Université Hassan II –Ain choc Faculté des sciences Juridiques Economique& Sociales Casablanca . EVALUATION DU CONTROLE INTERNE Pr. M. ABOU EL JAOUAD SOMMAIRE INTRODUCTION CHAPITRE -I- : APPROCHE TERMINOLOGIQUE Section 1 -DEFINITION DU CONTROLE INTERNE Section2-ASPECTS ET ELEMENTS DU CONTROLE INTERNE CHAPITRE –II- : DEMARCHE D’APPRECIATION DU CONTROLE INTERNE Section 1- PRISES DE CONNAISSANCE DES DOCUMENTS. Section2- LE MEMORANDUM . Section 3- L’ANALYSE DES CIRCUITS PAR DIAGRAMMES. Section 4- QUESTIONNAIRES ET GUIDES OPERATOIRES . Section 5- LES GRILLES D’ANALYSE DE CONTROLE INTERNE . Section 6 : EVALUATION DEFINITIVE DU CONTROLE INTERNE. CONCLUSION Introduction générale Les entreprises, les organisations sont en permanence confrontées à l’amélioration de leurs performance dans un environnement qu’elles souhaitent sécuriser .cette amélioration est de plus en plus recherchée au travers d’une décentralisation de la prise de décision pour en assurer la pertinence et la mise en œuvre rapide. Dans ces conditions, le chef d’entreprise, le dirigeant best naturellement amené à s’interroger sur la maîtrise du fonctionnement de l’organisation, par lui-même et ses collaborateurs. La fonction d’audit interne donne à cet égard l’assurance raisonnable que les opérations menée, les décisions prises sont –sous contrôle- et qu’elles contribuent donc aux objectifs de l’entreprise .et si tel n’était pas le cas, elle apporterait des recommandations pour y remédier. pour ce faire l’audit interne évalue le niveau du contrôle interne, c’est-à-dire la capacité des organisations à atteindre les objectifs qui leurs sont assignés et à maîtriser les risques inhérents à leur activité .c’est donc une fonction éminemment utile aux dirigeants,quel que soit leur niveau de responsabilités , ce qui explique son développement au cours des deux dernières décennies avec une extension de son champ d’action sur l’efficacité et la performance au-delà de la simple conformité. Dans ce recherche , nous examinerons uniquement une partie du contrôle interne qui est le stade final de ce dernier à savoir ‘l’évaluation du contrôle interne’, en se focalisant dans la premiere partie sur une approche terminologique du contrôle interne ,pour consacrer la deuxieme partie à sa demarche et ses techniques d’evaluation . CHAPITRE I : APPROCHE TERMINOLOGIQUE La notion du contrôle interne a connu, au fils des années, une évolution continue arrivant à approfondir d’avantage le concept et l’Affiner. De ce fait, il nous apparaît essentiel d’adopter une approche historique au cours de sa définition. SECTION I - Définition du contrôle interne : Les définitions du contrôle interne sont nombreuses, mais l’accord s’arrête sur l’essentiel. Notons que les auditeurs externes, commissaires aux comptes, experts-comptables ont été les premiers en France à développer et à approfondir la notion du contrôle interne, et ce pour atteindre les objectifs spécifiques assignés à leur fonction. 1. Les définitions de l’Ordre des experts comptables : On distingue deux définitions à caractère historique que nous les présentons sous forme de versions successives : Version 1962 : « Le contrôle interne comptable résulte du choix de la mise en œuvre de méthodes, de moyens humains et matériels adaptés à l’entreprise et propres à prévenir, ou tout au moins à révéler sans retard les erreurs et les fraudes. » 1 Version 1977 : « Le contrôle interne est l’ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de l’entreprise. Il a pour but d’un côté d’assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l’information, de l’autre l’application des instructions de la direction et de favoriser l’amélioration des performances. Il se manifeste par l’organisation , les méthodes et les procédures de chacune des activités de l’entreprise, pour maintenir la pérennité de celle-ci. » 2 2. La définition du « consultative commette of accountancy », Grande-Bretagne en 1978 : « Le contrôle interne comprend l’ensemble des systèmes de contrôle, financiers et autres, mis en place par la direction afin de pouvoir diriger les affaires de l’entreprise de façon ordonnée et efficace, assurer le respect des politiques de gestion sauvegarder les actifs et garantir autant que possible l’exactitude et l’état complet des informations enregistrées. » 3 2. La définition de « L’American Institute of Certified Public Accountants » en 1978 : « Le contrôle interne est formé de plans d’organisation et de toutes les méthodes et procédures adoptées à l’intérieur d’une entreprise pour protéger ses actifs, contrôler L’ouvrage 1 Jacques RENARD & Jean-Michel CHAPLAIN, “ Théorie et pratique de l’audit interne ”, Edition . d’Organisation, Paris, 2004, p : 130 .Même source 3 2 l’exactitude des informations fournies par la comptabilité, accroître le rendement et assurer l’application des instructions de la direction. » 4 Comme on peut conclure facilement, les définitions citées ci-dessous, bien qu’elles sont tellement variées (méthodes, procédures, systèmes, moyens…), elles ne disent, en vérité, que les mêmes choses que l’on essaye de les agréger en trois points capitaux : Le contrôle interne est plus