Direction des ressources humaines PROCEDURE PROCESSUS

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DRH • Rue de l'Hôtel-de-Ville 6 • 1204 Genève
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REPUBLIQUE ET CANTON DE GENEVE
Département de l'instruction publique, de la culture et du sport
Direction des ressources humaines
PROCEDURE
PROCESSUS RH ET ACTES ADMINISTRATIFS EN MATIERE RH (PAT ET PE)
DECENTRALISATION, TEST PAR ECHANTILLONNAGE ET EVALUATION DE LA
QUALITE
P.RH
.
00.13
Processus : Gestion administrative et financière
Entrée en vigueur : 1
er
décembre 2014 Version et date : version 4, du 9 mai 2016 remplace
la version 3, du 1
er
septembre 2015
Date d'approbation du-de la secrétaire général-e : 9 mai 2016
Date de préavis de la direction du contrôle interne : 25 avril 2016
Responsable de la procédure : Responsable de secteur RH de la direction des ressources
humaines (ci-après DRH) DIP
I. Cadre
1. Objectif(s)
Décrire les modalités de décentralisation
des actes administratifs RH du DIP au sein des
services des ressources humaines des directions générales (ci-après DG) du DIP,
ainsi que
les modalités de la surveillance exercée par la DRH du DIP.
2. Champ d’application
Cette procédure s'applique à la DRH et aux services des ressources humaines des DG du
DIP (remarque: SCC, SCS sont inclus dans le périmètre SG-SGx).
2. Rôles
Personne de référence à la DRH : responsable de secteur RH
La responsabilité de l’application de cette procédure incombe aux :
- directeurs et directrices généraux ;
- directeurs, directrices et responsables RH des DG;
- collaborateurs et collaboratrices des services RH et de la DRH-DIP.
4. Références légales - réglementaires
• B 5 05: Loi générale relative au personnel de l’administration cantonale, du pouvoir judiciaire
et
des établissements publics médicaux (LPAC)
•
B 5 05.01 : Règlement d'application de la Loi générale relative au personnel de l'administration
cantonale, du pouvoir judiciaire et des établissements publics médicaux (RPAC)
• B 5 05.03 : Règlement sur les cadres supérieurs de l'administration cantonale ( RCSAC )
• B 5 15.01 : Règlement d’application de la loi concernant le traitement et les diverses prestations
alloués aux membres du personnel de l’Etat, du pouvoir judiciaire et des établissements
hospitaliers (RTrait)
• C 1 10 Loi sur l'instruction publique (LIP)
•
B 5 10.04 Règlement fixant le statut des membres du corps enseignant primaire, secondaire et
tertiaire ne relevant pas des hautes écoles (RStCE)
• D 1 05 : Loi sur la gestion administrative et financière de l’Etat de Genève (LGAF)
• D 1 10
: Loi sur la surveillance de la gestion administrative et financière et l'évaluation des
politiques publiques (LSGAF)
• Extrait de PV du conseil d'Etat du 08.11.2006, ge
stion des postes et de la masse salariale du petit
Etat.
• Directive RH D.RH.00.06 : Gestion des engagements du personnel fixe et auxiliaire
•
D.RH.00.02 Application des dispositions réglementaires en matière de délégation des
compétences
• D.FIN_RH.01 Contrôles des engagements
et des dépenses sur les natures relatives au personnel
(PAT et PE)
• P.RH.00.10 Plan d'allocation des ressources RH- ETP autorisés

