1. Objectifs 2. Remarques importantes
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Outil Excel d’autosurveillance et de suivi des épidémies 1. Objectifs Cet outil est un support du recueil des données « Patients » relatives à chaque cas d’infection ou de colonisation à un microorganisme (EPC, ERG, ABRI…) recensé et de chaque sujet contact pendant l'épisode surveillé. Il permet : - de saisir un maximum de 500 cas et leurs caractéristiques - de saisir un maximum de 1000 sujets contacts et leurs caractéristiques - de réaliser un bilan synthétique de l’épisode - d’afficher des courbes épidémiques et un tableau synoptique de façon automatique L’utilisation de cet outil est facultative. Il est destiné aux établissements de santé (ES) ne disposant d’aucun outil de surveillance des épidémies, ainsi qu’aux Arlin et CClin. Cet outil est libre de droit et disponible sur le site internet de l’InVS à l’adresse suivante : http://www.invs.sante.fr/raisin Le support technique concernant l’utilisation de cet outil est assuré par l’InVS, vous pouvez contacter : Valérie Pontiès par mail [email protected] ou par téléphone au 01 41 79 69 58 Yann Savitch par mail [email protected] ou par téléphone au 01 41 79 67 34 2. Remarques importantes Il est nécessaire de cliquer sur le bouton « Activer les macros » afin d’activer toutes les fonctions de l’outil (cf. aide 1 en page 6 pour activer les macros). Ce fichier Excel contient de nombreuses formules. Certaines colonnes des onglets du fichier sont donc protégées afin d’éviter que leur contenu ne soit supprimé. Outil Excel d’autosurveillance et de suivi des épidémies : manuel utilisateur 1 Ce fichier Excel comportera des données individuelles nominatives. Un système d’anonymisation automatique est mis en place pour ne faire apparaitre que les trois premières lettres du nom et du prénom des patients. Cependant, attention à bien supprimer les colonnes contenant les noms complets des patients en cas de transfert des données. 3. Présentation de l’outil 3.1 Onglet Accueil Le nom de l'établissement et un identifiant de l'épisode seront renseignés dans l’onglet « Accueil ». Un intitulé de ou des épidémies en cours de suivi doit également être renseigné. Il est possible de suivre jusqu’à 3 épidémies en même temps. Les différentes fonctions de l’outil sont réparties sur 11 onglets : Accueil Sites géographiques Cas Sujets Contacts Bilan Courbes colonisés-infectés Tableau synoptique Courbes par établissement Courbes par service Suivi statut cas Suivi des transferts 3.2 Onglet « Sites géographiques » Cet onglet doit impérativement être renseigné avant de commencer à renseigner les cas. Les noms des établissements de santé et des services touchés par l'épidémie seront saisis par ordre chronologique d'apparition des cas. 3.3 Onglet « Cas» Les informations relatives à chaque cas recensé qu'il soit infecté ou uniquement colonisé seront renseignées dans cet onglet. Outil Excel d’autosurveillance et de suivi des épidémies : manuel utilisateur 2 Une et une seule ligne par cas doit être saisie, notamment, pour une analyse réalisée au niveau de l'établissement, que le patient ait été ou non hospitalisé dans un ou plusieurs services. Chaque variable est à saisir dans une colonne dont l’intitulé apparait en haut de l'onglet, une description de la variable apparaissant quand une cellule de la colonne est sélectionnée. Les colonnes de couleur orangée sont les variables à renseigner obligatoirement : date d’admission du patient, date du premier prélèvement positif et lien ou non avec une épidémie. Certaines cellules ne peuvent pas être renseignées car elles sont calculées automatiquement à partir des valeurs d’autres colonnes : elles sont verrouillées. Si vous souhaitez déverrouiller ces cellules, il vous faut ôter la protection de la feuille. Pour cela, sélectionner dans le menu Excel Outils/Protection/Oter la protection de la feuille. 3.4 Onglet « Sujets Contacts » Les informations relatives à chaque sujet contact de cas seront renseignées dans cet onglet. Une et une seule ligne par sujet contact doit être saisie dans cet onglet. Chaque variable est à saisir dans une colonne dont l’intitulé apparait en haut de l'onglet, une description de la variable apparaissant quand une cellule de la colonne est sélectionnée. Certaines cellules ne peuvent pas être renseignées car elles sont calculées automatiquement à partir des valeurs d’autres colonnes : elles sont verrouillées. Si vous souhaitez déverrouiller ces cellules, il vous faut ôter la protection de la feuille. 