préventif que répressif (‘‘contrôle’’ dans le sens de ‘‘maîtrise’’). Le contrôle interne est un ensemble de moyens, procédures,…mis en place dans une entreprise et faisant partie intégrante de son organisation. La direction générale de l’entreprise est responsable de la définition, de la mise en œuvre et de la supervision de ces moyens pour atteindre son panier d’objectifs. II - Les développements récents : 1. Le comité de COSO (Committee Of Sponsoring Organizations Of the Treadway Commission) aux USA, en 1992 : « Le contrôle interne est un processus mis en œuvre par le conseil d’administration, les dirigeants et le personnel d’une organisation destiné à fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs. »5 2. Le COCO (Criteria on Control Committee) aux Canada, en 1996 : « Éléments de l’organisation (incluant ressources, systèmes, procédés, culture et tâches) qui, mis ensemble, aident à atteindre les objectifs.»6 Constatations : L’analyse détaillée de ces définitions nous permet de ressortir les éléments suivants : Le contrôle interne concerne toutes les organisations. Universalité des personnes et moyens: Le contrôle interne est mis en œuvre par tous les membres de l’organisation en mettant ensemble tous les moyens disponibles. Jacques RENARD & Jean-Michel CHAPLAIN, “ Théorie et pratique de l’audit interne ”, Edition . d’Organisation, Paris, 2004, p : 130 . Même source 5 . Même source 6 4 Le caractère relatif : Le contrôle interne reste toujours un moyen efficace, un outil de travailler mieux, mais pas forcément de façon parfaite ou idéelle. Conclusion : Le contrôle interne n’est pas une fonction, ni un service, C’est un état : un ensemble de dispositions mises en œuvre par les responsables de tous niveaux pour maîtriser le fonctionnement de leurs activités. S’il y a un service chargé d’apprécier, de juger le contrôle interne, il devrait se nommer « Audit interne » ( Cf. Tableau 1). Tableau 1 : Contrôle interne # Audit interne SECTION II - Aspects & éléments du contrôle interne : I - Les différents aspects du contrôle interne : 1. Aspect comptable : Le contrôle interne regroupent l’ensemble des procédures qui favorisent, au sein de l’entreprise, l’établissement des comptes sincères et réguliers. Mesures assurant la qualité des travaux journaliers de comptabilisation. Mesures de protection physique du stock contre vol ou dégradation. Procédures relatives à travaux de l’inventaire. ….etc. 2. Aspect administratif & organisationnel: Il s’agit d’un mode d’organisation inhérent à l’entreprise et qui lui permet, grâce à un ensemble de méthodes et procédures, de promouvoir l’efficacité de sa gestion et l’application de la politique définie par sa direction en vue d’une optimisation des ressources. Exemple : Contrôles de qualité, des horaires, de la politique de recrutement et de la formation professionnelle, de la politique d’achat, de production, de distribution…etc. 3. Aspect législatif & réglementaire: Cet aspect contraignant du contrôle interne vient pour imposer le respect des directives (qui englobent les dispositions législatives et réglementaires) et les règles tant internes qu’externes. II - Les principaux éléments de réalisation du contrôle interne : Trois éléments conditionnent l’accomplissement, en principe, d’un contrôle interne plus ou moins efficace. 1. Un plan systématique d’organisation : Traduisant une volonté d’organisation et une recherche de systématisation de la part d’entreprise, il comporte: La définition précise des tâches : la séparation des tâches doit être conçue de façon à permettre le contrôle réciproque de leur exécution. Cela va éviter qu’une même personne puisse commettre une erreur ou une irrégularité en ayant la possibilité de la dissimuler. La définition minutieuse des pouvoirs & responsabilités ( La hiérarchie ) : un organigramme faisant apparaître les différentes fonctions et le nom de leur responsable. L’établissement des circuits de documents, bien précis, afin d’assurer la bonne circulation des informations diffusées. 2. La documentation : Il s’agit, en effet, d’un système de documentation et d’information au sein duquel on distingue les procédures écrites, les documents supports de l’information et les divers rapports de gestion créés par l’entreprise ou par son environnement. 3. La compétence des responsables et l’intégration ferme du personnel L’entreprise est aussi un lieu de production des informations dont tous le monde s’en servira. Celles-ci doivent être suffisantes en quantité et en qualité et conservées soigneusement. Exemple : Manuel de procédures. III – organigramme du contrôle interne L’evaluation du contrôle interne se traduit par differentes etapes qui sont incontournables et le reviseur est dans l’obligation de les respecter. Ainsi , avant de proceder à une description des techniques d’evaluation , il est preferable d’avoir une vue generale la demarche ( objet de cet organigramme). Description des procédures Existence et compréhension des procédures Evaluation préliminaire du contrôle interne Forces théoriques dégagées Points forts appliqués Points forts non appliqués Forces Faiblesses Evaluation définitive