Le Groupware – Résumé
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Titre Pages Introduction………………………………………………………........................................ 3 1. Le concept « Groupware »……………………………………………………………… .4 1.1 Définition…………………………………………………………………………... 4 1.2 Les enjeux du Groupware…………………………………………………………. . 5 2. les trois règles d’or d’un projet Groupware……………………………………………… 5 2.1 Le cocktail Groupware………………………………………………………………. 6 3.1.1 Coté management……………………………………………………………… 6 3.1.2 Coté organisation……………………………………………………………… 6 3.1.3 Coté informatique…………………………………………………………….. 6 2.2 un projet management plus qu’un projet informatique……………………………… 7 2.3 un projet de changement…………………………………………………………….. 7 3. Typologie des applications Groupware…………………………………………………. . 8 3.1 les applications Groupware et « mémoire »…………………………………………. 8 3.1.1 les applications de bibliothèque……………………………………………….. 8 3.1.2 les applications kiosque……………………………………………………….. 9 3.2 les applications Groupware et « routage »…………………………………………… 9 3.2.1 la messagerie…………………………………………………………………… 10 3.2.2 le workflow……………………………………………………………………. 10 3.3 les applications mémoire et « échange »……………………………………………….11 3.3.1 Les applications de conférence………………………………………………….. 11 3.3.2 Les applications de suivi………………………………………………………….12 4. Dimension humaine du Groupware……………………………………………………... 14 5. Mise en œuvre d’un projet Groupware………………………………………………… …15 5.1 Techniquement……………………………………………………………………… 15 5.2 Culturellement………………………………………………………………………. 15 6. Présentation du logiciel Lotus Notes…………………………………………………… 16 6.1 Ce qui permet Notes………………………………………………………………… 16 6.2 Concept de base……………………………………………………………………... 17 6.3 L’anatomie de l’environnement Groupware Notes………………………………… 18 17 6.4 La réponse de Notes à la typologie des applications Groupware…………………. ….19 Conclusion………………………………………………………………………………… 20 Bibliographie……………………………………………………………………………… .21 Le Groupware – Résumé – Le Concept « Groupware » Le Groupware est un ensemble de moyens qui permettent à un groupe de personnes de travailler plus facilement ensemble. Peter et Trudy Johnson-Lenz ont inventé ce néologisme en 1978, précisant qu'il s'agit d'abord de processus de travail en groupe (group) et ensuite de logiciels conçus pour faciliter les activités de ce travail (ware). On parle plus souvent de « projet Groupware », car le Groupware est plus un concept, ce n'est en aucun cas, un simple logiciel que l'on installe et qui va régler tous nos problèmes. Un projet Groupware implique une réflexion sur les trois axes: Management, Organisation, Informatique. Il faut impérativement obtenir un alignement des trois tiers pour tirer le meilleur parti d'une organisation Groupware et améliorer concrètement les performances d'un processus. Le projet de Groupware est donc avant tout un projet de changement qui va nécessité un grand nombre de remises en question dans ces trois domaines. Classification des applications Groupware Application de groupware Application de groupware Application de groupware orientées « Mémoire » orientées « Routage » orientées « échange » Applications bibliothèque Applications workflow Applications de suivi Bibliothèque de projet Procédure de demande Calendrier de groupe Bibliothèque de groupe d’un congé Suivi des contacts Applications kiosque Applications de messagerie Applications de conférence Journal d’entreprise Courier électronique Réunion de coordination Revue de presse Formulaire électronique Discussion thématique 2 Introduction La pression de l’environnement économique, l’obligation faite aux acteurs économiques du moindre coût, de la qualité optimum, de la réduction des délais interdit à l‘entreprise toute erreur qui peut lui coûter cher, voire lui être fatale. Les entreprises essayent maintenant, après une période d’externalisation, d’optimise l’apport des compétences pour la réussite d’une action ou d’un projet. Cette réussite du projet n’est plus seulement l’affaire d’une fonction d’entreprise, elle passe par l’apport des connaissances de l’ensemble des fonctions. Le travail de groupe est donc devenu une nécessité. De plus, les délais, la variable 'Temps' accentue ce phénomène. Quelle technologie, quels outils allaient nous permettre de réaliser le rapprochement électronique des individus pour la réalisation des objectifs d'une institution, la prise en compte de l'organisation avec le respect des tâches individuelles et l'émulation par les tâches collectives ? La technologie du groupware avec ses différentes familles d'outils de communication, de collaboration et de coordination des individus, des groupes et des équipes apporte une première réponse à ce redoutable défi. 3 1. Le concept « Groupware » 1.1. Définition Dans sa définition la plus large, le groupware désigne tout système qui aide le travail coopératif Le groupware est défini pour la première fois en 1978 par Peter et Trudy Johnson-Lenz, chercheurs du New Jersey Institute of Technology: «GROUPWARE is intentional GROUP processes and procedures to achieve specific purposes plus softWARE tools designed to support and facilitate the group’s work». Ou bien : il s'agit d'abord de processus de travail en groupe (group) et ensuite de logiciels conçus pour faciliter les activités de ce travail (ware). Le groupware est une technologie qui recouvre des domaines aussi vastes que la coopération, l'interaction homme-machine et l'interaction interpersonnelle via des techniques numériques. Ceci avec l'objectif d'améliorer et de transformer les entreprises de manière radicale. En effet, l'adoption des outils de groupware est basée sur la communication et le partage du savoir, ce qui nécessite une organisation sociale aplatie, démocratique et coopérative. Dans cette optique, ces technologies ne peuvent pas être utilisées de manière optimale avec des modèles de management de type autoritaire, hiérarchique et bureaucratique Le groupware est un concept qui porte avant tout sur les processus de communication et de travail en groupe, et sur la façon dont ces processus peuvent être soutenus par des outils logiciels fonctionnant sur une architecture en réseau. Dans la perspective du développement du travail coopératif, le groupware a donc vocation a être utilisé par des groupes d’individus centrés sur une activité ou un projet et utilisant les technologies d’information et de communication qui leur permettent de travailler, à distance ou à proximité, en temps asynchrone. Voici quelques autres définitions : Ecole des Sciences de l'Information Le Groupware est un ensemble d’outils, de méthodes et de procédures adoptées par un groupe de travail et permettant de collecter, de collectiviser, partager, diffuser, organiser et archiver l’information. Il s’agit donc d’une composante humaine et informatique. 4 ATICA Le Groupware est un outil de base de l'échange et de la gestion des connaissances. A ce titre, les fonctions principales d'un outil de groupware sont les suivantes : échange d'informations au sein d'un groupe, aide à la réalisation de tâches communes, aide à la planification et à la synchronisation du travail, facilités de stockage des documents et travaux. Dans cette famille de fonctionnalités, on peut distinguer deux catégories : celles synchrones et celles asynchrones. Les premières correspondent aux applications de visioconférence, de chat et de réunion sans mur. Les secondes sont le mail, les listes de diffusion, les forums en ligne, le partage de documents, les agendas partagés, les gestionnaires de tâches. La première famille correspond encore à un usage relativement peu stabilisé en environnement professionnel. En revanche, la seconde famille est déjà riche dans ses possibilités ; elle est technologiquement mature et d'un usage plus facile et répandu. Dans le langage NTIC courant, on parle d'outil de groupware ou de travail coopératif (ou collaboratif), pour tout outil se présentant comme un package de briques fonctionnelles issues essentiellement de cette seconde famille. 1-2 Les enjeux du groupware objectifs fondamentaux : Le groupware a deux - La valorisation des ressources informationnelles de l'entreprise par la prise en compte de l'information non structurée, le document (principal objet manipulé dans l'entreprise), en respectant son cycle de vie : la conception de l'information, sa production, sa diffusion, son classement, sa consultation, son archivage. [Laurantiaux] - L'organisation du travail de groupe en passant d'une information gérée par un groupe à une information placée dans l'organisation d'un groupe de personnes. Il crée un environnement virtuel pour améliorer la réactivité de l'entreprise. Le résultat ultime est l'entreprise virtuelle. [Laurantiaux] 2- Les trois règles d’or d’un projet groupware On parle plus souvent de « projet Groupware », car le Groupware est plus un concept, ce n'est en aucun cas, un simple logiciel que l'on installe et qui va régler tous nos problèmes. Un projet Groupware implique une réflexion sur les trois axes: 5 Management, Organisation, Informatique. Il faut impérativement obtenir un alignement des trois tiers pour tirer le meilleur parti d'une organisation Groupware et améliorer concrètement les performances d'un processus. Le projet de Groupware est donc avant tout un projet de changement qui va nécessité un grand nombre de remises en question dans ces trois domaines. Pour pouvoir réussir l’introduction du groupware dans une