Le système d`information

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Info - Gestion
Thème 2
Chap 1
Le système d’information
Manuel p 93
Notions et contenus à construire :
- les rôles et les caractéristiques de l’information,
- le système d’information,
- la représentation des flux d’information.
Situation :
La société Imprim’Laz est spécialisée dans la distribution d’imprimantes laser.
Elle est confrontée à d’importants retards de paiement de la part de ses clients.
Afin d’améliorer sa trésorerie, elle décide de mettre en place un système de recouvrement
de ses créances.
I.
Les caractéristiques de l’information
Une information est un renseignement qui permet de mieux comprendre une situation. Elle est le
support de toute communication de l’entreprise.
1) Quelles informations pourraient être utiles pour suivre la trésorerie de l’entreprise ? Où se les
procurer ?
Information (quoi ?)
Origine (Où ?)
Délai de paiement accordés aux clients
Fichier client
Nombre de retards ou montant des impayés
Idem ou comptabilité (balance âgée)
Etat de santé financière des entreprises clients
Site societe.com, mais certains renseignements
sont payants.
2) L’entreprise veut mettre en place un système de relance des factures dont l’échéance est
dépassée. Que lui conseillez-vous de faire ?
un publipostage qui met en relation une lettre type et un tableau reprenant les coordonnées des
clients avec les références des factures impayées (numéros et montants).
3)
Proposez une méthode pour éviter les problèmes de trésorerie lié à ce types de clients pour
le futur. Quels services seront concernés ?
Service commercial et comptable : il ne faut accepter une nouvelle commande que si les factures
précédentes sont payées.
Ou demander le versement d’un acompte.
DONC nécessité pour les 2 services de bien communiquer.
1) La communication interne
Son rôle est de :
- favoriser la communication entre les membres de l’organisation,
- faciliter la prise de décision,
- mémoriser les informations importantes.
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Thème 2
Chap 1
2) La communication externe
Avec son environnement, l’information doit permettre de :
- répondre aux obligations légales imposées par l’Etat,
- répondre aux demandes des tiers (banques, fournisseurs…),
- augmenter la visibilité de l’entreprise (publicité…).
Quelle soit interne ou externe, l’information doit posséder 3 qualités. Elle doit être :
- fiable (= exacte, sûre),
- pertinente (= utile),
- disponible (= utilisable au moment opportun).
II.
Le système d’information
L’ensemble des informations, les traitements mis en œuvre et les moyens matériels et humains
utilisés forment, au sens large, le système d’information de l’entreprise.
Il restitue la réalisation des actions (niveau opérationnel) pour aider à la prise de décision (niveau
de pilotage).
.
Imprim’Laz souhaite principalement agir sur les commandes futures des clients en retard dans
leur règlement. Pour cela, après avoir sélectionné les créances dont l’échéance est dépassée, une
liste des factures dont le retard est supérieur à 60 jours est transmise aux dirigeants qui
décideront de bloquer les commandes futures de ces clients. Le système d’information doit aussi
garder un historique des règlements.
Retrouvez dans ce texte les quatre fonctions d’un système d’information :
- collecter l’information,
- stocker l’information,
- traiter l’information,
- diffuser l’information
Pour l’aider dans « sa mission », le système d’information peut utiliser des outils informatiques
tels que … les logiciels comptables, les tableurs, les SGBDR.
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III.
Thème 2
Chap 1
Le diagramme des flux
Rappel du chapitre 2 Thème 1.
Eléments du diagramme de flux :.
- Le domaine d’étude est la partie de l’activité de l’entreprise qui est analysée.
- Un acteur externe représente la source ou la destination d’un échange du flux en
dehors du domaine étudié.
Précision : le vocabulaire change en fonction du niveau de votre classe. Un élève de
première parlera d’acteur pour un client ou un représentant. Pour un étudiant de BTS, le
client est un acteur externe, alors que le représentant est un domaine connexe de
l’entreprise.
- Le flux d’information représente l’échange. On indique en général un numéro et le
document qui circule.
La procédure de traitement des recouvrements s’effectue ainsi :
- le client en retard de moins de 30 jours reçoit, de la part du comptable, une lettre de
relance ; si l’échéance est dépassée de 30 jours, il l’appelle directement ;
- une liste des factures dont le retard est supérieur à 60 jours est transmise au service
contentieux. Celui-ci décidera de bloquer les commandes futures de certains de ces
clients ;
- la liste des clients « bloqués » est transmise au service recouvrement qui prévient les
commerciaux concernés.
Imprim’Laz : Gestion des recouvrements
Commerciaux
Clients
Service contentieux
Comptable
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