du contrôle interne Programme de contrôle des comptes Incidence sur l’opinion Recommandation ORGANIGRAME DE L’EVALUATION DU CONTROLE INTERNE CHAPITRE II : Démarche d’appréciation du contrôle interne Section 1- Pise de connaissance des documents existants Cette prise de connaissance consiste à recenser tout ce sui peut aider le réviseur à apprécier les systèmes, procédures et méthodes de l’entreprise. Documents internes à l’entreprise : Organigrammes, diagrammes ; Circuits de documents ; Description de postes ; Manuels de procédures ; Rapports des auditeurs internes ; Documents externes à l’entreprise Dossier constitué par l’expert comptable ou le CAC lors d’une précédente intervention ; Rapports rédigés par d’autres professionnels section2- Le mémorandum 2-1.Définition : Une première approche possible du contrôle interne est la description narrative ; à laquelle on donne traditionnellement le nom de mémorandum. L’auditeur fait la synthèse écrite des entretiens qu’il a avec les responsables intéressés et des documents qu’il a pu réunir. A titre d’exemple ; nous servirons de cette méthode pour décrire en partie un circuit d’achat. 2-2. Exemple : Monsieur A, acheteur de la société « X » établit à partir de l’état des stocks et des prévisions de fabrication , une « demande d’achat » sur le quelle il indique les quantités demandés, leurs prix, les modalités de paiement et de la livraison. Cette « demande d’achat» est transmise à B du service achat ; Celui-ci établit alors que quatre exemplaires un bon de commande pré numéroté ; Les deux premiers sont adressés au fournisseur, qui doit se servir de l’un des deux pour accuser réception de la commande ; Le troisième, joint à la demande d’achat, fait l’objet d’un classement provisoire dans l’attente de l’accusé de réception du fournisseur ; Le quatrième est envoyé à C, autre membre du service achat, qui le classe provisoirement en séquence numérique dans l’attente de l’accusé de réception ; Lorsque l’accusé de réception arrive dans l’entreprise, il est transmis à C qui compare le délai de livraison indiqué par le fournisseur et celui qui figure sur le bon de commande n° 4. Puis l’accusé de réception est transmis à D qui appartient lui aussi au même service ; D contrôle le prix porté sur l’accusé de réception à partir du fichier prix ; L’accusé de réception est remis à B, qui le classe définitivement par ordre alphabétique du nom du fournisseur avec l’exemplaire n° 3 du bon de commande et la « demande d’achat ». 2-3- Avantages et inconvénients : L’approche par mémorandum présente des avantages certains, elles autorise l’auditeur à une certaine souplesse dans le déroulement de ses conversations avec les responsables de l’entreprise .moins directif, l’auditeur écoutera mieux son interlocuteur. Inversement ; celuici ; se sentant moins contrôlé ; se montrer plus direct et plus coopératif. Toutefois ; les propos tenus son généralement embrouillés ; ils mêleront souvent l’essentiel et l’accessoire, et l’auditeur devra s’armer de tout son courage pour réaliser une système dont il craindra toujours que ; victime du tour trop spontané de la conversation, elle n’omette quelque aspect important. A ce sujet, faisant remarquer que l’auditeur peut pallier cet inconvénient en utilisant un questionnaire dit « ouvert ». Ce type de questionnaire ne doit pas être confondu avec celui utilisé lors de l’évaluation du contrôle interne et qui dit ; par opposition ; « fermé » ( voir p.106) . le questionnaire « ouvert » se caractérisé par le fait qu’une réponse par « oui » ou par « non » est impossible. Chaque question implique un développement et nésite donc une compréhension du système. L’utilisation de ce questionnaire est généralement très efficace pour préparer l’interview avec des responsables et pour vérifier, après coup, qu’aucun point important n’a été omis. Indépendamment de ces inconvénient, le mémorandum reste difficile d’accès aux lecteurs étranger, si bref et si simple que soit l’exemple choisis plus haut, il illustre bien l’effort important qu’il requiert pour acquérir d’un circuit une compréhension d’ensemble, un effort impraticable dès que les procédures deviennent trop longues ou trop complexes. L’approche par mémorandum ne peut donc être recommandée que dans les cas simples. Dans les cas compliqués, l’utilisation d’autres techniques sera nécessaire. Section 3-l’analyse des circuits par diagrammes Un diagramme est une représentation graphique d’une suite d’opérations dans laquelle les différents documents, postes de travail, de décision, de responsabilités, d’opération sont représentés par des symboles réunis les uns aux autres suivant l’organisation administrative de l’entreprise. Les objectifs des diagrammes de circulation sont de : 1. Donner un enregistrement des procédures et systèmes de l’entreprise et mettre en relief les aspects importants du contrôle interne ; 2. Etre une base pour les tests de conformité qui servent à vérifier sue les procédures sont bien appliquées. REMARQUE : Les tests de conformité (ou d’existe,ce ou encore de réalité) ont pour objectifs de s’assurer de la bonne compréhension de la procédure par l’auditeur (une sorte d’autotest) et que la procédure décrite est conforme à la réalité . La procédure du diagramme peut varier selon les auteurs mais dans l’ensemble, on retient deux modèles de présentation bien définis : Diagramme vertical Diagramme horizontal 3-1 Le diagramme vertical Ce diagramme se présente en trois parties : 1° colonne à gauche : description narrative, on y retrouve les explications difficiles à schématiser. 