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• P.RH.00.09 Mise à jour de l’organigramme SIRH (unités opérationnelles)
•
Fiche du Mémento des instructions de l'office du personnel de l'Etat (miope) n°04.06.01
5. Formulaires, outils de mise en œuvre
II. Principes généraux
Niveau de
décentralisation
Catégories
statutaires
Direction générale
Direction des
ressources
humaines
Secrétaire
général-e
Conseill
er
-
ère d'Etat
Service RH Directeur-trice
général-e
1
er
niveau –
Contrôle a priori
de la DRH pour
tous les actes
Personnel non
nommé (employé,
auxiliaire) –
compétence DG
1.
Préparation
3. Signature
2. Contrôle a priori
Personnel nommé
(fonctionnaire) –
compétence
conseiller-ère d'Etat
1.
Préparation 2. Contrôle a priori
3. Signature
2
ème
niveau –
Contrôle par
échantillonnage
des actes relevant
des DG
Personnel non
nommé (employé,
auxiliaire) –
compétence DG
1.
Préparation 2. Signature
3. Contrôle par
échantillonnage
Personnel nommé
(fonctionnaire) –
compétence
conseiller-ère d'Etat
1.
Préparation 2. Contrôle a priori
3. Signature
3
ème
niveau –
Contrôle par
échantillonnage de
tous les actes
Personnel non
nommé (employé,
auxiliaire) –
compétence DG
1.
Préparation 2. Signature
3. Contrôle par
échantillonnage
Personnel nommé
(fonction
d'engagement selon
dispositions ci-
dessous) –
compétence
conseiller-ère d'Etat
1.
Préparation
3. Contrôle par
échantillonnage
2. Signature
Annonce préalable - Cadres supérieurs à
l'exception du- de la secrétaire général-e,
des directeurs généraux et agents
spécialisés
1.
Préparation 2. Contrôle a priori,
préavis DRH
3. Accord
1. Les 3 niveaux de décentralisation
La décentralisation est mise en place dans le respect de la directive "Application des
dispositions réglementaires en matière de délégation des compétences D.RH.00.02".
1.1. Niveau 1 - Contrôle a priori systématique de la DRH pour tous les actes
Les actes administratifs sont établis au sein de la DG. Un contrôle systématique à priori de
tous les actes, avant signature, est effectué par la DRH. Les actes sont transmis au
secrétariat du ou de la conseillère d'Etat pour signature. Le niveau 1 de décentralisation est
historique et actuellement exceptionnel.

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1.2. Niveau 2 - Contrôle a priori des actes à la signature du ou de la conseiller-ère
d'Etat et contrôle par échantillonnage des autres actes
Lorsque de bonnes connaissances des règles de gestion sont acquises par la DG :
o la DRH cesse le contrôle systématique a priori des actes relevant de la compétence de
la DG et met en place des contrôles par échantillonnage a posteriori,
o la DRH continue le contrôle systématique avant signature pour les actes relevant de la
compétence du-de la conseiller-ère d'Etat chargé-e du DIP. Les actes sont transmis au
secrétariat du ou de la conseiller-ère d'Etat pour signature.
1.3. Niveau 3 - Contrôle par échantillonnage a posteriori
La DRH effectue uniquement des contrôles a posteriori par échantillonnage, qu’il s’agisse
des actes relevant de la compétence de la DG ou des actes relevant de la compétence de
la conseillère d’Etat chargée du DIP. La DG effectue les contrôles a priori nécessaires à
s’assurer du respect des dispositions réglementaires.
2. Contrôle par échantillonnage
2.1 Buts du contrôle
Le contrôle par échantillonnage effectué par la DRH a pour but de s’assurer de la
conformité des actes administratifs et du bon déroulement des processus RH dans le
respect des dispositions réglementaires et de gestion des risques. De plus, il permet de
garantir la bonne application de la décentralisation mise en place.
Enfin, il permet d'identifier les changements de certaines pratiques RH et de proposer des
mesures à apporter, en collaboration avec la DG, dans une démarche qualité.
2.2 Périmètre du contrôle
o "Matrice des risques" sur actes administratifs RH.
o "Matrices de contrôles" sur processus et procédures RH.
Les contrôles sont établis sur la base d'une matrice des risques sur dossier administratif,
identique pour l'ensemble des DG. Cette matrice des risques est actualisée chaque année
par la DRH et prend en compte les nouveaux risques inhérents au métier, à la nouvelle
réglementation, etc. Elle est mise à disposition des services RH des DG.
En outre, lors du contrôle, il est également procédé à l’examen de la documentation relative
aux contrôles-clés du service RH concernant les risques sur processus et procédures RH
(cf. annexe).
2.3 Périodicité du contrôle
En principe, le contrôle par échantillonnage est programmé 1 fois tous les 2 ans, à l'issue
du contrôle la fréquence peut être revue.
III. Procédure détaillée
1. Auto-évaluation par le service RH