entreprise, trois règles d’or doivent être respectées : 2-1 Le cocktail groupware : Figure 1 : le cocktail groupware La première règle d'or du projet groupware réside dans la juste compréhension des implications de cette définition. Depuis 1994 une métaphore : le Cocktail Groupware à été utilisées. Le cocktail comprend 1/3 d'Organisation, 1/3 de Management, et 1/3 d'Informatique. Ce qui signifie qu'un projet groupware implique une réflexion intégrée sur ces trois dimensions. Or, et ce n'est pas un hasard, ces trois dimensions correspondent aux trois principaux leviers que les directions générales doivent actionner pour améliorer les performances de leurs processus. En d'autres termes, il est inutile de mettre en place des applications groupware très sophistiquées, si l'organisation des processus et des structures n'est pas revue en conséquence ou si les comportements et les postures managériales restent ancrés sur des valeurs inadaptées aux objectifs. 6 2-1-1 Coté management : Travailler en équipe dans une organisation n’est pas chose commune, cette rareté est du au faite que ce type de travail exige un état d’esprit adapté et entraîné. « Un environnement groupware entre les mains de personnes qui ne savent pas travailler en équipe, n’apporte aucun résultat. »[Saadoun, 1996] 2-1-2 Coté organisation : Dans cette optique, le projet groupware nécessite (avec les équipes concernés) la reconfiguration des processus majeurs des d’un domaine d’activité de l’entreprise, et cela dans en vue de les optimiser. Des techniques de reengineering peuvent être utilisées pour optimiser le temps de réponse aux clients. « L’objectif principal est l’optimisation de l’équation de la performance : plus de qualité des produits et des services, moins de coût et moins de délai. »[Saadoun, 1996] 2-1-3 Coté informatique : Un état des lieux des systèmes d’information et de communication existants doit être établit. Et a partir de là l’architecture du système groupware de l’entreprise est conçue, en fonction de l’offre et limite technologique offertes. 2-2 Un projet de management plus qu’un projet informatique : La deuxième règle d'or du projet groupware est qu'il faut considérer dès le départ l'introduction du groupware comme un projet de management. Parce que le groupware n'est pas qu'une affaire d'informaticiens, loin de là. L'introduction du groupware devrait être le résultat d'une réflexion stratégique elle-même fonction des objectifs à atteindre au niveau de l'entreprise. « Auparavant, la globalisation de l'économie et la gestion du changement étaient les deux questions principales qui occupaient l'esprit des directions générales. Aujourd'hui, on peut affirmer sans risque, qu'il n'existe aucune stratégie crédible qui puisse faire l'impasse sur l'introduction du groupware dans l'entreprise. » [Brangé] Mais si le groupware doit être le résultat d'une réflexion de management stratégique, il doit également servir les objectifs du management opérationnel et apporter les résultats attendus quant à la performance des processus critiques de l'entreprise. Pour cela il faut respecter la première règle. 7 2-3 Un projet de changement La troisième règle d'or du projet groupware est qu'il s'agit d'un véritable projet de changement. Un projet groupware doit donc se conduire en respectant les trois temps et les cinq mouvements d'un processus de changement. Il faut d'abord bien identifier le futur, c'està-dire la situation cible sur les plans humains, organisationnels et technologiques. Il faut ensuite honnêtement évaluer le présent, avec ses points forts et les gisements d'amélioration, toujours sur les plans humains, organisationnels et technologiques. Il faut finalement réunir toutes les conditions pour que chaque effort de changement soit un succès. 3. Typologie des applications groupware 3-1. Les applications groupware et « mémoire » Elles permettent l'organisation du travail d'un groupe ou d'une équipe en tenant compte des variables de temps et de lieu. L'information éditée à vocation de souvenir est stockée. Cette information doit être consolidée, maintenue et classée. L'information est ensuite restituée par des outils simples. C'est l'administration de la production de masse des documents assurée par les outils de bureautique individuelle, ces documents étant destinées à une fonction de mémoire. La structure des applications distingue la mémoire sémantique et la mémoire organisationnelle. La mémoire sémantique est la capitalisation d'informations et de connaissances pour la gestion collective des informations d'un groupe ou d'une équipe. La mémoire organisationnelle est la mémoire épisodique comparable au quotidien ou à l'hebdomadaire. 