FICHE DE POSTE Adjoint administratif 1 ETP à la paie Département

Codification :
P_REF
Date d’application :
P_APPLICATION_DATE
FICHE DE POSTE
Adjoint administratif 1 ETP
à la paie
Département Pilotage de la
masse salariale et des effectifs,
contrôle de gestion sociale
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PRESENTATION DU POSTE
Fonction : Agent en charge de la gestion des éléments de la paie
Temps consacré à la fonction : 100%
Métier : Gestionnaire administrative (code métier 45S10)
Liaisons hiérarchiques :
- Madame Sonia VIGNOT, Directrice des Ressources Humaines
- Madame Rozenne JOSSE, Responsable du pilotage de la masse salariale et des rémunérations
Liaisons fonctionnelles :
- les différents départements de la Direction des Ressources Humaines
- la Direction des Affaires Financières
- le Trésor public
- les organismes sociaux
- Pôle Emploi
MISSIONS
Missions principales :
L’agent doit assurer quotidiennement la gestion des éléments de la paie, à savoir :
- la saisie et le contrôle des éléments variables de paie
- le rapprochement des plannings des agents avec les éléments de paie
- la tenue de tableaux de cotisations pour le rapprochement avec l’état annuel
- la déclaration des cotisations mensuelles et annuelles
- le traitement des négatifs de paie avant mandatement
- la rédaction d’attestations destinées aux agents
- l’accueil téléphonique et réponses aux diverses questions des agents sur les éléments de leur
bulletin de salaire
- le remboursement des trop perçus sur les traitements
- la mise en œuvre des paies bloquées en totalité ou partiellement
Nom Fonction Signature
Signataire 1 Madame Sonia VIGNOT Directrice des Ressources
Humaines
Signataire 2 Madame Rozenne JOSSE
Responsable du pilotage de la
masse salariale et des
rémunérations

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- le traitement des avantages en nature
- le suivi du protocole de nuit
- la gestion des dossiers des étudiants IFSI, sages-femmes et manipulateurs radio (création des
dossiers, mise en paiement des indemnités kilométriques et des indemnités de stage)
- les états annuels (organismes sociaux)
- la Déclaration Annuelle des Données Sociales (DADS)
L’agent doit assurer également le suivi des indemnités journalières du personnel contractuel : attestations
de salaires, suivi des remboursements, envoi du titre de recettes à la Direction des Affaires Financières,
saisie des éléments sur Evoluance RH pour passage en paie.
Un troisième volet propre à la gestion de la paie consiste à réaliser un suivi (mise à jour et contrôle) des
différentes primes prévues dans le cadre de la fonction publique hospitalière, à savoir :
- les primes de 1
ère
, 2
ème
et 3
ème
catégorie
- la prime de laboratoire
- les primes de technicité et indemnité forfaitaire technique pour les ingénieurs et TSH titulaires
- l’indemnité de 8% pour le personnel informatique contractuel
- la prime de service
- l’indemnité dégressive
- la garantie individuelle du pouvoir d’achat (GIPA)
- etc….
La gestion annuelle des dossiers relatifs au Supplément Familial de Traitement (SFT) constitue une tâche
volumineuse (nombre de dossiers importants) et rigoureuse (certains dossiers à traiter demandent une
attention particulière eu égard à la situation familiale de certains agents).
Enfin, le CHU ne cotisant pas au régime Unedic, celui-ci supporte en contrepartie la charge de
l’indemnisation chômage. Il finance directement sur son propre budget la charge des allocations de
chômage, instruit les dossiers de demandes d’indemnisation et en assure la gestion administrative. La
thématique de l’Allocation de Retour à l’Emploi (ARE) représente une tâche très importante et nécessite
donc une polyvalence entre les agents.
Missions spécifiques :
Une implication des agents à la démarche de fiabilisation et de certification des comptes est exigée
(rédaction et mise à jour de procédures, mise en place de contrôles clés de niveau 1 et 2, rapprochement
comptabilité/paie/DADS, rapprochement mensuel et annuel des effectifs présents aux virements effectués).
Par ailleurs, une participation à la préparation des contrôles URSSAF, CAF, commissaires aux comptes est
demandée.
PARTICULARITE DU POSTE ET RISQUES PROFESSIONNELS LIES A L’ACTIVITE
Spécificités du poste :
L'organisation du travail est marquée par un calendrier de la paie mensuel à respecter. Il exige des qualités
d'analyse, de maîtrise, de disponibilité et de force de travail.

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Dans un souci permanent de fiabilité, l’agent doit être capable de mettre en place des procédures internes
de contrôle et de vérification.
Formations obligatoires requises :
-Comptabilité et/ou gestion des ressources humaines
PROFIL REQUIS
Formations – Qualifications :
-Baccalauréat et/ou D.U.T/B.T.S. comptabilité
Connaissances particulières :
-Connaissances des mécanismes de la gestion de la paie
-Ce poste requiert une maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel (tableaux croisés dynamiques), BO,
Outlook
Expériences professionnelles :
Expérience exigée en paie
Qualités professionnelles :
-Respecter la confidentialité des informations traitées et communiquées
-Anticiper, apprécier la charge de travail pour la planifier
-Rigueur
-Etre curieux et aimer faire évoluer ses connaissances