Une Cellule d`identito-vigilance, Pourquoi ? Comment ?

1ère journée nationale de l'identito-vigilance
27 Janvier 2009 / Besançon
Une Cellule d'identito-vigilance,
Pourquoi ? Comment ?
Rémi CHAPDELAINE,
Ingénieur, Responsable Système d'Information,
CH de l'estran/Pontorson
Plan
Définitions

Pourquoi une CIV ?, rôle de la CIV

Une CIV, Comment ? : Méthodologie de mise
en place d'une politique d'identification

Cible : plutôt orientée système d'information
Définitions 1
Extraites/Interprétées à partir de l'étude du
GMSIH sur l'identification

Identifiant
Suite de caractères permettant de trouver les éléments
concernant une personne dans un domaine (NIR, numéro de
contrat, ...), il peut être national, régional, local

Domaine d'identification
Zone logique (organisation, établissement, réseau, ...) dans
laquelle l'identifiant est reconnu et valide (France : registre
des naissance, assurance complémentaire X, ...)

Identification
Fournir un identifiant à une personne physique, permettant de 3
la gérer dans le domaine d'identification
Définitions 2

Statuts de l'identité
Niveau de validité de l'identification (provisoire, validée, ...),
...

Liens entre identité
Identités entre lesquelles ont peut établir des liens :


Mère/enfant, Homonymes, ...
Anomalies de l'identité
défauts dans l'association de l'identifiant à la personne
physique :



Doublon : 2 identifiants pour la même personne
Collision : 2 personnes différentes pour le même
identifiant
Usurpation : cas particulier de collision
4
Définitions 3

Fonctions sur l'identité
Opérations agissant sur l'identification ou sur les liens ou les
statuts :







Recherche par critère
Validation : passe en statut validé
Fusion : partir d'un doublon pour n'obtenir qu'un
identifiant valide
Création de liens entre identités (homonymes avérés, ...)
Recherche de doublons potentiels
Rapprochement : permet de créer un lien entre des
domaines d'identification différents (local-régional,
national, ...)
Etc ...
5
Définitions 4

L'Autorité de Gestion de l'Identification (AGI)
Instance décisionnelle, stratégique,
n'a vocation à se réunir qu'une à 2 fois par an, gagne généralement à
être groupée à une autre instance du même type (conseil exécutif,
comité de direction, ...)
Valide la politique d'identification et ses modifications,
généralement sur les propositions/recommandations de la CIV ou du
groupe projet dans la première phase

La Cellule d'Identito Vigilance (CIV)
Groupe opérationnel
Applique au quotidien la politique
Recueille les indicateurs et demandes d'évolution pour l'AGI
6
Définitions : les 2 facettes de
l'identification

La fourniture de l'identification :
Associer la personne réelle à ses identifiants, et lui
fournir un identifiant interne et tous ses
« accessoires » (étiquettes, dossier papier, dossier
électronique, ...)
Rôle souvent administratif – parfois soignant

L'utilisation de l'identification :
Vérifier lors de chaque acte que la personne
physique est bien celle à qui l'acte a été prescrit
Rôle majoritairement soignant, c'est souvent le premier
acte de soin
7
Utilisation de l'identification, Enjeux, risques


Les enjeux et la partie acte de soin sont abordés dans d'autres
présentation
Des solutions radicales permettraient -peut-être- de fournir définitivement
du zéro défaut, mais avec d'autres risques ...
-> biométrie, tatouage de l'INS, incrustation d'un RFID intra dermique, ...
- en attendant ? : il vaut mieux définir des procédures, avec des
identifiants non définitifs -> questionnement patient, photo, bracelet,
...

De plus, il est probablement très risqué d'automatiser cet acte de soin,
car cela réduira probablement l'esprit critique humain, qui permet souvent
de récupérer des erreurs
8
Pourquoi une CIV ?
2 types de raisons :

Correctives : L'établissement a des problèmes d'identification,
répétés, gênants, (doublons non corrigés, homonymes, dates de
naissance), perçus de la direction administrative et médicale.