3-1-1. Les applications de bibliothèque Figure 2 : Les applications bibliothèque « Les applications de bibliothèque visent à constituer, à maintenir et à développer la mémoire organisationnelle. Elles doivent aller au-delà du simple, magasin de documents. » [Saadoun, 1996]. 8 L’enregistrement dans les applications bibliothèque se fait selon un arborescence, ou les documents sont les « feuilles », les terminaisons ou les conclusions d’une organisation, et les chaînes de raisonnement qui sont les « branches » de l’arborescence concrétisent le raisonnement ou l’expérience qui à aboutit à ces document. Voici trois exemples courants d'applications de bibliothèque dans un environnement groupware : La documentation qualité ISO 9000 d'un département ou d'une entreprise. La bibliothèque de projet Le catalogue de produits ou de services 3-1-2 Les applications kiosques : « il s'agit non pas d'armoires électroniques mais plutôt de présentoirs de journaux électroniques dans lesquels les membres d'un groupe savent retrouver des événements particuliers, ponctuels mais concernant l'univers d'activité du groupe.» [Saadoun, 1996]. Le kiosque électronique est un système de publication électronique par la large diffusion de documents. Il facilite le partage d'informations par la multi diffusion. Ces informations peuvent êtres : des propositions de postes vacants, recherche de compétences, offres de formations, mais aussi articles, communiqués de presse, lettres d'information, etc.. Les destinataires viennent consulter ces informations. Voici deux exemples courants d'applications kiosque dans un environnement groupware Les lettres d'information qui est sans dont la vocation première du kiosque. Les revues de presse 9 3-2 Les applications groupware et « routage » La classe générique des applications orientées « Routage » se caractérise par l'importance du rôle de transporteur d'information qu'elle assure entre différentes personnes. Chaque application de routage assure un transport, en temps différé (en mode asynchrone), d'objets électroniques c'est-à-dire de documents (textes, images, sons) d'une Figure 3 : La Messagerie personne à une autre ou d'une personne à une application, ou bien encore d'une application à une autre. [Saadoun, 1996] Le rôle essentiel de ce type d’application est de permettre une forme de partage de l'information indépendante du temps et de l'espace. Elle assure aussi une fonction de mémoire de diffusion et de réception d'information. On peut distinguer deux sous-classes d’applications orientées routage : La messagerie. Le workflow. 3-2-1 La messagerie La messagerie est un routage simple de l'information. Elle s'appuie sur le mode PUSH. L'émetteur détient l'information et la distribue aux destinataires qu'il désigne. L'application de messagerie assure un traitement de conservation et de transmission ou "Store and forward". Les applications de la messagerie sont de cinq types : la messagerie interpersonnelle : c'est la plus courante, c'est la diffusion d'information d'un expéditeur vers un destinataire ; la multidiffusion : c'est la diffusion d'information d'un expéditeur vers plusieurs destinataires; le compte-rendu : c'est la réponse à la multidiffusion, c'est le retour d'informations de plusieurs destinataires à un expéditeur ; la conférence électronique : c'est le niveau le plus élevé de la messagerie. C'est la diffusion d'informations de plusieurs émetteurs vers plusieurs destinataires. le routage : l'expéditeur définit un circuit séquentiel simple de routage de document ou de formulaire. Les avantages d'une messagerie sont aujourd'hui admis : 10 Le gain de temps dû à l'asynchronisme. Les individus n'ont pas besoin d'être dans le même espace de temps et de lieu. La certitude de joindre son correspondant. la confidentialité. la fiabilité et la rapidité par rapport au courrier postal interne ou externe. la valeur ajoutée grâce à une information vivante, non obsolète, réutilisable sans opération supplémentaire. Le service de messagerie peut toutefois présenter quelques inconvénients : L’accumulation de nombreux messages nécessite un temps de filtre et de lecture important. Face aux nombres de messages, l'abandon progressif de leur lecture est possible. Un flux d'information trop important risque de cacher l'information pertinente. 