Directive numero 801 - Loi Canadienne Anti-Pourriel - 02

Société des musées de sciences et technologies du Canada
LOI CANADIENNE ANTI-POURRIEL
DIRECTIVE No 801
Février 2016
TABLE DES MATIÈRES
1.0 OBJECTIF
2.0 DÉFINITIONS
3.0 MÉCANISME
4.0 DIRECTIVES
5.0 RÔLES ET RESPONSABILITÉS
6.0 RÉFÉRENCE
1.0 Objectif
La Société des musées de sciences et technologies du Canada (SMSTC) se conformera à la Loi
canadienne anti-pourriel (LCAP) chaque fois qu’elle :
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envoie des messages électroniques commerciaux (MEC);
produit ou installe des programmes d’ordinateur;
modifie des données de transmission.
La SMSTC reconnaît qu’elle doit se conformer à la LCAP quand elle communique au moins, mais
pas exclusivement, avec ses clients et ses partenaires au moyen de MEC dans le cadre de ses
activités normales.
2.0 Définitions
La Loi canadienne anti-pourriel définit et réglemente les messages électroniques commerciaux,
leur contenu obligatoire, le processus d’obtention de consentement et le mécanisme
d’exclusion.
2.1 Message électronique commercial (MEC) : Message électronique dont il est raisonnable de
conclure, vu son contenu, le contenu de tout site Web ou autre banque de données auquel il
donne accès par hyperlien ou l’information qu’il donne sur la personne à contacter, qu’il a pour
but, entre autres, d’encourager la participation à une activité commerciale et, notamment, tout
message électronique qui, selon le cas :
a) comporte une offre d’achat, de vente, de troc ou de louage d’un produit, bien, service,
terrain ou droit ou intérêt foncier;
b) offre une possibilité d’affaires, d’investissement ou de jeu;
c) annonce ou fait la promotion d’une chose ou possibilité mentionnée aux alinéas a) ou b);
d) fait la promotion d’une personne, y compris l’image de celle-ci auprès du public, comme
étant une personne qui accomplit — ou a l’intention d’accomplir — un des actes
mentionnés aux alinéas a) à c).
2.2 Adresse électronique : Adresse utilisée relativement à la transmission d’un message
électronique à l’un des comptes suivants :
a) un compte courriel;
b) un compte messagerie instantanée;
c) un compte téléphone;
d) tout autre compte similaire.
2.3 Activité commerciale : Tout acte isolé ou activité régulière qui revêt un caractère
commercial, que la personne qui l’accomplit le fasse ou non dans le but de réaliser un profit, à
l’exception de tout acte ou activité accompli à des fins d’observation de la loi, de sécurité
publique, de protection du Canada, de conduite des affaires internationales ou de défense du
Canada.
2.4 Consentement tacite : Il y a consentement tacite quand il est raisonnable de croire qu’une
personne consent à ce que vous lui en envoyiez un CEM compte tenu de vos relations (relations
d’affaires en cours ou relations privées en cours).
2.5 Consentement exprès : Il y a consentement exprès quand une personne vous a signifié en
bonne et due forme, oralement ou par écrit, qu’elle vous permettait de lui envoyer un MEC.
2.6 Relations d’affaires en cours : S’entend des relations d’affaires dans le cadre desquelles la
personne qui reçoit le MEC a :
1. acheté ou loué, au cours des deux ans précédant la date d’envoi du message, un produit,
un bien, un service ou un terrain de l’expéditeur du message, ou en a fait le troc avec cette
personne;
2. accepté, au cours de cette période, une possibilité d’affaires, d’investissement ou de jeu
offerte par l’expéditeur du message;
3. conclu un contrat par écrit — toujours en vigueur ou venu à échéance au cours de cette
période — avec l’expéditeur du message au sujet d’une chose non mentionnée aux points
1 et 2;
4. présenté une demande — notamment une demande de renseignements — à l’expéditeur
du message, au cours des six mois précédant la date d’envoi du message, relativement à un
produit, un bien, un service, etc.
2.7 Relations privées en cours : S’entend des relations dans le cadre desquelles la personne qui
reçoit le MEC :
1. a fait un don ou un cadeau à l’expéditeur du message, ou a effectué du travail à titre
bénévole pour cette personne, dans le cas où cette personne appartient à un organisme de
bienfaisance enregistré ou à un parti politique;
2. est membre d’un club, d’une association ou d’un organisme bénévole auquel appartient
l’expéditeur du message et qui œuvre dans le secteur de l’aide sociale.
3.0 Mécanisme
Tous les contacts de la SMSTC seront saisis dans le système de gestion des relations avec la
clientèle Sugar, ce qui nous permettra de contrôler notre conformité à la LCAP.
Nous veillerons à ce que le système Sugar soit élaboré et mis en œuvre de manière à ce que
nous puissions :
1. envoyer des courriels à tous les contacts de la SMSTC (actuels et nouveaux) afin
d’obtenir leur consentement exprès;
2. y enregistrer des documents attestant du consentement exprès d’un contact.
