Groupes de travail - COREVIH Aquitaine

Compte-rendu de la réunion de la Commission
« Prise en Charge des Ruptures de soins en Aquitaine »
le 11 Décembre 2014 au Corevih
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Présents :
Y Gérard (Dax/Orthez/COREVIH), Céline Boursier (Aides), S Lawson-Ayayi (GECSA), F Dabis
(INSERM/ISPED/COREVIH), C Hanappier (GECSA/COREVIH), Lise Leblond (CHU Saint-André), G
Madeline (GAPS-CPS), I Crespel (COREVIH).
Excusés :
F Bouhier (AIDES/COREVIH), N Danjou (Réseau VIH 24/COREVIH), Eileen Pernot (GECSA), D Lacoste
(CHU Saint-André/COREVIH),
Ordre du jour :
 Retour sur visite de l’Hôpital de Saint André pour étudier la gestion des perdus de vue
 Préparation phase test à l’Hôpital de Saint André
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Procédure en cours en 2014 pour les perdus de vue (PDV) à l’hôpital St André :
Patients Non Venus (PNV) :
Chaque jour, la secrétaire liste les patients qui ne sont pas venus la veille à leurs RDV via DxPlanning
et planning infirmiers sur un fichier Excel. Un courrier systématique est envoyé au domicile du
patient qui n’est pas venu à son rendez-vous.
Si un patient ne se présente pas deux fois de suite à ses rendez-vous, un courrier est envoyé au
médecin généraliste afin d’avoir des nouvelles sur un éventuel transfert vers un autre centre
hospitalier ou un décès.
Problèmes de cette méthode :
- Le nombre de PNV augmente malgré l’envoi de courrier au patient.
- Des courriers reviennent avec la mention « n’habite pas à l’adresse indiquée ». Des patients
expriment leur mécontentement de recevoir des courriers mentionnant l’adresse du Service.
File active :
Afin de constituer la file active du service, une fois par trimestre, les RDV de chaque jour sont extraits
de DxPlanning pour alimenter un fichier Excel. Cela demande environ une demi-journée de travail au
secrétariat (file active de 1341 patients pour 19 médecins en 2013).
En janvier, la secrétaire extrait les patients non venus durant l’année précédente et constitue un
tableau avec les données extraites qui est transmis ensuite à chaque médecin afin de déterminer le
statut de chaque patient (transfert, décès, aucune nouvelle, …) et la démarche à suivre (contact
téléphonique au patient par médecin, contact téléphonique au médecin traitant par médecin, envoi
de courrier au patient ou envoi de courrier au médecin traitant).

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Ceci a déjà été testé en début d’année 2014 sur des patients non venus début 2013, la majorité des
patients de la liste sont revenus consulter à l’hôpital de jour suite à l’envoi de courriers aux médecins
généralistes.
Donc la méthode fonctionne, et est à développer sur 2015 pour 2014.
Suggestions :
* L’équipe de Saint-André propose une nouvelle méthode pour les patients non venus :
Dans un 1er temps, le patient est contacté par téléphone par son médecin référent, et dans un 2ème
temps uniquement envoi du courrier. Il est évoqué la possibilité d’utiliser une boite mail de type
« [email protected] » pour contacter les patients, cette boite mail devant être commune aux
secrétaires.
Cette méthode est déjà réalisée pour les rendez-vous d’Éducation thérapeutique (ETP) par les IDE
d’ETP et celle-ci ne serait pas effectuée par tous les médecins du service ; raison pour laquelle est
évoquée la possibilité que les IDE ETP du mardi lors de RDV non honorés, pourraient essayer
d’appeler les patients non venus afin d’éviter la rupture de soins.
Limite : secrétaires et IDE ne savent pas toujours « quoi dire aux patients ».
Préparation phase test à l’Hôpital de Saint André dans le service du Pr Morlat
Une phase test se déroulera à l’hôpital de St André dans le service du Pr Morlat début janvier. Elle
démarrera après une réunion d’équipe du service pilotée par le Dr Hessamfar pour définir
précisément la procédure pour la gestion des perdus de vue à partir de ce qui est dit dans le
paragraphe précédent.
En parallèle, Sylvie Ayayi enverra la liste des PDV aux TECS.
Dans la procédure pour les patients perdus de vue, il est prévu que le service envoie un
questionnaire aux médecins généralistes.
Le questionnaire actuel du GECSA contient trop d’information, après discussion la version modifiée
est la suivante :
C:\Documents and
Settings\crespei\Mes documents\GROUPES DE TRAVAIL\PDV\QuestionnaireMedecinVersion11Janv2015.doc
Le même questionnaire que celui-ci sera adressé aux médecins traitants des patients perdus de vue
non inclus dans le GECSA (enveloppe timbrée jointe au courrier : uniquement pour les patients inclus
dans le GECSA). Retour de tous les courriers adressés dans les services. L’équipe des TEC réinjectera
les informations dans le système pour les patients inclus dans le GECSA.
Le questionnaire sera validé lors de la prochaine réunion GECSA du 07/01/15.
Appels téléphoniques des patients : on évoque le rôle des TEC qui peuvent appeler les patients, avec
accord du chef de service.
Lors de la journée régionale du COREVIH qui se déroulera le 20/03 à Périgueux, une communication
sera faite sur la phase test de l’hôpital de St André.
En parallèle, Dr Yann Gérard, Dr Dabis, Dr Lacoste, Sylvie Ayayi Lawson et Isabelle Crespel se
déplaceront sur les sites qui ont participé à l’enquête pour rencontrer les équipes médicales et les
TECS pour étudier la gestion des perdus de vue.
Le prochain RDV sera pris en janvier avec l’équipe de l’hôpital de Bayonne puis avec les autres
équipes ensuite.

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A partir des modalités retenues au CHU Saint-André, et des autres centres, des recommandations
pour la recherche des PDV seront rédigées, en concertation avec le GECSA, validées et appuyées par
le COREVIH pour leur utilisation dans la région vers le mois de juin 2015
Une communication aux médecins généralistes pourra être faites ensuite via le bulletin de l’URPS.
(Dr Denis Lacoste : procédure à suivre + courrier spécifique adressé aux médecins généralistes / mail)
+ pharmaciens + Biologistes
Analyse de la base de données GECSA : à envisager dans le futur au sein du groupe.
Rôle d’ARPEGE : demande d’une action spécifique pour obtenir dès qu’un praticien le souhaite, la
liste des patients non vus depuis plus de 6 mois.
Rôle des associations : GAPS, AIDES : questionnaire adressé aux patients qui ont déjà été en rupture
de soins (à définir ultérieurement dans le cadre du groupe)
Entretiens qualitatifs ? Déclinaison régionale de l’enquête VESPA2 ?
Actuellement les associations agissent dans le cadre du parcours de santé : exemple de l’action du
GAPS pour un patient qui n’aurait pas de Sécu.
Contacter JM Legall d’AIDES, le service Méthodologie-innovation-recherche-évaluation, pour voir si
des recherches sur les PDV existent.
Il est rappelé d’inscrire le groupe de rupture de soins sur le site du COREVIH et d’envoyer une relance
au groupe pour les réunions une semaine avant la date de réunion.
Date de prochaine réunion de la Commission Prise en Charge des Ruptures de Soins en Aquitaine »
22 janvier 2015 à 10h00
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