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Le ou la responsable RH de la DG établit, sur la base de la matrice de risques, une auto-
évaluation de la probabilité de l'avènement du risque au sein de la DG pour la période
concernée (depuis le dernier contrôle) et une actualisation des actions de contrôle interne
entreprises au sein de la DG.
2. Séance d'introduction
Cette séance se déroule en présence de l'équipe de la DRH qui effectue le contrôle (les
contrôles sont effectués à 2) et du responsable RH de la DG qui est idéalement mais pas
obligatoirement accompagné du/des gestionnaires.
Elle comprend notamment les étapes suivantes :
o un rappel des buts du contrôle,
o un bilan de la situation depuis le dernier contrôle sur la base de l'auto-évaluation,
o l'inventaire des actions de contrôle interne mises en place et des éventuelles demandes que
la DG pourrait avoir à faire à la DRH,
o le cas échéant, la DRH aborde aussi la question des nouveaux risques.
Les matrices d'auto-évaluations sont remplies par la DG et retournées à la DRH au plus tard
après les contrôles sur site.
3. Identification des processus et dossiers
La DRH définit les processus à analyser et en informe le service RH.
La DRH procède ensuite à la sélection d'échantillons de dossiers qui seront consultés et
contrôlés sur la base de divers listing SIRH (cf. annexe).
Les échantillons sont déterminés aléatoirement par rapport à leur population qualifiable (ayant
eu un ou plusieurs événements sur lesquels un contrôle peut être mené). De plus, les
sélections des dossiers s'effectuent par le biais de restitutions RH opérationnelles ou
statistiques (cf. annexe).
La DRH transmet la liste de l'échantillon au service RH de la DG (RHDG), au plus tard 24
heures avant la rencontre sur place.
4. Mise à disposition de la documentation
Le service RH met à disposition les informations relatives aux processus RH ainsi que les
dossiers administratifs de l'échantillon.
5. Contrôle et analyse de la documentation
Le contrôle de la documentation par la DRH (hors présence de la DG) est effectué sur la base
de la matrice des risques.
La DRH inscrit ses constats dans une grille d'échantillonnage annexée à la matrice des risques
de la DG.
6. Séance de "feedback"
La DRH et le RHDG partagent leurs constats. Sauf inégalités graves ou non-respect flagrant
des règles, il n'y a pas de demande de correction des actes pour le passé. Par contre, il est

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demandé de mettre des mesures en place pour la correction future d'éventuelles mauvaises
pratiques.
7. Compte-rendu des contrôles par la DRH
La DRH rédige un compte-rendu qui fait mention de ses constats et recommandations, ainsi
que des suites à donner en matière de décentralisation.
Au préalable, le projet est adressé aux RHDG afin qu'ils puissent y apporter les observations
qu'ils estiment nécessaires avant l'envoi formel.
Le directeur ou la directrice de la DRH est informé-e dans tous les cas des principaux constats
avant le retour à la DG.
Ce compte-rendu est adressé au-à la secrétaire général-e et au-à la directeur-trice du contrôle
interne, avec copie au-à la directeur-trice général-e.
8. Examen de la décentralisation et revue des préconisations avec la direction générale
- plan d'action
Si les éléments du contrôle par échantillonnage laissent paraître une maitrise des risques
insuffisante, la DRH préconise un changement de niveau de décentralisation au-à la secrétaire
général-e. En parallèle, il est demandé à la DG d'adopter un plan d'action et de remédiation, sur
proposition du RHDG, en concertation avec la DRH.
A noter que la décentralisation peut être revue en tout temps.
IV. Annexes
Annexe 1:
- Listes SIRH pour identifier les dossiers liés aux actes administratifs
- Eléments permettant d'identifier les dossiers liés aux processus RH
- Contrôles clés sur les processus RH