3. y enregistrer la date et l’heure auxquelles le contact a donné son consentement exprès;
4. y enregistrer la date et l’heure auxquelles un contact a demandé à se désinscrire;
5. nous assurer que les contacts qui ont demandé à se désinscrire cessent de recevoir des
MEC de la SMSTC dans les 10 jours suivants, date limite prévue dans la LCAP;
6. y enregistrer tous les MEC envoyés aux contacts;
7. nous assurer qu’un nombre raisonnable (établi selon les pratiques exemplaires) de MEC
est envoyé aux contacts de la SMSTC;
8. y intégrer les modèles de MEC conformes à la LCAP.
4.0 Directives
La Société des musées de sciences et technologies du Canada (SMSTC) comprend que l’objectif
de la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) est de prévenir la propagation des formes nuisibles et
trompeuses de pourriels. Pour se conformer aux objectifs de la LCAP, la SMSTC adoptera des
pratiques qui respectent cette dernière. La SMSTC reconnaît qu’elle doit informer et sensibiliser
ses employés afin de garantir que toutes les mesures appropriées pour combattre le
pollupostage sont prises, et de veiller à ce que les parties concernées au sein de son
organisation soient mises au courant de la LCAP, ainsi que des règles et règlements qui
l’accompagnent.
4.1 Messages électroniques commerciaux
Les messages électroniques commerciaux (MEC), y compris les courriels publicitaires, seront
fondés sur le principe de consentement préalable. La SMSTC obtiendra le consentement de ses
clients avant de leur envoyer des MEC, sauf si nous avons une relation d’affaires en cours avec
eux, dans lequel cas leur consentement sera tacite.
La SMSTC veillera à ce que les pratiques suivantes soient adoptées pour tout message
électronique envoyé :
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Déterminer en quoi les dispositions générales de la LCAP s’appliquent aux activités
quotidiennes de la compagnie, à ses publicités, à ses services de technologie de
l’information et à ses activités de marketing, notamment.
Prodiguer une formation aux membres concernés de l’organisation sur la LCAP et
mettre en place des lignes directrices visant à en assurer la conformité.
Dresser une liste complète des types de MEC envoyés par l’organisation.
Dresser un inventaire complet de toutes les listes de contacts actuelles afin de
déterminer si, pour chaque contact, il s’agit d’un consentement exprès, d’un
consentement tacite ou d’une exclusion de la LCAP. Il est recommandé de mettre cet
inventaire à jour au moins tous les six mois.
Créer un système permettant d’enregistrer chaque personne ayant donné son
consentement exprès. Si le consentement a été donné par écrit, la SMSTC devra
indiquer quand, pourquoi et comment elle a obtenu ce consentement. Si le
consentement a été donné oralement, la SMSTC devra conserver un enregistrement
audio complet et intégral du consentement, ou déterminer une façon d’effectuer une
vérification auprès d’un tiers indépendant.
Établir une procédure de mise à jour de la liste des contacts dont le consentement est
tacite. Étant donné que le consentement tacite arrive à échéance deux ans après l’envoi
du message, la SMSTC devra obtenir le consentement exprès de la personne avant cette
échéance. Le consentement exprès n’a pas de date d’expiration, sauf si la personne se
désinscrit.
Établir un mécanisme d’exclusion conforme à la LCAP afin de répondre aux demandes.
Ce mécanisme doit faire en sorte que les mesures garantissant la fin de la transmission
de MEC à la personne qui en a fait la demande s’appliquent dans les dix jours suivant
l’avis du retrait de son consentement.
Créer des modèles uniformisés de MEC. Chaque modèle doit comprendre les
coordonnées obligatoires de la personne, ainsi qu’un mécanisme d’exclusion conforme.
Faire preuve de diligence tout en établissant continuellement des procédures de
surveillance de la conformité de l’organisation et de gestion des infractions.
4.2 Installation d’un programme d’ordinateur
La SMSTC se conformera à l’article 8 de la LCAP (entrée en vigueur le 15 janvier 2015) portant
notamment sur l’installation d’un programme d’ordinateur dans l’ordinateur d’une autre
personne dans le cadre d’activités commerciales.
Avant d’installer ou de faire installer un programme d’ordinateur dans l’ordinateur d’une autre
personne, la SMSTC devra obtenir le consentement exprès de cette personne et suivre toutes
les lignes directrices applicables.
4.3 Modification de données de transmission
La SMSTC ne devra pas participer à la modification non autorisée de données de transmission.
À moins d’avoir obtenu le consentement exprès de l’expéditeur du message, jamais elle ne
devra utiliser de moyens techniques pour livrer ou réacheminer le message non seulement à la
destination précisée par son expéditeur, mais aussi à une autre destination.
5.0 Rôles et responsabilités
- Il incombe à chaque employé ou groupe d’employés de créer des listes de contacts
personnels, de les mettre à jour et de les classer par catégorie, conformément à la LCAP.
- Il incombe aux Services de technologie de l’information de concevoir des mécanismes de
consentement et d’exclusion relatifs aux sites Web externes.
6.0 Référence
Loi canadienne anti-pourriel (LCAP)