Cocagne 250 Salle du conseil municipal 9 décembre 2015 – 18h30 (13e rencontre) 1. Mot de bienvenue Le président Jean Gauvin est absent. La vice-présidente, Sylvie DesRoches, ouvre la réunion à 18h40 et souhaite la bienvenue aux membres du comité. 2. Prise des présences Présents : Sylvie Desroches Marcel Goguen Jean-Pierre Desmarais Marcelle Paulin Absent : Jean Gauvin 3. Adoption de l’ordre du jour 2015-039 Il est proposé par Marcelle Paulin et appuyé par Marcel Goguen que l’ordre du jour soit adopté tel que présenté. Adopté 4. Adoption du procès-verbal du 17 novembre 2015 2015-040 Il est proposé par Jean-Pierre Desmarais et appuyé par Marcel Goguen que le procèsverbal du 17 novembre 2015 soit adopté avec la correction suivante : inscrire 19h au lieu de 17h au Point 7 (heure de la prochaine réunion du Grand comité). Adopté 5. Suivi de la réunion du 25 novembre 2015 (Grand comité) Nous sommes d’accord pour dire que ça a été une bonne réunion avec plus d’enthousiasme. Il y a eu de bonnes suggestions. Le comité exécutif va avoir un rôle de leader dans la programmation et la coordination de toutes ces activités. Sylvie dit que si on approche les gens, habituellement on a une bonne réponse. La main d’œuvre est aussi importante pour réussir nos célébrations. 6. Préparation d’un budget pour demande de financement On commence la préparation du budget qu’on veut utiliser pour les demandes de financement. On doit le soumettre au Grand comité en janvier. On commence par essayer d’évaluer les dépenses pour le bal d’ouverture et celui de fermeture ainsi que pour la fin de semaine d’août et pour le concert de Julien LeBlanc. Marcelle va contacter Julien et le groupe 1755 pour connaître leurs conditions. Bal d’ouverture et de fermeture Décoration de la salle Location salle Club du Village Musique , orchestre Three boys night Hors d’oeuvre Billets (InstaTicket) Sécurité Publicité et impression des pancartes Imprévus Total Vente de billets d’entrée, 300 x 20$ Fin de semaine d’août 2017 Électricité pour kiosques (parc communautaire) Location tente 40x80 avec 350 chaises et location estrade et son Location 2 jeux gonflables pour une journée Location 20 toilettes pour la fin de semaine Location de 10 à 12 kiosques Location d’une clôture Sécurité Musiciens locaux Groupe 1755 1,500$ 700$ 700$ 500$ 100$ 200$ 500$ 200$ 4,400$ 6,000$ 1,000$ 5,000$ 1,500$ 1,000$ 3,000$ 1,000$ 2,000$ Il faudrait contacter la Société culturelle de Kent-Sud pour la reconstitution de l’arrivée de Joseph Gueguen en 1767. Jean-Pierre va s’en occuper. 7. Formation de sous-comités Le comité social et le comité d’histoire peuvent devenir des sous-comités. Nous aurons besoin aussi d’un sous-comité des finances et autres. On en discutera plus en profondeur à une prochaine réunion. 8. Autres 9. Prochaine réunion La prochaine réunion aura lieu le 20 janvier 2016 à la salle du conseil à 16h30 et celle du Grand comité sera reculée au 27 janvier à 19h. 10. Levée de la réunion 2015-041 Il est proposé par Marcelle Paulin de lever la réunion à 21h.