Rétrospective sur le marché

Relance du marché Portail Maximilien 2018
31/01/2017 - Compte rendu
Projets financés par :
SOMMAIRE
1.
Cadre de la relance du marché
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2.
Périmètre projet
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3.
GIP Maximilien : état des lieux 2016
Historique du présent marché
Rétrospective sur le marché
Orientations stratégiques et planning
Liens avec la MACS
Périmètre actuel
Périmètre à étudier pour la relance du marché
Présentation des ateliers
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Définition des groupes et planning des ateliers
Organisation des ateliers
Détail des ateliers
1. Cadre de la relance du marché
Développement des adhésions et de la connaissance
du portail auprès des acheteurs et des entreprises
 27 nouveaux membres sur l’année 2016, répartis selon les
catégories suivantes :
Villes et EPCI
+ 41,5K€ de contributions en
Etablissements publics territoriaux
année pleine
34% d’adhésion en 1 an
Autres pouvoirs Adjudicateurs
CCAS et Caisses des écoles
Syndicats mixtes
Bailleurs
 Actuellement 110 membres
11 membres
fondateurs
107 membres au 31
décembre 2016
Historique du marché Maximilien
Le premier marché a été lancé en 2011 dans le cadre de
l’association Maximilien
 Historique du marché d’acquisition de la plateforme Maximilien
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Début 2011 : lancement du GT3 « acquisition des services » de l’association Maximilien
Septembre 2011 : lancement de la consultation et suivi des phases de dialogue
Juillet 2012 : attribution en commission des achats
De juillet 2012 à janvier 2013 : phase de développement, configuration et tests de la plateforme
Janvier 2013 : mise en production (3 phases)
Juillet 2018 : fin du marché, pour une durée totale de 6 ans
 Actions sur le projet de 2013 à aujourd’hui
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Recueil du besoin en continu
 club utilisateur annuel pour recueillir le besoin métier
 mise en place d’évolution produits et de nouveaux services annexes (Rédaction, certificats,
etc.)
Participation à l’activité règlementaire et suivi des mises en œuvre réglementaires sur la plateforme
Comités de suivi Atexo réguliers (6 / an)
 Les membres contribuent à la maintenance corrective des anomalies en détectant les
problèmes qui ont échappés à la recette fonctionnelle
 Le comité de suivi permet un suivi stricte des points en cours : évolutions et corrections
d’anomalies
Rétrospective sur le marché
Une rétrospective du modèle du marché de 2011 afin de mieux
préparer le marché de 2018
 Un prestataire de service unique
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Modèle retenu en 2011 : ATEXO prestataire unique sur l’ensemble du périmètre fonctionnel
Avantages attendus
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Désavantages du modèle
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Gestion facilitée : chef de projet unique
Economie de temps : comité de suivi unique, centralisation des demande
Système plus « intégré » : un socle unique regroupant des modules en interaction
Des économie directes à l’achat des modules
Priorisation de quelques produits par l’éditeur au détriment des autres
Fers de lance d’Atexo : MPE, RSEM, SUB, FORPRO
Maintenances évolutive et corrective moins performantes sur les autres produits
La question est de savoir si les avantages et les désavantages se compensent
 Bilan du modèle avec un prestataire
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+ Outil de passation efficace
+ un seul identifiant et mot passe
+ les prestataires tels qu’ ATEXO ont un périmètre très large (achatpublic.com, AWS…)
- Changement de chef de projet régulier
- Difficulté pour le prestataire à absorber toutes les demandes
- Des économies directes décompensées par des modules chers en maintenance / exploitation
- Maintenance des produits « annexes » peu efficace
 Bilan sur l’intéropérabilité
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Partielle et pas aboutie: (commission: oui/groupements de commandes: oui/début interface sur Actes/gestion de
formulaires de réponse, web services disponibilité)
