MISE EN OEUVRE DU DOCUMENT UNIQUE DE PROGRAMMATION

MISE EN OEUVRE DU DOCUMENT UNIQUE DE PROGRAMMATION
"Conformément à l'article 12 du règlement (CE) n°1260/1999 du
Conseil du 21 juin 1999, les actions et opérations mises en œuvre dans le
cadre des programmes structurels doivent être conformes aux dispositions
du traité et des actes arrêtés en vertu de celui-ci, ainsi qu'aux différentes
politiques et actions communautaires."
Au niveau régional, la mise en œuvre du DOCUP 2000-2006, fait
l’objet d’une convention entre l’Etat, la collectivité régionale et la collectivité
départementale.
Le règlement administratif du DOCUP précise l’ensemble des règles
de procédure qui seront appliquées au cours de la période 2000-2006. Ce
document sera largement diffusé auprès des services qui ont participé ou ont
été consulté lors de l’élaboration du DOCUP : Etat, ensemble des
collectivités, chambres consulaires, Conseil économique et social…
Ce règlement fait partie du complément de programmation, auquel il
sera annexé. Toutefois pour répondre aux impératifs de la description de la
mise en œuvre , les principales procédures sont ainsi résumées.
I - AUTORITE DE GESTION ET DE PAIEMENT
Depuis l’ouverture d’un compte de la Commission dans ses écritures,
l’agence comptable centrale du Trésor (A.C.C.T.) reçoit directement les
crédits des fonds structurels.
Les crédits font l’objet d’un rattachement par voie de fonds de
concours sur un chapitre unique spécifique des ministères gestionnaires
concernés (Intérieur pour le FEDER, Agriculture et Pêche pour le FEOGA et
IFOP et Emploi et solidarité pour le FSE). Ces crédits sont délégués par
chacun des ministères, aux préfets de Région.
Le préfet de la région est l’autorité locale de gestion et de paiement
pour l’ensemble du programme.
98
II - MODALITES DE GESTION DU DOCUP
En application de l'article 8 du règlement (CE) n°1260/1999 du 21
juin 1999 relatif au partenariat, le Préfet de région veille, en sa qualité de
représentant de l'Etat, à associer chacun des partenaires appropriés aux
différents stades de la programmation (préparation, financement, suivi et
évaluation des interventions).
La préparation du Docup au travers de différents groupes de
réflexion a pu réunir les principaux partenaires économiques et sociaux ainsi
que les organismes «experts» dans les domaines plus spécifiques.
Le partenariat a porté également sur l’ensemble des financements
comme pour le précédent programme. Ces partenaires sont associés dans
les différents comités : pré-comités, comité de programmation, comité de
suivi et d’évaluation.
Les projets sont accueillis par un ensemble de guichets ouverts
auprès des services de l’Etat et des différents partenaires des collectivités ou
des chambres consulaires.. Les dossiers sont orientés vers le service pilote
du fonds, puis vers un service dit ‘rapporteur’, responsable de l’instruction. La
cellule Europe est un guichet permanent général au sein de ce réseau.
L’instruction des dossiers s’effectue en concertation. Les décisions
du comité de programmation sont prises d’un commun accord, sous la
présidence alternée de chacun des partenaires.
III - DESCRIPTION DES SYSTEMES DE SUIVI ET D’EVALUATION
Le Docup fait l’objet d’un suivi renforcé par des évaluations
intermédiaires afin d’y apporter en cours de réalisation les éventuelles
adaptations nécessaires.
Le suivi et les évaluations intermédiaires relèvent de la responsabilité
du comité de suivi. Ils s’effectuent sur la base notamment des indicateurs
financiers physiques et d’impact définis dans le Docup.
3.1 - LES COMITES
3.1.1 - Les pré-comités
Les pré-comités sont des instances tripartites (Etat, Conseil général,
Conseil régional) chargées d’instruire les projets et auxquelles sont conviées
les services techniques concernés par chacun des grands domaines
d’intervention du DOCUP.