3.5 Onglet « Courbes infectés/colonisés par jour et par semaine » Cet onglet permet d’afficher automatiquement des courbes épidémiques visualisant le nombre de cas recensés par jour de l'épisode suivi. Une case correspond à un cas. Une première période de suivi couvre 60 jours. Une deuxième période couvre une année calendaire avec une répartition des cas par semaine de l’année. Les différentes courbes épidémiques sont : Courbes épidémiques par jour depuis le début de l’épidémie pour tous les cas confondus (Courbe n°1), pour l’épidémie 1 (Courbe n°2), l’épidémie 2 (Courbe n°3) et l’épidémie 3 (Courbe n°4) Outil Excel d’autosurveillance et de suivi des épidémies : manuel utilisateur 3 Courbes épidémiques par semaine de l’année pour tous les cas confondus (Courbe n°1bis), pour l’épidémie 1 (Courbe n°2bis), l’épidémie 2 (Courbe n°3bis) et l’épidémie 3 (Courbe n°4bis) Pour ces courbes, le statut décédé ou non du patient est également visible. 3.6 Onglet « Courbes par établissement » La mise à jour des courbes s’effectuera en cliquant sur le bouton « MISE A JOUR DES COURBES ». Les différentes courbes épidémiques sont : Courbes épidémiques par jour depuis le début de l’épidémie tous cas confondus (Courbe n°5), pour l’épidémie 1 (Courbe n°6), l’épidémie 2 (Courbe n°7) et l’épidémie 3 (Courbe n°8) Courbes épidémiques par semaine de l’année en cours tous cas confondus (Courbe n°5bis), pour l’épidémie 1 (Courbe n°6bis), l’épidémie 2 (Courbe n°7bis) et l’épidémie 3 (Courbe n°8bis) 3.7 Onglet « Courbes par service » La mise à jour des courbes s’effectuera en cliquant sur le bouton « MISE A JOUR DES COURBES ». Les différentes courbes épidémiques sont : Courbes épidémiques par jour depuis le début de l’épidémie tous cas confondus (Courbe n°9), pour l’épidémie 1 (Courbe n°10), l’épidémie 2 (Courbe n°11) et l’épidémie 3 (Courbe n°12) Courbes épidémiques par semaine de l’année en cours tous cas confondus (Courbe n°9bis), pour l’épidémie 1 (Courbe n°10bis), l’épidémie 2 (Courbe n°11bis) et l’épidémie 3 (Courbe n°12bis) 3.8 Onglet « Tableau synoptique » Aucune donnée n’est à saisir dans cet onglet. La représentation graphique du tableau synoptique se situe dans l’onglet « Tableau synoptique » Outil Excel d’autosurveillance et de suivi des épidémies : manuel utilisateur 4 3.9 Onglet « Suivi statut cas » Dans cet onglet, seule la date du prélèvement négatif est à renseigner par l’utilisateur. Les autres champs sont remplis de façon automatique grâce aux informations renseignées dans l’ongle « Cas ». Ce tableau a pour but de suivre le statut microbiologique des patients porteurs, avec les dates de positivité et de négativité. Cet onglet est modulable afin de s’adapter au mieux aux besoins des utilisateurs. 3.10 Onglet « Suivi des transferts » Dans cet onglet, seule la partie de droite est à renseigner par l’utilisateur. Les autres champs sont remplis de façon automatique grâce aux informations renseignées dans l’ongle « Cas ». Ce tableau a pour but de suivre le parcours de chaque patient porteur du germe épidémique, avec ses transferts dans les différents services d'un même établissement. Ce tableau ne prend pas en compte les transferts d'un établissement à un autre, mais avec la possibilité cependant, en fin de tableau, d'indiquer si oui ou non le patient a été transféré dans un autre établissement de santé. Cet onglet est modulable afin de s’adapter au mieux aux besoins des utilisateurs. 3.11 Onglet « Bilan » A l’ouverture de cet onglet, une mise à jour s’effectue pouvant prendre quelques secondes. Cet onglet permet de présenter le bilan produit grâce à des calculs automatiques à partir des données saisies dans le cadre du suivi de l'épisode. Deux variables sont à saisir : - la "date de début de l'alerte" qui peut être différente de la date de début du cas source - la notion de clôture de l'épisode (« Episode achevé ») Les autres données sont calculées automatiquement à partir des données saisies dans les onglets « Accueil », « Cas » et « Sujets Contacts ». Outil Excel d’autosurveillance et de suivi des épidémies : manuel utilisateur 5 Aide 1 : Activer les macros sous Excel Lors de la première ouverture du fichier Excel, il est possible que le message suivant s’affiche : Vous pouvez sans crainte « Activer les macros » (le fichier ne contient aucun virus) en cliquant sur le bouton central, afin d’activer certaines fonctions de l’outil. Si certaines fonctions restent inaccessibles, vérifiez le niveau de sécurité des macros dans Excel en utilisant la commande suivante : Choisissez alors le niveau de sécurité adapté dans la boîte de dialogue qui s’affiche : - niveau moyen : il vous faudra confirmer l’activation des macros à chaque ouverture du fichier ; - niveau faible : aucun message de confirmation ne vous sera demandé et les macros seront activées. Outil Excel d’autosurveillance et de suivi des épidémies : manuel utilisateur 6
