Etapes gestion de projet phases, méthode et outils de la conduite de projet

Marketing
Ventes
Seulement 10 étapes pour
une gestion de projet
Comptabilité
réussie
RH
Par Maëlys De Santis
Le 11/12/2020
Organisation
Collaboration
Sommaire
Quelques rappels sur la gestion de projet
Étape n° 1 : définir les besoins
Étape n° 2 : composer une équipe projet
Étape n° 3 : fixer des objectifs
Étape n° 4 : identifier la gouvernance du projet
Étape n° 5 : cerner les risques du projet
Étape n° 6 : évaluer les coûts
Secteur d'activité
Étape n° 7 : établir la planification du projet
Étape n° 8 : choisir son outil de gestion de projet
Étape n° 9 : réaliser le projet
BI
Communication
Étape n° 10 : assurer le suivi du projet
IT
Derniers conseils pour garantir la réussite de votre projet
Marketing
Marketing
Quelles étapes suivre pour une gestion de projet réussie ? Où commencer, et par quoi terminer ?
Ventes
Quelles sont les règles à suivre ?
La vie en entreprise, tout comme en organisationComptabilité
publique, exige de plus en plus de compétences en
conduite de projet, et de savoir travailler «en mode projet».
RH
Plusieurs méthodes et outils de gestion de projet existent, mais les étapes toujours les mêmes.
Suivre ces différentes phases lors de la planification de votre projet vous assure un
bon management de projet, tout en minimisantOrganisation
les risques pour votre équipe.
appvizer vous détaille les 10 étapes à suivre pour mener à bien votre projet dans des conditions
Collaboration
optimales, et partage avec vous les bonnes pratiques à adopter en gestion de projet, à inclure dans
votre stratégie !
Quelques rappels sur la gestion de projet
Gestion de projet : définition
Un projet est un ensemble d’actions menées par une équipe projet, dans un but unique répondant à
un besoin. Il débouche sur la production de livrables et vise à atteindre un objectif précis, défini en
amont.
Secteur d'activité
La gestion de projet consiste à organiser et à suivre l’avancement de ces actions, tout en :
assurant la gestion raisonnée des ressources,
BI
garantissant un niveau d’information toujours optimal pour l’ensemble des parties prenantes
Communication
du projet.
💡 La méthode QQOQCP (Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment
? Combien ? Pourquoi ?) permet de
IT
dessiner les contours de votre projet.
Marketing
Marketing
Les composantes d’un projet
Ventes
Un projet repose sur trois composantes principales, avec lesquelles il faut jongler en permanence :
Comptabilité
les ressources : humaines, financières, matérielles
ou logicielles,
les coûts : en euros, mais aussi en temps,
les délais.
RH
Gestion de projet : quelle méthode ? Organisation
Rappelons aussi qu’il existe diverses méthodologies en conduite de projet.
Collaboration
Certaines d’entre elles s’appliquent à une étape précise de la gestion de projet. Par exemple :
le diagramme de Gantt : cet outil sert à structurer et à visualiser de manière graphique les
tâches composant un projet ;
le diagramme de PERT : il permet l’ordonnancement des tâches, d’identifier leurs
interdépendances ;
la méthode WBS : elle participe à l’identification de l’ensemble des livrables, des tâches dont le
projet va se composer.
D’autres méthodologies, plus globales, orientent la conduite du projet du début à la fin. Citons :
le cycle en V : dérivé des méthodes traditionnelles dites «en cascade», il induit de procéder
étape par étape, d’éviter les allers-retours ;
les méthodes agiles : il s’agit d’une gestion de projet collaborative et incrémentale,
impliquant un fonctionnement par itérations. Scrum est la plus connue d’entre-elles ;
la méthode Prince2 : elle se focalise sur la structuration minutieuse du projet et sur le contrôle.
☝️En fonction de vos objectifs, et de la structure et culture de votre entreprise, vous serez amené à
choisir l’une ou l’autre de ces méthodologies de conduite de projet. Par exemple, la gestion de projet
informatique favorise souvent Scrum, qui permet
aux d'activité
équipes de s’impliquer plus dans l’évolutivité du
Secteur
projet.