99
Les services rapporteurs sont désignés par le préfet. Ces services
ont la responsabilité du dossier depuis leur dépôt, jusqu’à la clôture de
l’opération. Les services rapporteurs sollicitent un avis obligatoire auprès de
services instructeurs.
La coordination des pré-comités est assurée par la Cellule Europe en
liaison avec les partenaires et les services pilotes des fonds. Elle fixe l’ordre
du jour et se charge des éditions (répertoire des opérations, fiches, tableaux
financiers…)
Les pré-comités étudient la faisabilité technique, juridique et
financière des opérations à cofinancer avant de les soumettre avec un avis
d’opportunité au comité de programmation.
3.1.2 - Le Comité de programmation
Composé de représentants de l’Etat, du Conseil régional et du
Conseil général, le comité de programmation se réunit tous les mois pour se
prononcer sur les propositions instruites par les différents pré-comités .
Les services rapporteurs assistent au comité de programmation. Le
secrétariat est assuré par la cellule Europe. A l’issue du comité de
programmation, la cellule Europe édite le compte-rendu des décisions pour
signature de l’Etat et de ses partenaires. Le document vaut engagement des
fonds au sens communautaire. Le relevé de décision est transmis aux
services pilotes et aux services rapporteurs concernés.
Il tient à jour le tableau de bord du plan de développement cofinancé
par l’Europe en s’assurant du respect par les partenaires de leurs
engagements financiers et du respect des procédures de contrôle et de
vérification.
3.1.3 - Le Comité de suivi du Docup (art. 35 du règlement)
Un comité de suivi unique est chargé de veiller à la mise en oeuvre
du Docup. Il relève de la compétence de l’Etat.
Le comité de suivi se compose de représentants de l’Etat (Préfet,
TPG.), des présidents du Conseil régional et du Conseil général. Il associe
les partenaires socio-économiques de la région.
Un représentant de la Direction Générale de la politique régionale de
la Commission, qui pourra se faire accompagner de fonctionnaires des
autres directions générales des fonds structurels concernés par
l’intervention, des administrations centrales de l’Etat et le cas échéant un
représentant de la BEI participent aux travaux avec voix consultative.
100
Le comité de suivi établit son règlement intérieur comprenant les
modalités de son organisation. Il se réunit au moins une fois par an ou plus
souvent si nécessaire.
Le comité de suivi s’assure de la bonne exécution du Docup autant
sur le plan quantitatif que qualitatif et veille au respect des dispositions
réglementaires, à la conformité des mesures et des actions aux priorités
retenues et aux objectifs fixés. Il assure entre autre les tâches suivantes :
 il valide et peut apporter des modifications au complément de
programmation. Il peut notamment adapter ou modifier les
indicateurs financiers, physiques et d’impact ;
 il examine et approuve dans les six mois les critères de sélection
des opérations par chacune des mesures ;
 il examine les évaluations intermédiaires ;
 il examine et approuve les rapports annuel et final ;
 il examine et approuve toute proposition visant à modifier le
contenu de la décision de la Commission ;
 il peut proposer toute mesure nécessaire à l’atteinte des objectifs
ou à l’amélioration de la mise en œuvre ;
Complété par les représentants du comité scientifique constitué à cet
effet, il constitue l’instance de suivi et d’évaluation du CPER et POI.
Eventuellement, le comité de suivi peut associer à ses travaux des
partenaires socio-économiques.
3.2 - LA COLLECTE DES DONNEES
Dans le cadre de la préparation du programme 2000-2006 un outil
informatique a été développé et diffusé à l’ensemble des régions, il s’agit du
logiciel PRESAGE. Ce système d’information auquel les principaux services
de l’Etat et les collectivités régionale et départementale pourront participer
permet à la fois une meilleure diffusion de l’information concernant la gestion
et le suivi des opérations, une cohérence des données et surtout un suivi
d’indicateurs qui en découlent.
Ceux-ci sont en effet renseignés dans la base de données. Ce
système informatique mis à jour en temps réel permet donc à l’ensemble des
acteurs de la gestion et du suivi d’avoir la même information disponible.
