Cours 5 (outils d`une espace collaboratif)

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Utiliser les outils d'un espace de travail collaboratif
A Les outils
1) Les logiciels de travail collaboratif
Ces logiciels créent un environnement de communication, d'échanges et de coordination au
sein d'un groupe d'individus, ils portent le nom de collecticiel ou groupware.
Par exemple : Lotus, egroupware, Dotproject
Ils proposent tous les fonctionnalités suivantes :
-agenda et planning partagés
-messagerie
-newsgroups et listes de diffusion
-travail collaboratif
-gestion des tâches et des projets (workflow)
2). L'espace numérique de travail
Un Espace (ou Environnement) Numérique de Travail désigne un dispositif global fournissant
à un usager un point d'accès à travers les réseaux à l'ensemble des ressources et services
numériques en rapport avec son activité.
L'ENT n'offre en lui-même qu'un nombre restreint de services de base.
Son rôle principal est d'intégrer les services et de les présenter aux utilisateurs de manière
cohérente, unifiée, personnalisée et personnalisable.
Exemples de services proposés par un ENT
-Informations et ressources
-Webmail
-Agenda et emploi du temps
-Espace de stockage
-Travail collaboratif et groupes
-Dossier personnel
3) Le bureau virtuel
Un bureau virtuel regroupe un ensemble d'outils (agenda, carnet d'adresse, messagerie, espace
de stockage, ...) sur un serveur web permettant de centraliser des données et d'y accéder à
partir de tout matériel équipé d'un navigateur et d'une connexion à Internet.
Les avantages :
-Accessibilité : On peut accéder à ses données de son bureau, de son domicile ou en
déplacement, ...
-Sécurité : On écarte les risques de pertes de données liés au dysfonctionnement de son
ordinateur personnel (virus, panne, ...)
-Partage de données : On peut facilement partager ses données et collaborer
On peut scinder le bureau en partie privée et partie partagée
partie privée
partie partagée
messagerie et carnet d'adresses
documents, projets
agenda
groupes
favoris et signets
forums
porte documents (disque virtuel)
chat
4) Les plates-formes de travail à distance
-une plate-forme de travail collaboratif est un site qui centralise des outils pour travailler à
plusieurs à distance.
-une plate-forme d'enseignement à distance ou e-learning est un site qui permet
l'apprentissage à distance : cours en ligne, activités pédagogiques, outils de communication
entre enseignant et apprenant (devoir, exercices, aides, ...)
Les plateformes sont gérées par des groupware

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B Elaborer en commun un document de travail
1 le document bureautique
Plusieurs personnes peuvent être amenés à travailler sur un même document. L'aspect ne sera
pas le même selon le type de travail.
-un document bureautique avec suivi identifié des modifications et des corrections
-en ligne (documents partagés d'un bureau virtuel, blog, wiki, ...).
Dans tous les cas, il faut que l'application gère les droits d'accès aux fichiers :
Si un utilisateur est en train de travailler sur le document de type texte, il ne faut autoriser que
l'ouverture en lecture seule
Pour un tableur, il faut verrouiller les cellules en train d'être modifiées
Après modification lors de l'enregistrement du fichier, il faut vérifier qu'une nouvelle version
n'a pas été déposée entre temps
La gestion des modifications et des commentaires se fait par l'affichage de la barre d'outils
nommée Révision
Le document bureautique de type texte correspond à un cas particulier car l'application
(comme par exemple word ou office writer) prévoit de garder et d'afficher les traces des
modifications, et des corrections apportées. Elles mentionnent l'identité de celui qui est
intervenu ainsi que celles des différents collaborateurs
Chaque participant peut choisir d'accepter, de rejeter la modification, d'ajouter un nouveau
changement...
2. Le blog
Un blog ou blogue est un site web constitué d'une suite d'articles appelés billets.
Les blogs ont beaucoup évolués dans la présentation et ils permettent désormais d'enrichir la
présentation avec un agenda, des photos et même du son.
Il est mis en place par l'intermédiaire d'un navigateur web grâce à un fournisseur qui alloue
gratuitement un espace pour déposer les documents (overblog, blog4ever, blogger..)
L'interaction se fait avec les visiteurs qui peuvent déposer leur(s) commentaire(s), c'est donc
bien un document collaboratif.
Le détenteur du blog peut décider de retirer ou de laisser ce-dernier, puisqu'il est responsable
du contenu accessible à tous. Il a d'ailleurs signé une charte à respecter lors de la demande de
création.
Exemples de blog
-journal personnel
-blog d'entreprise
-blog d'homme politique
3. Le wiki
Un wiki est un système de gestion de contenu de site web qui donne la possibilité aux
visiteurs autorisés à en modifier le contenu.
Les wikis permettent l'écriture collaborative de documents.
L'encyclopédie libre wikipédia est écrite de façon collaborative à l'aide d'un wiki.
Il existe un onglet en haut de la page, qui permet de voir l'historique des modifications et la
contribution de chacun accompagné des discussions éventuelles

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C Gérer différentes versions de documents partagés
1. Difficulté de gestion
On peut être amené à utiliser plusieurs fois le même fichier que l'on modifie, que l'on
complète pour diverses raisons.
On peut chaque fois enregistrer un nouveau fichier à condition de changer le nom. Il faut alors
être rigoureux dans le choix du nom pour pouvoir ensuite retrouver le bon document
2. cas de fichiers distincts
Si vous enregistrez les différentes versions d'un document dans des fichiers différents, prenez
l'habitude de bien les nommer ...
toujours nommer le fichier en respectant le même ordre des informations (sujet, date,
auteur,...)
même s'il est possible de consulter la date d'un fichier dans ses propriétés, il est souvent utile
de voir apparaître la date dans le nom.
Il est conseillé de mettre la date à l'envers de façon à ce que les fichiers soient listés par ordre
chronologique
Si vous êtes plusieurs à travailler sur le même fichier, vous pouvez
également indiquer le nom du dernier contributeur ...
3 Cas d'un seul fichier englobant toutes les versions
Dans les logiciels de bureautique, il existe en général la possibilité d'enregistrer les différentes
versions d'un document dans un même fichier. Le problème du choix des noms disparaît alors
puisqu'il suffira ensuite d'ouvrir le fichier unique et de sélectionner la version souhaitée
D L'évolution du web
Le web web 1.0 des années 1990, était constitué de pages web écrites de manière figée afin
de mettre un maximum d'information à disposition des internautes.
Le nouveau web, le web 2.0, depuis quelques années a changé l'aspect en donnant un rôle
actif à l'internaute.
Les pages sont maintenant dynamiques et construites au moment d'être présentées en fonction
de divers paramètres.
L'internaute interagit avec d'autres en partageant des informations et par l'intermédiaire
d'outils collaboratifs se sont créés les réseaux sociaux
Les réseaux sociaux sont des sites communautaires qui favorisent la mise en relation
d'individus ayant des intérêts communs.
Outre les blogs, chats, forums on peut citer les plus connus :
-dailymotion, youtube
-flickr, myspace
-twitter
-facebook