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ORGANISATION DE L’ENREGISTREMENT DES PRE ADMISSIONS
DES PATIENTS SUR LE CH DE MILLAU
Réf. :
PROT DPA
Date d’application initiale du
présent document qualité :
15/01/2015
Version n°1
effet du 15/01/2015
ADM SPE 365
Rédaction
Validation
Approbation
Visa
Page
Nom
D.BEGUET
C.GAQUIERE
A.CHABERT
Service Qualité
1/10
Fonction
CDS
CSS
Directeur Adjoint
(poinçonnement)
Signature
OBJET:
 Ce protocole a pour but de :
- Identifier et décrire les différents parcours type pour l’enregistrement d’une pré admission.
- Sensibiliser les différents acteurs concernés de manière à obtenir un taux de pré admission à 100%.
La pré admission est un pré-requis incontournable dans la planification des entrées afin d’utiliser de
manière optimale le logiciel de gestion des lits.
SECTEURS D’APPLICATION :
 Pôle MCO : Consultations externes, Chirurgie A et B, UCA, Médecine A et B, HDJ Médecine, Maternité.
 Bureau des Entrées.
 Praticiens libéraux.
ACTEURS CONCERNES :
 Médecins, sages-femmes, IDE, CDS, personnel du BE, secrétaires.
DEFINITIONS - TERMINOLOGIE :
 Entrée directe : patient hospitalisé qui ne passe ni par les Urgences, ni par les consultations externes.
 Entrée programmée : patient dont l’hospitalisation est anticipée et planifiée après un passage par le service
des consultations externes.
 Urgence différée : entrée programmée à plus de 48h pour un patient suite à un passage aux urgences.
 Pré admission : procédure qui est réalisée en amont de l’hospitalisation et qui comprend 2 volets :
- Soins : date et heure d’entrée du patient, UF d’hospitalisation, praticien responsable, motif de venue, liste
des examens à programmer,
- Administratif : édition d’étiquettes, fiche de liaison et liste des patients pré admis
La pré admission est un pré-requis incontournable dans la planification des entrées afin d’utiliser de
manière optimale le logiciel de gestions des lits et pour déclencher la commande des repas suivant l’heure
d’arrivée prévue.
GROUPE DE REDACTION :
 D.BEGUET, C.LE DIGARCHER
BIBLIOGRAPHIE – DOCUMENTS DE REFERENCE :
 « Gestion prévisionnelle des lits d’hospitalisation »PROT OPC URG-TRA 178
 « Procédure d’accueil d’un patient dans le service des consultations externes » PROCED OPC DSI-
TRA010
 « Admission d’un patient (hospitalisé) par le bureau des entrées et gestion des dossiers » PROT DPA
ADM-215
 Dossier d’hospitalisation conventionnelle
 Dossier d’hospitalisation ambulatoire adulte et enfant
 Logiciel PASTEL/CONVERGENCE- Logiciel de GESTIONS DES LITS
 Logiciel ORBIS restauration

ORGANISATION DE L’ENREGISTREMENT DES PRE ADMISSIONS
DES PATIENTS SUR LE CH DE MILLAU
Réf. :
PROT DPA
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15/01/2015
Version n°1
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Nom
D.BEGUET
C.GAQUIERE
A.CHABERT
Service Qualité
2/10
Fonction
CDS
CSS
Directeur Adjoint
(poinçonnement)
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MOTS CLES:
 Pré admission, hospitalisation
CONTENU:
 PRE ADMISSION D’UNE ENTREE PROGRAMMEE :
Il s’agit de l’organisation d’une pré admission d’un patient après son passage aux consultations externes. Sur le
site du Puits de Calés, il y a 2 lieux de consultations :
- Le service des consultations externes.
- Le service de Maternité.
Il existe également 2 types d’hospitalisations :
- Hospitalisation en ambulatoire.
- Hospitalisation en conventionnel.
De plus, le CH reçoit des patients hospitalisés en conventionnel et/ou en ambulatoire qui seront pris en charge par
des praticiens libéraux, qui voient les patients à leurs cabinets de consultations et qui interviennent, ensuite, sur le
CH : gastro-entérologues, ORL, ophtalmo., stomato.
1. Hospitalisation en ambulatoire
A l’issue de la consultation, aux consultations externes :
- Un dossier « ambulatoire » est donné et expliqué au patient. Il inclut les modalités d’hospitalisation
(date, heure, lieu d’hospitalisation, fonctionnement de l’hospitalisation en ambulatoire), les
questionnaires/recommandations pour l’anesthésie et les consentements relatifs à l’anesthésie et à la
chirurgie en ambulatoire que le patient devra ramener signés le jour de l’hospitalisation. Un dossier
spécifique existe aussi pour les enfants. Une photocopie du verso du dossier ambulatoire et de la fiche de
programmation au bloc est conservée dans le dossier du patient.
