Annexe A - Réponse à la vérification de l`équité en matière d`emploi
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Vérification de l’équité en matière d’emploi Juillet 2008 i Vérification de l’équité en matière d’emploi Étapes d’approbation du rapport Planification terminée Vérification sur place terminée Production du rapport Rapport envoyé aux fins d’une réponse de la direction Réponse de la direction Rapport terminé Rapport présenté au Comité consultatif externe de vérification Approuvé par le sous-ministre Octobre 2007 Janvier 2008 Février 2008 Mars 2008 Mars 2008 Mars 2008 Avril 2008 Juillet 2008 Préparée par la Direction générale de la vérification et de l’évaluation Remerciements L’équipe de projet de la Direction générale de la vérification et de l’évaluation, composée de Julie Clavet-Drolet et Lise Gravel, et dirigée par Sophie Boisvert sous la direction de Jean Leclerc, tient à remercier toutes les personnes qui ont contribué à ce projet et, en particulier, les employés du Ministère et les spécialistes des autres ministères, des organismes centraux et de la Commission canadienne des droits de la personne qui ont été interviewés et qui ont fait part d’idées et d’observations cruciales pour la présente vérification. Original signé par : __________________ Stephen McClellan Dirigeant principal de la vérification Environnement Canada ii Vérification de l’équité en matière d’emploi Table des matières RÉSUMÉ ........................................................................................................................ iv INTRODUCTION............................................................................................................. 1 1.1 Contexte .......................................................................................................... 1 1.2 Portée et méthodologie .................................................................................... 1 2 RÉSULTATS ET RECOMMANDATIONS ................................................................. 2 2.1 Situation concernant les cinq exigences du Rapport de 2003 de la Commission ................................................................................................................. 2 2.2 Objectifs de l’équité en emploi et responsabilisation ........................................ 4 2.2.1 Taux de représentation requis ..................................................................... 4 2.2.2 Déclaration volontaire des employés des groupes désignés ........................ 6 2.2.3 Identification des obstacles à l’équité en matière d’emploi ........................... 6 2.2.4 Responsabilisation ....................................................................................... 7 2.3 Consultations, communication et formation ..................................................... 8 2.3.1 Consultations ............................................................................................... 8 2.3.2 Communication ............................................................................................ 8 2.3.3 Formation..................................................................................................... 9 2.4 Optimisation des ressources .......................................................................... 10 2.4.1 Ressources consacrées à l’équité en emploi ............................................. 10 2.4.2 Comparaison avec d’autres ministères ...................................................... 11 2.5 Engagements à long terme ............................................................................ 11 2.5.1 Activités de sensibilisation ......................................................................... 11 2.5.2 Réseaux..................................................................................................... 12 2.5.3 Champion .................................................................................................. 12 3 CONCLUSION ....................................................................................................... 15 Annexe A - Réponse à la vérification............................................................................. A de la conformité de l’équité en matière d’emploi 10 avril 2008 ...................................... A Environnement Canada iii Vérification de l’équité en matière d’emploi RÉSUMÉ En tant qu’employeur, Environnement Canada doit se conformer à la Loi sur l’équité en matière d’emploi. En 2003, la Commission canadienne des droits de la personne (la Commission) a conclu que le Ministère était en conformité avec la Loi sur l’équité en matière d’emploi, à condition qu’il mette en application les cinq exigences mentionnées dans le rapport de la Commission. Il est prévu que la Commission fera un suivi en 2008 pour déterminer si le Ministère satisfait aux exigences et si des progrès raisonnables ont été réalisés dans la mise en œuvre du Plan d’équité en matière d’emploi et de gestion de la diversité afin de respecter intégralement la Loi. En préparation du suivi de la Commission, une vérification de la conformité et de l’optimisation des ressources de l’équité en matière d’emploi a été incluse dans le Plan de vérification et d’évaluation de 2007-2008, tel qu’il a été approuvé par le Comité ministériel de vérification et d’évaluation, le 18 avril 2007. Objectifs et portée La présente vérification avait pour objectif d’évaluer le niveau de conformité actuel du Ministère à la Loi sur l’équité en matière d’emploi et aux politiques, règlements et lignes directrices connexes, ainsi que d’évaluer l’efficacité, l’efficience et l’économie du programme du Ministère par le biais de la vérification de l’optimisation des ressources. La vérification s’est concentrée sur la représentation des groupes désignés au Ministère et les causes susceptibles d’avoir empêché l’atteinte des taux requis. Les résultats de la vérification sont basés sur de la recherche, de l’analyse documentaire et des entrevues. Conclusions Au sein du personnel du Ministère, les femmes, les Autochtones et les personnes handicapées sont représentés à leur niveau de disponibilité ou à un niveau supérieur. Toutefois, le Ministère n’a pas atteint les taux de représentation requis pour les minorités visibles. De plus, Environnement Canada n’a pas entièrement satisfait aux cinq exigences décrites dans le rapport présenté par la Commission en 2003. Il semble que pour diverses raisons, l’équité en matière d’emploi ne soit plus une aussi grande priorité depuis quelques années. De façon plus précise, les entrevues ont révélé que les gestionnaires n’avaient pas d’objectifs concrets en ce qui a trait à l’équité en matière d’emploi, de sorte que leur performance à cet égard ne peut être mesurée. Elles ont également révélé que la communication avec les employés était limitée et pourrait être diversifiée, et qu’il faudrait plus d’échanges entre la Sous-section de l’équité en matière d’emploi, les gestionnaires et les spécialistes en ressources humaines. De plus, la formation sur la diversité n’est plus obligatoire et les consultations avec les parties intéressées ont été moins fréquentes qu’auparavant. En 2005, l’équipe responsable de l’équité en matière d’emploi comptait 2,5 employés à temps plein au niveau de l’organisation