La cellule Europe est chargée de veiller à la mise à jour de
l’ensemble des informations et en particulier des indicateurs.
Le comité de programmation est informé des éventuelles difficultés
de cohérence. Le comité de suivi est informé de l’évolution des indicateurs
et des tableaux financiers.
101
3.3 - EVALUATIONS
Les évaluations relèvent de la responsabilité de l’autorité de gestion.
La cellule Europe procède à l’appel d’offre concernant le choix des
intervenants .
La Cellule Europe doit s’assurer de la saisie des indicateurs dans
l’application informatique par opération. Pour chacun des indicateurs, un
service a été désigné pour s’assurer de la valeur globale fournie
3.3.1 - Evaluation ex-ante
L’évaluation ex-ante a accompagné l’élaboration du Docup et du
complément de programmation. Elle a été réalisée par le cabinet Ernst et
Young du 20 Septembre 1999 au20 Janvier 2000.
3.3.2 - Evaluation à mi-parcours
L’évaluation sera réalisée en référence aux articles 40, 41, 42 et 43
du règlement (CE) n°1260/1999 et au règlement n°1784/1999 portant sur le
Fonds social européen. Selon l’article 42, l’évaluation à mi-parcours est
effectuée sous la responsabilité de l’autorité de gestion, en collaboration
avec la Commission.
Ainsi, l’évaluation visera non seulement l’analyse quantitative et
qualitative des réalisations, des résultats et des impacts de l’intervention,
mais elle appréciera aussi les processus et les mécanismes de mise en
œuvre et rendra compte de la manière dont les objectifs ont été atteints.
L’évaluation s’appuiera sur les outils et productions du suivi et pourra
préconiser les recommandations en direction du dispositif de suivi. L’objectif
est de disposer d’un système de collecte de données de qualité sur les
indicateurs individuels et sur le système dans son ensemble. Dans le cas du
FSE, ce système permettra bien sûr le suivi des indicateurs de ressources et
de réalisation dits du « minimum commun ».
Elle est réalisée par un évaluateur indépendant, soumise au comité
de suivi et transmise au plus tard le 31 décembre 2003. Une mise à jour en
sera réalisée avant le 31 décembre 2005 afin de préparer les interventions
ultérieures.
102
3.3.3 - Evaluation ex-post
Elle relève de la responsabilité de la Commission en collaboration
avec l’autorité de gestion de l’Etat-membre.
Elle vise à effectuer un bilan global du déroulement du programme
en terme de pertinence et d’efficacité pour la politique de cohésion
économique et sociale.
IV - PROCEDURE DE MOBILISATION ET CIRCULATION DE FLUX FINANCIERS
4.1 - PROCEDURE DE MOBILISATION
L’élaboration du Docup a été réalisée en concertation avec les
partenaires régionaux et départementaux depuis la fin de l’année 1998. Cette
procédure a été menée en parallèle de la préparation du contrat de plan
Etat/Région, en mettant en relief les éléments de diagnostic et de stratégie et
en évaluant les possibilités de financement de chaque collectivité au niveau
des axes et des mesures.
Par ailleurs les partenaires socio-économiques ont participé à
l’ensemble des groupes de travail ayant permis de dégager les axes et les
mesures.
Une large consultation au moyen d’internet, sur lequel a été publié le
projet de DOCUP, puis des réunions ont permis de tenir compte de l’avis de
ces partenaires.
Des actions de publicité seront menées notamment en faveur des
bénéficiaires potentiels au travers d’opérations de communication auprès des
groupements socioprofessionnels, des partenaires économiques et sociaux.
4.2 - PARTICIPATION DES DIFFERENTS PARTENAIRES AU FINANCEMENT
Chaque demande de financement est orientée vers le service
rapporteur d’un pré-comité. Parmi les pièces obligatoires du dossier figurent
le plan de financement.
