VERSION SEPT14 Guide de bonnes pratiques

Ensemble
Gérer, piloter et rendre compte
Guide des bonnes pratiques
à l'intention des associations (de taille modeste)
Dernière mise à jour : 09/2014

Direction du contrôle de gestion de la Région Nord – Pas de Calais
Guide des bonnes pratiques - Gérer, piloter et rendre compte – septembre 2014 2
SOMMAIRE
Préface.................................................................................................................................................... 3
Objectifs et presentation du guide ...................................................................................................... 4
Volume 1 – Obligations légales ........................................................................................................... 7
Fiche 1.1 - Principales obligations légales des associations envers les financeurs publics............... 7
Fiche 1.2 - Principes généraux de la comptabilité générale...............................................................9
Volume 2 – Gestion administrative des actions............................................................................... 12
Fiche 2.1 - Définir un programme d’actions......................................................................................12
Fiche 2.2 - Mettre en œuvre un programme d'actions......................................................................14
Fiche 2.3 - La gestion des fonds dédiés ...........................................................................................20
Volume 3 – Gestion budgétaire et financière ................................................................................... 22
Fiche 3.1 - Principes budgétaires...................................................................................................... 22
Fiche 3.2 - Processus d’élaboration budgétaire................................................................................ 25
Fiche 3.3 - Exécuter le budget..........................................................................................................29
Fiche 3.4 - Suivre et réviser le budget ..............................................................................................31
Fiche 3.5 - Prévisions de trésorerie ..................................................................................................33
Volume 4 – La comptabilité de gestion............................................................................................. 36
Fiche 4.1 - La comptabilité de gestion, un outil de communication avec les partenaires................. 36
Fiche 4.2 - Les méthodes de calcul de coût ..................................................................................... 40
Fiche 4.3 - Les étapes de production de la comptabilité analytique de gestion ...............................46
Volume 5 – Le contrôle interne.......................................................................................................... 52
Fiche 5.1 - Organisation du contrôle interne.....................................................................................52
Fiche 5.2 - Le contrôle des achats.................................................................................................... 54
Fiche 5.3 - Le contrôle des notes de frais.........................................................................................57
Fiche 5.4 - Le contrôle de la Paie .....................................................................................................59
Conclusion........................................................................................................................................... 61
Bibliographie / Webographie.............................................................................................................. 62
Annexes
Annexe 1 – Règlement 99-01 du Comité de la Réglementation Comptable
Annexe 2 – Exemple de fiche d'élaboration du budget d'un projet type "Etude"
Annexe 3 – Notice explicative de la fiche d'élaboration budgétaire
Annexe 4 – Plan comptable simplifié

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PREFACE
Les 65.000 associations du Nord Pas de Calais jouent un rôle majeur dans le développement du
territoire.
Ce partenariat entre institution et associations est essentiel. C’est un travail quotidien de mise en
œuvre du service public, afin de favoriser la vie économique, sociale, culturelle dans les territoires. Il
est donc essentiel de garantir une qualité de service et de sécuriser la gestion de ces services auprès
des publics. Il s’agit donc « ensemble, de gérer, piloter et rendre compte ».
La mise en œuvre des politiques de la Région repose sur 3.500 structures, que l’institution finance
chaque année, et dont 2/3 sont des associations. Le montant total du financement est de 600 M€,
dont 200 M€ sont destinés aux associations.
Parmi ces structures, qui emploient 12% des salariés du secteur privé
1
, certaines emploient moins de
15 salariés. C'est à elles que s'adresse cet ouvrage.
La raréfaction des financements publics et le renforcement des exigences des financeurs alourdissent
les difficultés des associations. De surcroit, la plupart des associations ne disposent pas d'un
responsable comptable et financier à temps plein pour faire face à ces situations délicates.
Ainsi, dans ce contexte difficile les difficultés de gestion que rencontrent les associations, sont
souvent :
- l'incapacité à rendre compte précisément des réalisations ;
- l'absence de visibilité financière et/ou le manque de ressources financières.
Face à ce constat, la Direction du contrôle de gestion de la Région Nord Pas de Calais a souhaité
fournir aux responsables associatifs des outils permettant d’alimenter leur pilotage stratégique et
d’améliorer le dialogue de gestion avec leurs principaux financeurs.
Ce guide est le fruit d’un travail réalisé au sein d’un grand opérateur régional, de la récolte des
besoins exprimés auprès des différentes directions de la Région et de la comparaison avec les
meilleures méthodes professionnelles. Il a été conçu comme un outil simple et adaptable, permettant
aux associations de répondre aux exigences légales et règlementaires de l'utilisation des fonds
publics et de piloter efficacement leurs activités et leurs coûts. Son application est fortement
recommandée, mais pas obligatoire.
Il est composé de fiches pratiques autonomes couvrant l’essentiel des activités d’une association, afin
de l'aider à structurer des outils de gestion opérationnelle et financière, notamment pour mettre en
œuvre une comptabilité analytique de gestion.
Il complète de nombreux ouvrages existants, et notamment le Guide des élus produit par la Direction
du contrôle de gestion à destination des élus régionaux.
Nous souhaitons qu'il vous soit compréhensible, qu'il vous donne envie de développer un système de
pilotage efficace : fiable, cohérent, adapté à vos besoins, qui vous permette d'anticiper les risques
financiers et d'éclairer vos arbitrages.
N'hésitez pas à vous rapprocher de professionnels, de Commissaires aux comptes et autres réseaux
pour progresser dans votre démarche.
Note méthodologique
Ce guide vise à aider les gestionnaires d’association en leur rappelant de façon simple les
principes essentiels qui leur permettent de rendre compte aux collectivités qui les subventionnent.
Il ne saurait remplacer l’assistance de professionnels avertis, que ce soit au sein de l’association
ou à l’extérieur de celle-ci. Experts-comptables et commissaires aux comptes pourront continuer à
apporter un éclairage indispensable au bon fonctionnement de l’association.
1
Source : ACOSS-URSSAF et MSA. Données 2011. Traitement Recherches et solidarités.