3-2-2 Le workflow La messagerie est une forme de communication qui est par nature non structurée. Les individus envoient des messages au moment désiré. Mais d'autres activités nécessitent le respect de règles définis par l'organisation. Faire une demande de congés, ce n'est pas diffuser de l'information. Ces activités obéissent à d'autres règles que le mode PUSH. Les règles d'organisation stipulent, dictent la coordination entre membres d'un groupe d'individus pour la réalisation d'un objectif défini. Le processus de travail est défini par un ensemble de tâches structurées dans un ordre précis et dans des délais imparties. C'est le domaine du workflow qui assure la coordination active d'un groupe de personnes. Il permet l'automatisation de tâches de processus ordonnancées et formelles. Il a un rôle très important dans la configuration de processus. Il est lui-même distingué en plusieurs catégories : 1. le workflow de production ou workflow procédural, c'est le domaine de la gestion électronique de document (GED). Il traite de gros volume de document. 2. le workflow administratif qui associe les formulaires à la messagerie. 11 3. le workflow had hoc qui associe la bureautique et la messagerie. Il traite des processus non stabilisés et qui subissent de grandes variations dans le temps. Il correspond le mieux à l'idée de coordination des personnes au sein de groupes de travail. Il permet la gestion de procédures plus dynamiques ayant le plus besoin de réactivité. 4. le workflow coopératif qui permet la gestion de l'évolution des processus et des règles. Le workflow automatise des procédures formelles de travail et améliore la communication officielle de l'entreprise. 3-3 Les applications groupware et « échange » Après une information mémorisée destinée à une collectivité, après une information diffusée de façon formelle et ordonnancée ou informelle et individuelle, nous passons à une information échangée entre les membres d'un groupe d'individus. Ces groupes ont un besoin de communication dit "Any to any". « La classe générique des applications orientées échange est sans - Figure 4 : La conférence aucun doute celle qui justifie le plus la raison d'être fondamentale du groupware » [Saadoun, 1996] Les échanges d'information peuvent être plus ou moins structurés. Ils donnent deux champs d'applications, les applications de conférence qui représentent le niveau le plus élevé de la messagerie, et les applications de suivi par la communication et la gestion permanente des activités quotidiennes des membres d'un groupe. 3-3-1 Les applications de conférence Les conférences électroniques traitent de la coopération, la collaboration. Ils permettent l'interaction entre plusieurs personnes, communication dite n-n, sans contrainte de temps et de lieu. Ils vont permettre l'échange d'information et d'idées sur un thème, sur un projet sans contrainte d'un important travail de préparation de réunion. De plus, l'écrit apporte l'avantage qualitatif de la réflexion préalable à l'écriture, de la construction dans la durée à la différence du verbal qui fixe l'échange d'informations dans un espace temps-lieu limité. 12 Face à ces avantages qualitatifs, la conférence électronique apporte aussi une réduction de l'emploi papier et une amélioration des délais de réflexion et de conception, une nouvelle efficacité des décideurs concentrée sur l'information et débarrassée de la gestion matérielle des réunions classiques. La dynamique du groupe et la productivité du groupe sont accentués par ce travail coopératif. On distingue deux grands types d'applications : 1- Les audioconférences : La conversation téléphonique ne s'affranchit pas de l'espace temps. Dans le cas des audioconférences, le téléphone apporte de nouvelles contraintes de préparation, le retard étant par exemple interdit. Elle impose aussi des contraintes de dialogue, chaque individu est obligé d'attendre la fin d'un discours pour s'exprimer. L'attention de l'individu est plus importante car il ne voit pas ses interlocuteurs. Ces réunions en aveugle sont plus fatigantes. Elle s'affranchit toutefois de la variable lieu. 2- Les vidéoconférences : Elle apporte de la souplesse à l'espace temps grâce à la visualisation des interlocuteurs et des lieux. L'utilisateur est transporté avec ses interlocuteurs dans un bureau virtuel. Le retour de la vue est un facteur d'équilibre important dans ce type de réunion à distance. Comme pour les audioconférences, la communication orale est plus naturelle chez l'homme que la communication écrite. Pour ce type d'applications, on distingue le visiophone qui assure une communication individuelle à partir d'un poste de travail dédié, de la vidéo conférence qui est une communication de groupe et demande des équipements coûteux. 