BI
Le cycle de vie d’un projet
Communication
Les 4 phases de la conduite de projet se décomposent comme suit :
le cadrage : définition des besoins et des objectifs,
IT
la conception : équipe projet, gouvernance, risques, coûts, planning, choix des outils,
Marketing
Marketing
la réalisation,
la clôture et le suivi du projet.
Ventes
N. B. : chaque phase du projet se décompose elle-même en plusieurs étapes.
Comptabilité
Quelles sont-elles ? Passons-les en revue une à une.
RH
Voir tous les logiciels Gestion de projet
Étape n° 1 : définir les besoins
Organisation
Collaboration
La première étape consiste à réaliser un audit de vos besoins, des causes qui vous poussent à
conduire un projet en réponse à une problématique donnée.
Cela passe par une analyse de l’existant :
performances de l’entreprise,
processus en place,
outils utilisés,
ressources disponibles,
opportunités,
étude de marché, etc.
Secteur d'activité
BI
Vous débouchez ainsi sur l’analyse et la formalisation des besoins.
Communication
“On parle également d’“avant-projet” ou de “démarrage de projet”. ”
IT
Cette étape aide à orienter le projet en identifiant clairement la problématique à résoudre :
Marketing
demande interne ou externe à l’entreprise,
Marketing
volonté d’innovation,
Ventes
conduite du changement, etc. Les raisons qui motivent la gestion d’un projet sont aussi variées
qu’il existe de projets.
Comptabilité
👉 À la fin de cette première étape, vous devez avoir une vision claire et précise de votre objectif, de
votre but à atteindre. Bénéficier d’une vision concrète et cohérente de votre projet est indispensable
pour faire adhérer l’équipe projet, d’une part, et pour RH
appréhender sereinement les aléas du projet,
d’autre part. Ainsi, vous savez mieux vous adapter tout au long du projet.
Organisation
Enfin, cette étape permet de définir la méthodologie de projet la plus adaptée au contexte de votre
entreprise. Travailler en mode projet, oui, mais selon quelle méthodologie ?
Collaboration
Lire aussi
Méthodologie de projet : différentes phases et 7 étapes pour gérer un projet
Étape n° 2 : composer une équipe projet
Secteur d'activité
BI menée par une cheffe ou un chef de projet.
Vient ensuite le moment de composer une équipe projet,
L’équipe doit regrouper des personnes aux compétences diverses, pour :
être complémentaires,
Communication
pouvoir aborder tous les sujets,
IT
résoudre les problèmes au mieux, et dans les meilleurs délais.
Marketing
Marketing
Chaque membre de l’équipe projet se voit assigner un rôle précis :
Ventes
coordonner et gérer l’avancement du projet (la
cheffe ou le chef de projet),
gérer le budget,
gérer la communication du projet,
Comptabilité
gérer les relations extérieures,
produire certains livrables, etc.
Étape n° 3 : fixer des objectifs
RH
Organisation
Collaboration
Quel est le but à atteindre ?
Il s’agit maintenant de comprendre la faisabilité du projet. Pour cela, fixez des objectifs
intermédiaires, appelés jalons, afin de faire progresser le projet de manière pérenne.
💡 Pensez à hiérarchiser les objectifs suivant leurs degrés d’urgence et d’importance !
Il est important d'attribuer des dates précises à chaque jalon pour faire avancer le projet
concrètement : il s’agit des dates d’échéance ou dates butoirs, ou encore de la fameuse «deadline» en
anglais.
Secteur d'activité
Si vous ne le faites pas, vous courez le risque de rester bloqués dans un cadrage de projet flou, de ne
pas voir où vous allez, et de rester au point mort.
BI
À cette étape, intervient la rédaction d’un cahier des charges. Celui-ci fait figure de charte, de
document de référence tout au long du projet. IlCommunication
recense :
la problématique à résoudre, le besoin,
l’objectif du projet et son périmètre,
le budget,
IT
Marketing
le planning et la date de fin du projet,
Marketing
toute autre information pertinente concernant le projet (les objectifs fonctionnels pour le
développement d’un logiciel, par exemple). Ventes
👉 Téléchargez gratuitement le modèle de cahier des charges élaboré par appvizer :
Comptabilité
RH
Organisation
Collaboration
Quels livrables ?