2° colonne au milieu : numéro de l’opération. 3° colonne à droite : description graphique. C’est dans cette colonne que l’on retrouve la description graphique des opérations et les renseignements écrits indispensables pour leur compréhension. Cette forme de diagramme représente verticalement le circuit des documents. Les services seront placés les uns au dessous des autres et séparés par un trait horizontal. La présentation du circuit de documents est faite selon l’ordre chronologique, c'est-àdire depuis sa création jusqu’à son archivage ou sa destruction. Parmi les diagrammes connus se présentant sous la forme verticale, on peut citer : Le diagramme de BG (Brnaténé et Grün) Le diagramme d’analyse type « SCOM » Le diagramme des auteurs de l’ouvrage sur « le contrôle interne » de l’ordre des experts comptables et des comptables agrées, 1977, 3-2 Le diagramme horizontal : Comme dans le diagramme verticale, la représentation du circuit de documents est faite selon l’ordre chronologique, mais la circulation entre les services se fait horizontalement. Du fait de la juxtaposition de plusieurs services les uns à côté des autres, le diagramme horizontal se présente sur un imprimé de plus grand format que le diagramme vertical. Dans la mesure du possible, pour la clarté di diagramme, il faut éviter d’utiliser trop de symboles différents. Certains auteurs conseillent de faire des renvois pour noter certaines explications qui, si elles figuraient sur le diagramme, l’alourdiraient. Il faut cependant éviter d’user de ces notes trop souvent car elles feraient retomber tout l’intérêt du diagramme. Parmi les diagrammes connus se présentant sous la forme horizontale, on peut citer : Le diagramme préconisé par les auteurs de l’ouvrage sur « L’exercice du commissariat aux comptes dans le cadre de la nouvelle législation des sociétés commerciales »O.E.C.C.A.1970 ; Le diagramme de Skinner et Anderson ; Le diagramme Hymans ; Le diagramme préconisé par H. Charrier dans son ouvrage « Guide de révision comptable » (Uni Audit) Les symboles utilisés : Il existe autant de tables de symboles qu’il y a d’auteurs. Le choix d’une table de symboles n’est pas primordial ; mais il est souhaitable que dans un même groupe de travail une seule table soit adoptée par tout le groupe. Ainsi les cabinets d’expertise comptable qui se regroupent pour les missions importantes doivent utiliser les mêmes méthodes de travail. 3-3 forces et faiblesses des diagrammes de circulation : Nous analyserons la méthode du diagramme à un niveau d’ensemble avant de comparer les diagrammes verticaux et les diagrammes horizontaux. En général sur le plan de leurs caractéristiques on peut dire que l’utilisation des diagrammes présente plus d’avantages que d’inconvénients. S’agissant des inconvénients ils sont de deux ordres .d’une part, la méthode ne permet pas toujours de saisir l’ensemble du contrôle interne : certains opérations se présent mal une description graphique diagrammes .d’autre part, la méthode est longue à mettre en œuvre. Elle nécessite, chez l’utilisateur, de la logique, du soin et l’expérience ; l’auditeur doit apprendre à trouver le juste équilibre entre la partie descriptive du diagramme et la partie narrative .un excès de détail dans la première finit par nuire à sa clarté une trop grande pauvreté nous ramène au mémorandum. La méthode du diagramme déçoit souvent les premiers temps : une certaine pratique est nécessaire pour en découvrir les avantages. Pourtant ceux-ci sont très réels. L’utilisation d’un diagramme permet d’acquérir une connaissance approfondie du dispositif étudié et d’en décèle très rapidement les principales forces ou faiblesse. Le fait d’avoir à préparer un diagramme de circulation conduit à ne formalisation et à une discipline qui aide le rédacteur à analyser et à fond ses connaissances. La forme schématique des diagrammes met en évidence aussi bien les insuffisances dans les connaissances de l’auditeur que les dictionnaristes ou les faiblesses dans les flux des données ou dans un contrôle. de fait,par simple visualisation, l’auditeur,l’auditeur aura la possibilité d’analyser tous le aspects d’une opération .c’est ainsi qu’il évaluera les contrôles qui jalonnent le circuit analysé :séquences numériques , comparaisons globales, comparaison de documents,visa de contrôle arithmétique ou e supervision interne,visa pour autorisation .de même façon , la séparation graphique des services lui donnera très rapidement des éléments sérieux d’appréciation sur la valeur de l’autocontrôle résultant de la séparation des taches . Cette approche constate à la fois avec celle que réalise le questionnaire et celle que réalise le mémorandum. Tandis que le questionnaire opère de manière ponctuelle, le diagramme saisit l’ensemble d’un dispositif .tandis que le mémorandum implique une approche assez peu méthodique, le diagramme est d’abord un effort de systématisation. L’approche du contrôle interne par diagramme de circulation cumule par conséquent deux qualités importantes. 