Préventives :
Bonnes pratiques, Certification, participation à un réseau exigeant
une qualité d'identification, DMP, ...
Les principales différences entre les 2 seront :
La motivation de la direction et des acteurs : généralement plus
importante dans le cas correctif
L'ampleur des « dégâts » : idem (pouvant entrainer une
démotivation), cependant on peut parfois penser être en préventif
et s'apercevoir alors de l'étendue des problèmes existants
9
La Cellule d'Identito Vigilance


C'est elle qui gère au quotidien la politique, et
les procédures associées.
Elle est généralement scindée en 2 :

Les acteurs quotidiens et directs (CIV implicite régie
par la charte et les procédures connexes, avec des
échanges directs entre acteurs)

La CIV pleinière pour :


Arbitrer des cas complexes et s'il y a lieu les inscrire à
l'ordre du jour de l'AGI
Suivre les indicateurs et préparer le travail des futures
réunions AGI/CIV
10
Rôle de la CIV – Outils divers


Détaillés dans une autre présentation
Certains outils simples et ciblés peuvent
permettre des gains rapides en ne nécessitant
pas forcément le recours aux éditeurs :

Par exemple : requête quotidienne sur les identités crées la veille,
rapprochées des identités existantes de même date de naissance
pour dépister les doublons, les homonymes, les anomalies de
saisie : Ne détecte pas tout (erreur de saisie de date de naissance, ...)
mais si on est très vigilant sur cet item très discriminant on « attrape » la
majorité des problèmes rapidement
11
Rôle de la CIV – Outils de gestion de
l'identité (réparation)

Fusion :

Permet d'« éliminer » un doublon en le faisant voir comme
une seule identité

L'opération est complexe, et peut être réalisée différemment
selon les logiciels :



L'identifiant à supprimer peut être présent dans les données ->
nécessité d'agir sur des documents, images déjà imprimés,
déjà transmis, ...
Lien entre les 2 identités et leurs données, ou suppression
Nécessité de traçabilité :
Justification

Possibilité de revenir en arrière en cas d'erreur (fusion
intempestive générant une collision)
 Validation médicale souhaitable sauf si le doublon est pris très
12
tôt (pas de doute possible, ou pas de données)

Rôle de la CIV – Outils de gestion de
l'identité (réparation 2)

Fusion (suite)

Il est assez utopique d'imaginer pouvoir faire une
fusion dans tous les logiciels automatiquement



Contrôles préalables différents, circuits en cours
-demandes de PEC, prescription, T2A, actions papier et
manuelles nécessaires, interfaces, ...
« La fusion, c'est pas automatique »
Collisions

Nécessitent un « traitement » médical manuel,
13
Rôle de la CIV – Evolutions


Mise en place, mise à jour des procédures
La CIV est la plus adaptée par sa pluridisciplinarité, à
la réflexion sur les procédures d'identito-vigilance
Gestion/suivi des indicateurs, et mesures correctives si
besoin (formation des personnels , modification des outils,
procédures, ...),

Vigilance sur le maintien de la problématique
d'identito-vigilance parmi les priorités opérationnelles
(sollicitation de l'AGI)
14
Une CIV : Comment ?
Il faut considérer globalement le problème de la politique d'identification
dont la CIV n'est que la partie visible, opérationnelle, quotidienne.
Méthodologie de mise en place
d'une politique d'identification
15
Outils
Les outils du GMSIH sont parfaitement adaptés

Identification du patient
http://www.gmsih.fr/fre/nos_publications/articles_publications/identification_du_patient
La bible de l'identification, aussi bien locale que régionale (rapprochement, ...) :
Référence sur tous les domaines du sujet, peut se lire partiellement en
fonction du niveau souhaité

Conduite du changement
http://www.gmsih.fr/index.php/fre/nos_publications/articles_publications/conduite_du_changement



Positionnement du projet et des acteurs et chances de succès
Méthodologies (constitution des groupes, identification des types d'acteur,
animation de réunions, ...)
Accompagnement à la rédaction de la politique
d'identification
http://www.gmsih.fr/fre/nos_publications/articles_publications/accompagnement_a_la_redaction_de_la_politique_d_ident

J'ai pratiqué ces outils

avec accompagnement du GMSIH,

puis sans (Hôpital Joseph Ducuing)
http://www.gmsih.fr/fre/content/download/1252/7989/version/4/file/Mise+en+place+d%27une+charte+d%27identificat
ion+du+patient+dans+un+CLCC.+R.+Chapdelaine%2C+CLCC+Eug%C3%A8ne+Marquis+de+Rennes+bis.pdf
16
http://www.gmsih.fr/fre/content/download/1252/7989/version/4/file/Mise+en+place+d%27une+charte+d%27identification+
Organisation du projet













