Description du Travail - 2014 North American Indigenous Games
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Société Hôte des Jeux Autochtones de l’Amérique du Nord (JAAN) Regina 2014 North American Indigenous Games Host Society (Regina NAIG) Description du Travail Titre: Dépt: Endroit: Date: Assistant(e) au Directeur des Commandites Commandites Regina Septembre 2013 DESCRIPTION GÉNÉRALE L’assistant(e) au Directeur des Commandites appuiera le Directeur des Commandites qui effectue la gestion et assure la direction de la coordination, de l’intégration, de la planification, du développement et du soutien des opérations pour les Unités Fonctionnelles. Le poste pourrait évoluer/ changer ultérieurement au fur et à mesure de la planification des Jeux et du développement des activités. RESPONSABILITÉS Les responsabilités clés sont les suivantes: Aider au niveau du soutien, du développement et de la mise en œuvre de tous les plans du Département des Commandites. Apporter son soutien en s’assurant qu’il y ait une communication efficace et une intégration parmi les bénévoles et le personnel du Comité et du Département des Commandites. Apporter continuellement son soutien dans la conduite des analyses techniques, dans la préparation des rapports, dans les recherches diverses et dans la poursuite d’autres activités au sein du Département des Commandites. Apporter son soutien en s’assurant qu’il y ait une intégration et une coordination des activités avec l’équipe senior de direction, avec le personnel et avec les bénévoles au sein d’autres Unités fonctionnelles des Jeux; et qu’il y ait une bonne communication horizontale et que l’intégration de l’activité de différentes tâches et fonctions soit menée. Apporter son soutien en s’assurant que les avantages des commandites soient respectés selon les termes de chaque accord de commandite signé par les Jeux. D’autres fonctions pourront être assignées par le Directeur des Commandites. RESPONSABILITÉS DU POSTE Travail de Supervision et Ressources Humaines Appui dans l’identification de besoins ou des exigences au niveau du personnel et des bénévoles pour le Département des Commandites Aider au niveau de la supervision, de la formation, de l’évaluation et de l’appui dans la direction de l’équipe du personnel qui dépend des Unités Fonctionnelles respectives en ce qui concerne la réalisation des attentes, objectifs et buts établis par les Unités Fonctionnelles et par les Jeux en général. Travailler au sein des Comités de bénévoles pour identifier des commandites potentielles, pour prendre des notes, pour écrire des notes de discours et pour s’assurer que les Termes de Référence soient bien respectés. Travail technique Collecte de fonds auprès des Sociétés Appui dans le développement et la mise en œuvre de tous les programmes de l’Unité Fonctionnelle des Commandites, y compris mais n’est pas limité à la recherche, à la valorisation, à l’obtention et à l’exécution des commandites Appui dans la finalisation de l’inventaire des opportunités de reconnaissance des commanditaires. Appui dans le développement des contrats de commanditaires et superviser les activités de service des commanditaires. Appui dans la conduite de recherche de commanditaires potentiels pour actualiser les documents de proposition concernant les commanditaires. Appui dans la coordination et la mise en œuvre des composantes majeures de la stratégie en incluant les activités concernant les Amis des Jeux, les Commanditaires principaux et les programmes des fournisseurs. Collaborer avec le Département des Finances et les Unités Fonctionnelles pour identifier les besoins d’Apports en Nature (VIK) et les implications au niveau du budget des commandites en espèces, pour réaliser des rapports. Aider dans la finalisation de plans de signalétique des sites et les arrangements pour la création de la signalétique. S’assurer que les avantages/services des commanditaires soient accomplis, en incluant les tickets, la signalétique, la publicité, les conférences de presse, etc. S’assurer que les évènements de reconnaissance de commandite soient bien organisés et mis en œuvre. Organiser des évènements spéciaux et des programmes. Travail de Marketing Aider au niveau de la participation pour le développement, l’évaluation, les actualisations et la mise en œuvre continue de tous les programmes associés à l’Unité Fonctionnelle de Marketing, en incluant mais n’est pas limité à : Appuyer dans le développement et la mise en œuvre de l’image / campagne de promotion, en incluant les standards graphiques, le placement et la conception de publicité créative, la conception du site web, les photographies et la signalétique quand la reconnaissance des commanditaires est concernée. S’assurer qu’une bonne reconnaissance des commanditaires est réalisée lors de la création et de la conception de documents, de bulletins d’information, de programme, de manuels, de brochures (surtout au niveau de la rédaction et de la mise en page). S’assurer que les exigences de marketing et en matière de communication des Jeux soient bien mises en œuvre, en incluant mais n’est pas limité au soutien du programme des commandites. S’assurer du respect des exigences en matière de Politique sur les