signature, est effectué par la DRH. Les actes sont transmis au secrétariat du ou de la conseillère d'Etat pour signature. Le niveau 1 de décentralisation est historique et actuellement exceptionnel. Page : 3/5 1.2. Niveau 2 - Contrôle a priori des actes à la signature du ou de la conseiller-ère d'Etat et contrôle par échantillonnage des autres actes Lorsque de bonnes connaissances des règles de gestion sont acquises par la DG : o la DRH cesse le contrôle systématique a priori des actes relevant de la compétence de la DG et met en place des contrôles par échantillonnage a posteriori, o la DRH continue le contrôle systématique avant signature pour les actes relevant de la compétence du-de la conseiller-ère d'Etat chargé-e du DIP. Les actes sont transmis au secrétariat du ou de la conseiller-ère d'Etat pour signature. 1.3. Niveau 3 - Contrôle par échantillonnage a posteriori La DRH effectue uniquement des contrôles a posteriori par échantillonnage, qu’il s’agisse des actes relevant de la compétence de la DG ou des actes relevant de la compétence de la conseillère d’Etat chargée du DIP. La DG effectue les contrôles a priori nécessaires à s’assurer du respect des dispositions réglementaires. 2. Contrôle par échantillonnage 2.1 Buts du contrôle Le contrôle par échantillonnage effectué par la DRH a pour but de s’assurer de la conformité des actes administratifs et du bon déroulement des processus RH dans le respect des dispositions réglementaires et de gestion des risques. De plus, il permet de garantir la bonne application de la décentralisation mise en place. Enfin, il permet d'identifier les changements de certaines pratiques RH et de proposer des mesures à apporter, en collaboration avec la DG, dans une démarche qualité. 2.2 Périmètre du contrôle o "Matrice des risques" sur actes administratifs RH. o "Matrices de contrôles" sur processus et procédures RH. Les contrôles sont établis sur la base d'une matrice des risques sur dossier administratif, identique pour l'ensemble des DG. Cette matrice des risques est actualisée chaque année par la DRH et prend en compte les nouveaux risques inhérents au métier, à la nouvelle réglementation, etc. Elle est mise à disposition des services RH des DG. En outre, lors du contrôle, il est également procédé à l’examen de la documentation relative aux contrôles-clés du service RH concernant les risques sur processus et procédures RH (cf. annexe). 2.3 Périodicité du contrôle En principe, le contrôle par échantillonnage est programmé 1 fois tous les 2 ans, à l'issue du contrôle la fréquence peut être revue. III. Procédure détaillée 1. Auto-évaluation par le service RH Page : 4/5 Le ou la responsable RH de la DG établit, sur la base de la matrice de risques, une autoévaluation de la probabilité de l'avènement du risque au sein de la DG pour la période concernée (depuis le dernier contrôle) et une actualisation des actions de contrôle interne entreprises au sein de la DG. 2. Séance d'introduction Cette séance se déroule en présence de l'équipe de la DRH qui effectue le contrôle (les contrôles sont effectués à 2) et du responsable RH de la DG qui est idéalement mais pas obligatoirement accompagné du/des gestionnaires. Elle comprend notamment les étapes suivantes : o un rappel des buts du contrôle, o un bilan de la situation depuis le dernier contrôle sur la base de l'auto-évaluation, o l'inventaire des actions de contrôle interne mises en place et des éventuelles demandes que la DG pourrait avoir à faire à la DRH, o le cas échéant, la DRH aborde aussi la question des nouveaux risques. Les matrices d'auto-évaluations sont remplies par la DG et retournées à la DRH au plus tard après les contrôles sur site. 3. Identification des processus et dossiers La DRH définit les processus à analyser et en informe le service RH. La DRH procède ensuite à la sélection d'échantillons de dossiers qui seront consultés et contrôlés sur la base de divers listing SIRH (cf. annexe). Les échantillons sont déterminés aléatoirement par rapport à leur population qualifiable (ayant eu un ou plusieurs événements sur lesquels un contrôle peut être mené). De plus, les sélections des dossiers s'effectuent par le biais de restitutions RH opérationnelles ou statistiques (cf. annexe). La DRH transmet la liste de l'échantillon au service RH de la DG (RHDG), au plus tard 24 heures avant la rencontre sur place. 4. Mise à disposition de la documentation Le service RH met à disposition les informations relatives aux processus RH ainsi que les dossiers administratifs de l'échantillon. 5. Contrôle et analyse de la documentation Le contrôle de la documentation par la DRH (hors présence de la DG) est effectué sur la base de la matrice des risques. La DRH inscrit ses constats dans une grille d'échantillonnage annexée à la matrice des risques de la DG. 6. Séance de "feedback" La DRH et le RHDG partagent leurs constats. Sauf inégalités graves ou non-respect flagrant des règles, il n'y a pas de demande de correction des actes pour le passé. Par contre, il est Page : 5/5 demandé de mettre des mesures en place pour la correction future d'éventuelles mauvaises pratiques. 7. Compte-rendu des contrôles par la DRH La DRH rédige un compte-rendu qui fait mention de ses constats et recommandations, ainsi que des suites à donner en matière de décentralisation. Au préalable, le projet est adressé aux RHDG afin qu'ils puissent y apporter les observations qu'ils estiment nécessaires avant l'envoi formel. Le directeur ou la directrice de la DRH est informé-e dans tous les cas des principaux constats avant le retour à la DG. Ce compte-rendu est adressé au-à la secrétaire général-e et au-à la directeur-trice du contrôle interne, avec copie au-à la directeur-trice général-e. 8. Examen de la décentralisation et revue des préconisations avec la direction générale - plan d'action Si les éléments du contrôle par échantillonnage laissent paraître une maitrise des risques insuffisante, la DRH préconise un changement de niveau de décentralisation au-à la secrétaire général-e. En parallèle, il est demandé à la DG d'adopter un plan d'action et de remédiation, sur proposition du RHDG, en concertation avec la DRH. A noter que la décentralisation peut être revue en tout temps. IV. Annexes Annexe 1: Listes SIRH pour identifier les dossiers liés aux actes administratifs Eléments permettant d'identifier les dossiers liés aux processus RH Contrôles clés sur les processus RH