centrale. À ces employés s’ajoutaient des coordonnateurs régionaux. Cependant, au cours de la restructuration du Ministère, le réseau de coordonnateurs a été moins actif que par les années passées. De plus, un Environnement Canada iv Vérification de l’équité en matière d’emploi employé à temps plein au sein de la sous-section s’est vu confier d’autres priorités en ressources humaines. Par conséquent, alors qu’en 2005 on comptait l’équivalent de 2,5 employés s’occupant à temps plein de questions et d’initiatives liées à l’EE au niveau de l’organisation centrale, il n’y a actuellement que 1,5 employé à temps plein affecté à ce programme. Fait à noter, le Ministère a récemment lancé une campagne-éclair d’équité en matière d’emploi, avec pour objectif de réduire les écarts de représentation de son effectif. La campagne met l’emphase sur l’embauche de personnes appartenant aux groupes désignés au sein des programmes et activités qui sont en période de dotation. Il est cependant trop tôt pour commenter l’efficacité de cette initiative. Les conséquences possibles de la non-conformité avec la Loi sur l’équité en matière d’emploi comprennent, en dernier recours, le renvoi par la Commission du Ministère au Tribunal de l’équité en matière d’emploi. Recommandation nº 1 La sous-ministre adjointe de la Direction générale des ressources humaines doit : Développer un nouveau plan d’équité en matière d’emploi conforme aux exigences de la Loi; ce plan doit être réaliste, axé sur des résultats mesurables, et sa mise en œuvre doit faire l’objet d’un suivi. Il doit également définir les rôles et responsabilités de la Direction générale des ressources humaines et des gestionnaires. La sous-ministre adjointe de la Direction générale des ressources humaines doit songer à inclure dans le plan d’équité en emploi les éléments suivants: Déclaration volontaire et responsabilisation envoyer périodiquement des rappels invitant les employés à se déclarer volontairement membres d’un groupe désigné et s’assurer que la Direction générale des ressources humaines et les gestionnaires rappellent périodiquement aux employés l’importance de la déclaration volontaire; contrôler le retour des formulaires de déclaration volontaire et effectuer un suivi des formulaires non retournés; s’assurer que les taux de représentation du Ministère et les écarts sont communiqués à la direction et transmis aux employés. Consultations, communications et formation s’assurer d’utiliser divers canaux de communication afin d’accroître l’efficacité des communications; l’information devrait inclure les progrès réalisés et les difficultés rencontrées, les taux de représentation, les outils disponibles et les pratiques exemplaires; demander à la haute direction de promouvoir activement les initiatives d’équité en emploi et les progrès réalisés auprès des équipes de gestion et des employés; Environnement Canada v Vérification de l’équité en matière d’emploi élaborer des mécanismes de collaboration interne et réduire le travail en vase clos, par exemple en incluant périodiquement cette question à l’ordre du jour des réunions de gestion de Ressources humaines; s’assurer que les consultations reprennent; s’assurer qu’une formation sur l’équité en matière d’emploi est disponible à tous les employés et envisager de la rendre obligatoire pour les gestionnaires; dans le cadre de leur nouveau plan de formation, rendre obligatoire une formation sur l’équité en emploi pour tous les conseillers en ressources humaines. Activités de sensibilisation et réseaux faire la promotion des activités de sensibilisation existantes à l’ensemble du Ministère et fournir aide et conseils aux directions générales pour la mise en œuvre de programmes de sensibilisation; remplacer le plus rapidement possible le champion et fournir à la Sous-section de l’équité en matière d’emploi le soutien nécessaire; avec le soutien du champion, utiliser à leur plein potentiel les réseaux des groupes désignés comme vecteur de communication, de consultation et de promotion de l’équité en emploi. Recommandation nº 2 La sous-ministre adjointe de la Direction générale des ressources humaines doit également : réaliser un examen des systèmes d’emploi, tel qu’il est requis par la Loi sur l’équité en matière d’emploi et ses Règlements. Réponse de la direction La Direction générale des ressources humaines est d’accord avec les recommandations. L’Annexe A présente un plan détaillé des mesures précises qui seront prises à la suite des recommandations, incluant des objectifs, des échéances et les personnes responsables de leur mise en oeuvre. Environnement Canada vi Vérification de l’équité en matière d’emploi INTRODUCTION 1.1 Contexte En tant qu’employeur, le gouvernement du Canada doit se conformer à la Loi sur l’équité en matière d’emploi (ci-après appelée la Loi). Selon la politique du Secrétariat du Conseil du Trésor sur l’équité en emploi, il incombe au Ministère de faire le nécessaire pour se conformer aux exigences de la Loi. La Commission canadienne des droits de la personne (ci-après appelée la Commission) a la responsabilité de vérifier si les employeurs se conforment aux exigences de la Loi. En 2003, la Commission a présenté les résultats de sa vérification de la conformité à l’équité en matière d’emploi d’Environnement Canada. La Commission a conclu que le Ministère était en conformité avec les exigences de la Loi à condition qu’il mette en application les cinq exigences mentionnées dans le rapport de la Commission. Il est prévu que la Commission fera un suivi en 2008 pour déterminer si le Ministère satisfait aux exigences et si des progrès raisonnables ont été réalisés pour mettre en œuvre son Plan d’équité en matière d’emploi et de gestion de la diversité afin de respecter intégralement la Loi. Conformément aux articles 25 à 30 de la Loi, s’il s’avère que le Ministère n’est pas conforme aux exigences, la Commission en informera le Ministère et obtiendra un engagement écrit pour corriger ces lacunes. Si le Ministère ne respecte pas cet engagement, la Commission pourra alors émettre une directive. Si le Ministère ne se conforme pas à cette directive, la Commission pourra renvoyer ce dernier à un tribunal de l’équité en matière d’emploi qui prendra les mesures correctives nécessaires. En préparation du suivi de la Commission, une vérification de la conformité et de l’optimisation des ressources de l’équité en matière d’emploi (EE) a été incluse dans le Plan de vérification et d’évaluation de 2007-2008, tel qu’il a été approuvé par le Comité ministériel de vérification et d’évaluation d’Environnement Canada, le 18 avril 2007. 