Langues Officielles du Gouvernement du Canada. Développement du plan et planification du Projet Collaborer avec l’équipe senior de Direction pour développer, surveiller, appuyer dans la gestion et l’examen concernant la maîtrise du programme de travail pour la planification, le développement et les accomplissements concernant le Département des Commandites, en s’assurant qu’ il y ait un respect strict des objectifs et des délais approuvés. Mener des actions directement ou par l’intermédiaire du développement de stratégies et de recommandations auprès du Directeur des Commandites comme il est exigé, pour que le programme de travail soit sur la bonne voie. Apporter son soutien et assurer le développement et l’application de tous les Plans du Département des Commandites, en incluant le développement des plans de projet. Aider dans la compréhension de la préparation des documents de planification, mais aussi dans toute recherche et dans les activités connexes nécessaires. S’assurer que le développement et l’examen des politiques et procédures soient bien faits pour le Département des Commandites. Coordonner et gérer tous les arrangements contractuels réalisés pour le soutien du développement et de l’application des plans. Travail de Communication et de mise en relation Communiquer régulièrement et collaborer avec le personnel et les bénévoles des Jeux dans toutes les Unités Fonctionnelles pour coordonner l’intégration des plans du Département des Commandites avec les autres composantes des Jeux, Réaliser des tâches administratives exigées & planifier des évènements spéciaux, et participer aux fonctions de communication des Jeux, au nom du Département des Commandites; Assurer une mise en relation avec d’autres personnes dont la contribution est nécessaire, apporter des clarifications quand cela est nécessaire, prendre des décisions et coordonner les activités d’intégration qui sont menées. Travail de Développement communautaire Préparer, mettre en place et organiser des présentations auprès de groupes de la communauté au nom des Jeux et / ou des Unités Fonctionnelles respectives quand cela est exigé. Apporter son soutien pour des présentations importantes. Autre Aider au niveau de la promotion de l’esprit d’équipe et du travail d’équipe. Assurer la préparation des rapports finaux pour le Département des Commandites, après les Jeux. Aider au niveau des conclusions des organisations pour les Unités Fonctionnelles respectives. RESPONSABILITÉS Travailler en respectant les limites imposées à la Direction et mises en place par le Conseil d’Administration, et les directions à suivre précisées par le Directeur des Commandites en ce qui concerne les politiques, l’utilisation de ressources et les opérations de la Société Hôte. QUALIFICATIONS Qualifications essentielles: Un minimum de (2) ans d’expérience en gestion dans un environnement organisationnel ou de sociétés commerciales avec des responsabilités en marketing, ventes et en communication. Qualifications souhaitées: Une éducation post-secondaire avec une spécialisation en marketing, affaires, ou une combinaison d’éducation et d’expérience de travail et de bonnes compétences rédactionnelles. Connaissance: Une compréhension et une expérience démontrée au niveau du marketing, des ventes, des communications et de la publicité. Une expérience dans la planification d’évènements serait un atout. Une expérience au sein de Jeux précédents ou une expérience similaire serait un atout. Compétences et aptitudes: Aptitude prouvée à pouvoir travailler dans un environnement complexe, c’est à dire de pouvoir s’occuper simultanément d’une multitude de tâches, d’opérations et de demandes. Familiarité avec l’outil informatique surtout de Microsoft Suite, y compris Word, Excel et Outlook. Compétences remarquables au niveau de la planification et de la coordination. Compétences administratives et organisationnelles démontrées. Excellente expression verbale et bonne compétence rédactionnelle pour les messages écrits et électroniques, et bonne aptitude de communication Pouvant travailler de manière efficace au sein de la structure organisationnelle qui comprend le personnel et les bénévoles. Aptitude personnelle: Pouvant travailler facilement de manière flexible au sein d’une équipe. Soutien démontré pour, facilité avec le fait de, familiarité et capacité de travailler avec le personnel et les bénévoles (dans un modèle de Direction). Aptitude pour établir des relations positives avec le personnel et les bénévoles. Pouvant travailler à des heures variables, en incluant des soirées et des fins de semaines. Résidence Le candidat admis devra résider dans la Ville de Regina, ou dans la zone environnante, pendant la durée de l’emploi. Salaire Le salaire sera déterminé en fonction des qualifications du candidat admis. Début de l’emploi Le candidat admis commencera à travailler le 15 octobre 2013 jusqu’au 31 août 2014. Délai de candidature Les candidatures devront être reçues avant 4pm Temps Central Standard, vendredi 4 Octobre 2013 et devront être envoyées à : Jeux Autochtones de l’Amérique du Nord Regina 2014 North American Indigenous Games 201-4400 4th Avenue Regina, Saskatchewan S4T 0H8 Fax: (306) 352-6258 Courriel: [email protected]