3-3-2 Les applications de suivi Les applications de suivi assurent la coordination. Elles permettent entre autres, la gestion des agendas de groupe et la gestion de projets. Malgré leur puissance et leur ergonomie, les agendas électroniques sont peu utilisés. La prise de rendez-vous est un acte quotidien qui doit être rapide et il peut être exécuté par plusieurs personnes pour un même individu. Les temps d'accès aux ressources, la disponibilité des ressources en font un outil difficile à faire utiliser par la totalité des membres d'un groupe. Toutefois, ils présentent certains avantages pour le travail de groupe comme la recherche de temps libre sur plusieurs agendas et des fonctions de superposition d'agendas. La synergie du groupware permet l'organisation des réunions par la messagerie électronique (expéditions, suivi des réponses et des délégations) ainsi que la gestion des ressources matérielles. 13 L'application de suivi tel que l'agenda de groupe impose aujourd'hui trop de contraintes matérielles pour les personnes mobiles. 4- La dimension humaine du groupware La notion de culture doit aussi être prise en compte, que ce soit au niveau de l'individu ou de l'entreprise. Les êtres humains ont tendance à résister aux changements, en particulier ceux qui mettent en cause les hiérarchies bien établies. Ces comportements ne doivent pas être négligés. Nombreux sont les cas où une technologie a dû être abandonnée parce qu'elle créait trop de vagues dans l'organisation en place. Une des dimensions du groupware est qu'il aide les équipes à se forger une identité et à communiquer. Cet aspect du groupware semble souvent si implicite qu'il reste ignoré, voire incompris, car il traite des rapports humains et de la manière dont les gens interagissent. Les avantages d'un système qui aide à aplanir la hiérarchie d'une entreprise en termes de communication, de coopération, d'esprit d'équipe et qui renforce les interactions humaines, sont souvent très difficiles à mesurer. Le groupware peut jouer un rôle moteur dans la responsabilisation des employés. En effet, il accroît le niveau de communication entre les différents membres d'une équipe et renforce ainsi la prise de décision. Plus encore, il met à leur disposition les bases d'informations et de connaissances contenues dans la mémoire organisationnelle de l'entreprise (knowledge management). Le travail se complexifiant, les technologies de l'information et le groupware en particulier, joueront un rôle crucial dans la manière dont les travailleurs pourront prendre en charge les responsabilités plus importantes qui leur seront confiées. On peut contester ce point de vue et penser que si le groupware est mal utilisé, il peut produire un impact négatif sur une organisation. En effet, un manager peut fort bien, par exemple, être perturbé par le fait qu'un subalterne envoie un message à son supérieur hiérarchique, le courtcircuitant ainsi. La somme des efforts exercés par ce manager pour protéger son territoire et saboter cette ouverture n'est pas bénéfique pour 14 5- Mise en œuvre d’un projet de "groupware" 5-1 Techniquement : Il suppose l’existence d’une configuration en réseau des postes de travail. Il est donc nécessaire a priori d’effectuer un mini audit : des matériels en place du réseau et du système d’exploitation des logiciels d’application (production et bureautique) des procédures en œuvre au sein du cabinet des utilisateurs et de leurs besoins (et droits d’accès induits) 5-2 Culturellement : L’introduction d’un environnement groupware entraîne inéluctablement : une culture organisationnelle orientée vers le partage de l’information. des besoins de formation sur l’applicatif groupware. un apprentissage des processus et procédures (" reengineering " éventuel). La mise en place d’un groupware est un projet d’investissement stratégique pour l’entreprise. L’investissement initial ne débouchera sur des résultats probants qu’à moyen terme (6 mois à un an minimum), résultats qu’il faut savoir quantifier. [RCA] 15 6- Présentation du logiciel Lotus Notes Lotus Notes, le pionnier du groupware depuis 1989 dans le marché mondial. Lotus a surtout été l'un des tous premiers à reconnaître l'importance vitale de la communication et du partage de l'information pour l'entreprise des années 90 et au-delà. Avec Notes, il a été le premier à proposer un outil permettant aux entreprises d'améliorer leurs performances en qualité, en coût et en délai. Notes est constitué de deux programmes principaux : le Serveur et les Postes de travail. - Un Serveur peut fonctionner sous OS/2, Windows ou UNIX. Il fournit des services aux utilisateurs de postes de travail et aux autres serveurs, notamment le stockage des bases de documents partagées et l'acheminement du courrier. - Un poste de travail peut fonctionner sous Windows, OS/2, Macintosh ou UNIX. Il communique avec les serveurs afin de permettre aux utilisateurs d'accéder aux bases partagées et à la messagerie électronique. 