1. Objectifs 2. Remarques importantes

Outil Excel d’autosurveillance et de suivi des épidémies : manuel utilisateur 1
Outil Excel d’autosurveillance et de suivi des épidémies
1. Objectifs
Cet outil est un support du recueil des données « Patients » relatives à chaque cas
d’infection ou de colonisation à un microorganisme (EPC, ERG, ABRI…) recensé et
de chaque sujet contact pendant l'épisode surveillé.
Il permet :
- de saisir un maximum de 500 cas et leurs caractéristiques
- de saisir un maximum de 1000 sujets contacts et leurs caractéristiques
- de réaliser un bilan synthétique de l’épisode
- d’afficher des courbes épidémiques et un tableau synoptique de façon
automatique
L’utilisation de cet outil est facultative. Il est destiné aux établissements de santé
(ES) ne disposant d’aucun outil de surveillance des épidémies, ainsi qu’aux Arlin et
CClin.
Cet outil est libre de droit et disponible sur le site internet de l’InVS à l’adresse
suivante : http://www.invs.sante.fr/raisin
Le support technique concernant l’utilisation de cet outil est assuré par l’InVS, vous
pouvez contacter :
Valérie Pontiès par mail [email protected] ou par téléphone au 01 41 79 69 58
Yann Savitch par mail [email protected] ou par téléphone au 01 41 79 67 34
2. Remarques importantes
 Il est nécessaire de cliquer sur le bouton « Activer les macros » afin d’activer
toutes les fonctions de l’outil (cf. aide 1 en page 6 pour activer les macros).
 Ce fichier Excel contient de nombreuses formules. Certaines colonnes des
onglets du fichier sont donc protégées afin d’éviter que leur contenu ne soit
supprimé.

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Ce fichier Excel comportera des données individuelles nominatives. Un système
d’anonymisation automatique est mis en place pour ne faire apparaitre que les trois
premières lettres du nom et du prénom des patients. Cependant, attention à bien
supprimer les colonnes contenant les noms complets des patients en cas de transfert
des données.
3. Présentation de l’outil
3.1 Onglet Accueil
Le nom de l'établissement et un identifiant de l'épisode seront renseignés dans
l’onglet « Accueil ».
Un intitulé de ou des épidémies en cours de suivi doit également être renseigné. Il
est possible de suivre jusqu’à 3 épidémies en même temps.
Les différentes fonctions de l’outil sont réparties sur 11 onglets :
 Accueil
 Sites géographiques
 Cas
 Sujets Contacts
 Bilan
 Courbes colonisés-infectés
 Tableau synoptique
 Courbes par établissement
 Courbes par service
 Suivi statut cas
 Suivi des transferts
3.2 Onglet « Sites géographiques »
Cet onglet doit impérativement être renseigné avant de commencer à renseigner les
cas.
Les noms des établissements de santé et des services touchés par l'épidémie seront
saisis par ordre chronologique d'apparition des cas.
3.3 Onglet « Cas»
Les informations relatives à chaque cas recensé qu'il soit infecté ou uniquement
colonisé seront renseignées dans cet onglet.

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Une et une seule ligne par cas doit être saisie, notamment, pour une analyse
réalisée au niveau de l'établissement, que le patient ait été ou non hospitalisé dans
un ou plusieurs services.
Chaque variable est à saisir dans une colonne dont l’intitulé apparait en haut de
l'onglet, une description de la variable apparaissant quand une cellule de la colonne
est sélectionnée.
Les colonnes de couleur orangée sont les variables à renseigner obligatoirement :
date d’admission du patient, date du premier prélèvement positif et lien ou non avec
une épidémie.
Certaines cellules ne peuvent pas être renseignées car elles sont calculées
automatiquement à partir des valeurs d’autres colonnes : elles sont verrouillées. Si
vous souhaitez déverrouiller ces cellules, il vous faut ôter la protection de la feuille.
Pour cela, sélectionner dans le menu Excel Outils/Protection/Oter la protection de la
feuille.
3.4 Onglet « Sujets Contacts »
Les informations relatives à chaque sujet contact de cas seront renseignées dans cet
onglet.
Une et une seule ligne par sujet contact doit être saisie dans cet onglet.
Chaque variable est à saisir dans une colonne dont l’intitulé apparait en haut de
l'onglet, une description de la variable apparaissant quand une cellule de la colonne
est sélectionnée.
Certaines cellules ne peuvent pas être renseignées car elles sont calculées
automatiquement à partir des valeurs d’autres colonnes : elles sont verrouillées. Si
vous souhaitez déverrouiller ces cellules, il vous faut ôter la protection de la feuille.
3.5 Onglet « Courbes infectés/colonisés par jour et par semaine »
Cet onglet permet d’afficher automatiquement des courbes épidémiques visualisant
le nombre de cas recensés par jour de l'épisode suivi. Une case correspond à un
cas. Une première période de suivi couvre 60 jours. Une deuxième période couvre
une année calendaire avec une répartition des cas par semaine de l’année.
Les différentes courbes épidémiques sont :
 Courbes épidémiques par jour depuis le début de l’épidémie pour tous les cas
confondus (Courbe n°1), pour l’épidémie 1 (Courbe n°2), l’épidémie 2
(Courbe n°3) et l’épidémie 3 (Courbe n°4)