3-3-1Forces et faiblesses du diagramme vertical : Le digramme vertical est d’un maniement commode, mais son exploitation l’est moins. Ce type de diagramme est en effet relativement simple à rédiger : la ligne de flux unique permet un tracé facile .par ailleurs, il pose peu de problème de lecture et de compréhension, grâce à la correspondance entre le graphique et le texte peut être aisément maintenue en mettant les références de la fiche dans la colonne narrative. Malheureusement, le diagramme vertical présente deux défauts qui en font un outil d’évaluation moins efficace. D’une part, il ne donne pas du circuit une vision d’ensemble : dés que les procédures analysées sont tant soit peu longues ou compliquées, le principe mémé du diagramme fait qu’il s’étends sur plusieurs pages. D’autre part, il ne permet pas de déterminer immédiatement si la séparation des taches est satisfaisante : là encore, le principe de fonctionnement du diagramme veut que l’unité de temps. Une situation inverse résulte de l’utilisation du diagramme horizontal. 3-3-2 Forces et faiblesses du diagramme horizontal : Le diagramme horizontal, s’il est d’un maniement plus difficile que l’autre, est un outil d’appréciation du contrôle interne très efficace. L’établissement d’un diagramme horizontal est un travail délicat : le nombre de lignes de flux possibles pouvant être important, il n’est pas toujours évident d’assurer la clarté du tracé et tout particulièrement d’éviter que les lignes ne s’entrecroisent jusqu’à constituer un fouillis inextricable. Ce diagramme est utilisé chaque fois que les deux conditions suivantes sont réunies : _D’une part, la technique du diagramme doit être applicable : ce sera généralement le cas lorsqu’on étudiera le control e interne relatifs aux achats, ventes, trésorerie, au personnel au stocks ; _d’autre part, le circuit de documents étudié ne doit pas être simple : il est inutile de s’évertuer à construire un diagramme lorsque les articulations du système peuvent aussi bien être perçues par le biais d’une petite description narrative. Section 4- Questionnaires et guides opératoires : Les questionnaires permettent au réviseur ; grâce à un grand nombre d’interrogations précises ; de déceler les forces et les faiblesses du contrôle interne. Les questionnaires se présentent habituellement sous deux formes : l’une simplifiée qui ne motive pas d’autre réponse que le oui ou le non (questionnaire fermé) et l’autre plus complète qui entraîne nécessairement des observations détaillées (questionnaires ouverts). Les Questionnaires sont souvent précédés de guides opératoires qui permettent de les préparer afin qu’aucune question essentielle ne soit omise. A la limite ; les guides opératoires peuvent servir de questionnaires. Faciles d’emploi les questionnaires garantissent qu’aucun point fondamental à examiner n’est oublié. Par contre ; il y a lieu de se méfier du caractère standard des listes types qui sont à adapter aux entreprises en cause. La liste des contrôles possibles est établie par cycles et permet de réaliser une analyse quasi exhaustive des processus de contrôle interne. Liste des modules de contrôle : achat/fournisseurs. immobilisations. paie et personnel. trésorerie. Stocks. ventes et clients. caisses et banques. engagements hors bilan. 4-1. Objectifs des questionnaires : 4-1-1 Achat- Fournisseurs : Ce questionnaire définit d’abord les objectifs du contrôle interne du module, il permet ensuite d’apprécier la séparation des fonctions, puis il analyse les procédures de contrôle interne pour chacune des étapes du circuit : commandes réception des marchandises et services ; contrôle des factures ; comptabilisation des factures et avoirs ; provisions pour factures à recevoir ; justification des soldes ; suivi des litiges ;4-1-2 Ventes-Clients : S’assurer que : tous les produits expédiés ou rendus sont facturés sur la bonne période ; les prix pratiqués (brut, remises, ristournes….) sont dûment autorisés ; tous les avoirs à émettre sont comptabilisés sur la bonne période ; les créances sont recouvrées avec célérité ; tous les risques de pertes sur ventes sont provisionnées 4-1-.3. Paie-Personnel : S’assurer que : les personnes figurant sur le livre de paie ont bien droit à leur rémunération ; les rémunérations sont correctement calculées ; le paiement des rémunérations se fait avec une sécurité suffisante ; toutes les charges relatives au personnel sont correctement comptabilisées ; les dispositions légales en matière de personnel sont respectées . 4-1-4. Stock : S’assurer que ce système est suffisant pour que : tous les stocks de l’entreprise soient comptabilisés ; ces stocks soient correctement évalués (valeur brute et valeur nette) ; ces stocks soient correctement protégés ; les engagements hors bilan concernant les stocks soient correctement saisis. 