1.2 Portée et méthodologie La présente vérification avait pour objectif d’évaluer le niveau de conformité actuel du Ministère avec la Loi sur l’équité en matière d’emploi et les politiques, règlements et lignes directrices connexes, ainsi que l’efficacité, l’efficience et l’économie du programme du Ministère par le biais de la vérification de l’optimisation des ressources. Lors de l’élaboration des méthodes de vérification, l’équipe de vérification a contacté le directeur de vérification de la conformité à la Commission canadienne des droits de la personne pour discuter de la revue à venir de la Commission et de l’approche que celle-ci souhaite adopter. La Commission évaluera les progrès du Ministère relativement aux exigences de la Loi de même que les recommandations indiquées dans le rapport de la Commission. La revue portera sur ce qui suit : Environnement Canada 1 Vérification de l’équité en matière d’emploi l’atteinte des taux de représentation au titre de l’équité en matière d’emploi et les raisons pour lesquelles ils ne sont pas atteints, le cas échéant; l’augmentation des taux de représentation des groupes désignés; la mise en œuvre du plan ministériel d’équité en matière d’emploi et de mesures visant les groupes désignés pour lesquels le taux de représentation n’a pas été atteint. En se basant sur cette nouvelle approche, l’équipe de vérification a décidé d’adopter une méthodologie et une portée similaires. Par conséquent, l’équipe ne s’est pas concentrée sur les 87 mesures que renfermait le Plan d’équité en matière d’emploi et de gestion de la diversité de 2002-2005, ni n’a analysé l’examen des systèmes d’emploi et l’analyse de l’effectif produits par le Ministère. La vérification a plutôt porté sur les taux de représentation du Ministère au titre de l’équité en matière d’emploi, et sur les causes probables du non-respect des taux de représentation requis. Les résultats de la vérification sont basés sur la recherche, l’analyse des documents et des entrevues. Le rapport est structuré en fonction des éléments suivants : 1. 2. 3. 4. 5. Situation concernant les cinq exigences du Rapport de 2003 de la Commission Objectifs de l’équité en matière d’emploi et responsabilisation Communication, consultation et formation Analyse de l’optimisation des ressources Engagements à long terme 2 RÉSULTATS ET RECOMMANDATIONS 2.1 Situation concernant les cinq exigences du Rapport de 2003 de la Commission En 2003, la Commission a conclu qu’Environnement Canada se conformait aux exigences de la Loi à condition qu’il mette en place les cinq exigences énoncées dans le rapport de la Commission. Les entrevues effectuées dans le cadre de cette vérification et les documents fournis à l’équipe de vérification ont révélé ce qui suit en ce qui a trait à ces cinq exigences : Exigence nº 1 Environnement Canada doit remettre aux nouveaux employés et aux employés actuels la Brochure de questions et réponses sur la déclaration volontaire lorsqu’il y a des mesures de dotation. Bien qu’aucune brochure n’accompagne le formulaire de déclaration volontaire d’Environnement Canada, ce formulaire renferme certaines informations à ce sujet ainsi qu’une liste de personnes-ressources. Il existe également une page Web sur l’équité en matière d’emploi qui renferme une série de questions et réponses; toutefois, le formulaire de déclaration volontaire n’indique pas le lien vers ce site. De plus, selon certaines personnes interviewées, le formulaire de déclaration volontaire n’est pas remis systématiquement à tous les nouveaux employés. (Voir la Section 2.2.2 du présent rapport pour plus de détails sur la déclaration volontaire.) Environnement Canada 2 Vérification de l’équité en matière d’emploi Exigence nº 2 Environnement Canada doit mettre en œuvre les exigences suivantes relatives à l’embauche : 2.1 Lorsque des gestionnaires dotent des postes en personnel à titre occasionnel, ils doivent demander des candidats appartenant aux groupes désignés à raison de 1,5 fois leur disponibilité. Selon les entrevues, il semble que les personnes qui participent au processus de dotation n’aient pas respecté cette exigence. 2.2 Il faut rappeler aux gestionnaires l’existence de la délégation élargie de dotation et la façon de la mettre en application. L’équipe de vérification a obtenu des preuves de l’utilisation de la délégation élargie de dotation. Toutefois, les entrevues ont fourni la preuve que les gestionnaires ne sont pas tous au courant de l’existence de cet outil qui permet aux gestionnaires ayant des pouvoirs délégués de dotation de recruter des membres des groupes désignés sous-représentés sans concours, pour des postes de durée déterminée ou indéterminée. 2.3 Lorsque les gestionnaires ont recours à leurs réseaux personnels pour trouver des candidats, ils doivent demander une recommandation de candidats appartenant à des groupes désignés, auquel cas la délégation élargie de dotation peut être appliquée. Selon les entrevues, rien n’indique que les personnes interviewées aient utilisé leurs réseaux personnels pour trouver des candidats appartenant aux groupes désignés. Exigence nº 3 Environnement Canada doit préparer un plan pour que les bureaux du Ministère soient parfaitement accessibles aux personnes handicapées. Il n’existe aucun plan à l’échelle du Ministère à cet égard. La direction a informé l’équipe de vérification que les normes du Conseil du Trésor sur l’accessibilité aux biens immobiliers prévoient des exemptions et des variations mineures. En 1995, les ministères devaient se conformer en tous points à cette norme. À cette époque, un certain nombre d’installations et de sites ont été exemptés par Environnement Canada, notamment : 1. Les localités éloignées; 2. Les postes de surveillance automatique; 3. Les installations où les exigences opérationnelles sont telles que des personnes handicapées ne peuvent raisonnablement y accéder. Un rapport soumis au Conseil du Trésor à cette époque indiquait que le Ministère se conformait à la politique. Exigence nº 4 Les employés doivent être informés que toutes les communications relatives à l’équité en matière d’emploi seront disponibles, sur demande, dans un autre format et Environnement Canada doit prendre des mesures additionnelles pour informer les employés sur cette question et diffuser le matériel en utilisant d’autres supports. Environnement Canada 3 Vérification de l’équité en matière d’emploi Les entrevues ont révélé que l’information est disponible sous d’autres formes dans le cas des activités de recrutement; la diffusion de divers documents sur l’équité en matière d’emploi n’est pas toujours effectuée; et le Ministère n’a pas recours à une stratégie de communications diversifiées (voir la Section 2.3.2 du présent rapport pour plus de détails). Exigence nº 5 Environnement Canada doit établir un mécanisme formel pour consulter les employés non syndiqués, tel que stipulé dans la Loi, et doit consulter les employés syndiqués comme la Loi l’exige. Les informations reçues lors des entrevues et celles fournies par la Sous-section de l’équité en matière d’emploi, ont confirmé qu’il y avait un mécanisme formel de consultation. Cependant, comme il n’y a pas eu de champion de l’équité en matière d’emploi (ci-après appelé le champion) pendant six mois (de juin 2006 à janvier 2007), il y a eu moins de consultations. À la suite de la nomination du nouveau champion en 2007, des efforts ont été faits pour encourager la reprise des consultations (voir la Section 2.3.1 du présent rapport pour plus de détails). Au moment de la revue de la Commission, le Ministère se conformait à l’exigence de l’article 10 de la Loi, d’avoir un plan d’équité en matière d’emploi. Toutefois, depuis 2006, le Ministère n’a pas de plan valide et approuvé qui respecterait cette exigence. Or, tel qu’il a été mentionné prédédemment, la non-conformité avec la Loi peut entraîner de graves conséquences pour le Ministère. 