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 Courbes épidémiques par semaine de l’année pour tous les cas confondus
(Courbe n°1bis), pour l’épidémie 1 (Courbe n°2bis), l’épidémie 2 (Courbe
n°3bis) et l’épidémie 3 (Courbe n°4bis)
Pour ces courbes, le statut décédé ou non du patient est également visible.
3.6 Onglet « Courbes par établissement »
La mise à jour des courbes s’effectuera en cliquant sur le bouton
« MISE A JOUR DES COURBES ».
Les différentes courbes épidémiques sont :
 Courbes épidémiques par jour depuis le début de l’épidémie tous cas
confondus (Courbe n°5), pour l’épidémie 1 (Courbe n°6), l’épidémie 2
(Courbe n°7) et l’épidémie 3 (Courbe n°8)
 Courbes épidémiques par semaine de l’année en cours tous cas confondus
(Courbe n°5bis), pour l’épidémie 1 (Courbe n°6bis), l’épidémie 2 (Courbe
n°7bis) et l’épidémie 3 (Courbe n°8bis)
3.7 Onglet « Courbes par service »
La mise à jour des courbes s’effectuera en cliquant sur le bouton
« MISE A JOUR DES COURBES ».
Les différentes courbes épidémiques sont :
 Courbes épidémiques par jour depuis le début de l’épidémie tous cas
confondus (Courbe n°9), pour l’épidémie 1 (Courbe n°10), l’épidémie 2
(Courbe n°11) et l’épidémie 3 (Courbe n°12)
 Courbes épidémiques par semaine de l’année en cours tous cas confondus
(Courbe n°9bis), pour l’épidémie 1 (Courbe n°10bis), l’épidémie 2 (Courbe
n°11bis) et l’épidémie 3 (Courbe n°12bis)
3.8 Onglet « Tableau synoptique »
Aucune donnée n’est à saisir dans cet onglet.
La représentation graphique du tableau synoptique se situe dans l’onglet « Tableau
synoptique »

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3.9 Onglet « Suivi statut cas »
Dans cet onglet, seule la date du prélèvement négatif est à renseigner par
l’utilisateur. Les autres champs sont remplis de façon automatique grâce aux
informations renseignées dans l’ongle « Cas ».
Ce tableau a pour but de suivre le statut microbiologique des patients porteurs, avec
les dates de positivité et de négativité.
Cet onglet est modulable afin de s’adapter au mieux aux besoins des utilisateurs.
3.10 Onglet « Suivi des transferts »
Dans cet onglet, seule la partie de droite est à renseigner par l’utilisateur. Les autres
champs sont remplis de façon automatique grâce aux informations renseignées dans
l’ongle « Cas ».
Ce tableau a pour but de suivre le parcours de chaque patient porteur du germe
épidémique, avec ses transferts dans les différents services d'un même
établissement.
Ce tableau ne prend pas en compte les transferts d'un établissement à un autre,
mais avec la possibilité cependant, en fin de tableau, d'indiquer si oui ou non le
patient a été transféré dans un autre établissement de santé.
Cet onglet est modulable afin de s’adapter au mieux aux besoins des utilisateurs.
3.11 Onglet « Bilan »
A l’ouverture de cet onglet, une mise à jour s’effectue pouvant prendre quelques
secondes.
Cet onglet permet de présenter le bilan produit grâce à des calculs automatiques à
partir des données saisies dans le cadre du suivi de l'épisode.
Deux variables sont à saisir :
- la "date de début de l'alerte" qui peut être différente de la date de début du
cas source
- la notion de clôture de l'épisode (« Episode achevé »)
Les autres données sont calculées automatiquement à partir des données saisies
dans les onglets « Accueil », « Cas » et « Sujets Contacts ».