Etude du modèle pluri-prestataire
Avantages / inconvénients d’un modèle pluri-prestataires
 Vers un modèle plus efficace en 2018
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Etudier le modèle pluri prestataire
Privilégier les caractères interopérables et innovant des services afin de les intégrer au mieux dans
les SIG des membres
Elargir le périmètre fonctionnel au-delà de la chaine d’achat pour proposer des services d’eadministration en lien avec les projets locaux
Etudier l’ensemble des demandes des membres Maximilien
 Avantages attendus
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Performance : chaque prestataire est performant sur son segment
Economies : chaque prestataire est jugé économique sur son segment
Homogénéité des QoS sur l’ensemble des services au niveau maintenances évolutive et corrective
Baisse des risques projets : chefs de projets plus spécialisés sur les métiers,
Elargissement du spectre de services
 Risques
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Pluralité des chefs de projet
Gestion financière plus compliquée
Nécessité de créer / maintenir des interfaces pour l’interopérabilité
Orientations stratégiques et planning de dépoiement
Une orientation stratégique décidée en CA et en AG
 Deux axes ont été retenus pour le lancement de la procédure
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Axe 1 : la définition des besoins fonctionnels et de la procédure
 Etude sur les besoins fonctionnels
– Des membres
– Des administratifs, élus, intervenant à un stade précis de la dématérialisation
– Des entreprises
 Veille marketing pour identifier les solutions actuelles les plus attractives
 Veille fournisseur autour des solutions innovantes
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Axe 2 : rédaction des pièces lancement de la consultation
 Enjeux
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Modèle économique : pas de hausse des cotisations des membres
Capacités du monde économique à répondre
Intégrations des impacts réglementaires
Enjeux des partenariats avec des acteurs publics
 Calendrier de lancement
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Etudes des besoins : janvier à septembre 2017
Rédaction des documents : janvier à septembre 2017
Restitution des données de l’étude des besoins : fin juin 2017
Lancement : septembre 2017
Attribution : 1er semestre 2018
Liens avec la MACS
Mission d’appui aux clauses sociales
 Documents fondateurs :
Charte RSE des Maitres d’ouvrage du Nouveau Grand Paris
Déclaration d’intention commune « Grand Paris et PME »
Convention cadre régionale emploi/formation
 Mise en œuvre de l’engagement avec respectivement :
GT « insertion professionnelle » (MACS): GIP Maximilien
GT « entreprises »: CCIR, État
GT « formation »: Région, Etat
Le plan d’action du GIP Maximilien (cofinancé par la DIRECCTE et le FSE) :
 Mission 1: Développer les clauses sociales et l’emploi durable par la commande publique
 Mission 2 : Mobiliser et coordonner les acteurs sur les aspects sociaux des achats publics
Les acteurs mobilisés :
 Experts associés :
insertion / SIAE (URTIE , GRAFIE), handicap (UNEA, réseau GESAT), service public de l’emploi (Pôle Emploi, ARML,
Cheops…)
 MOA Grand Paris:
RATP, SNCF réseau, SGP, autre…
 Réseau d’entreprises :
observatoire BTP de l’insertion (FRTP, FFB, SCOP BTP…)
 Coordinateur départementaux :
75 (EPEC) / 77(MEI Melun Val de Seine) / 78 (GIP activity) / 91 (Atout Plie) / 92 (MEF Nanterre)/ 93 (CD93) / 94 (CD94)
/ 95 (MDE Haut Val-d’Oise)
2. Périmètre fonctionnel
Un seul site : www.maximilien.fr
Retrouvez les projets
d’achats
Retrouvez les consultations
en cours
Périmètre actuel
ACTEURS PUBLICS
ENTREPRISES
Des Services et un réseau
Réseau/Instance éco
Rédac
Groupement de commandes
Inscription simplifiée, coffre fort
Alertes, flux RSS
Portail d’avis
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Plateforme de
dématérialisation
Commission
Certificats
Bourse à la co et soustraitance
Application mobile
ACTES
Moteur de recherche avancé
Interfaces externes /
interopérabilité
Périmètre à étudier
Préparation des achats: 1/2
 Gestion du besoin
• Gestion prévisionnelle des besoins: tableau de bord? Fiche achat?