2.2 Objectifs de l’équité en emploi et responsabilisation 2.2.1 Taux de représentation requis Le Ministère a atteint des taux de représentation pour les femmes, les Autochtones et les personnes handicapées correspondant à leur niveau de disponibilité ou à un niveau supérieur; toutefois, le Ministère n’a pas atteint les taux de représentation requis pour les minorités visibles. En effet, celles-ci demeurent sous-représentées d’environ 1,5 p. 100, soit 89 personnes. Présentement, 705 membres de minorités visibles se sont déclarés volontairement au Ministère. De plus, selon la Loi sur l’équité en matière d’emploi, Partie I, article 5, il faut prendre en compte la représentation de ces groupes dans les diverses catégories professionnelles. On compte six catégories professionnelles, définies comme suit : direction; scientifique et professionnelle; administration et service extérieur; technique; soutien administratif; et exploitation. La dernière analyse de l’effectif effectuée le 31 janvier 2008 révèle ce qui suit : Bien que la représentation des femmes ait augmenté au cours des trois dernières années, elles sont encore sous-représentées dans les catégories direction et technique. Environnement Canada 4 Vérification de l’équité en matière d’emploi La représentation globale des Autochtones a été relativement constante au cours des trois dernières années, ce groupe étant sous-représenté dans la catégorie direction. La représentation globale des personnes handicapées a été relativement constante au cours des trois dernières années; ce groupe est sous-représenté dans la catégorie scientifique et professionnelle. Bien que la représentation des minorités visibles ait augmenté au cours des trois dernières années, ce groupe demeure sous-représenté dans les catégories scientifique et professionnelle, administration et service extérieur, et exploitation. Le tableau suivant indique les d’écarts de représentation par catégorie professionnelle. Tableau 1. Écarts représentationnels au sein d’Environnement Canada Nombre de personnes manquantes dans chaque groupe Femmes Catégorie professionnelle Autochtones Personnes handicapées Membres de minorités visibles Nombre % Nombre % 2 1,7 5 4,1 Cible atteinte Cible atteinte Cible atteinte Cible atteinte Direction Personnel de cabinets ministériels Cible atteinte Cible atteinte Scientifique et professionnelle Cible atteinte Cible atteinte Administration et service extérieur Cible atteinte Nombre Nombre % 0,4 32 1,1 Cible atteinte Cible atteinte 17 0,9 3,5 Cible atteinte Cible atteinte 45 4,0 Soutien administratif Cible atteinte Cible atteinte Cible atteinte Exploitation Cible atteinte Cible atteinte Cible atteinte Technique 39 11 % Cible atteinte 2 3,5 Source : Analyse de l’effectif d’Environnement Canada, le 31 janvier 2008. Fait à noter, le Ministère a récemment lancé une campagne-éclair d’EE, avec pour objectif de réduire les écarts de représentation de son effectif. La campagne met l’emphase sur l’embauche de personnes appartenant aux groupes désignés au sein des programmes et activités qui sont en période de dotation. Il est cependant trop tôt pour commenter l’efficacité de cette initiative. Un contrôle des résultats de cette campagne-éclair sera effectué en vue d’évaluer l’efficacité d’une telle stratégie. Environnement Canada 5 Vérification de l’équité en matière d’emploi 2.2.2 Déclaration volontaire des employés des groupes désignés Conformément à l’article 9, Section 1 de la Loi, il incombe à chaque employeur de recueillir des renseignements sur son effectif et d’effectuer des analyses sur celui-ci afin de mesurer la sous-représentation des membres des groupes désignés dans chaque catégorie professionnelle. La Sous-section de l’équité en matière d’emploi à Environnement Canada est responsable de ces analyses. L’analyse est effectuée au moins une fois l’an. Les taux de disponibilité sur le marché du travail sont utilisés pour évaluer le niveau de représentation de chaque groupe désigné; ces taux sont basés sur les données du recensement canadien et sont fournis par le Secrétariat du Conseil du Trésor. Une fois que le Ministère est en possession de ces données, la Sous-section de l’équité en matière d’emploi compare les taux de disponibilité avec les taux de représentation du Ministère pour identifier des écarts possibles au niveau de la représentation. La seule façon pour le Ministère de recueillir légalement des données sur les groupes désignés est par le biais de la déclaration volontaire des employés. Seuls les employés qui ont volontairement déclaré leur appartenance à un groupe désigné peuvent être considérés comme des membres des groupes désignés. Les taux de représentation officiels ne reflètent donc pas nécessairement la situation réelle du Ministère étant donné que la déclaration est volontaire. C’est la raison pour laquelle le Ministère doit encourager activement la déclaration volontaire dans l’ensemble de l’organisation, et ce, sur une base continue. Pour encourager la déclaration volontaire, chaque lettre d’offre d’emploi envoyée aux employés par Environnement Canada est accompagnée d’un formulaire de déclaration volontaire (auto-identification). Tous les employés embauchés par le Ministère sont tenus de remplir les sections obligatoires du formulaire et de retourner celui-ci, qu’ils aient choisis ou non de s’auto-identifier. Bien que les employés soient obligés de retourner le formulaire, aucun suivi n’est effectué sur le retour des formulaires, de sorte qu’il est impossible de déterminer le nombre de formulaires manquants. Comme certaines personnes interviewées ont déclaré ne pas avoir reçu un tel formulaire au moment de leur embauche, il est possible que les taux de représentation soient sousestimés, ce qui augmente le risque de non-conformité du Ministère avec la Loi sur l’équité en matière d’emploi. L’absence d’uniformité dans la distribution du formulaire peut découler de l’important roulement de personnel et du manque de formation des conseillers en dotation à qui revient la responsabilité de joindre ce formulaire à la lettre d’offre. (Voir la Section 2.3.3 du présent rapport pour plus de détails sur la formation.) 2.2.3 Identification des obstacles à l’équité en matière d’emploi L’article 9(b), Partie 1 de la Loi, stipule qu’il incombe à l’employeur « d’étudier ses systèmes, règles et usages d’emploi, conformément aux règlements, afin de déterminer les obstacles en résultant pour les membres des groupes désignés ». Cette analyse s’intitule Examen des systèmes d’emploi et porte sur les points où des écarts de représentation ont été identifiés dans l’analyse de l’effectif. Bien que la Loi n’oblige pas expressément les employeurs à effectuer périodiquement un examen des Environnement Canada 6 Vérification de l’équité en matière d’emploi systèmes d’emploi, les Lignes directrices sur la politique d'équité en emploi du Secrétariat du Conseil du Trésor stipulent notamment que les ministères doivent réaliser « un examen des systèmes d'emploi si la sous-représentation existe » et veiller à « l’élimination des obstacles éventuels et non autorisés par la Loi. » En 2002, Environnement Canada a réalisé un examen des systèmes d’emploi basé sur les écarts de représentation identifiés dans l’analyse de l’effectif effectuée en 2001. Le fait que le Ministère a toujours les mêmes écarts de représentation que ceux qui prévalaient en 2001 laisse entendre que cet examen n’a pas permis d’identifier tous les obstacles ou que le plan d’action développé à l’époque n’a pas été entièrement mis en oeuvre. La Sous-section de l’équité en matière d’emploi compte mener un nouvel examen en avril 2008 et les résultats de cette vérification indiquent que la conduite de ce nouvel examen est justifiée. L’examen effectué en 2002 a donné lieu à cinquante-neuf recommandations. Le Plan d’équité en matière d’emploi, préparé afin de surmonter les obstacles identifiés et de répondre aux recommandations présentés, renfermaient plus de 87 mesures, rendant ainsi sa mise en oeuvre et le suivi complexes. Cet aspect devrait être pris en compte lors du prochain examen et au moment de la préparation du nouveau plan. Au cours de la vérification, certaines personnes interviewées ont indiqué qu’il peut être difficile d’atteindre les taux requis de représentation des personnes handicapées. En effet, pour certains postes de la catégorie scientifique et professionnelle, la nature du travail et certaines contraintes comme le travail sur le terrain, les quarts de travail et les exigences en matière de santé et sécurité rendent plus difficile l’adaptation du milieu de travail. Ces obstacles potentiels devraient être examinés dans le prochain examen des systèmes d’emploi. 2.2.4 Responsabilisation Tel qu’il est indiqué dans la Politique sur l’équité en emploi du Secrétariat du Conseil du Trésor, le Ministère doit « tenir les gestionnaires de tous les niveaux comptables de la mise en œuvre de l'équité en emploi en intégrant les objectifs d'équité en emploi dans les énoncés des responsabilités et les évaluations du rendement des gestionnaires. » Les entrevues ont révélé qu’il y a quelques années, la question de l’équité en emploi faisait partie des énoncés des responsabilités des directeurs généraux régionaux et des sous-ministres adjoints. Cependant, la Stratégie d’inclusion, qui a remplacé le Plan d’équité en matière d’emploi en 2006, ne comportait pas d’indicateurs de rendement précis. Bien que les énoncés des responsabilités et les évaluations de rendement des directeurs renferment l’obligation d’appliquer le Plan intégré des ressources humaines du Ministère – qui comprend un volet équité en emploi – les gestionnaires n’ont pas d’objectifs concrets concernant l’équité en matière d’emploi. Par conséquent, il n’est pas possible de mesurer leur rendement à cet égard. Bien que la haute direction soit informée des objectifs de représentation et des progrès du Ministère, ces informations ne sont pas toujours communiquées à tous les niveaux de gestion et aux employés. Cette situation aggrave l’absence de responsabilisation, Environnement Canada 7 Vérification de l’équité en matière d’emploi étant donné que certains gestionnaires ne savent pas qu’il y a des écarts ou ce qu’il faut faire pour les éliminer. 2.3 Consultations, communication et formation 2.3.1 Consultations L’article 15 de la Loi sur l’équité en matière d’emploi exige que l’employeur consulte les employés et les représentants syndicaux pour l’élaboration, la mise en œuvre et la révision du plan d’équité en matière d’emploi, et qu’il les invite à donner leur avis sur l’assistance qu’ils pourraient apporter pour faciliter la réalisation de l’équité en matière d’emploi au sein de l’effectif et la communication aux salariés de questions liées à l’équité en matière d’emploi . Les entrevues et l’examen des documents révèlent l’existence d’un mécanisme de consultation formel. Des consultations avec les syndicats ont eu lieu dans le cadre de réunions du Comité de consultation syndical-patronal et avec le Comité consultatif de l’équité en matière d’emploi et de la gestion de la diversité du Ministère. Le Comité consultatif a également consulté les représentants non syndiqués; ce comité réunit les syndicats, les cadres supérieurs, les réseaux des membres des groupes désignés et des jeunes, de même que les coordonnateurs régionaux de l’équité en matière d’emploi. Le champion de l’équité en matière d’emploi présidait le comité. Toutefois, en raison d’autres priorités durant la restructuration du Ministère et l’absence d’un champion pendant six mois (de juin 2006 à janvier 2007), il y a eu moins de consultations en 2007. Après la nomination du nouveau champion, il y a eu des efforts pour reprendre les consultations. Présentement, il n’y a pas de champion ministériel. 2.3.2 Communication Selon l’article 14 de la Loi sur l’équité en matière d’emploi, un employeur doit informer ses salariés sur l’objet de l’équité en matière d’emploi. La politique du Conseil du Trésor décrit plus en détail qu’il incombe au sous-ministre de communiquer avec les employés en leur distribuant régulièrement des informations sur les initiatives et les progrès liés à l’équité en matière d’emploi, d’utiliser tous les médias internes disponibles et de s’assurer que tous les employés handicapés ont accès à ces informations. Les entrevues ont révélé que les employés ne sont pas suffisamment informés des programmes d’équité en matière d’emploi, ainsi que des objectifs et des réalisations à cet égard. La documentation portant sur l’équité en matière d’emploi n’est pas distribuée de manière régulière et continue et le Ministère ne diversifie pas ses moyens de communication. De plus, il y a peu de communications entre les entités responsables, particulièrement entre la Sous-section de l’équité en matière d’emploi, les conseillers en ressources humaines et les gestionnaires. Ils ont plutôt tendance à travailler en vase clos. Les personnes qui mettent en œuvre la politique ont très peu d’occasion de fournir une rétroaction à celles qui en effectuent la surveillance. Cette situation est un obstacle à un contrôle efficace et empêche de rectifier la stratégie sur une base continue. Environnement Canada 8 Vérification de l’équité en matière d’emploi Les informations recueillies au cours des entrevues ont mis à jour les problèmes de communication suivants : Plusieurs outils et pratiques sont disponibles pour la mise en œuvre d’initiatives d’équité en matière d’emploi; toutefois, les employés, gestionnaires et conseillers en ressources humaines ne sont pas tous au courant qu’ils existent. Par exemple : o Certains gestionnaires ignorent qu’il existe un outil de délégation élargie de dotation ou ne savent pas comment l’utiliser. o Certains employés ne sont pas au courant du programme de technologie informatique adaptée. Ce programme, mis au point et offert par le Ministère, vise à réduire ou à éliminer les obstacles que présente l’utilisation d’un ordinateur pour les personnes ayant des déficiences visuelles, motrices ou sensorielles. o Le programme Regard objectif aide les gestionnaires et les conseillers en ressources humaines à trouver des membres de groupes désignés qualifiés pour siéger sur des comités de sélection. Or, ce programme n’est pas suffisamment mis en valeur et il est donc sous-utilisé. De façon générale, les informations sont communiquées par le biais de courriels ou d’affiches ou les deux, mais se limitent aux annonces d’événements spéciaux, tels que la Semaine des Autochtones et la Semaine de la femme. De même, en raison du nombre élevé de courriels que reçoivent chaque jour les employés, cette voie de communication n’est probablement pas la plus efficace si elle n’est pas combinée à d’autres voies de communication. Le site Web du Ministère fournit plusieurs informations et outils et devrait être davantage mis en valeur. 