Documents financiers

Contenu
© 2010
Legal Resource Centre, Edmonton, AB
Documents nanciers
7.1 Pourquoi les documents
nanciers sont-ils importants
pour les organismes de
bienfaisance?
7.2 L’essentiel
La nécessité de posséder des
documents nanciers
Les types de documents nanciers
Les procédures de contrôle
7.3 La tenue de documents nanciers
Comptabilité de caisse ou
d’exercice
Compte bancaire
Apurer votre compte en banque
Enregistrement des dépôts
Enregistrement des cotisations et
des subventions
Enregistrement des débours
Facturation des biens ou des
services
Grand livre général
Comment structurer les comptes de
charges
7.4 États nanciers
État des résultats
Bilan
État des ux de trésorerie
Quelques conseils sur la mise en
place des états nanciers
7.5 Outils de planication nancière :
le budget
7.6 Foire aux questions : rapports
nanciers et organismes de
bienfaisance enregistrés
Comptables professionnels
Gestion nancière et reddition de
comptes
7.7 Liste de contrôle pour la
responsabilité du conseil
d’administration : obligations
scales
7.8 Rapport nanciers : descriptions
et Modèles
Rapport mensuel du trésorier
Rapport nancier destiné à l’ARC
Rapport annuel du trésorier
7.9 Glossaire : terminologie
comptable
7.10 Où trouver plus de
renseignements
7.11 Dossiers : un endroit où classer
vos documents nanciers
1 Aperçu
2 Infos administratives
3 Acte constitutif
4 Statut d’organisme de bienfaisance
5 Procès-verbaux
6 Politiques et procédures
7 Documents nanciers
8 Déclarations annuelles
9 Reçus ofciels aux ns de l’impôt
10 Infos opérationnelles
Ressources

Documents nanciers
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Version 01 2010
Documents nanciers
7.1 – 1
7.1 Pourquoi les documents nanciers sont-ils importants pour
les organismes de bienfaisance?
Info clé
Un organisme de bienfaisance doit conserver des registres et livres de comptes
sufsants,
• en anglais ou en français
• à une adresse canadienne gurant dans les dossiers dont dispose l’ARC,
an que l’ARC puisse vérier les reçus ofciels de dons délivrés, ainsi que les revenus perçus
et les dépenses effectuées.
Aux ns de cette section, les registres et livres de comptes comprennent :
• lesétatsnanciers,grandslivres,relevésbancaires,comptesdedépensesetles
feuillesdetravailducomptable;
• les registres et livres de comptes incluent aussi les pièces justicatives qui appuient
les renseignements indiqués dans les livres et registres, et comprennent notamment
lesfactures,piècesjusticatives,contratsenbonneetdueforme,lesordresdetravail,
lesbordereauxdelivraison,lesbonsdecommandeetlesbordereauxdedépôt.
Ce que cela signie pour vous :
Vous devez conserver un exemplaire de vos documents nanciers dans un endroit sûr et facile
d’accès. Ce qui suit vous renseignera sur la façon de localiser vos documents. Déposez-en un
exemplaire ici, dans votre Bureau de poche.
D’après www.
charitycentral.ca/
site/?q=node/455
D’après site
Web de l’ARC
www.cra-arc.
gc.ca/chrts-gvng/chrts/
prtng/bks-fra.html
ii
Importance
des
documents
L’essentiel Tenir des
registres
États de
comptes
Le
budget FAQ Liste de contrôle
Exemples
de rapports Glossaire
Pour en
savoir
plus
Vos
documents
Les documents nanciers fournissent des renseignements sur les revenus et les dépenses
d’un organisme et étayent les renseignements gurant dans les états nanciers ayant été
préparés. Ces documents peuvent servir à reéter la santé nancière d’un organisme à une
date donnée.
Version 02 2010

Documents nanciers
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Version 01 2010
7.2 L’essentiel des documents nanciers
La nécessité de posséder des documents nanciers
Les documents nanciers sont essentiels au fonctionnement d’un organisme et aux rapports
à faire au conseil, aux donateurs, aux bailleurs de fonds, au gouvernement, aux sympathisants
et à la collectivité.
Les organismes de bienfaisance enregistrés doivent tenir des documents nanciers adéquats
en anglais ou en français an que l’ARC puisse s’assurer de la conformité et vérier les
revenus et les dépenses déclarés dans la déclaration annuelle de renseignements. Les
documents comptables des articles individuels de recettes et de dépenses sont essentiels pour
remplir la déclaration de renseignements annuelle.
Les types de documents nanciers
Les documents nanciers comprennent généralement :
n les états nanciers;
n le grand livre général et autres grands livres;
n les relevés bancaires;
n les inventaires;
n les comptes de dépenses;
n les accords d’investissement;
n les feuilles de travail du comptable;
nles feuilles de paie;
nles pièces justicatives tel que les factures, les pièces justicatives, les bons de
commande, les contrats, les reçus et les bordereaux de dépôt bancaire.
Les documents nanciers comprennent généralement aussi :
nles copies des reçus ofciels de dons, que vous trouverez à la section 9 du Bureau de
poche;
nles exemplaires des déclarations de renseignements T3010A et T3010B, que vous
trouverez à la section 8.1 du Bureau de poche.
Le Centre des Organismes de bienfaisance a réalisé quatre Fiches-conseils qui peuvent
s’avérer très utiles pour vous. Elles abordent les thèmes suivants :
nComment choisir un comptable professionnel
nLa mise en place d’un plan comptable pour les petits et moyens organismes de
bienfaisance enregistrés
nLa mise en place de registres nancier
n Modèle de plan comptable relatif au T3010B
D’après
le Centre
des Organismes de
bienfaisance www.
charitycentral.ca
Reportez-
vous à la
section 8.1
pour vos déclarations
de renseignements
annuelles.
Importance
des
documents
L’essentiel Tenir des
registres
États de
comptes
Le
budget FAQ Liste de contrôle
Exemples
de rapports Glossaire
Pour en
savoir
plus
Vos
documents
7.2 – 1
Vous pouvez accéder à
ces documents en ligne
à www.charitycentral.ca/
site/?q=fr/node/435

