Procès-verbal du 9 décembre 2015

Cocagne 250
Salle du conseil municipal
9 décembre 2015 – 18h30 (13e rencontre)
1. Mot de bienvenue
Le président Jean Gauvin est absent. La vice-présidente, Sylvie DesRoches, ouvre la
réunion à 18h40 et souhaite la bienvenue aux membres du comité.
2. Prise des présences
Présents : Sylvie Desroches
Marcel Goguen
Jean-Pierre Desmarais
Marcelle Paulin
Absent : Jean Gauvin
3. Adoption de l’ordre du jour
2015-039
Il est proposé par Marcelle Paulin et appuyé par Marcel Goguen que l’ordre du jour soit
adopté tel que présenté.
Adopté
4. Adoption du procès-verbal du 17 novembre 2015
2015-040
Il est proposé par Jean-Pierre Desmarais et appuyé par Marcel Goguen que le procès-
verbal du 17 novembre 2015 soit adopté avec la correction suivante : inscrire 19h au lieu
de 17h au Point 7 (heure de la prochaine réunion du Grand comité).
Adopté
5. Suivi de la réunion du 25 novembre 2015 (Grand comité)
Nous sommes d’accord pour dire que ça a été une bonne réunion avec plus
d’enthousiasme. Il y a eu de bonnes suggestions. Le comité exécutif va avoir un rôle de
leader dans la programmation et la coordination de toutes ces activités. Sylvie dit que si
on approche les gens, habituellement on a une bonne réponse. La main d’œuvre est aussi
importante pour réussir nos célébrations.
6. Préparation d’un budget pour demande de financement
On commence la préparation du budget qu’on veut utiliser pour les demandes de
financement. On doit le soumettre au Grand comité en janvier.
On commence par essayer d’évaluer les dépenses pour le bal d’ouverture et celui de
fermeture ainsi que pour la fin de semaine d’août et pour le concert de Julien LeBlanc.
Marcelle va contacter Julien et le groupe 1755 pour connaître leurs conditions.

Bal d’ouverture et de fermeture
Décoration de la salle
1,500$
Location salle Club du Village
700$
Musique , orchestre Three boys night
700$
Hors d’oeuvre
500$
Billets (InstaTicket)
100$
Sécurité
200$
Publicité et impression des pancartes
500$
Imprévus
200$
Total
4,400$
Vente de billets d’entrée, 300 x 20$
6,000$
Fin de semaine d’août 2017
Électricité pour kiosques (parc communautaire)
1,000$
Location tente 40x80 avec 350 chaises et location estrade et son
5,000$
Location 2 jeux gonflables pour une journée
1,500$
Location 20 toilettes pour la fin de semaine
1,000$
Location de 10 à 12 kiosques
Location d’une clôture
3,000$
Sécurité
1,000$
Musiciens locaux
2,000$
Groupe 1755
Il faudrait contacter la Société culturelle de Kent-Sud pour la reconstitution de l’arrivée
de Joseph Gueguen en 1767. Jean-Pierre va s’en occuper.
7. Formation de sous-comités
Le comité social et le comité d’histoire peuvent devenir des sous-comités. Nous aurons
besoin aussi d’un sous-comité des finances et autres. On en discutera plus en profondeur
à une prochaine réunion.
8. Autres
9. Prochaine réunion
La prochaine réunion aura lieu le 20 janvier 2016 à la salle du conseil à 16h30 et celle du
Grand comité sera reculée au 27 janvier à 19h.
10. Levée de la réunion
2015-041
Il est proposé par Marcelle Paulin de lever la réunion à 21h.