2.3.3 Formation La formation est un élément important de toute stratégie de promotion de l’équité en matière d’emploi et de la diversité et peut améliorer le rendement du Ministère. Les informations recueillies au cours des entrevues avec le personnel ont mis au jour les points suivants concernant la formation : Les gestionnaires ne sont plus obligés de suivre un cours sur la diversité; il s’ensuit que certains d’entre eux ne sont pas au courant des outils à leur disposition pour embaucher et intégrer les membres des groupes désignés. Toutefois, la Sous-section de l’équité en matière d’emploi a indiqué que le nouveau Plan d’équité en matière d’emploi et de diversité du Ministère incluera l’obligation pour tous les gestionnaires et superviseurs de suivre une formation sur l’équité en matière d’emploi. Par le passé, les conseillers en ressources humaines recevaient une formation sur l’équité en matière d’emploi et la diversité dans le cadre de leur certification. Étant donné les changements apportés à la Loi sur l’emploi dans la fonction publique en 2003, le programme de certification n’est plus en vigueur. De plus, les conseillers en ressources humaines n’ont pas tous l’expertise ou l’expérience nécessaire pour aider les gestionnaires à trouver des façons novatrices d’embaucher des candidats appartenant aux groupes désignés. Le haut taux de roulement du personnel des ressources humaines contribue à aggraver la situation. La Direction générale des Environnement Canada 9 Vérification de l’équité en matière d’emploi ressources humaines rendra obligatoire la formation sur l’équité en matière d’emploi dans le plan de perfectionnement professionnel des conseillers en ressources humaines. Selon les personnes interviewées, la communication, la consultation et la formation sont des éléments essentiels pour aider les employés et les gestionnaires à comprendre l’importance de l’équité en matière d’emploi et la diversité, à éliminer les perceptions négatives et à créer un milieu de travail inclusif. Le manque de sensibilité et de sensibilisation à la diversité peut avoir des répercussions sur les employés, les clients et le public. Cela risque de restreindre la capacité d’Environnement Canada à embaucher et à garder des personnes des groupes désignés. De bonnes communications, la consultation et la formation sont des facteurs clés pour que le Ministère atteigne ses objectifs à cet égard. 2.4 Optimisation des ressources 2.4.1 Ressources consacrées à l’équité en emploi La Sous-section de l’équité en matière d’emploi a prévu un budget de 74 270 $ pour l’année financière 2007-2008. Une partie de ce montant a été consacrée aux activités du champion (20 000 $) et aux fonds d’adaptation des lieux de travail (50 000 $). Le montant alloué au champion couvrait les services professionnels alors que le fonds d’adaptation a quant à lui servi à payer de l’équipement jugé non standard comme des téléagrandisseurs, des logiciels de téléagrandissement, de la technologie de reconnaissance vocale, etc. La portion restante du budget a quant servi à couvrir les déplacements (4 270 $). Les frais de déplacements sont destinés aux membres de l’équipe de l’équité en matière d’emploi qui participent à des conférences, à des cours, à des rencontres à l’extérieur, etc. En 2005, l’équipe responsable de l’équité en matière d’emploi comptait 2,5 employés à temps plein au niveau de l’organisation centrale. À ces employés s’ajoutaient des coordonnateurs régionaux. Cependant, au cours de la restructuration du Ministère, le réseau de coordonnateurs a été moins actif que par les années passées. De plus, un employé à temps plein au sein de la Sous-section s’est vu confier d’autres priorités en ressources humaines. Par conséquent, alors qu’en 2005, l’équivalent de 2,5 employés s’occupaient à temps plein de questions et d’initiatives liées à l’EE au niveau de l’organisation centrale, il n’y a actuellement que 1,5 employé affecté à ce programme. Les ressources investies depuis cinq ans dans des initiatives liées à l’EE ont été comparées à l’évolution des taux de représentation des groupes désignées. L’analyse n’a révélé aucune corrélation entre les taux de représentation et le niveau de ressources investies. L’optimisation des ressources est difficile à évaluer dans le contexte de cette vérification car les résultats obtenus ne permettent pas de déterminer si la conformité aux exigences de l’EE et les résultats auraient été différents si on avait disposé de ressources supplémentaires. L’analyse de l’optimisation des ressources ne permet pas de conclure que l’octroi de ressources additionnelles à l’EE entraînerait une hausse des taux de représentation. Les résultats de la vérification révèlent cependant que d’autres avenues méritent une attention particulière pour mettre en œuvre l’équité en matière d’emploi. Environnement Canada 10 Vérification de l’équité en matière d’emploi 2.4.2 Comparaison avec d’autres ministères Afin d’effectuer une analyse comparative avec les autres ministères, l’équipe de vérification a obtenu de l’Agence de la fonction publique du Canada des informations sur la performance des autres ministères en ce qui a trait à l’EE. L’analyse couvrait cinq ministères ayant un mandat scientifique similaire à celui d’Environnement Canada et un nombre d’employés comparable. L’Agence a confirmé que la performance d’Environnement Canada est relativement la même que celle de ces cinq ministères en ce qui a trait à la représentation des femmes et des Autochtones, sur la base de l’analyse de l’effectif. Toutefois, pour ce qui est des personnes handicapées et, de façon plus marquée, des membres des minorités visibles, la performance d’Environnement Canada est moindre que celle des cinq ministères étudiés. En ce qui a trait à la représentation des minorités visibles, seuls Environnement Canada et un autre ministère n’atteignent pas leur taux de représentation requis. L’équipe de vérification a également communiqué avec ces cinq ministères pour obtenir des informations sur le nombre d’employés chargés des initiatives d’équité en matière d’emploi. Les résultats varient beaucoup d’un ministère à l’autre, allant d’un seul employé à cinq employés à temps plein. Étant donné que l’Agence de la fonction publique du Canada n’a fourni que la performance relative d’Environnement Canada, sans inclure celle des autres ministères, il était impossible pour l’équipe de vérification de comparer le nombre d’employés affectés aux fonctions d’équité en matière d’emploi au niveau de représentation atteint par les autres ministères. L’équipe de vérification a aussi consulté le Rapport annuel sur l’équité en emploi dans la fonction publique du Canada, 2005-2006 que l’Agence de la fonction publique du Canada a déposé au Parlement. Ce rapport fait état des taux de représentation de chaque ministère sans toutefois préciser les taux de disponibilité pour chacun d’eux. Par conséquent, ces données n’ont pas permis d’effectuer une analyse comparative. 