- Le patient est dirigé (avec le dossier ambulatoire) vers le Bureau des Entrées afin de préparer son
dossier de préadmission « chirurgie ambulatoire » UF 2119.
- Le BE gère le dossier administratif du patient.
- La secrétaire du service de chirurgie ambulatoire édite une planche d'étiquettes et une fiche
individuelle.
- La fiche de « pré admission Consultations externes-BE » (annexe 1), remplie par l’infirmière des
consultations, est envoyée au BE afin de vérifier que la préadmission ait bien été enregistrée.
A l’issue de la consultation, au service de Maternité :
- Un dossier « ambulatoire » est donné et expliqué à la patiente. Il inclut les modalités d’hospitalisation
(date, heure, lieu d’hospitalisation, fonctionnement de l’hospitalisation en ambulatoire), les
recommandations pour l’anesthésie et les consentements relatifs à l’anesthésie et à la chirurgie en
ambulatoire que la patiente devra ramener signés le jour de l’hospitalisation.
- La patiente est dirigée (avec le dossier ambulatoire) vers le Bureau des Entrées afin de préparer son
dossier de préadmission « chirurgie ambulatoire ».
- Le BE gère le dossier administratif et édite une planche d'étiquettes et une fiche individuelle qui sont
transmises à la secrétaire du service de chirurgie ambulatoire.
- La fiche de « pré admission Maternité-BE » (annexe 2), remplie par la secrétaire de la Maternité, est
envoyée au BE afin de vérifier que la préadmission ait bien été enregistrée.

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Date d’application initiale du
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Directeur Adjoint
(poinçonnement)
Signature
A l’issue de la consultation, par les praticiens libéraux :
- Après la consultation au cabinet, les praticiens envoient une fiche de programmation de bloc et une fiche
de renseignements administratifs, une lettre d’adressage au secrétariat de chirurgie ambulatoire qui
descend ensuite, une photocopie aux consultations.
- Cette feuille est intégrée au dossier du patient.
- Après la consultation d’anesthésie, la fiche de « pré admission Consultations externes-BE » (annexe
1) est remplie par l’infirmière des consultations et est envoyée au B.E. pour que la préadmission soit
enregistrée.
- A la suite de la consultation d’anesthésie, le patient est orienté vers le B.E. pour compléter si nécessaire
son dossier d’admission.
- Le BE gère le dossier administratif du patient.
- La secrétaire du service de chirurgie ambulatoire édite une planche d'étiquettes et une fiche
individuelle.
2. Hospitalisation en conventionnel
A l’issu de la consultation, aux consultations externes :
- Un dossier « hospitalisation en conventionnel » est remis et expliqué au patient. Il précise la date,
l’heure, le lieu de l’hospitalisation ainsi que les recommandations à suivre avant l’intervention, le type
d’intervention et la date ainsi que le nom du médecin responsable du patient. . Une photocopie du verso et
de la fiche de programmation au bloc est conservée dans le dossier du patient.
- Le patient est dirigé, avec le dossier « hospitalisation en conventionnel », vers le Bureau des Entrées
afin de préparer son dossier de pré admission.
- Le BE gère le dossier administratif et édite une planche d'étiquettes et une fiche individuelle qui sont
transmises aux IDE du service receveur, par le courrier interne.
- La fiche de pré admission Consultations externes-BE (annexe 1) est remplie par l’infirmière et
envoyée au BE.
A l’issu de la consultation, au service de Maternité :
- Un dossier « hospitalisation en conventionnel » est remis et expliqué à la patiente. Il précise la date,
l’heure, le lieu de l’hospitalisation ainsi que les recommandations à suivre avant l’intervention, le type
d’intervention et la date ainsi que le nom du médecin responsable du patient.
- La patiente est dirigée, avec le dossier « hospitalisation en conventionnel », vers le Bureau des
Entrées afin de préparer son dossier de pré admission.
- Le BE gère le dossier administratif et édite une planche d'étiquettes et une fiche individuelle qui sont
transmises aux sages-femmes du service receveur, par le courrier interne.
- La fiche de pré admissions « Maternité-BE » (annexe 2), remplie par la secrétaire de la Maternité, est
envoyée au BE afin de vérifier que la préadmission ait bien été enregistrée.
A l’issu de la consultation, par les praticiens libéraux :
- Après la consultation au cabinet, les praticiens envoient une fiche de programmation de bloc et une fiche
de renseignements administratifs, une lettre d’adressage au secrétariat de chirurgie ambulatoire qui
descend ensuite, une photocopie aux consultations.