Après instruction par le pré-comité, le dossier, qui comporte
l'engagement des partenaires au financement est proposé à l’agrément du
comité de programmation qui arrête le plan de financement.
Chacun des partenaires financiers met dès lors en oeuvre, en
fonction de ses propres modalités de décisions la procédure nécessaire au
versement de sa participation en fonction du rythme de réalisation de
l’opération prévue
103
4.3 - PRINCIPALES ETAPES DU FINANCEMENT COMMUNAUTAIRE
4.3.1. - Engagement budgétaire
La première tranche annuelle est engagée conformément au plan de
financement lors de l’approbation des interventions, les tranches annuelles
ultérieures étant engagées d’office au début de chaque année civile et au
plus tard le 30 avril.
Le montant de l’engagement est égal au montant indiqué dans le
plan de financement relatif aux Docup et respecte donc les perspectives
financières.
La commission dégage d’office la part d’un engagement qui n’a pas
été réglé par l’acompte ou pour laquelle elle n’a reçu aucune demande de
paiement recevable à l’issue de la deuxième année suivant celle de
l’engagement.
4.3.2 - Paiement
Lors de l’engagement de la première tranche la Commission verse à
l’autorité de paiement un acompte qui représente 7% de la participation des
fonds à l’intervention concernée.
Pendant toute la durée de l’intervention, l’autorité de paiement
recourt à l’acompte pour régler la participation communautaire aux dépenses
relatives à l’intervention qui ont été effectivement payées et déclarées à la
Commission .
L’autorité de paiement rembourse à la Commission tout ou partie de
l’acompte lorsqu’aucune demande de paiement intermédiaire n’est adressée
à la Commission dans un délai de 18 mois à compter de la décision de
participation des fonds.
4.3.4 - Paiements intermédiaires
"Conformément à l'article 32 § 7 du règlement (CE) n° 1260/1999 du
Conseil du 21 juin 1999, chaque année, au plus tard le 30 avril, les autorités
françaises transmettent à la Commission une actualisation des prévisions de
demandes de paiement pour l'exercice en cours et les prévisions pour
l'exercice budgétaire suivant".
Pour des raisons pratiques les demandes de paiement seront
regroupées trois fois par an et au plus tard le 31 octobre de chaque année.
Contenu des rapports annuels d'exécution
Les rapports annuels d'exécution devront contenir les informations
prévues par le règlement (CE) n°1260/1999 du Conseil du 21 juin 1999, et
notamment son article 37 (chapitre sur le suivi des interventions) : contexte
de l'intervention, problèmes rencontrés et réponses apportées, mesures
prises pour assurer la publicité de l'intervention et la compatibilité avec les
104
autres politiques communautaires,… Ils contiendront également des
informations sur l'état d'avancement des axes prioritaires et des mesures
pour chacun des fonds et sur l'exécution financière des interventions, dans le
but de refléter de manière crédible la progression et la qualité de la
programmation. En ce qui concerne l'état d'avancement des axes et des
mesures, il est entendu que les renseignements tirés des indicateurs choisis
par la région et mentionnés dans le DOCUP au niveau horizontal, au niveau
des axes et de la réserve de performance seront inclus dans chaque rapport
annuel et, le cas échéant, mesurés par rapport aux objectifs quantifiés
initiaux. Il en est de même, selon, leur pertinence, pour les indicateurs
mentionnés dans les compléments de programmation au niveau des
mesures.
4.3.5. Réserve de performance
La répartition du montant national de la réserve de performance au
titre de l’objectif 1 s’effectuera entre les Docup des quatre régions d’Outremer (Guadeloupe, Martinique, Guyane, Réunion) en fonction du niveau de
réalisation des objectifs fixés pour les différentes catégories d’indicateurs.
Celles-ci ont été définies en concertation avec les services de la
Commission européenne et sont reprises dans les tableaux ci-avant relatifs
aux trois critères d’efficacité, de gestion et d’exécution financière.
Les critères d’efficacité seront quantifiés dans les compléments de
programmation et peuvent être définis de façon différente selon les objectifs
de chaque région.