6-1 Ce que permet Notes • Il est difficile de définir un logiciel aussi polyvalent que Notes. Par exemple, Notes permet : – d'envoyer et de recevoir des messages électroniques ; – de se tenir informé des dernières avancées de l'industrie ou de rechercher des informations sur un sujet particulier (Forums); – d'effectuer le suivi des ressources et de passer automatiquement de nouvelles commandes lorsqu'elles arrivent à épuisement ; – de planifier et suivre l'avancement de projets complexes ; – de planifier votre travail, de créer des rapports et des bases de documents, de discuter des modifications à apporter sans même quitter votre bureau avec vos collaborateurs, même s'ils se trouvent de l'autre côté de la planète ; – d'adresser automatiquement des formulaires aux personnes qui doivent les valider. Par exemple, passez une commande et adressez-la automatiquement à votre directeur, puis à votre Service des achats et enfin au fournisseur, sans même quitter votre bureau ; – de partager les informations stratégiques et d'en discuter. Le nombre de réunions s'en trouve considérablement réduit. ; – d'actualiser votre agenda et votre liste des "en cours" ; 15 – d'emmener votre ordinateur avec vous et d'accéder aux informations Notes où que vous soyez ; – d'accéder à Internet ; – etc. [TAZI] 6-2 Concepts de base Le concept fondamental de Notes est la « base de données », ou plutôt le conteneur de documents « notes » qui peuvent être organisés et consultés de différentes manières. Ces conteneurs de documents sont physiquement stockés sur des serveurs. Les utilisateurs peuvent conserver les copies personnelles de ces bases de documents « répliques ». Tout un chacun peut accéder à tout moment et en tout lieu à ces documents à travers un « bouton ». L'espace de travail de Notes est en effet constitué d'un ensemble original de boutons comme le montre la figure suivante. Figure 5 : Lotus Notes Chaque « bouton » représente un conteneur de documents avec les programmes qui leur sont associés. En double-cliquant sur un « bouton », les utilisateurs découvrent des « vues », c'està-dire des moyens de visualisation et d'accès aux documents du conteneur, et des « formulaire », c'est-à-dire des modalités de présentation du contenu des documents. Enfin, pour réaliser des applications spécifiques, Notes est fournis avec un outil de développement. 16 6-3 L'anatomie de l'environnement groupware Notes Notes est avant tout une base de documents. L'objet de base manipulé par Notes est le document. C’est-à-dire un ensemble d'informations plus ou moins structurées et susceptible de contenir du texte, des images (fixes ou animées) et du son. La structure d'un document Notes est définie à travers un « masque » qui comprend un certain nombre de champs de différentes natures : dates, noms, valeurs, textes libres, images. Clips sons. Etc. Les utilisateurs visualisent des listes de documents à travers des « vues » qui classent les documents en fonction de certains critères : par date, par auteur, par sujet, etc. Les documents gérés par une base Notes bénéficient de quelques caractéristiques essentielles. Le texte riche (polices, styles et attributs des caractères) et les objets multimédia permettent de constituer une grande variété de documents. Les fonctions de recherche en texte intégral permettent aux utilisateurs d'optimiser le temps de consultation d'une base pour trouver des informations précises. Les liens hypertexte facilitent les références croisées entre documents et évitent les redondances. Enfin, Notes dispose d'un gestionnaire de versions des documents enregistrés dans une base. Cette gestion des versions est indispensable dans un contexte de travail coopératif où, par définition, plusieurs personnes sont amenées à manipuler un même document. Les quelques chiffres qui suivent sont souvent présentés par Lotus pour souligner l'importance de la base de données partagée, orientée documents au coeur de l'architecture Notes Près de 95% de l'information des entreprises, est sous forme papier. 3 millions de documents sont émis chaque jour en Europe. Un cadre français produit en moyenne 4000 pages par an et 25 photocopies par jour. En France. il coûte de 3 à 10 F pour classer un document et de 30 à 2000 F pour le retrouver ! [Saadoun, 1996] La messagerie est une technique clé qui permet de connecter à la fois les personnes et les informations dans le cadre d'un processus de travail. Il s'agit en fait de l'infrastructure de transport qui achemine les documents des émetteurs aux destinataires. Si la principale application utilisant la technique de messagerie est le courrier électronique (ou messagerie électronique). Ce n'est pas la seule : l'agenda de groupe, le suivi de tâches, la conférence électronique. Le routage de formulaires et, bien sûr, les applications de workflow, exploitent le moteur de messagerie de Notes. 