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OBJECTIFS ET PRESENTATION DU GUIDE
Les objectifs et les principes de l'ouvrage
Cet ouvrage s'adresse tant aux présidents et aux directeurs des associations qu'aux responsables
d’activités et autres gestionnaires, en particulier au sein de structures employant moins de quinze
salariés.
Il a pour ambition de :
 Fournir aux associations des leviers d’action pour un pilotage stratégique et opérationnel plus
efficient de la structure ;
 Promouvoir l’utilisation d’outils lisibles facilitant le dialogue de gestion avec les principaux
financeurs publics ;
 Donner davantage de lisibilité et de cohérence aux outils de gestion.
Présentation
Le guide s'appuie sur le processus classique de pilotage (gestion et anticipation), schématisé ainsi :
L'ouvrage est composé de 17 fiches organisées en 5 volumes :
 Le volume 1 rappelle les exigences légales en matière de comptabilité générale et de
transparence de gestion.
 Les volumes 2 et 3 traitent de la gestion administrative, budgétaire et financière des activités
de l'association. Ils renvoient à deux catégories d'outils :
- Les outils de gestion des actions : fichier de saisie des actions et des intervenants ;
enregistrement comptable, outil de suivi des temps ;
- Un outil d'arbitrage : le suivi des budgets et financements :
Au sein de la structure, la tâche de collecte des données de gestion est essentielle. En effet,
ces données alimentent un système d’informations global qui doit être fiable et cohérent.
Ainsi, c’est l'arbitrage des dirigeants de la structure qui est facilité par ces données fiables.
Mettre en
œuvre
Vérifier
Améliorer
Planifier
P ILOTAGE
-
Rechercher les
financements
- Organiser les processus
- Réaliser les actions
-
Définir le projet associatif
- Décliner la stratégie en
objectifs opérationnels et en
actions
- Identifier les risques et les
mesures de contrôle
- Prévoir les moyens et les
coûts
-
Vérifier l'atteinte des
résultats par rapport aux
objectifs
- Maîtriser les risques
-
Analyser les écarts
- Mettre en œuvre les
actions correctrices

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 Le volume 4 aborde la comptabilité de gestion, analytique, outil précieux permettant le calcul
des coûts par activité. Cette méthode vise des objectifs complémentaires : détermination des
coûts des activités supports, calcul des coûts des activités principales.
 Le volume 5 présente les grands principes du contrôle interne, qui permet de sécuriser et de
fiabiliser l'information. Il propose quelques outils : fiches de procédures de contrôle des
achats, de la paie, des notes de frais.
Le rôle des dirigeants
Le terme dirigeants associatifs désigne communément les dirigeants élus (Président, membres du
Bureau, du Conseil d'administration) et les dirigeants de fait, salariés (Directeur…). Ils diffèrent selon
l'organisation des instances dirigeantes retenue par l'association.
Au-delà des responsabilités qui incombent aux administrateurs sur le plan juridique, statutaire ou
contractuel, il importe qu'ils s'impliquent dans les étapes clés de la gestion. Ils doivent être
régulièrement informés des modalités de gestion et des risques encourus.
De même, si les dirigeants sont garants du processus des décisions collectives, il leur revient de
veiller à une bonne communication avec tous les acteurs concernés, tant au sein des équipes
salariées qu'avec les partenaires extérieurs.