Optimiser les interfaces avec la pharmacie - Bloc opératoire

BLOC OPÉRAT OIRE
Partager les solutions org anisationnelles pour la
performance des blocs opératoires
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Méthode ¨ Kit de productions
Optimiser les interfaces avec la pharmacie
La gestion des DM recouvre des enjeux fonctionnels, organisationnels, sanitaires et
économiques qu’il ne faut pas négliger et qui méritent une réflexion adaptée.
Or, les méthodes de gestion logistique des DM sont encore très peu outillées (ces faiblesses
de l’organisation logistique peuvent conduire à des reports/annulations d’interventions, à un
stress inutile des acteurs, des surcoûts, ou encore une perte de chance pour le patient).
En matière d’interface entre le bloc opératoire et la pharmacie, les principaux enjeux résident
dans la gestion des stocks et la gestion des interfaces avec la stérilisation.
Cible
Cadre du bloc
Pharmacien
Cadre de pharmacie
Cadre de stérilisation
Chirurgiens
Enjeux
Fournir le DM approprié au bon patient pour chaque intervention
Assurer la bonne gestion des flux de dispositifs médicaux
Assurer la sécurité du patient pendant les interventions en fournissant des DM en
temps voulu et fiables sur le plan sanitaire
Limiter les dépenses ou immobilisations financières injustifiées liées aux DM
Recentrer les compétences rares (notamment IBODE et IADE) sur leur cœur de métier
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Indicateurs de suivi
Taux de rupture de stock (nombre de références non disponibles / nombre de
références demandées)
Niveau de surstock = (stock actuel / (stock sécurité + X fois X consommation d’ici
prochaine livraison))
Valorisation financière du niveau de surstock / valeur des stocks
Nombre d’évènements indésirables concernant les DM / mois
Kit Outil / REX
Tableau des avantages et inconvénients des différents systèmes logistiques
Tableau des avantages et inconvénients des différents modes de stockage
REX – Choix de dispositifs de stockage
REX – Processus de programmation opératoire
Tableau de bord type de suivi des consommations de DM
Sommaire contrat type Stérilisation – Bloc
Pré-requis
Constituer un groupe de travail pluridisciplinaire regroupant de professionnels du bloc
et de la pharmacie/stérilisation
Clés de la réussite
Coopération forte entre la pharmacie et le bloc opératoire
Dénir la répartition des tâches logistiques entre les professionnels concernés, selon
les compétences requises
Thèmes et fiches associés
Fiche : Optimiser les relations avec les services médico-techniques
Sommaire
1. Organisation de la g estion des stocks
1.1. Choix du système log istique d'approvisionnement et de stockag e
1.2. Répartition des rôles dans la g estion des DM
1.3. Org aniser le suivi et la traçabilité
2. La maîtrise de la consommation des DM
2.1. Rationaliser le référencement des DM
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2.2. Anticiper l'utilisation des DM et vérifier leur disponibilité
2.3. Suivi de la consommation des DM
3. Les leviers à mobiliser pour fluidifier l'interface bloc - pharmacie
3.1. L'informatisation de la g estion des DM pour le bloc
3.2. La contractualisation entre le bloc et la stérilisation
Actions pour la mise en oeuvre
1. Organisation de la g estion des stocks
Les DM du bloc opératoire se répartissent en plusieurs catégories à gérer de façon adaptée
selon les risques afférents et leur caractère réutilisable ou à usage unique :
Les DMNS (Dispositifs Médicaux Non Stériles) : ex : gants à usage unique, habillage à
usage unique, etc.
Les DMS (Dispositifs Médicaux Stériles) comprenant :
Les DMR (Dispositifs Médicaux Réutilisables) : ex : boîtes d’instrumentation,
endoscopes, etc.
Les DMI (Dispositifs Médicaux Implantables) : ex : prothèse de hanche, prothèse
vasculaire, etc.
Les DMS (Dispositifs Médicaux à usage unique) : ex : compresses stériles, seringues,
sondes, etc.
Toutefois, pour l’ensemble de ces DM, la gestion des stocks peut s’organiser autour des
bonnes pratiques suivantes :
1.1. Choix du système log istique d'approvisionnement et de stockag e
Pour gérer les stocks, il sera nécessaire de définir pour chaque produit :
Le stock de sécurité = stock minimum calculé d’après les aléas (variabilité) de
consommation et de livraison
Le seuil de commande = Stock de sécurité + consommation d’ici la prochaine livraison
(= consommation moyenne journalière X nb jours d’ici la prochaine livraison)
Différents systèmes d’approvisionnement logistiques existent. Les plus fréquents sont :
L’approvisionnement par complémentation à dates fixes de dotations
L’approvisionnement par système plein-vide à dates fixes de dotations
Les systèmes d’approvisionnement par déclenchement automatique en dessous de
seuils de commande
L’approvisionnement sur préconisations de commande
La description de ces diérents systèmes d’approvisionnement avec leurs avantages et
leurs inconvénients vous est proposée : cliquez ici.
En termes de stockage, au bloc opératoire, des contraintes sont à respecter. Les systèmes
de stockage doivent être :
Lavables et nettoyables facilement : dans ce cadre, des contenants (bacs, tiroirs)
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détachables et pouvant passer en laveur sont un plus ;
Résistants mécaniquement, car les boîtes d’instrumentation peuvent peser très lourd ;
Modulables facilement en dimensions et espaces, car les DM de bloc évoluent vite ;
Occuper une surface au sol réduite, car le m² de bloc opératoire coûte cher ;
En atmosphère contrôlée pour éviter le dépôt de poussières.
Différents modes de stockage des DM au bloc existent :
Etagères grillagées lavables
Paniers grillagés de stérilisation attachés au mur
Les stockeurs rotatifs verticaux
Les tours de stockage
Vous pouvez consulter le tableau récapitulant les avantages et inconvénients des dispositifs
de stockage des DM en cliquant ici. Par ailleurs, vous trouverez un exemple de démarche de
choix de dispositifs de stockage : cliquez ici.
1.2. Répartition des rôles dans la g estion des DM
En fonction du choix du système logistique, de la taille du bloc ainsi que du nombre
d’intervenants, plusieurs organisations en matière de répartition des rôles peuvent exister :
Identication d’un personnel au bloc opératoire responsable de la gestion des stocks
et des DM
Identication d’un IBODE / IDE référent de la gestion des stocks et des DM par
spécialité
Identification d’un personnel à la pharmacie (en général un préparateur en pharmacie)
De nouvelles organisations tendent à émerger, comme la mise en place d’un
gestionnaire de flux
Dans de nombreux établissements, l’organisation classique de répartition des rôles est de
confier :
aux IBODE / IADE, la dénition des besoins, l’inventaire, la rédaction de la commande et
le rangement d’au moins une partie des DM (+ revoir les listes de DM utilisés par
intervention avec les chirurgiens)
au cadre de bloc, le suivi des commandes
au pharmacien de valider les commandes
aux préparateurs ou secrétaires de pharmacie : la passation des commandes aux
fournisseurs
aux agents logistiques la réception et le transport des DM
Dans cette organisation, les tâches qui incombent aux IBODE / IADE restent nombreuses et
leur mobilisent une part non négligeable de leur temps. Dans un contexte où l’on cherche à
optimiser le temps des soignants et à valoriser leurs compétences soignantes surtout
auprès des patients pour les interventions, certains établissements mettent en place de
nouvelles organisations avec un « gestionnaire de ux » qui ne soit ni IBODE ni IADE et qui
soulage ces dernières de l’aspect purement logistique (inventaire, rangement des DM,
décartonnage, etc.) an de faire participer les soignants dans la gestion des DM que sur les
tâches requérant leurs compétences soignantes (ex : vérication des DM nécessaires par
intervention, révision des listes de DM/intervention avec les chirurgiens).
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Ce gestionnaire de flux peut être par exemple un préparateur en pharmacie ou un personnel
du bloc (hors IBODE / IDE et hors IADE).
1.3. Org aniser le suivi et la traçabilité
La traçabilité des entrées / sorties de stocks est indispensable pour objectiver les stocks
présents dans les arsenaux d’après les consommations passées.
Il est important de faire régulièrement des inventaires de stocks pour mesurer les écarts
entre stocks physiques et stocks informatiques, et rechercher les causes des écarts et
réajuster le niveau des stocks.
Les inventaires pourront être soient complets (sur tous les produits), soient tournants (sur
une partie diérente des produits à chaque fois), soient uniquement sur les produits
critiques spéciques à chaque établissement (dont la rupture de stock est impossible pour
poursuivre l’activité), ou sur les produits onéreux.
2. La maîtrise de la consommation des DM
2.1. Rationaliser le référencement des DM
La diminution du nombre de références équivalentes pour un même usage peut permettre
de massifier les achats et d’obtenir des prix unitaires moindres.
Dans cet objectif, deux étapes sont essentielles :
Rationalisation du référencement des DMR et DMI
Harmonisation du parc d’instrumentation pour les DMS ainsi que mise en adéquation
de ce parc avec l’activité et la programmation
2.2. Anticiper l'utilisation des DM et vérifier leur disponibilité
L’anticipation de la mise à disposition des DMR et DMI nécessaires aux interventions dans le
processus de programmation est fondamentale pour fiabiliser la logistique de ces DM.
Le processus peut se dérouler selon les étapes suivantes :
Lors de la demande de prog rammation de l’acte chirurgical : Le chirurgien
indique sur la che de demande d’intervention papier ou informatisé, le libellé de
l’intervention avec la technique chirurgicale (liée aux DMR) et le DMI qu’il compte utiliser.
Lors du sta de prog rammation de la semaine précédant l’intervention : La
personne référente de la gestion des DM commande / réserve le matériel.
72H avant l’intervention prog rammée : La personne référente de la gestion des
DM contrôle la disponibilité du matériel et vérie sa conformité avec la technique
chirurgicale prévue.
Nous vous proposons un exemple de procédure de programmation qui intègre cette
vérification de la disponibilité des DM : cliquez ici.
En amont de la vacation opératoire : Les IBODE / IDE de salle préparent la veille, sur
des chariots serveurs, le matériel nécessaire pour les interventions.
2.3. Suivi de la consommation des DM
Il est important d’organiser le suivi de la consommation des DM.
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