Réunion de lancement
Constitution du groupe projet
Utilisation des guides méthodologiques du GMSIH
Formation des interlocuteurs projets à l’identification
Création AGI (Autorité de Gestion de l’Identification)
Définitions du projet (périmètre, …), Calendrier
Validation du démarrage du projet par l’AGI
État des lieux organisationnel
État des lieux technique
Auto évaluation
Rédaction de la charte
Validation en AGI, Fin de la phase Projet
Création CIV (Cellule d’Identito-Vigilance)
17
Calendrier du Projet
18
Recommandations
Communication : Il faut une action déclenchante forte de la direction
pour prioriser le projet et justifier le temps consacré au projet par les acteurs
sollicités, idéalement lors d'une réunion majeure institutionnelle (vœux, AG,
certification, ...) lors d'une des phases -lancement ou -démarrage
Calendrier du projet : Il doit être serré mais réaliste pour éviter la
dispersion et la désespérance,
typiquement autour de 6 mois avec une dizaine de réunion, et du temps
dédié pour le chef de projet, en particulier lors de la rédaction de la charte
19
Recommandations : Instances
Composition des instances et du groupe projet

AGI : c'est elle qui donne le poids au projet, elle s'inscrit forcément au
niveau direction, avec la participation de quelques membres de l'équipe
projet et de la CIV

Groupe Projet : chaque cas est différent, en fonction des hommes
et des organisations, C'est le cœur de la réussite du projet




choisir le chef de projet parmi les acteurs impliqués et moteur
(DIM, bureau des entrées, qualité, vigilance, soignants,
cadres, médecin, directeur, RSIO, ...),
ajouter des acteurs représentatif de toutes les fonctions,
même les réticents (mais pas trop ...), pas plus de 15
personnes, autoriser les « suppléants » (favorise
l'appropriation globale)
Avoir déjà une idée du futur responsable de la CIV, et l'inclure
Une partie des membres du groupe projet se retrouvera dans 20
la CIV, maintenant la motivation
Etats des lieux : Pourquoi ? -> Chaque situation est différente


Géographie de l'établissement (centralisé, éparpillé, ...)
Type de Public (patients)





Ciblé avec motivation forte pour une identification correcte (Oncologie, obstétrique, ...)
motivé pour cacher l'identité jusqu'à l'anonymat légal (addictologie, orthogénie, obstétrique,
VIH, ...)
incapable de fournir des informations valides (urgence, EHPAD, Psychiatrie, chirurgie lourde
...)
Organisation (qui identifie, quand, comment, ...)
Moteur (chef de projet, reconnu par les équipes et la direction, motivation globale de
l'établissement ou apathie)




Logiciels
Interfaces
Contexte loco-régional (plateforme, expérimentation DMP, projets, ...)
Matériel (PC, tablettes, station patient, imprimantes, étiquettes, ...)
21
Etats des lieux : Pourquoi ?


Ils ne sont pas une fin en soi,
Ils fournissent une « photo » de l'établissement que l'on
sera content de retrouver plus tard, ou qui pourra servir à
un cahier des charges
SURTOUT

Ils permettent au groupe projet de partager la culture,
les points forts, faibles et spécifiques, les indicateurs
les pistes d'amélioration,
et cela collectivement, en prenant en compte tous les
problèmes particuliers pour trouver des
solutions ou organisations collectives
22
Résultats par axe
L'utilisation
d'indicateurs
qualité
Exemple de comparaison
Avant-Après
100%
90%
90%
80%
80%
70%
70%
60%
60%
50%
50%
40%
40%
6 2 ,4
L'attribution
d'un IPP pour
tous les
types de
prise en
charge
Des
fonctionnalités
de gestion des
identités
Un IPP utilisé
par les
utilisateurs
des
applications
clientes
Des procédures formalisées
Un groupe de travail qui assure la maintenance
de l'identification
R ésultat global
100%
30%
L'utilisation du
statut
provisoire
Des outils de
recherche
d'identité
Une formation
sur
l'identification
mise en place
R é s u lt a t g lo b a l
La création de l'identité à l'arrivée du patient
85,8
30%
20%
20%
10%
10%
0%
0%
23
Recommandations : Politique - Checklist