2.5 Engagements à long terme 2.5.1 Activités de sensibilisation Certaines directions générales ont entrepris des activités de sensibilisation à l’appui de l’équité en matière d’emploi et de la diversité. Certaines de ces activités sont novatrices et pourraient être considérées comme des pratiques exemplaires. Toutefois, ces initiatives ne sont pas communiquées d’une direction générale à une autre, et les conseillers en ressources humaines sont peu au courant de leur existence. Il y aurait lieu de diffuser l’information dans l’ensemble du Ministère afin de fournir aux autres gestionnaires des idées et des exemples. Voici quelques exemples d’activités de sensibilisation qui ont été mentionnées au cours des entrevues : La section Services météorologiques du Canada mène une campagne de promotion auprès des écoles secondaires pour inciter les femmes, les Autochtones et les membres des minorités visibles à poursuivre des études dans ce domaine et à y faire carrière. Environnement Canada 11 Vérification de l’équité en matière d’emploi La section Services météorologiques du Canada, de concert avec Ressources humaines et développement social Canada, élabore avec le Collège de l’Arctique un programme en météorologie destiné principalement aux Autochtones. 2.5.2 Réseaux Bien que les réseaux de groupes désignés ne soient pas une exigence juridique de la Loi sur l’équité en matière d’emploi, ils constituent un important outil de communication, de consultation et de soutien. Présentement, trois des quatre groupes désignés ont un réseau au sein du Ministère, soit les minorités visibles, les Autochtones et les personnes handicapées. Le réseau des minorités visibles est le plus actif. Le Ministère n’a pas de réseau national pour les femmes, bien qu’il existe un Comité des femmes en science et technologie. Depuis la restructuration du Ministère et en raison d’autres priorités, ces réseaux ont été sous-utilisés et ont connu une baisse de participation. Il y a eu moins de communications et de consultations entre les réseaux des groupes désignés et la Direction générale des ressources humaines, de même qu’entre les réseaux et leurs membres. Les leaders de certains réseaux ont mentionné qu’ils recevaient davantage d’information de la part des conseils fédéraux régionaux, des réseaux nationaux interministériels d’équité en matière d’emploi ou du réseau des minorités visibles d’Environnement Canada que de la part de la Direction générale des ressources humaines. Actuellement, il n’y a pas de budget pour les réseaux, bien que la Direction générale des ressources humaines défraie les conférences téléphoniques des réseaux. Certaines personnes interviewées ont ajouté que les gestionnaires n’ont pas suffisamment de budget pour permettre à leurs employés de participer aux activités des réseaux. 2.5.3 Champion Bien que ce ne soit pas une exigence de la Loi, la présence d’un champion au niveau de cadre supérieur et provenant d’un secteur de programmes contribue à la promotion de l’équité en matière d’emploi, réduit le travail en vase clos et favorise l’action. Jusqu’à récemment, Environnement Canada pouvait compter sur un champion. Ce dernier a cependant quitté le Ministère récemment (voir la Section 2.3.1 du présent rapport). Recommandation nº 1 La sous-ministre adjointe de la Direction générale des ressources humaines doit : Développer un nouveau plan d’équité en matière d’emploi conforme aux exigences de la Loi; ce plan doit être réaliste, axé sur des résultats mesurables, et sa mise en œuvre doit faire l’objet d’un suivi. Il doit également définir les rôles et responsabilités de la Direction générale des ressources humaines et des gestionnaires. Environnement Canada 12 Vérification de l’équité en matière d’emploi La sous-ministre adjointe de la Direction générale des ressources humaines, devrait inclure ce qui suit dans le plan : Déclaration volontaire et responsabilisation envoyer périodiquement des rappels invitant les employés à se déclarer volontairement membres d’un groupe désigné et s’assurer que la Direction générale des ressources humaines et les gestionnaires rappellent périodiquement aux employés l’importance de la déclaration volontaire; contrôler le retour des formulaires de déclaration volontaire et effectuer un suivi des formulaires non retournés; s’assurer que les taux de représentation du Ministère sont communiqués à la direction et transmis aux employés. Consultations, communications et formation s’assurer d’utiliser divers canaux de communication afin d’accroître l’efficacité des communications; l’information devrait inclure les progrès réalisés et les difficultés rencontrées, les taux de représentation, les outils disponibles et les pratiques exemplaires; demander à la haute direction de promouvoir activement les initiatives d’équité en emploi et les progrès réalisés auprès des équipes de gestion et des employés; élaborer des mécanismes de collaboration interne et réduire le travail en vase clos, par exemple en incluant périodiquement cette question à l’ordre du jour des réunions de gestion de Ressources humaines; s’assurer que les consultations reprennent; s’assurer qu’une formation sur l’équité en matière d’emploi est disponible à tous les employés et envisager de la rendre obligatoire pour les gestionnaires; dans le cadre de leur nouveau plan de formation, rendre obligatoire une formation sur l’équité en emploi à tous les conseillers en ressources humaines. Activités de sensibilisation et réseaux faire la promotion des activités de sensibilisation existantes à l’ensemble du Ministère et fournir aide et conseils aux directions générales pour la mise en œuvre de programmes de sensibilisation; remplacer le plus rapidement possible le champion et fournir à la Sous-section de l’équité en matière d’emploi le soutien nécessaire; avec le soutien du champion, utiliser à leur plein potentiel les réseaux des groupes désignés comme vecteur de communication, de consultation et de promotion de l’équité en emploi. Recommandation nº 2 La sous-ministre adjointe de la Direction générale des ressources humaines doit également : réaliser un examen des systèmes d’emploi, tel qu’il est requis par la Loi sur l’équité en matière d’emploi et ses Règlements. Environnement Canada 13 Vérification de l’équité en matière d’emploi Réponse de la direction La Direction générale des ressources humaines est d’accord avec les recommandations. L’Annexe A présente un plan détaillé des mesures précises qui doivent être prises à la suite des recommandations, incluant les objectifs, les échéances et les personnes responsables de leur mise en oeuvre. Environnement Canada 14 Vérification de l’équité en matière d’emploi 3 CONCLUSION La présente vérification avait pour objectif d’évaluer le niveau de conformité actuel du Ministère à la Loi sur l’équité en matière d’emploi et les politiques, règlements et lignes directrices connexes, ainsi que l’efficacité, l’efficience et l’économie du programme du Ministère par le biais de la vérification de l’optimisation des ressources. La vérification se fondait principalement sur l’examen de documents et des entrevues avec des gestionnaires, des membres des groupes désignés et des spécialistes en ressources humaines. Depuis quelques années, la question de l’équité en matière d’emploi ne semble plus être une priorité, et