Procès-verbal du 21 avril 2015

Réunion du Comité organisateur/ coordonnateur
Festivités du 250e de Cocagne
Le 21 avril 2015
18h30
Salle du conseil municipal de Cocagne
1. Mot de bienvenue
C’est la première réunion du comité. Il n’y a pas encore de président ou vice-président pour diriger la
réunion. Marcelle Paulin souhaite la bienvenue aux membres du nouveau comité et agira comme
présidente jusqu’à l’élection du président au point 4 de l’ordre du jour.
2. Prise des présences
Présents : Sylvie Desroches
Rhéal Gallant
Jean Gauvin
Marcel Goguen
Marcelle Paulin
Marc Picard
Absent : Jean-Pierre Desmarais
3. Adoption de l’ordre du jour
2015-001
Il est proposé par Marc Picard et appuyé par Marcel Goguen que l’ordre du jour soit accepté avec l’ajout
au point 7. Souper lancement Les Cocagneries.
Adopté
4. Choix d’un président, d’un vice-président et d’un secrétaire
2015-002
Il est proposé par Jean Gauvin et appuyé par Marc Picard que Rhéal Gallant soit en charge des
nominations.
Adopté
Nomination pour le président :
Marc Picard propose Jean Gauvin
Jean Gauvin propose Rhéal Gallant
Marcelle Paulin propose Marcel Goguen
Les nominations sont fermées. Il y a vote secret. Jean Gauvin est élu comme président.
2015-003
Il est proposé par Sylvie Desroches et appuyé par Marc Picard que les billets de vote soient détruits.
Adopté
Les billets sont passés au déchiqueteur par Marcelle.
Nominations pour le vice-président :
Sylvie Desroches propose Marcel Goguen
Marc Picard propose Rhéal Gallant
Jean Gauvin propose Sylvie Desroches
Les nominations sont fermées. Il y a vote secret. Les trois candidats sont à égalité.
Étant donné l’absence d’un des membres du comité, on préfère attendre à la prochaine réunion pour
choisir le vice-président et le secrétaire.
2015-004
Il est proposé par Marc Picard et appuyé par Rhéal Gallant que la suite des nominations se fasse à la
prochaine réunion.
Adopté
5. Définition du rôle et du mandat de comité
Il n’est pas facile de définir le mandat du comité. Il aura certainement un rôle de coordination des
activités mais aussi un rôle dans l’organisation des festivités du 250e. Le comité aura à faire des choix
au niveau des activités qui vont avoir lieu dans le cadre des fêtes du 250e. Nous ne voulons pas
organiser les activités nous-même mais stimuler l’intérêt de personnes ou d’organismes pour les
organiser. Le comité aura donc un rôle de leader. Le comité se garde toutefois la latitude d’organiser
certaines activités lui-même s’il le juge approprié.
Le comité peut créer des sous-comités au besoin. Il peut y avoir par exemple un comité de
financement mais la gestion des fonds restera la responsabilité du comité organisateur/
coordonnateur.
Le comité va développer une approche de marketing (logo, slogan, etc.) pour le 250e. Pour la
publicité des activités, le comité devra approuver une activité comme faisant partie des fêtes du
250e avant que l’organisme qui en est l’organisateur ne puisse utiliser le logo ou le slogan du 250e
pour promouvoir cette activité. Pour la correspondance reliée au 250e, seul le comité est autorisé à
utiliser une lettre à entête du 250e.
Le comité devra être ouvert aux idées et aux suggestions des citoyens. Il devra informer les citoyens
de Cocagne sur une base périodique du travail accompli. Le comité va développer un échéancier
pour aider à son fonctionnement et recevoir les idées et suggestions d’activités dans un délai
raisonnable.
6. Définir le fonctionnement du comité (collecte des activités auprès des organismes de Cocagne,
sous-comités, etc.)
Les membres du comité se demandent comment faire la collecte des idées auprès des organismes.
On pourrait les inviter à une de nos réunions pour qu’ils fassent une présentation des activités qu’ils
aimeraient faire ou nous pourrions assister à certaines de leurs réunions.
Des sous-comités peuvent être formés pour aider au fonctionnement et donner un support au
comité coordonnateur.
Il ne faut pas oublier le but ultime de tout ceci qui est de souligner le grand évènement qu’est le
250e anniversaire de Cocagne.
Certaines personnes ont déjà donné leur nom pour aider comme bénévoles.
7. Souper lancement Les Cocagneries
Le comité Les Cocagneries aimerait faire un souper en juin 2015 et à cette occasion, présenter le
comité organisateur/ coordonnateur à la communauté. Il parle également de faire un second souper
en 2016 celui-là, pour lancer la programmation des festivités du 250e.
8. Prochaine réunion
La prochaine réunion aura lieu le 5 mai au bureau municipal à 18h30.
9. Levée de la réunion
2015-005
Il est proposé par Rhéal Gallant de lever la réunion à 20h.