4-1-5. Trésorerie-Dépenses : S’assurer que tous les règlements émis par l’entreprise sont : justifiés ; autorisés ; transmis à leurs bénéficiaires ; comptabilisés 4-1-6. Trésorerie-Recettes : S’assurer que : toutes les recettes sont intégralement et rapidement remises en banque ; les effets sont correctement suivis ; toutes les recettes sont comptabilisées. 4-1-7. Caisses et Banques : S’assurer que, outre les contrôles déjà effectués sur les recettes et les dépenses : le système de tenue et de comptabilisation de la caisse est fiable ; tous les mouvements de trésorerie sont correctement comptabilisés. 4-1-8. Immobilisations : S’assurer que le système est suffisant pour que : toutes les immobilisations soient autorisées et comptabilisées ; toutes les immobilisations soient correctement évaluées (valeur brute et valeur nette) ; la protection des actifs soit assurée ; les engagements hors bilan concernant les immobilisations soient correctement saisis. 4-1-9. Engagement hors bilan : S’assurer que les systèmes comptables permettent de saisir et valoriser, à tout moment, les engagements pris par l’entreprise et qui doivent faire l’objet d’une information dans les comptes annuels. 4 -2. Exemples de questionnaires : 4-2-1. Vente importanc oui fait a) ventes Chaque commande est-elle autorisée avant sa production la commande du client est vérifiée : bon de commande, prix, l'autorisation de crédit est obtenue avant la production; les bons de livraison sont prés numérotés, la séquence contrôlée et la comparaison avec les factures de vente est effectuée les factures de vente sont pré numérotées et la séquence contrôlée ; une vente hors de l'ordinaire (rebut, immobilisation) est autorisée et suit le même cheminement qu'une vente régulière ; le dossier d'une mauvaise créance est analysé par une personne resp. un contrôle sur l'autorisation des taux de vente et des prix des produits est exercé. b) Recettes Tous les chèques du courrier sont déposés intégralement tous les jours; la conciliation détaillée des comptes clients majeurs est effectuée ; c) Escomptes et crédits Tout escompte ou crédit est autorisé avant d'être accordé; toute radiation de solde de compte est e oui à faire non autorisée; toute demande d'ajustement de compte reçu du client est autorisée d) Conciliation comptable La conciliation de l'auxiliaire des comptes clients avec le grand-livre faite ; la conciliation bancaire est effectuée par une personne indépendante. N.B. : Répartition des tâches Dans la mesure du possible, les fonctions suivantes sont accomplies par des personnes différentes : autorisation de transaction, comptabilisation, livraison de marchandise, vérification de facture, envoi d'états de comptes, garde de l'argent, encaissement de dépôts. 4-2-2. Achat oui fait a) Achat La conciliation du bon de commande, du bon de réception de marchandise et de la facture du fournisseur est faite; pour toute facture reçue, il y a un bon de commande autorisé; tous les achats, pour fins de production ou autre, sont préalablement autorisés; les bons de commande sont pré numérotés et la séquence contrôlée les bons de réception sont datés et signés par un préposé dûment qualifié; la conciliation des factures avec l'état de compte du fournisseur est effectuée; les achats de production sont tous distribués dans les produits ou commande et inscrits à l'inventaire; un budget d'exploitation est approuvé et toute dépense non budgétée requiert une autorisation avant d'y donner suite. b) Déboursés Tout paiement est appuyé d'une facture originale et des autres pièces justificatives; une personne responsable fait le suivi des ententes particulières avec des fournisseurs : date de paiement, escompte de volume, mode de paiement; tout paiement est préalablement autorisé et le chèque signé Importance oui à faire non par une personne responsable; les chèques sont pré numérotés et la séquence contrôlée. c) Escomptes et crédit Une marchandise retournée est contrôlée jusqu'à la réception d'une note de crédit du fournisseur; les conditions et les inscriptions des escomptes sur achats sont vérifiées. d) Conciliation comptable La conciliation des états de compte des fournisseurs avec le grand-livre auxiliaire est réalisée; la conciliation de l'auxiliaire des comptes fournisseurs avec le grand-livre est faite; la conciliation bancaire est effectuée par une personne indépendante. N.B. : Répartition des tâches Dans la mesure du possible, les fonctions suivantes sont accomplies par des personnes différentes : autorisation des achats, réception de marchandise, conciliation de facture, paiement, comptabilisation. 