Worflow de validation, rétroplanning, alertes
• Analyse budgétaire des prévisions d’achat aux budget: interface outil
finances?
• Lien avec acteurs clés de l’achat: facilitateurs…
 Relation aux fournisseurs (sourcing)
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diffusion gestion prévisionnelle
Recherches de fournisseurs, référencement
Echanges d’informations entre acheteurs et entreprises, traçabilité
Enquêtes en ligne
Accès à des modèles de réponse
Périmètre à étudier
Préparation des achats: 2/2
 Bonnes pratiques acheteur
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Espace collaboratif
Annuaire
Fiches pratiques pour les petites entités
 Rédaction des pièces
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Pièces administratives: Rédaction des documents
Mise à jour réglementaire des modèles de document
Interfaçage avec avis de publicité
 Groupement de commande
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Trouver des entités pour participer à un groupement de commande
Elaborer une convention constitutive de groupement
Définir ensemble le besoin
Périmètre à étudier
Passation du marché
 Portail d’avis
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Lancement des avis de marché
Lancement de marchés de formation professionnelle
Récupération des avis de marché sur le périmètre IDF
 Communication aux entreprises
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Pièces du marché: présentation, édition des formulaires (cadre de réponse, prix…),
extraction d’une consultation pour fiche petit marché…
• Messagerie sécurisée
• Génération de courriers
• Certificats de signature
 Simplification de l’accès aux entreprises
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Gestion de la cotraitance collaborative
Outils pour faciliter la rédaction des pièces
DUME / MPS
Récupération des attestations
Franceconnect
Base de données d’informations légales
démarche électronique pour les entreprises
Périmètre à étudier
Etude des fonctionnalités relatives à l’exécution du marché, à la
simplification des démarches entreprises et à l’e-administration
 Analyse des offres
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Edition de comparatifs et rapports d’analyse sur la base des données communiquées
Interfaçage avec outils commission pour envoi des données et fichiers, avec workflow
 Décision
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Prise de décision
Gestion des contrats
Gestion du recensement
Transmission des flux financiers et des flux @ctes
 Mise à disposition d’informations aux acheteurs /entreprises / usagers
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Statistiques
Open data responsable (à dimensions sociale et environnementale)
 Exécution du marché
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Suivi administratif de l’execution
Flux factures, flux financiers
 Archivage électronique simple
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Archivage légal électronique
 E-administration / outils élus (adullact)
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Interface vers un outil de gestion du courrier
Outils innovants hors chaine d’achat (télépaiement,)
Parapheur
Interface GED
Présentation des ateliers
Définition des groupes et planning des ateliers
Des ateliers à thèmes pour recueillir les besoins des différents
acteurs
 Groupes d’utilisateurs types
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Groupe d’utilisateurs Maximilien (acheteurs de grandes et petites entités, juristes)
Groupe d’élus et d’agents administratifs (finances, opérationnels)
Groupe technique (directions des systèmes d’information, ingénieurs)
Groupe archivistes (archivistes, opérationnels concernés par l’archivage)
Partenaires institutionnels
Fédérations professionnelles : 17 mars 2016
 Calendrier des ateliers (horaire unique : 14h30 – 17h30)
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Atelier dématérialisation et publicité (1/3) : jeudi 23 février
Atelier télétransmission (1/2) : jeudi 2 mars
Atelier Open Data : jeudi 9 mars
Atelier dématérialisation et publicité (1/3) : 16 mars
Atelier outils innovants et e-administration : jeudi 23 mars
Atelier signature et parapheur : jeudi 20 avril
Atelier télétransmission (2/2) : jeudi 4 avril
Atelier dématérialisation et publicité (3/3) : mardi 6 juin
Atelier archivage électronique : jeudi 22 juin
Organisation des ateliers
Des ateliers à thèmes pour recueillir les besoins des différents
acteurs
 Déroulement d’un atelier
• Découpage par sous thème. Par exemple on pourra utiliser 1h de l’atelier pour
l’étude de la partie entreprise et 1h à la gestion des commissions.
