Annexe - Entente de service 2016

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Annexe
Association des gens d’affaires de Brossard (AGA Brossard)
Responsabilités de l’adjointe administrative
Secrétariat (15 %)
 Dresser, en collaboration avec les administrateurs, un calendrier annuel des réunions du conseil
d’administration et en assurer la diffusion.
 Convoquer les réunions du conseil d’administration et de l’assemblée générale annuelle des membres.
 Seconder le président dans la préparation de l’ordre du jour (CA et assemblée générale annuelle).
 Rédiger, en l’absence du secrétaire de l’Association, les procès-verbaux des réunions.
 Voir au classement et à la conservation des documents et des archives de l’Association (bibliothèque
virtuelle).
 Dresser un tableau des suivis de chacune des réunions du conseil et s’assurer de faire le lien avec les
décisions passées.
 S’assurer de transmettre à tout nouvel administrateur les Règles de l’Association et d’obtenir les
renseignements requis pour la mise à jour du site Web.
• Récupérer le courrier de l’Association à la boîte postale et le traiter.
 Recevoir les appels téléphoniques et les courriels et les traiter.
Trésorerie (10 %)
 Préparer et transmettre les factures (adhésions, achat de publicité, inscription à des activités,
commandites, etc.).
 Percevoir les cotisations ainsi que toutes autres sommes versées à l'Association.
 Fournir, au besoin, des reçus aux membres.
 Déposer les deniers de l’Association dans le compte en banque de celle-ci.
 Gérer le site Paypal de l’Association pour le transfert de fonds.
Communications (25 %)
 Maintenir les relations avec le webmestre concernant le site Web, en vue de la mise à jour de
l’information et le développement des rubriques.
 Procéder à une mise à jour régulière du site Web (activités, informations sur les membres, etc.) et
s’assurer de la pertinence du contenu.
 Produire le bulletin mensuel : établir le calendrier de production, élaborer la conception du bulletin, son
format et la mise en page pour en assurer l'uniformité et la qualité, rédiger les rubriques et procéder à
sa distribution.
 Rédiger au besoin des outils de promotion visant à promouvoir les événements de l’Association.
 Assurer la coordination des envois promotionnels des activités aux membres.
 Maintenir les relations avec les médias afin de transmettre toute information pouvant développer l’image
publique de l’Association.
 Mettre à jour le dépliant corporatif ou tout autre élément de communication.

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Événements (25 %)
 Collaborer à la planification du calendrier annuel des activités.
 Planifier la tenue des activités, en recherchant les hôtes.
 Coordonner la logistique et les aspects administratifs des activités (locaux, accueil, liste des participants,
réception des chèques, émission de reçus, rédaction des allocutions, remise de cadeaux, etc.)
 Apporter son soutien à l’organisation des visites industrielles ainsi qu’aux événements majeurs (entre
autres salon des affaires, Gala Reconnaissance et autres).
 Rédiger les invitations et les transmettre aux membres et aux adeptes.
 Gérer l’inscription des participants.
 Tenir un bilan des activités et de leur achalandage.
Développement des partenariats et des commandites (10 %)
 Mettre à jour les outils de vente et de gestion des commandites (ex. plan de partenariat).
 Maintenir à jour le tableau de bord des commandites.
 Procéder à la rédaction des ententes contractuelles avec les commanditaires.
 Veiller à l’exécution et aux suivis des ententes de partenariat.
 Offrir un soutien aux commanditaires lors des événements.
Recrutement (15 %)
 Mettre à jour les outils promotionnels (ex. formulaire d’adhésion).
 Lors d’une nouvelle adhésion, procéder à la facturation, transmettre une lettre officialisant l’adhésion,
procéder à l’émission d’une carte de membre, obtenir tous renseignements utiles pour assurer la
visibilité du nouveau membre sur le site de l’Association (+ logo), bien informer le membre des
avantages reliés à son adhésion.
 Lors d’un renouvellement d’adhésion, procéder à la facturation, transmettre une lettre officialisant le
renouvellement, procéder à l’émission d’une carte de membre, mettre à jour les coordonnées du
membre, le cas échéant.
 Assurer la mise à jour de la base de données des membres de l’Association.
 Assurer la mise à jour de la base de données des adeptes.
 Pour toutes demandes d’informations, fournir les renseignements requis verbalement ou par écrit.