4-2-3. SALAIRES Importance a)Salaires oui fait oui à faire Toute modification sur les données de base des employés est autorisée; tout changement de salaire brut ou taux horaire est autorisé; la conciliation des heures travaillées et payées est faite; les dossiers du personnel sont à jour; la corroboration entre les chèques de paye, les dossiers du personnel et les endossements des chèques est réalisée; il existe un compte de banque distinct pour les salaires de tous les employés; la distribution des chèques de paye est assurée par une personne responsable et un contrôle particulier est exercé pour les chèques des employés absents; non le dossier et les conditions d'emploi d'un nouvel employé sont autorisés avant d'être intégrés au système; les heures supplémentaires et autres règlements spéciaux sont autorisés avant d'être payés; il y a conformité entre la paye nette et le total des chèques individuels; les chèques sont pré numérotés et la séquence contrôlée; les déductions à la source sont en conformité avec les régimes gouvernementaux et les avantages sociaux de l'entreprise; les autres formes de rémunération (commissions, bonis) sont contrôlées en fonction des politiques internes autorisées; si la paye est produite à l'extérieur, un contrôle rigoureux des communications ainsi qu'une conciliation des résultats sont réalisés sous la surveillance d'une personne responsable. b) Conciliation comptable La conciliation du compte de banque-salaires est faite; la conciliation des records de gains individuels avec postes de salaires au grand-livre est exécutée. N.B. : Répartition des tâches : Dans la mesure du possible, les fonctions suivantes sont accomplies par des personnes différentes : calcul du temps, calcul de la paye brute, autorisation de payer, autorisation des heures supplémentaires, comptabilisation, distribution des chèques de salaires. 4-2- 4. Les stocks importance oui fait a) Stocks Les marchandises sont remisées dans des endroits convenables, sécuritaires et contrôlées; la couverture d'assurances feu et vol est suffisante; des marchandises en consignation chez un tiers, ou appartenant à un tiers, sont contrôlées séparément; le décompte physique se fait périodiquement, mais au moins annuellement; oui à faire non une comparaison entre l'inventaire physique et le registre permanent est faite; les ajustements provenant d'écarts sont acceptés par une personne responsable, avant d'être inscrits; un inventaire physique est établi par une personne différente du magasinier; les entrées de stocks suivies d'un bon de réception et les sorties de stocks suivies d'un bon de réquisition identifiant la date, la commande, le lot, le projet sont faites; il y a conformité (type, quantité, dimension, état matériel) entre la réception de la marchandise et son inscription au registre; les marchandises et produits majeurs sont conciliés souvent entre l'inventaire physique et le registre permanent; la fiabilité du système d'imputation de la main-d'œuvre directe aux produits en cours est démontrée; une comparaison de la main-d'oeuvre directe estimée ou standard avec la main-d'oeuvre directe réelle est établie; un rapport sur les rebuts est rédigé avant l'autorisation d'aliénation; la pertinence des principes comptables utilisés pour l'évaluation des stocks est constatée. b) Conciliation comptable : L'inventaire physique est dûment compilé, évalué et enregistré au grand-livre; la conciliation de l'inventaire physique avec le registre auxiliaire des stocks et la répartition entre matière première, produits en cours, produits finis est effectuée. N.B. : Répartition des tâches Dans la mesure du possible, les fonctions suivantes sont accomplies par des personnes différentes : prise d’inventaire physique, évolution des stocks, entreposage, comptabilisation, ajustements d’écarts, politique d’évaluation, entrée et sortie des stocks. 4-2-5. Autres importance oui fait oui à faire a) Grand-livre : Le grand-livre est balancé mensuellement et réconcilié avec les registres auxiliaires; les écritures de journal sont autorisées; une charte de compte est approuvée et toute modification doit être justifiée; les états financiers internes et externes sont conciliés à chaque parution. b) Placements : Le contrôleur a la garde de ces actifs ainsi que les pièces justificatives; une conciliation permanente est établie avec le grand-livre; une autorisation de la direction est requise pour ces transactions. c) Immobilisations : Le grand-livre doit être concilié avec l'auxiliaire des immobilisations : détail pour chaque actif avec preuves de la transaction et pièces justificatives; une autorisation de la direction est requise pour ces transactions. les assurances feu et vol sur les immobilisations sont adéquats. d) Actionnaires – Propriétaires : Il existe un registre sur les actionnaires et la conciliation de la part de chacun; les procès-verbaux sont mis à jour régulièrement; il y a un contrat récent de convention entre actionnaires ou sociétaires; il existe une assurance de cautionnement adéquate pour les principaux dirigeants. La première évaluation du contrôle interne. A partir des étapes précédentes et à l’aide du questionnaire de contrôle interne, l’auditeur est en mesure d’identifier les faiblesses et les forces liées à la conception de chacune des procédure examinées (exemple défaut ou défaillance de la procédure d’inventaire physique). Ce qui lui permet de répertorier les premiers points fiables et points forts relatif à la conception elle-même du système de contrôle interne .ces faiblesses de conception ne font pas non l’objet de tests mais seulement d’une confirmation de la part des responsables de l’entreprise . l’auditeur en tiendra compte