- Ces feuilles sont intégrées au dossier du patient.
- Après la consultation d’anesthésie, la fiche de « pré admission Consultations externes-BE » (annexe
1) est remplie par l’infirmière des consultations et est envoyée au B.E. pour que la préadmission soit
enregistrée.

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C.GAQUIERE
A.CHABERT
Service Qualité
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Fonction
CDS
CSS
Directeur Adjoint
(poinçonnement)
Signature
- A la suite de la consultation d’anesthésie, le patient est orienté vers le B.E. pour compléter si nécessaire
son dossier d’admission.
- Le BE gère le dossier administratif du patient.
- La secrétaire du service de chirurgie ambulatoire édite une planche d'étiquettes et une fiche
individuelle.
3. Hospitalisation en HDJ Médecine :
A l’issu de la consultation, aux consultations externes :
- Les Dr COSTES et CUTURELLO indiquent au patient la date et heure d’hospitalisation et transmettent
une fiche de prescription au service d’HDJ.
- Le patient est dirigé, vers le Bureau des Entrées afin de préparer son dossier de pré admission.
- Le BE gère le dossier administratif et édite une planche d'étiquettes et une fiche individuelle qui sont
transmises aux IDE du service receveur, par le courrier interne.
Pour les patients qui ne passent pas aux consultations externes :
- La secrétaire d’oncologie descend le mercredi la programmation des patients pour la semaine suivante.
- Le BE gère le dossier administratif et édite une planche d'étiquettes et une fiche individuelle qui sont
transmises aux IDE du service receveur, par le courrier interne.
 PRE ADMISSION D’UNE ENTREE DIRECTE :
Il s’agit de patient hospitalisé qui ne passe ni par les Urgences, ni par les consultations externes. Ce sont
des entrées programmées directement entre le médecin du service et le médecin traitant du patient.
Cela concerne tout service du MCO, ainsi que pour la CHIR A, les patients vus en consultation sur le
CH de St Affrique et pour lesquels le cadre reçoit un fax avec les dates prévisionnelles
d’hospitalisations.
Lors de la préparation du dossier, soit 48h avant, l’IDE ou la sage-femme :
- demande grâce à la feuille de pré admission (annexe 3) au BE la création de la pré admission
administrative pour le patient :
 Elle note les NOM, PRENOM et DATE DE NAISSANCE DU PATIENT.
 Elle note la date, l’heure de l’entrée prévue et l’UF du service receveur :
- Cocher 7h pour une entrée le matin.
- Cocher 13h pour une entrée l’après-midi.
Cela enclenche ainsi la programmation du repas du patient sur le logiciel ORBIS RESTAURATION.
 Elle faxe ce bon au BE au 3196 ou l’envoie par le courrier interne
- Le BE gère le dossier administratif et édite une planche d'étiquettes et une fiche individuelle qui sont
transmises au service receveur, par le courrier interne dès que possible.

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DES PATIENTS SUR LE CH DE MILLAU
Réf. :
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Service Qualité
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Fonction
CDS
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Directeur Adjoint
(poinçonnement)
Signature
INCIDENTS:
 Pas d’étiquettes et de fiche individuelle présentes dans le service, dans le cas d’une entrée
programmée :
- Vérifier la liste des « patients attendus » sur Convergence :
 si pré admission faite, rééditer les étiquettes et la fiche individuelle (annexe 4).
 si pré admission non faites, suivre la CAT pour les PRE ADMISSION D’UNE ENTREE
DIRECTE (cf. paragraphe précédent).
ELEMENTS DE SURVEILLANCE :
 La liste des patients pré admis doit être accessible aux IDE et sage-femme des services concernés.
 Le taux de pré admission (= nb d’entrées avec pré admission / nb d’entrées programmées + directes)
est un indicateur suivi, pour chaque UF, par le cadre du BE. Il est transmis 1 fois par mois :
- Au cadre SIH : suivi annuel de toutes les UF.
- Au cadre de santé de chaque service : tableau annuel pour les UF dont il a la responsabilité.
 Un bilan trimestriel est réalisé par le cadre SIH et le cadre du BE dans le cadre du projet ANAP (jusqu’en
janvier 2016) puis de manière pérenne 1 à 2 fois par an.
ANNEXES :
 Annexe 1 : Fiche de pré admission service des consultations externes-BE.
 Annexe 2 : Fiche de pré admission service de Maternité-BE.
 Annexe 3 : Fiche de pré admission pour le bureau des entrées pour tous les services sauf consultations.
externes et Maternité.
 Annexe 4 : CAT pour éditer des étiquettes à partir de la liste des patients attendus sur Convergence.