17 Notes dispose d'une messagerie dite de « quatrième génération ». Pour l'essentiel. elle se caractérise par la possibilité d'envoyer un message en incorporant un lien à un document ou un objet résidant à un autre endroit, au lieu d'attacher un document ou d'incorporer un objet dans le message. Le document ou l'objet n'est alors stocké qu'à un seul endroit au lieu d'être présent simultanément sur plusieurs sites de stockage. Cette technique permet de réduire l'encombrement des boîtes à lettres, de minimiser la largeur de bande du transport, et surtout de garantir que les informations présentées seront toujours les plus récentes. LotusScript est un langage de type Basic orienté objet, commun à l'ensemble des applications Lotus. Alternative au fameux VBA de Microsoft, il reste néanmoins compatible avec ce dernier. Grâce au LotusScript Data Object (LS:DO), une classe d'objets procurant des méthodes, des propriétés et des événements particuliers, Notes 4.0 accède plus facilement aux bases de données externes via ODBC ou des drivers (pilotes) particuliers pour Oracle et Sybase par exemple. 6-4 La réponse de Notes à la typologie des applications groupware - Les applications orientées « Mémoire » bénéficient du modèle de distribution dit « pull » basé sur l'extraction d'informations par l'utilisateur qui en prend l'initiative selon ses besoins. - Les applications orientées « Routage » sont assurées par le moteur de messagerie de Notes pour les applications de courrier électronique, et par ce même moteur et la base de données partagées pour le routage de formulaires électroniques et pour certaines applications de workflow. - Quant aux applications orientées « Echange », Notes exploite toujours sa messagerie et sa base de données partagées pour développer des applications de suivi d'actions et de ressources, des conférences électroniques, ou des environnements de production pour lesquels les interactions entre les membres d'une équipe sont très denses rédaction d'un rapport, d'un article collectif, d'un livre, d'un support pédagogique, d'une documentation complexe, etc. 18 Conclusion Dans ce travail nous avons montré comment les nouvelles technologies sont assemblées pour constituer un nouveau logiciel, le Groupware, ainsi que sa grande nouveauté qui est la synergie qu'il crée en réunissant les outils . Le Groupware est une technologie souple, il répond aux exigences économiques et il permet une adaptation rapide des groupes de travail grâce à des outils qui apportent une réponse aux diverses formes de diffusion et de consultation de l'information. Le Groupware est en train d’introduire par le biais de l’informatique,des formes d’organisation et de management originales , il ouvre de nouvelles perspectives aux équipes qui cherchent à travailler autrement pour réduire les traditionnelles contraintes de distances et de temps. Mais le projet Groupware n'est pas un projet technique. Sa réussite nécessite auparavant une approche radicalement différente de l'organisation du travail, des nouvelles démarches de communication et de collaboration et surtout une bonne imprégnation de l'esprit Groupware. 1 Bibliographie [Saadoun, 1996] : Melissa SAADOUN, « Le Projet Groupware : des techniques de management au choix du logiciel groupware », Eyrolles, 1996 [Soyer, 90] : Jean-Paul Soyer « Réussir un projet informatique », RADIO, 1990 [YANN, 91] : Yann, Derrien « Les techniques de l’organisation informatique », 1991 Webographie : [Rabat] : Ecole des Sciences de l'Information Rabat http://www.mpep.gov.ma/esi/bouc1.htm [ATICA] : Agence pour les Technologies de l'Information et de l'Administration.http://www.atica.pm.gouv.fr/dossiers/documents/sympa.shtml la Communication dans [Rabat] : Ecole des Sciences de l'Information Rabat , http://www.mpep.gov.ma/esi/bouc1.htm [ATICA] : Agence pour les Technologies de l'Information et de la Communication dans l'Administration. , http://www.atica.pm.gouv.fr/dossiers/documents/sympa.shtml [Brangé] : Jean Brangé, www.afuu.fr FaqsGroupware : http://www.mpep.gov.ma/esi/groufaq.htm [Glock] : Oliver Glock : http://mma.epita.net/downloads/veille/veille2002/000081_groupware.pdf [Morand] : Frederik Morand « Workflow, groupware et systèmes à base de données, études des couvertures fonctionnelles, des critères de choix et des possibilités d’intégrations », (Fichier PDF) [Laurantiaux] : Vincent Laurantiaux, http://home.nordnet.fr/~vlaurantiaux/html/groupwareg.html [Lotus] : www.lotus.com [RCA] : RC&A interactive, www.rca.fr [akazi] : www.akazi.com/corpor/media/avantage [TAZI] : Saïd Tazi, « Lotus Notes pas à pas », (Fichier PDF) [Usability] : www.usabilityfirst.com/groupware 2 3