Documents nanciers
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Version 01 2010
Procédures de contrôle
Gestion de trésorerie/contrôles internes
L’établissement de contrôles internes solides et efcaces est d’une importance vitale pour la
santé nancière d’un organisme car ce sont les indicateurs de problèmes scaux éventuels.
D’après Community
League Resource
Guide, Sec.
6, p. 68 www.efcl.org/
Resources/2009ResourceGuide/
tabid/185/Default.aspx
Les contrôles internes garantissent un système de mécanismes régulateurs.
Les principes généraux du contrôle interne sont les suivants :
nles responsabilités doivent être clairement établies;
n des dossiers adéquats doivent être tenus;
nl’actif doit être assuré et les employés cautionnés;
nla tenue de registres et leur garde doivent être distinctes;
nla responsabilité de tous les aspects d’une opération doit être divisée.
Les procédures suivantes sont recommandées comme système de contrôle interne efcace.
nles sommes et les chèques sont remis au trésorier uniquement par la personne
effectuant la collecte dans les 24 heures. La méthode préférée de collecte de fonds
est par chèque;
nle trésorier émet des reçus écrits pour tous les fonds reçus qu’il garde dans ses
dossiers;
nles livres de reçus doivent être prénumérotés;
nles rapports de toutes les sommes reçues et des rapprochements bancaires doivent
être présentés à toutes les réunions du conseil;
ndeux signatures sont requises sur tous les chèques; les chèques doivent être
prénumérotés et posséder deux lignes pour les signatures;
ntous les remboursements doivent être effectués par chèque et être étayés par des
reçus ou une facture provenant d’une dépense budgétaire approuvée;
nles signataires autorisés ne doivent pas vivre sous le même toit ni être apparentés;
nles signataires autorisés ne peuvent pas signer des chèques émis en leur faveur ou
émis à une personne qui leur est apparentée;
nne jamais signer des chèques en blanc;
ninformer votre banque, par écrit, de vos procédures eu égard à la compensation de
vos chèques;
nnommer un véricateur interne pour vérier/examiner les registres régulièrement et
qui soit étranger aux opérations quotidiennes;
nétablir une limite maximale ayant trait à l’émission de chèques pour les dépenses
courantes normales; toute dépense excessive ou extraordinaire doit être approuvée
par le conseil avant l’émission du chèque.
7.2 – 2
Importance
des
documents
L’essentiel Tenir des
registres
États de
comptes
Le
budget FAQ Liste de contrôle
Exemples
de rapports Glossaire
Pour en
savoir
plus
Vos
documents

Documents nanciers
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7.3 La tenue de documents nanciers
Comptabilité de caisse ou d’exercice
Il existe deux grands systèmes ou méthodes comptables qui permettent de rendre compte de
la situation nancière d’un organisme : la comptabilité de caisse et la comptabilité d’exercice.
La comptabilité de caisse comptabilise les opérations au moment où les espèces sont
échangées. Cette méthode ne montre pas tout l’actif et le passif et est moins compliquée
que la comptabilité d’exercice. De nombreux petits clubs ou organismes qui effectuent
relativement peu de transactions chaque mois utilisent ce système.
La comptabilité d’exercice tient compte des revenus lorsqu’ils sont gagnés et des dépenses
lorsqu’elles sont engagées. Suivant cette méthode, une facture devant être payée par
l’organisme gure dans les états nanciers comme un élément de passif et les sommes dues à
l’organisme gurent comme un élément d’actif. Cette méthode donne une image plus précise
de la situation nancière que la comptabilité de caisse.
L’Agence du revenu du Canada (ARC) n’indique pas comment mettre en place des registres
nanciers ou quels systèmes comptables utiliser. Toutefois, les registres d’un organisme de
bienfaisance doivent permettre à l’ARC de vérier :
nles revenus, y compris les dons de bienfaisance reçus;
nsi les ressources sont consacrées à des programmes de bienfaisance;
nsi les ns et activités de l’organisme relèvent toujours de la bienfaisance.
Les documents comptables doivent être étayés par des pièces justicatives permettant à
l’ARC de vérier les inscriptions gurant dans les livres. Les registres doivent être tenus en
anglais ou en français.
Voici des renseignements concernant huit thèmes que doivent comprendre les organismes
de bienfaisance an de tenir des documents nanciers adéquats. Nous les reproduisons
ici avec l’aimable autorisation d’Info-impôts d’Imagine Canada à l’usage des organismes
de bienfaisance, disponible en ligne à http://charitytax.imaginecanada.ca. Les thèmes
comprennent :
nCompte bancaire
nApurement d’un compte bancaire
nEnregistrement des dépôts
nEnregistrement des cotisations et des subventions
nEnregistrement des débours
nFacturation des biens ou des services
nGrand livre général
nComment structurer les comptes de charges
Adapté de
Comprendreles
étatsnanciers
d’uneorganisation www.
omafra.gov.on.ca/french/
rural/facts/96-038.htm
D’après Info-
impôts d’Imagine
Canada http://
charitytax.imaginecanada.ca
Importance
des
documents
L’essentiel Tenir des
registres
États de
comptes
Le
budget FAQ Liste de contrôle
Exemples
de
rapports
Glossaire
Pour en
savoir
plus
Vos
documents
7.3 – 1