• Rappels de l’actualité règlementaire afin de cadrer les débats par rapports aux
initiatives nationales (ex : format pivot de l’Open Data)
• Intervention de membres précurseurs sur les différents sujets
• Présentation du sourcing Maximilien
• Tours de table pour spécifier le besoin de chaque entité
• Questionnaires de recensement du besoin
 Livrable
• CR de séance avec éventuellement des schémas / maquettes
• L’écriture du CCTP dépendra totalement du contenu des ateliers
 Restitution finale des besoins : fin juin 2017
Détail des ateliers : dématérialisation et publicité
Trois ateliers « dématérialisation et publicité » pour aborder
chronologiquement la chaine d’achat
 Atelier 1 du 23 février 2016 : phase amont
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Gestion prévisionnelle du besoin
Information aux entreprises
Gestion de la relation fournisseurs / acheteurs
Aide au sourcing
Outils relatifs à l’animation d’un réseau d’acheteurs (outil collaboratif)
Simplification de l’accès aux entreprises
Suivi des besoins liés à la passation d’AO de formation professionnelle
 Atelier 2 du 16 mars 2016 : passation, exécution et commission
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Fonctionnalités du portail d’avis
Fonctionnalités de la passation d’AO de formation professionnelle
Rédaction des documents
Communications aux entreprises
Gestion des phases de décision
Outils de recensement et de statistiques
Suivi administratif de l’exécution des marchés
Facturation électronique
Détail des ateliers : dématérialisation et publicité
Trois ateliers « dématérialisation et publicité » pour aborder
chronologiquement la chaine d’achat
 Atelier 3 du 6 juin 2016 : aspects techniques de la
dématérialisation
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Rétrospective sur les principaux incidents techniques rencontrés sur la plateforme
Analyse de la QoS
Analyse de la maintenance corrective, les délais de traitements des incidents
Retour sur les fonctionnalités spécifiées
Attentes du point de vue technologique de la plateforme
Discussion autour de l’open source
Interopérabilité du système et intégration dans les systèmes de gestion des collectivités
Détail des ateliers : télétransmission
Deux ateliers télétransmissions pour traiter de l’envoi des actes
en contrôle de légalité et des flux financiers
 Atelier 1 du 2 mars 2016 : télétransmission au contrôle de légalité et
parapheur électronique
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Fonctionnalités des outils de télétransmission au contrôle de légalité
Fonctionnalités des parapheurs électroniques
Tiers de confiance
Définition du schéma d’architecture fonctionnelle cible : interopérabilités de la
télétransmission @ctes avec différents systèmes d’information d’e-administration
 Atelier 2 du 4 avril 2016 : télétransmission des flux comptables
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Fonctionnalités des outils de télétransmission des flux financiers
Les flux Hélios / PES V2
Interface financière
Facturation électronique : Chorus pro
Définition du schéma d’architecture fonctionnelle cible : interopérabilités de la
télétransmission des flux Hélios V2 avec différents systèmes d’information d’eadministration
Détail des ateliers : open data
Un atelier pour prévoir l’obligation de diffusion des données
essentielles de 2018, et aller au delà
 Atelier du jeudi 9 mars 2016
• Cadre réglementaire de l’Open Data
• La pris en charge au niveau national du sujet (format pivot, etc.)