Il est pertinent de marquer la réalisation d’une tâche clé du projet par la production d’un livrable.
Cela peut être crucial pour la bonne communication, si vous travaillez pour un prestataire par
exemple : vous lui prouvez l’avancement du projet ou, au contraire, justifiez un blocage.
Exemples de livrables :
un planning de projet,
une étude de faisabilité,
une étude de marché,
un cahier des charges,
un compte-rendu,
une maquette,
un logiciel ou une application,
un site web,
une présentation,
de la documentation technique,
Secteur d'activité
BI
de la documentation utilisateur,
un mémoire technique d'appel d’offres, Communication
un plan de communication, etc.
IT
💡 Imposez (-vous) des livrables à produire à chaque début ou fin de tâche, afin de faire avancer
significativement votre projet. Commencez par fixer des dates fixes pour les jalons principaux ; vous
Marketing
Marketing
serez plus tard en mesure de fixer des dates pour les jalons moins importants, en fonction de
l’avancement du projet.
Ventes
Comment mesurer ces objectifs ?
Comptabilité
Pour mesurer les objectifs à atteindre, définissez des indicateurs de réussite du projet :
chiffres d’affaires,
RH
taux de satisfaction client,
budget consommé,
Organisation
taux d’utilisation des ressources,
tâches planifiées et réalisées,
Collaboration
jalons prévus et réalisés, etc.
Au moment d'effectuer le bilan, ces indicateurs permettent de tirer les conclusions du projet.
Étape n° 4 : identifier la gouvernance du projet
La gouvernance de projet fait référence à un mode d’organisation et de management de projet. Elle
identifie les rôles et les responsabilités de chaque partie prenante, dans l'objectif :
d'activité
de fluidifier la communication entre lesSecteur
différentes
parties prenantes ;
de faciliter la prise de décision ;
BI
de mettre en place les comités adéquats pour chaque
projet, etc.
La gouvernance de projet s’appuie sur deux types de pilotage : le pilotage opérationnel et le pilotage
Communication
stratégique :
IT
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Marketing
Marketing
La gouvernance comme facteur de réussite de vos projets
Ventes
Comment gérer un projet informatique ? Étapes, conseils et outils
Comptabilité
💡 La gouvernance d’un projet inclut d’une manière ou d’une autre la direction d’une entreprise,
notamment aux moments de prises de décisions majeures ou de validation de budget. Elle se distingue
RH
de l’équipe projet qui, elle, est chargée de la gestion opérationnelle.
Organisation
Étape n° 5 : cerner les risques du projet
Collaboration
“Le risque zéro n’existe pas.”
Quels sont les aléas et les contraintes liés au projet ? En quoi peuvent-ils mettre en péril son bon
déroulement ? Comment les anticiper pour les éviter, ou les pallier ?
Pour faire face aux risques associés à votre projet, voici quelques conseils à appliquer :
lister tous les risques qui peuvent mettre en péril l’avancement du projet : pensez au SWOT
(Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats,
Forces, Faiblesses, Opportunités et Menaces).
Secteurou
d'activité
Cet outil aide à avoir une vision globale de votre projet sur les quatre points cités précédemment,
dont les risques ;
BI
définir une date d’échéance avancée pour les tâches ou les jalons critiques ;
anticiper des solutions aux problèmes posés par ces risques : par exemple, comment
remplacer un membre de l’équipe absentCommunication
? Comment recouvrer des données perdues ?
Comment convaincre ma direction de l’intérêt du projet ?
prévoir dans votre planning projet une marge pour
IT la gestion des risques et la résolution des
problèmes, afin de minimiser les retards.
Marketing
Marketing
Des indicateurs projet, rassemblés dans un tableau de bord, facilitent le suivi et la prévention des
risques.
Ventes
Étape n° 6 : évaluer les coûts
Comptabilité
RH
Organisation
Collaboration
Projet et budget vont de pair.