ce, pour diverses raisons. Étant donné l’imminence de la revue de suivi par la Commission canadienne des droits de la personne, cette question doit redevenir une priorité. L’initiative récemment lancer pour l’embauche de personnes appartenant à des groupes désignés dans les secteurs de programme en période de recrutement est un bon exemple des mesures concrètes qui sont nécessaires. L’analyse de l’optimisation des ressources ne permet pas de conclure si le fait d’affecter des fonds additionnels à la Sous-section de l’équité en matière d’emploi entraînerait une hausse des taux de représentation. Par ailleurs, les résultats de la vérification révèlent qu’il existe d’autres avenues à explorer pour mettre en œuvre l’équité en matière d’emploi. Pour qu’elle soit conforme à la Loi, l’équité en matière d’emploi doit être un objet d’attention de tous les instants. Des responsabilités mieux définies de même qu’un contrôle efficace contribueraient grandement à l’atteinte de cet objectif. De plus, les communications doivent être renforcées. Les employés doivent être informés régulièrement de la situation par le biais de divers médias; de leur côté, les gestionnaires et les spécialistes en ressources humaines doivent veiller à ce qu’il y ait des communications régulières entre eux et les employés sur cette question. Il faut faire la promotion de pratiques novatrices, reprendre les consultations et élargir la formation. Un nouveau champion doit être nommé le plus tôt possible afin de mieux promouvoir l’équité en matière d’emploi et d’appuyer les activités se rapportant à cette question. À notre avis, les procédures de vérification et les preuves étayant les conclusions de ce rapport sont suffisantes et pertinentes. Les conclusions étaient basées sur la comparaison des situations telles qu’elles existaient au moment de la vérification en regard des critères de vérification. Environnement Canada 15 Vérification de l’équité en matière d’emploi Annexe A Réponse à la vérification de l’équité en matière d’emploi 10 avril 2008 Réponse de la direction : La Direction générale des RH est d’accord avec les recommandations de la vérification. Au sein de la Direction générale des RH, c’est au DG, Programmes ministériels, qu’incombe la responsabilité de répondre aux recommandations. Voici un tableau des mesures précises qui doivent être prises, de même que les objectifs, échéances et personnes responsables. Recommandation no 1 : Préparer un plan d’équité en matière d’emploi Début Stratégies Fin prévue Exigences de la CCDP Responsables Printemps 2008 Nommer un nouveau champion de l’EE. Terminée Consultation Sous-ministre Printemps 2008 Préparer et mettre en œuvre une stratégie de communications : - communiquer le nom du champion - mener une campagne de sensibilisation à la déclaration volontaire - publier la politique de l’EE sur l’adaptation - adopter une approche de sensibilisation générale Printemps 2008 Collecte d’information sur l’effectif Direction générale des RH en consultation avec les Communications Printemps 2008 Printemps 2008 Élaborer une stratégie de formation et de perfectionnement : - conseillers en ressources humaines - gestionnaires / employés Écarts à confirmer et à combler par le biais du processus actuel de planification des RH - évaluer l’impact de la campagne-éclair d’embauche les directeurs généraux doivent identifier les cibles Environnement Canada Plan d’EE Direction générale des RH Printemps 2008 Analyse de l’effectif - Directeurs généraux - Les directeurs généraux, avec l’aide de la Direction générale des RH, doivent fixer les cibles de l’EE à intégrer dans les plans des RH annuels A Vérification de l’équité en matière d’emploi Printemps 2008 Printemps 2008 Printemps 2008 Été 2008 Été 2008 Été 2008 - campagnes de recrutement ciblées au besoin Établir un processus pour s’assurer que tous les employés reçoivent un formulaire de déclaration volontaire et le remplissent; calculer le pourcentage de retour des formulaires. Effectuer des analyses sur le partage du recrutement, de la promotion, les cessations d’emploi et les groupements. Printemps 2008 Collecte d’information sur l’effectif - Direction générale des RH - Le pourcentage de retour doit faire l’objet d’un contrôle et des campagnes spéciales doivent être menées, au besoin Été 2008 Analyse de l’effectif - Direction générale des RH - L’analyse doit faire partie du suivi continu du plan d’EE - Rapport biennal au Comité exécutif de gestion et modifications apportées au Plan, au besoin Élaborer et mettre en œuvre un plan de consultation : - employés syndiqués - employés non syndiqués - réseaux / comités consultatifs de l’EE Première réunion du comité consultatif sur l’équité en matière d’emploi. Automne 2008 Consultation Automne 2008 Consultation - Champion de l’EE avec l’aide de la Direction générale des RH - Suivre les progrès du plan d’EE – en particulier les initiatives axées sur les obstacles et les résultats de l’examen des systèmes d’emploi. Rectifier le plan, au besoin. - Champion de l’EE avec l’aide de la Direction générale des RH - S’assurer qu’il y a des rencontres régulières et renouveler les membres du comité, au besoin Établir un processus pour s’assurer que tous les dossiers sont à jour. Mise en œuvre continue d’une stratégie de communication, notamment une stratégie de sensibilisation à l’intention des employés, des gestionnaires et des conseillers en RH. Automne 2008 Dossiers d’EE Hiver 2008 Information au sujet de l’équité en matière d’emploi - Direction générale des RH - Effectuer un contrôle régulier - Direction générale des RH avec l’aide des Communications - Contrôler la stratégie des communications et la rajuster, au besoin Recommandation no 2 : Effectuer un examen des systèmes d’emploi Printemps 2008 Automne 2008 - Retenir les services d’un consultant - Analyser le rapport Environnement Canada Printemps 2008 Automne 2008 Examen des systèmes d’emploi - Direction générale des RH - Direction générale des RH avec l’aide du champion B Vérification de l’équité en matière d’emploi Automne 2008 - À partir des résultats de l’examen des systèmes d’emploi et de l’analyse à jour des écarts, préparer un nouveau plan couvrant ce qui suit : - politiques et pratiques positives - mesures spéciales - mesures d’adaptation - mesures pour éliminer les obstacles indiqués dans l’examen des systèmes d’emploi - Échéanciers et responsabilités de chacun - Objectifs quantitatifs à court et à long terme concernant le recrutement et les promotions Printemps 2009 Plan d’EE - Direction générale des RH avec l’aide du champion, comités de l’EE, Comité consultatif et Communications Automne 2008 - Faire le suivi et soumettre un rapport au Comité exécutif de gestion Chaque trimestre à compter du printemps 2009 Mise en œuvre et contrôle du plan d’EE Automne 2008 - Établir un processus de révision Printemps 2009 Revue périodique et révision du plan d’EE -Effectuer un contrôle une fois l’an pour s’assurer que des progrès raisonnables sont réalisés et soumettre un rapport au Comité exécutif de gestion une fois par année. - Au besoin, ajuster le plan en fonction des résultats et des changements de politique. -Revoir le Plan et le rajuster, au besoin, en fonction des résultats de l’analyse et des changements de politique Environnement Canada C