• Les actions de conduite du changement à mettre en œuvre pour être en
possession de toutes les données
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Données de passation
Données décisionnelles
Données sociales
Données financières
L’open Data responsable (à dimensions social et environnemental)
Les entrepôts de données
Les outils de data visualisation
Les canaux de restitution des données
Détail des ateliers : outils innovants et eadministration, signature et parapheur, archivage
Atelier de sourcing des solutions innovantes
 Atelier outil innovants et e-administration du 23 mars 2016
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Présentation du sourcing Maximilien sur les outils innovants et l’e-administration
Progiciels de télépaiement,
Intervention d’entités ayant mis en place des outils innovants
 Atelier signature et parapheur du 20 avril 2016
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Problématiques de la signature électronique
Evolutions techniques et réglementaire de signature électronique
Evolution organisationnelle liée à la signature électronique
Spécification d’un parapheur électronique
 Atelier archivage électronique du 22 juin 2016
• Avancées sur l’architecture fonctionnelle et technique du futur marché
• Spécifications du profil d’acheteur pour arriver à un archivage électronique
efficace
• Solutions techniques d’archivage électronique intermédiaire
Compte rendu
Compte rendu (1/2)
 Remarques à prendre en compte
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Open data responsable
 Centré sur les données essentielles et sur les données sociales et environnementales proposés
par Maximilien à la DAJ en complément des données quantitatives
 Possibilité de la mise à disposition d’une API pour la réutilisation des données au-delà des
données dites « essentielles »: périmètre et besoin à définir
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Projets de partenariats : PLACE, e-Bourgogne, e-Mégalis
Lien avec la MACS des fonctionnalités de la plateforme
Atelier DSI : ajouter l’e-administration
 Sujets à étudier dans le cadre des ateliers
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Sujet d’accessibilité de la plateforme (RGAA) : daltoniens / malvoyants…
Intégrer Concessions : Ville de Paris nous transmettra les spécifications détaillées
Intégration d’une fonctionnalité « projet d’achats » sur la plateforme Maximilien (1er
développement en cours de spécification)
Interface GED : ville de Paris (pré-archivage GED) et CD Hauts de Seine intéressés par un
connecteur, lien entre les courriers générés sur les outils Maximilien et le outils courrier
Compte rendu (2/2)
 Sujets à étudier
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Enchères électroniques : Ville de Paris utilise actuellement Bravo Solution
Dume version électronique: attente retour DAJ Bercy
Outil de gestion des délibérations: intégration ou interfaçage?
Interfaçage avec les outils financiers intégrant la question de la facturation électronique
Recensement économique (RAEP) : connecteur pour envoi direct du recensement au
bon format sera obligatoire en 2018. A long terme: fusion des données essentielles et du
recensement
Projet de Centrale d’achat, pourrait être une alternative au module groupement de
commande?
Procédure de lancement : voir pour la Procédure concurrentielle avec négociation (PCN)
(retour expérience ville de Paris), ou dialogue compétitif
 Acteurs à inviter
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Acteurs du handicap (UNEA, GESAT, handeco…) spécialistes de l’accessibilité sur le net
(Région…)
DGCL sur les sujets télétransmissions
DGFIP : sur hélios, les interfaces financières, leur projet d’une structure marché qui
reprendrait les informations pour le comptable , le recensement économique, et les
données essentielles
Merci de votre attention
CONTACTS
Flora VIGREUX - Directrice du GIP
Sandrine BOUSQUET - Chargée de communication et des partenariats
Benjamin DIDIER LE MOAL - Chef de projet fonctionnel
Jimmy FERNANDES - Chef de projet Mission d’Appui au développement des Clauses Sociales
Catherine GENIN – Chargée de Mission d’Appui au développement des Clauses Sociales
Chloé GUIGO - Juriste Marchés publics
Julie LABOUZ - Gestionnaire administrative
Grace BANSIMBA - Assistante administrative
Ibrahim SAVANE - Apprenti en Communication webmarketing
GIP MAXIMILIEN - Portail des marchés publics franciliens
35 Boulevard des Invalides – 75007 Paris
01.53.85.72.31 - [email protected] - www.maximilien.fr
@GIP_MAXIMILIEN