Il vous faut en effet établir un budget prévisionnel, calculé en additionnant tous les coûts engendrés
par la réalisation du projet. Exemples de coûts, matériels comme humains :
le coût horaire des ressources humaines,
les prestataires externes,
la création et l’hébergement d’un site web,
les déplacements et frais de mission,
le matériel et l’équipement nécessaires, etc.
Le budget prend également en compte les recettes, comme le retour sur investissement du projet ou
des aides publiques.
Secteur
d'activité
💡 Budget prévisionnel vs budget réel : mettez
à jour votre
budget réel tout au long du projet, afin de
le comparer au budget prévisionnel. Vous obtenez ainsi une visibilité parfaite de la santé financière de
votre projet, et évitez de ralentir son avancement par manque de moyen.
BI
Lire aussi
Communication
Tout pour faire un budget prévisionnel de projet
IT comme un chef !
Marketing
Marketing
Étape n° 7 : établir la planification du projet
Ventes
Comptabilité
RH
Organisation
Collaboration
Le moment fatidique est arrivé : celui d’établir le plan d’action de votre projet. Liste des tâches,
planning, diagrammes… autant d’outils de conduite de projet à développer pour suivre efficacement
l’avancement de votre projet.
Liste des tâches et ordonnancement
Listez précisément toutes les tâches que votre projet requiert. Effectuez un découpage, le plus fin
possible, de ces tâches en sous-tâches. Regroupées dans une même catégorie, elles permettent :
d’avoir plus de visibilité sur le travail qu’il reste à accomplir,
de pouvoir anticiper davantage,
d’établir des jalons,
de ne pas avoir à attendre des mois avant de marquer une tâche comme terminée, et de ne pas
se décourager !
Une fois que vous avez établi votre liste de tâches, il faut les prioriser pour aboutir à
l’ordonnancement des tâches.
Secteur d'activité
💡 Plus le découpage des tâches est fin et précis, plus l’ordonnancement des tâches sera aisé... et votre
BI
projet bien géré !
Diagramme de Gantt
Communication
Le diagramme de Gantt est un outil de planification etITd’organisation des tâches. Il facilite leur
visualisation dans le temps, ainsi que leur attribution à des responsables de tâches en fonction des
Marketing
ressources disponibles.
Ses avantages :
Marketing
Ventes
la dépendance entre les tâches pour en maîtriser l’enchaînement,
Comptabilité
l’établissement de jalons aux moments clés du projet,
la validation de certaines tâches nécessaires avant de passer aux suivantes,
RH
le pilotage du le projet d’un point de vue global,
la construction d’un réseau PERT (Program Evaluation and Review Technic) pour mieux maîtriser
Organisation
les délais de réalisation.
💡 Liez le diagramme de Gantt à un planning des ressources : de la sorte, vous estimez mieux leurs
Collaboration
disponibilités.
Lire aussi
[Comparatif] Le meilleurs logiciels pour créer votre diagramme de Gantt et réussir vos
projets
Planning et rétroplanning
Vous avez listé vos tâches, attribué chacune d’elles à un responsable, établi des dépendances entre les
tâches : vous n’avez plus qu’à décider de leur date d’échéance afin d’établir un planning projet. On
parle également de «rétroplanning».
Secteur d'activité
BI
Communication
IT
Marketing
Marketing
Exemple de planning projet dans le logiciel de gestion de projet Proggio
💡 Planning prévisionnel vs planning réalisé : comme pour le budget, travailler avec un planning
prévisionnel et un planning réalisé permet :
Ventes
de comparer les écarts,
Comptabilité
et d’identifier les contretemps et points de blocage, afin de revoir et de mettre à jour le planning
si besoin.
RH
Lire aussi
Organisation
Planification de projet : votre gestion de projet en 6 étapes
Collaboration
Étape n° 8 : choisir son outil de gestion de projet
Si Excel est un bon outil pour gérer ses projets (planning, budget, etc.), encore faut-il :
connaître ses fonctionnalités et formules pour l’utiliser intelligemment,
penser et prendre le temps de mettre à jour les documents régulièrement,
ne pas commettre d’erreur.