V - CONTROLE DU DOCUP
Les dépenses relatives aux fonds structurels sont soumises aux
contrôles financiers de droit commun effectués par le trésorier payeur
général (contrôle financier à l’engagement), la chambre régionale et la Cour
des comptes (contrôle a posteriori).
Pour chacun des paiements le contrôle financier local s'exerce
comme pour toute autre dépense. Des corps d’inspection à compétence et à
caractère administratif effectuent par ailleurs des contrôles spécifiques.
Par ailleurs, d'autres contrôles sont menés :
 la constatation de service fait. Celle-ci est effectué par les services
techniques de l'état. Ils certifient à l'attention finale de la
Commission la réalisation physique des opérations (en cours ou
achevées)., la conformité et les dépenses réelles encourues.
 des contrôles ponctuels sur pièce et sur place, dits contrôle de
second niveau. Ils portent sur certaines opérations choisies dans
le cadre de la vérification de 5 % au moins des dépenses éligibles
105
Il existe deux types : les contrôles approfondis et les contrôles
conjoints .Une mission d’audit a été crée à et effet pour organiser
et coordonner l’ensemble de ces contrôles .
Les contrôles approfondis sont effectués par cette mission
accompagnée du service rapporteur, les contrôles conjoints sont
effectués par un agent désigné par le préfet de région et d'un
agent désigné par le trésorier payeur général. Le contenu de ce
contrôle porte sur les aspects juridiques et techniques, sur les
modalités financières et la comptabilité des organismes. Ces
contrôles donnent lieu à l'établissement d'un rapport.
5.1 - SUBVENTION GLOBALE
Il n’est pas envisagé d'attribuer des subventions globales
conformément à l’article 27 du règlement. En effet peu d’organismes ont les
capacités pour gérer correctement ces subventions, par ailleurs il serait
nécessaire de leur laisser accès à la base de données informatique..
5.2 - ECHANGE INFORMATISEE DES DONNEES
Ainsi qu'il a été indiqué, le logiciel PRESAGE sera installé.
Ce logiciel permet la gestion, le suivi et l'évaluation des différentes
opérations sur une base de données. Le réseau reliera la Préfecture, le
Conseil régional, le Conseil général, la cellule Europe et les principaux
services instructeurs. L’architecture est définie ainsi que les principes
d’organisation.
L'échange informatisé des données s'effectuera conformément au
cahier des charges remis par la Commission. Le Plan National Informatique
a été élaboré pour la période 2000-2006 et prendra en compte l’ensemble
des échanges nécessaires à la gestion du DOCUP
En ce qui concerne le FSE l'application est déjà opérationnelle
conformément à l'article 7 du règlement du FSE. La passerelle informatique
vers Présage sera bientôt disponible.
VI – INFORMATION ET ANIMATION
Les dispositions de l‘article 46 du règlement (CE) n°1260/1999 du
Conseil portant dispositions générales sur les Fonds structurels ainsi que du
règlement (CE) n° 1159/2000 de la Commission visant les actions
d’information et de publicité à mener par les Etats membres sur les
interventions des Fonds structurels s’appliquent.
En la matière, le règlement communautaire sur les fonds structurels
oblige les bénéficiaires finals des aides européennes à une action de
publicité sur la participation de l’Europe dans le cadre de leurs actions.
106
A ce titre, la Cellule Europe doit organiser des actions de
communication sur l’intervention des fonds européens en Guadeloupe et
parallèlement apporter un appui technique aux partenaires institutionnels,
maîtres d’ouvrage, aux opérateurs bénéficiaires et/ou porteurs de projets
intéressés.
Diverses manifestations doivent être organisées par la Cellule
Europe sous forme de séminaires, de campagnes d’information,
d’expositions, de formations et d’entretiens individuels. Plusieurs supports
d’information devront être édités en nombre, par exemple :
- des plaquettes par fonds (FEDER, FEOGA, FSE, IFOP)
- des support publicitaires, divers, des auto-collants…
- des vidéo-cassettes…
107