Le Groupware – Résumé

Introduction………………………………………………………........................................ 3
1. Le concept « Groupware »……………………………………………………………… .4
1.1 Définition…………………………………………………………………………... 4
1.2 Les enjeux du Groupware…………………………………………………………. . 5
2. les trois règles d’or d’un projet Groupware……………………………………………… 5
2.1 Le cocktail Groupware………………………………………………………………. 6
3.1.1 Coté management……………………………………………………………… 6
3.1.2 Coté organisation……………………………………………………………… 6
3.1.3 Coté informatique…………………………………………………………….. 6
2.2 un projet management plus qu’un projet informatique……………………………… 7
2.3 un projet de changement…………………………………………………………….. 7
3. Typologie des applications Groupware…………………………………………………. . 8
3.1 les applications Groupware et « mémoire »…………………………………………. 8
3.1.1 les applications de bibliothèque……………………………………………….. 8
3.1.2 les applications kiosque……………………………………………………….. 9
3.2 les applications Groupware et « routage »…………………………………………… 9
3.2.1 la messagerie…………………………………………………………………… 10
3.2.2 le workflow……………………………………………………………………. 10
3.3 les applications mémoire et « échange »……………………………………………….11
3.3.1 Les applications de conférence………………………………………………….. 11
3.3.2 Les applications de suivi………………………………………………………….12
4. Dimension humaine du Groupware……………………………………………………... 14
5. Mise en œuvre d’un projet Groupware………………………………………………… …15
5.1 Techniquement……………………………………………………………………… 15
5.2 Culturellement………………………………………………………………………. 15
6. Présentation du logiciel Lotus Notes…………………………………………………… 16
6.1 Ce qui permet Notes………………………………………………………………… 16
6.2 Concept de base……………………………………………………………………... 17
6.3 L’anatomie de l’environnement Groupware Notes………………………………… 18
17
6.4 La réponse de Notes à la typologie des applications Groupware…………………. ….19
Conclusion………………………………………………………………………………… 20
Bibliographie……………………………………………………………………………… .21
Titre Pages

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Le Groupware – Résumé –
Le Concept « Groupware »
Le Groupware est un ensemble de moyens qui permettent à un groupe de personnes de
travailler plus facilement ensemble.
Peter et Trudy Johnson-Lenz ont inventé ce néologisme en 1978, précisant qu'il s'agit d'abord
de processus de travail en groupe (group) et ensuite de logiciels conçus pour faciliter les
activités de ce travail (ware).
On parle plus souvent de « projet Groupware », car le Groupware est plus un concept, ce n'est
en aucun cas, un simple logiciel que l'on installe et qui va régler tous nos problèmes.
Un projet Groupware implique une réflexion sur les trois axes:
Management, Organisation, Informatique.
Il faut impérativement obtenir un alignement des trois tiers pour tirer le meilleur parti d'une
organisation Groupware et améliorer concrètement les performances d'un processus.
Le projet de Groupware est donc avant tout un projet de changement qui va nécessité un
grand nombre de remises en question dans ces trois domaines.
Classification des applications Groupware
Application de groupware
orientées « Mémoire »
Application de groupware
orientées « Routage »
Application de groupware
orientées « échange »
Applications bibliothèque
 Bibliothèque de projet
 Bibliothèque de groupe
Applications workflow
 Procédure de demande
d’un congé
Applications de suivi
 Calendrier de groupe
 Suivi des contacts
Applications kiosque
 Journal d’entreprise
 Revue de presse
Applications de messagerie
 Courier électronique
 Formulaire électronique
Applications de conférence
 Réunion de coordination
 Discussion thématique

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Introduction
La pression de l’environnement économique, l’obligation faite aux acteurs économiques du
moindre coût, de la qualité optimum, de la réduction des délais interdit à l‘entreprise toute
erreur qui peut lui coûter cher, voire lui être fatale.
Les entreprises essayent maintenant, après une période d’externalisation, d’optimise l’apport
des compétences pour la réussite d’une action ou d’un projet. Cette réussite du projet n’est
plus seulement l’affaire d’une fonction d’entreprise, elle passe par l’apport des connaissances
de l’ensemble des fonctions. Le travail de groupe est donc devenu une nécessité. De plus, les
délais, la variable 'Temps' accentue ce phénomène.
Quelle technologie, quels outils allaient nous permettre de réaliser le rapprochement
électronique des individus pour la réalisation des objectifs d'une institution, la prise en compte
de l'organisation avec le respect des tâches individuelles et l'émulation par les tâches
collectives ?
La technologie du groupware avec ses différentes familles d'outils de communication, de
collaboration et de coordination des individus, des groupes et des équipes apporte une
première réponse à ce redoutable défi.