pour mesure l’incidence de cette déficience sur les comptes .ces faiblesses font l’objet d’une lettre de recommandation. Les tests de permanence Les tests de permanence ont pour objectif de vérifier que les contrôle internes , mis en place par l’entreprise pour assurer la fiabilité des informations financières , sont effectivement appliquées .l’auditeur teste que les points forts théoriques (de conception) se vérifient en pratique et qu’ils sont appliqués de façon constante .il s’agit de tests de grande ampleur que les tests de conformité puisqu’ils doivent donner à l’auditeur la conviction que les procédures contrôlées sont appliquées en permanence (sur tout l’exercice et dans tous les lieux) et sans défaillance Section 5- Les grilles d’analyse de contrôle interne : Les grilles d’analyse de contrôle interne ou grilles d’analyse faisant ressortir les fonctions assumées par les postes de travail sont des tableaux à double entré effectuant l’inventaire des différentes opérations réalisées et permettant en particulier de repérer les cumuls de fonctions. Exemple de grille d’analyse : grille d’analyse du circuit des achats ; Description Ou Processus Magasin Acheteur Directeur des achats Emission de la demande / Accès au Référentiel Fournisseur Choix du fournisseur Emission de la commande Approbation des commandes Réception des marchandises Emission du BR Réception des factures Contrôle des factures Approbation des factures Enregistrement des factures Réclamation aux fournisseurs Modification du Référentiel Fournisseur Comptabilité Contrôle de gestion Section 6 : Evaluation definitive du contrôle interne Les tests de permanence permettent à l’auditeur d’évaluer définitivement le contrôle interne. En fait , après la détermination des faiblesses de conceptions découleront de la première évaluation ,l’auditeur détermine ensuite les faiblesses d’application issues de la mauvaise application des points forts . A partir de ces éléments le contrôleur détermine l’influence des faiblesses et des forces sur la sincérités et la régularités des comptes. Vient ensuite la phase définitive du contrôle interne, qui est d’ailleurs a autant importance que les précédentes, dans la mesure où elle traduit la pertinence de la mission du reviseur à travers les forces et faiblesses relevées du système diagnostiqué . En outre; Son importance réside aussi dans le fait qu’elle est une phase de communication par laquelle le contrôleur doit fournir son évaluation en la matiere aux decideurs de l’entreprise. Cette évaluation est délibérée sur un documents de synthèse sur le quel le réviseur ou l’auditeur récapitule sous forme modulaire, les conclusions tirées de ses évaluations , ce documents peut être soit un rapport de synthèse soit un tableau d’évaluation . En effet le rapport d’évaluation doit être rédigé en style simple et claire en presantant les différents points faibles et forts de l’analyse demandée, il n’existe pas un modèle exhaustif mais l’essentiel est d’indiquer les points importantes : les forces , les faiblesses , la gravité de ces faiblesses, leurs impact sur les etats financiers, leurs incidencces sur l’operation d’audit financier et enfin les recommandations de l’entreprise en question . Conclusion l'objectif que poursuit le réviseur en appréciant le contrôle interne est de déterminer dans quelle mesure il pourra s'appuyer sur ce contrôle interne pour définir la nature , l'étendre et le .calendrier de ses travaux Tout au long des travaux qu'il réalisera dans le cadre de l'appréciation du contrôle interne, le réviseur ne devra pas perdre de vue cet aspect décisionnel . il pourra cependant formuler .des recommandations Rapport de contrôle interne: -En générale, les faiblesses du contrôle interne relevées par l'auditeur , sont récapitulées dans un rapport de recommandation (rapport de contrôle interne). -Ce rapport fait l'objet d'une reunion de synthèse avec la direction en vue de clarifier les actions et les recommandations permettant de pallier les faiblesses constatées et par conséquent , d'améliorer la fiabilité des comptes Rédaction des recommandations: Description des faits : -Décrire la procédure existant ou la situation concernée. -Illustrer à l'aide d'exemple trouvés hors du travail effectué. Risques encours: -Mettre en évidence les risques d'efficience . -Eliminer les recommandations trop procédurieres , couteuses , mineures. Commentaire de la société: Résumer les observations de la société sans porter de jugement qualitatif sur ces réactions Recommandations : -Expliquer comment la recommandation peut être mise œuvre et comment le système pourrait être modifié. -Ecrire les bénéfices pour le service concerné. -Formuler les recommandations avec diplomatie en les présentant comme des suggestions constructives. Souvent un supplement de recommandation est necessaire avant de trancher sur une faiblesse ; il s’agit en fait d’evaluer la pertinence d’un remplacement d’une faiblesse par une nouvelle procédure . BIBLIOGRAPHIE 1. Théorie et pratique de l’audit interne…………..jacques renard. 2. L’audit et contrôle des comptes………………..Jean-Michel chaplain. MERCI DE VORTE AIMABLE ATTENTION