💡 Un logiciel de gestion de projet en ligne, comme
Teamleader
Secteur
d'activité ou z0 Gravity, simplifie le
management de vos projets :
BI
tous les outils de gestion de projet (planning, ressources,
Gantt, budget, etc.) sont centralisés
dans un environnement unique ;
son aspect collaboratif permet à toutes les
parties prenantes d’avoir le même niveau
Communication
d’information, en même temps ;
les données sont mises à jour en temps réel pour toute l’équipe projet, ce qui limite la
IT
maintenance de multiples documents ;
Marketing
Marketing
la mobilité qui en découle facilite la gestion du projet en déplacement, via une application
mobile par exemple ;
les données du projet sont sécurisées en ligneVentes
;
vous bénéficiez de tableaux de bord et de rapports personnalisés pour suivre l’avancement du
projet ;
Comptabilité
vous profitez des intégrations avec vos autres outils, comme votre CRM ou votre logiciel de
facturation.
RH
En revanche, si votre entreprise a de nombreux projets à gérer, nous vous conseillons d’opter pour un
logiciel de gestion de portefeuilles de projets. Organisation
Clarizen, par exemple, permet la gestion de plusieurs projets complexes simultanément. Adapté aux
Collaboration
grands comptes et aux entreprises internationales,
le logiciel est flexible et s’adapte à leurs
problématiques. Travail collaboratif et reporting sont ses points forts.
Il y a aussi Sciforma, qui prend en charge toutes les phases de la gestion de projet. Cette solution va audelà de l’opérationnel en soutenant les prises de décision stratégiques et en permettant de prioriser
les projets qui ont le plus de valeur.
Étape n° 9 : réaliser le projet
Secteur d'activité
BI
Communication
IT
Marketing
Marketing
Place à l’action ! Il est temps de vous atteler à la réalisation des tâches une à une.
Ventes
On entre pleinement dans l’étape la plus opérationnelle
du projet, qui induit également :
la coordination des parties prenantes,
Comptabilité
la production des livrables intermédiaires,
la mise à jour des indicateurs clés de performance (KPI) et le suivi du tableau de bord.
RH
Cette étape se conclut par la transmission du livrable final en interne ou à un client externe une fois
toutes les tâches réalisées.
Organisation
☝️La réalisation du projet requiert beaucoup d’adaptabilité de la part de l’ensemble de l'équipe
concernée, notamment du ou de la manager de Collaboration
projet qui doit jongler avec les imprévus.
Étape n° 10 : assurer le suivi du projet
Félicitations, votre projet est terminé ! Sa clôture laisse place au bilan.
Secteur d'activité
Mettez à jour les indicateurs clés de performance du projet et rédigez un bilan de synthèse.
BI
Ces étapes, à ne pas négliger, participent à tirer parti de l’expérience vécue pour de futurs projets :
Communication
L’objectif est-il atteint, la problématique résolue ?
Comment les risques et les problèmes ont-ils été gérés ?
IT
Le budget a-t-il été respecté ? Si non, dans quelle mesure a-t-il été sous- ou surévalué ?
Les ressources ont-elles été correctement utilisées ?
Marketing
Marketing
Le client est-il satisfait ?
Ventes
Sellsy Facturation & Gestion
4 avis
Comptabilité
Le logiciel de facturation français simple pour les TPE/PME
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RH
Voir tous les logiciels
Gestion de projet
Organisation
Derniers conseils pour garantirCollaboration
la réussite de votre projet
Pour terminer, nous vous livrons quelques facteurs de réussite d’un projet :
n’oubliez jamais de communiquer : la circulation de l’information est la clé pour mener à bien
votre projet dans de bonnes conditions ;
dans la mesure du possible, anticipez au maximum : essayez de tout prévoir en amont, avant le
lancement du projet, pour éviter l’improvisation par la suite.
Article mis à jour, publié initialement en février 2019.
La transparence est une valeur essentielle pour Appvizer. En tant que média, nous avons pour objectif d'offrir à nos
lecteurs des contenus utiles et de qualité tout en permettant à Appvizer de vivre de ces contenus. C'est pourquoi,
nous vous invitons à découvrir notre système de rémunération. En savoir plus
Logiciels cités dans cet article
Secteur d'activité
Sellsy Facturation & Gestion
4 avis
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