Définir le périmètre des actions :
exemple : recherche des doublons dans toute la base ou seulement lors de
la venue d'un patient ?
Définir une hiérarchie des pièces d'identité et l'arbitrage en cas de
discordance, et, si les outils le permettent, l'enregistrement de celle-ci et la
validation de l'identité.
Définir les détails en fonction des différents outils (minuscules, accents,
apostrophes, ...)
Utiliser les outils existants (recherche phonétique, avec joker, ...), en les
décrivant dans les procédures
Utiliser la date de naissance qui est un item très discriminant (pas toujours
adapté : large utilisation des dates lunaires, population spécifiques, ...)
Mettre en place des outils d'évitement et de détection anticipée des doublons
(le meilleur outil reste encore la vigilance du personnel)
Définir la permanence du rôle CIV et les échanges entre les fournisseurs et
consommateurs de l'identification
24
Recommandations : Politique – indicateurs

Définir les indicateurs pertinents
par exemple : il vaut mieux mesurer le taux de doublon par rapport aux
identités crées, que sur la totalité de la base, d'une part on mesure ce qui
est réalisé après la mise en place de la charte, d'autre part il est
rarement évident de connaître les doublons existants...
taux d'identité validée, globalement, mais surtout sur la file active ...

Les suivre, les voir évoluer, réagir
exemples :
en 2 ans passage du taux global d'identités validées de 1,2% à 7,6%
taux d'identités validées sur la file active de 30% contre 20% l'année
précédente
taux de doublons crées par service, passage de 1.1% à 0,9%, et les
services sensibles ne sont pas toujours les plus mauvais ..., dérive
dans le temps sur un service lié à un remplaçant qui n'a pas été
formé, ...
25
Recommandations : Politique

Définir la politique au présent : Se baser sur l'existant, le court terme

Ne pas attendre d'amélioration rapide des éditeurs (mais il faut les
demander)



La majorité des logiciels que j'ai fréquenté sont largement imparfaits sur
l'identification (en particulier par rapport aux recommandations du GMSIH,
absence de nom de naissance, pas de gestion de plusieurs domaines vitaleidentité, ...)
Les interfaces sont généralement difficile à mettre au point et la
nécessité de gérer plusieurs éditeurs est toujours délicate et
hasardeuse
La réviser régulièrement




(2 ans),Pour prendre en compte les évolutions
Légales (gestion des noms, secret, ...)
Organisationnelles internes (maturation par rapport au sujet
permet de franchir les étapes, ...)
Nationales et environnementales (DMP, plateformes régionales,
normes, INS-on en parlait déjà en 2003, ...)
26
Techniques (Editeurs, Interfaces, Normes, outils, ...)
Conclusion



Le projet doit être porté/soutenu par les directions
Tous les cas sont différents : chaque établissement est
une combinaison d'outils et de facteurs humains,
structurels et organisationnels.
L'objectif de la méthodologie est de « faire prendre la
mayonnaise » entre les acteurs différents, et faire en
sorte que la politique soit le « bébé » commun de tous,
et pas une directive à appliquer.
27
Merci de votre attention
Je me tiens à votre disposition pour toute question
complémentaire ou fourniture de ce diaporama ou autres
documentations,
[email protected],
[email protected]
28
Mon parcours


9 ans d'expérience en informatique industrielle, dans le privé, suivi de 16
ans dans les systèmes d'informations hospitaliers, principalement dans des
PSPH
Participations à des chantiers/ accompagnements GMSIH, MEAH







Accompagnement à la rédaction d'une politique d'identification (GMSIH) (1ère
charte publiée 2003, présentation à la journée annuelle des adhérents 2006,
interventions à l'EHESP)
Groupe de travail GMSIH sur l'alimentation et la consultation du DMP dans les
établissement de santé (2005)
Recouvrement (MEAH – 2008)
Mise en place et gestion du projet identito-vigilance à l'hôpital Joseph
Ducuing – Toulouse (2008)
Plateforme régionale de télésanté, expérimentation DMP (Bretagne, Midipyrénées) 2006-2008
Des organisations variées (de l'accueil administratif centralisé jusqu'à
l'identification décentralisé et réalisée par des soignants)
Des logiciels variés
29
Mon parcours : des structures variées

CRLCC (PSPH, mono pathologie, culture du dossier médical
commun et du suivi à long terme des patients, nombreux
passage en ALD, discrétion accrue )

PSPH, MCO, Urgences, Social (multi prise en
charge, accueils décentralisé, gestion de populations spéciales
(PAS, SDF, accouchements sous X, addictologie, ...)