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1. Le concept « Groupware »
1.1. Définition
Dans sa définition la plus large, le groupware désigne tout système qui aide le travail
coopératif
Le groupware est défini pour la première fois en 1978 par Peter et Trudy Johnson-Lenz,
chercheurs du New Jersey Institute of Technology: «GROUPWARE is intentional GROUP
processes and procedures to achieve specific purposes plus softWARE tools designed to
support and facilitate the group’s work».
Ou bien : il s'agit d'abord de processus de travail en groupe (group) et ensuite de logiciels
conçus pour faciliter les activités de ce travail (ware).
Le groupware est une technologie qui recouvre des domaines aussi vastes que la coopération,
l'interaction homme-machine et l'interaction interpersonnelle via des techniques numériques.
Ceci avec l'objectif d'améliorer et de transformer les entreprises de manière radicale. En effet,
l'adoption des outils de groupware est basée sur la communication et le partage du savoir, ce
qui nécessite une organisation sociale aplatie, démocratique et coopérative. Dans cette
optique, ces technologies ne peuvent pas être utilisées de manière optimale avec des modèles
de management de type autoritaire, hiérarchique et bureaucratique
Le groupware est un concept qui porte avant tout sur les processus de communication et de
travail en groupe, et sur la façon dont ces processus peuvent être soutenus par des outils
logiciels fonctionnant sur une architecture en réseau.
Dans la perspective du développement du travail coopératif, le groupware a donc vocation a
être utilisé par des groupes d’individus centrés sur une activité ou un projet et utilisant les
technologies d’information et de communication qui leur permettent de travailler, à distance
ou à proximité, en temps asynchrone.
Voici quelques autres définitions :
Ecole des Sciences de l'Information
Le Groupware est un ensemble d’outils, de méthodes et de procédures adoptées par un groupe
de travail et permettant de collecter, de collectiviser, partager, diffuser, organiser et archiver
l’information. Il s’agit donc d’une composante humaine et informatique.

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ATICA
Le Groupware est un outil de base de l'échange et de la gestion des connaissances. A ce titre,
les fonctions principales d'un outil de groupware sont les suivantes : échange d'informations
au sein d'un groupe, aide à la réalisation de tâches communes, aide à la planification et à la
synchronisation du travail, facilités de stockage des documents et travaux.
Dans cette famille de fonctionnalités, on peut distinguer deux catégories : celles synchrones et
celles asynchrones.
Les premières correspondent aux applications de visioconférence, de chat et de réunion sans
mur. Les secondes sont le mail, les listes de diffusion, les forums en ligne, le partage de
documents, les agendas partagés, les gestionnaires de tâches.
La première famille correspond encore à un usage relativement peu stabilisé en
environnement professionnel. En revanche, la seconde famille est déjà riche dans ses
possibilités ; elle est technologiquement mature et d'un usage plus facile et répandu. Dans le
langage NTIC courant, on parle d'outil de groupware ou de travail coopératif (ou collaboratif),
pour tout outil se présentant comme un package de briques fonctionnelles issues
essentiellement de cette seconde famille.
1-2 Les enjeux du groupware
objectifs fondamentaux :
Le groupware a deux - La valorisation des ressources informationnelles de l'entreprise par la
prise en compte de l'information non structurée, le document (principal objet manipulé dans
l'entreprise), en respectant son cycle de vie : la conception de l'information, sa production, sa
diffusion, son classement, sa consultation, son archivage. [Laurantiaux]
- L'organisation du travail de groupe en passant d'une information gérée par un groupe à une
information placée dans l'organisation d'un groupe de personnes. Il crée un environnement
virtuel pour améliorer la réactivité de l'entreprise. Le résultat ultime est l'entreprise virtuelle.
[Laurantiaux]
2- Les trois règles d’or d’un projet groupware
On parle plus souvent de « projet Groupware », car le Groupware est plus un concept, ce n'est
en aucun cas, un simple logiciel que l'on installe et qui va régler tous nos problèmes.
Un projet Groupware implique une réflexion sur les trois axes: