Compte rendu de la réunion Rallye ACL8/2016 Du 07/04/2015

Compte rendu de la réunion Rallye ACL8/2016
Du 07/04/2015
Présents : Luc et Gérald
Excusés : Sylvie et Jean Claude
Ordre du jour ci-dessus traité en totalité
Décisions prises :
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Recherches de sponsors
o Credit mutuel ( Luc)
o Crédit agricole du Sud Est ( Gérald )
o Décathlon Part Dieu ( Luc)
o Décathlon Saint Priest ( Gérald )
o Société Inventage ( Jean Charles - Gérald )
o Société Conceptor ( Gérald )
o Renault Dacia Lyon Vaise ( Gérald )
o GRDF ( Luc )
o Transolin ( Luc )
 A ce jour :
o Vision plus , Carrefour Monplaisir ont accepté le principe d’être sponsor
o Sodicycle a refusé de sponsoriser A CL 8 pour le rallye
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Communications publicité :
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Envoi info officielle au CODEP69 par Gérald ( Gilbert Chevallier
objectif :
matérialiser la date du 10/04/2016 pour le calendrier FFCT avant la réunion
officielle de 09/2015)
o Sylvie préparera ,pour officialiser le rallye ACL 8/2016, un courrier à l’attention
de Karim Matarfi ( adjoint au maire de Lyon 8ème ) ( objectif : officialiser la date
du 10/04/2016 – demander la procédure à respecter pour l’utilisation des locaux
et parkings extérieurs )
Courrier à la signature de Gérald et envoyé à Madame Aicha Mahzi
o Gérald contacte Aurélien Bideau pour un article dans le progrès ( contacter en
02/2016 )
o Gérald contacte la correspondante du progrès pour un article dans le progrès (
voir avec Delphine Lavet )
( Dès à présent Gérald les contacte pour présenter le projet ACL8)
o Communiquer sur le site de Lyon sport ( Gérald )
o Communiquer sur le site de sport Villeurbanne ( Luc )
o Envoyer les deux plaquettes de la Castellane à Luc
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Prévoir pour le 28/04/2015 une photo de groupe avec veste ACL8 + casque(
photo jointe aux articles de communication et plaquettes )
Le 28/04/2015 ( réunion de tous les membres ) le nom de ce rallye sera décidé
collégialement
La communication ( flyers -= le point de Luc – voir plaquettes castellanes )
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Parcours :
o Etude d’un nouveau parcours de 140km ( Luc )
o Gérald étudie les deux parcours tracés par Luc )
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Détail des denrées des ravitaillements ( prévoir pour 300 participants )
o Café – Thé – Eaux
o Pain jambon saucisson
o Biscuits 4/4 , pain d’épice
o Pruneaux
o Fruits secs
o Chocolat
o Pattes de fruit
o Fruits frais ( oranges pommes )
o Gobelets
o Sacs poubelles
o Assiettes
o Gruyère
o Sucres
o petites cuillères pour café et thé
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Besoins logistiques :
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Tables et chaises de marques : ( Gérald demande à la mairie du 8ème )
Tables d’inscriptions ( Gérald mairie du 8ème )
Documents d’inscriptions ( quoi, qui ) Luc voit pour les fiches d’inscription
Pour ravitaillements ( barnum, tables, chaises ) Luc
Sono ( FFCT ) demande officielle par Gérald
Parkings vélos extérieurs ( voir avec la mairie du 8ème )
Outillage ( Luc et Gérald )
Véhicule avec attelage + remorque de Luc ( ou camionnette de Luc )
Recensement des volontaires pour : ( mail par Sylvie )
o Le fléchage des parcours
( 4 équipes de 3 personnes ) la veille
o Logistique d’installation des mobiliers divers ( 6 personnes )
o La tenue des tables de marque
( 6 personnes )
o Ravitaillements
( 3 fois 2 personnes )
o La tenue des stands départ et arrivée mairie du 8 ème
( 6 personnes )
o Le guide au départ et arrivée
( 1 personne )
o Pilotage du rallye
( 1 personne )
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L’aspect financier ( Gérald – Jean Claude et Yann )
o Budget prévisionnel ( toujours pas d’info du CODEP == Gérald relance Gilbert
Chevallier pour les ratios financiers souhaités ( demande jointe au courrier du
CODEP rédigé par Gérald ))
o Le prix des inscriptions ( 6€ FFCT - 8€ les autres fédérations – 10€ € les non
licenciés et familles avec au moins un enfant de moins de 18ans – gratuit pour
les moins de 18 ans )
o Estimation des denrées nécessaires pour 300 participants
 Luc s’en charge
o Dépenses d’assurance FFCT ( option B )
o Marquage au sol ( peinture , flèches…)
o Dédommagement utilisation des véhicules perso ( 10 cm du km )
Prochaine réunion le 04/05/2015 à 19h00 au local 13 rue Antoine Lumière
( présences à minima souhaitées de Luc, Jean Claude, Sylvie et Yann )