Etablissement public psychiatrie, EHPAD, SSR,
CMP, CTA

Plateforme régionale de télésanté

Expérimentation DMP régionale
30
Mon parcours : des organisations
variées



Accueil quasiment centralisé, Identification
administrative
Accueil administratif extrêmement décentralisé
(secrétariats), identification administrative
Accueil soignant décentralisé, identification
soignante
31
Mon parcours : des logiciels variés

Système d'information de santé global (ERP),
rustique mais complet et performant, avec logiciels spécifiques
pour le médico-technique, nombreuses interfaces

Plusieurs logiciels, peu d'interfaces

Système d'information presque global (SIS)
Sante/400 (Pyrénées informatique/ SiemensHealthServices),
Axya (Cerner),
Pharma (Computer Engineering),
Gera (Theleme),
Pat.Sih...(Calystene),
FacDis (DIS-Berger-Levrault),
Dic/Fic (SigmaMicro-Varian),
AdLab (PACT Sotraig),
Labo (Medasys)
32
Mon parcours : Réalisations






Première charte d'identification publiée, avec
l'accompagnement du GMSIH en 2003 (CRLCC Rennes)
Présentations sur le sujet à l'EHSP, à la journée des adhérents
GMSIH (2006)
Participation à un groupe de travail GMSIH sur le DMP (2005)
Mise en place et gestion du projet identito-vigilance à l'hôpital
Joseph Ducuing – Toulouse (2008)
Participation aux réflexions régionales en Bretagne et MidiPyrénées (2004-2008)
Présentation d'une démarche de cahier des charges de logiciel
de radiothérapie en collaboration avec le physicien : congrès de
la SFPM 2007
33
Mon parcours : Bibliographie



GMSIH : Présentation à l'assemblée générale 2006 du projet 'charte d'identification'
http://www.gmsih.fr/fre/content/download/1252/7989/version/4/file/Mise+en+place+d
%27une+charte+d%27identification+du+patient+dans+un+CLCC.+R.+Chapdelaine%
2C+CLCC+Eug%C3%A8ne+Marquis+de+Rennes+bis.pdf
http://www.gmsih.fr/fre/content/download/1252/7989/version/4/file/Mise+en+place+d%27un
GMSIH : Groupe de travail national sur le Dossier Médical Personnel
http://www.gmsih.fr/fre/content/download/462/2902/file/Pr5.1DMP.pdf
Congrès SFPM (Société Française de Physique Médicale : www.sfpm.asso.fr) en juin
2007 : Présentation de la démarche de cahier des charges de solution de gestion de
la radiothérapie avec J-P Manens (physicien) :
http://www.canalc2.tv/video.asp?idvideo=6446
34
Liste ordonnée des pièces
justificatives d’identité
Ordre Code
1
CI
2
CS
3
CR
4
PA
5
PC
6
IN
Intitulé
PIECES VALIDANTES
CARTE D‘IDENTITE
CARTE DE SEJOUR(Communauté Européenne)
CARTE DE RESIDENT
PASSEPORT
PERMIS DE CONDUIRE
CARTE D'INVALIDITE (photo+sgn prefet)
Pièces non validantes
10
11
12
13
14
20
ext)
LF
CE
CV
ET
CM
00
Livret de Famille
Carte d'Electeur
Carte vitale
Etranger : Imprimé caisse (E111 112..)
Carte de Mutuelle
Identité existante
21
22
23
24
DM
BS
BO
BB
Dossier Médical
Bul.Situation/fiche admin(autre etab)
Bon de demande (CHU ou autre etab.)
Bébé (Carnet de Santé)
30
31
32
40
90
99
UC
OR
CO
PE
SP
XX
Fiche UCPS
Ordonnance
Courrier médical externe
Pièce étrangère non validante
Sans Pièce
Temporaire (PJ en attente saisie
35
Répartition des pièces justificatives d'identité
Carte nationale d'identité
Carte de Séjour avec photo
Naissance Maternité HJD
Passeport
Permis de conduire
Reprise As400 - Date lunaire - code réservé
Reprise As400 - code réservé
Sans Justificatif
4,9%
0,6%
1,5%
0,5%
0,4%
2,4%
83,2%
6,4%
Identites entrées en 2007
Carte nationale d'identité
Carte de Séjour avec photo
Naissance Maternité HJD
Passeport
Permis de conduire
Reprise As400 - Date lunaire - code réservé
Reprise As400 - code réservé
Sans Justificatif
Taux hors bébé
39,1%
4,9%
4,1%
3,1%
0,0%
0,1%
48,7%
36