Documents financiers
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Documents financiers Contenu 7.1 Pourquoi les documents financiers sont-ils importants pour les organismes de bienfaisance? 7.2 L’essentiel La nécessité de posséder des documents financiers Les types de documents financiers Les procédures de contrôle 7.3 La tenue de documents financiers Comptabilité de caisse ou d’exercice Compte bancaire Apurer votre compte en banque Enregistrement des dépôts Enregistrement des cotisations et des subventions Enregistrement des débours Facturation des biens ou des services Grand livre général Comment structurer les comptes de charges 7.4 États financiers État des résultats Bilan État des flux de trésorerie Quelques conseils sur la mise en place des états financiers 7.5 Outils de planification financière : le budget 7.6 Foire aux questions : rapports financiers et organismes de bienfaisance enregistrés Comptables professionnels Gestion financière et reddition de comptes 7.7 Liste de contrôle pour la responsabilité du conseil d’administration : obligations fiscales 7.8 Rapport financiers : descriptions et Modèles Rapport mensuel du trésorier Rapport financier destiné à l’ARC Rapport annuel du trésorier 1 Aperçu 2 Infos administratives 3 Acte constitutif 4 Statut d’organisme de bienfaisance 5 Procès-verbaux 6 Politiques et procédures 7 Documents financiers 8 Déclarations annuelles 9 Reçus officiels aux fins de l’impôt 10 Infos opérationnelles Ressources 7.9 Glossaire : terminologie comptable 7.10 Où trouver plus de renseignements 7.11 Dossiers : un endroit où classer vos documents financiers © 2010 Legal Resource Centre, Edmonton, AB © 2010 Legal Resource Centre, Edmonton, AB 7.1 – 1 Documents financiers Documents financiers 7.1 Pourquoi les documents financiers sont-ils importants pour les organismes de bienfaisance? i Info clé Un organisme de bienfaisance doit conserver des registres et livres de comptes suffisants, • en anglais ou en français • à une adresse canadienne figurant dans les dossiers dont dispose l’ARC, afin que l’ARC puisse vérifier les reçus officiels de dons délivrés, ainsi que les revenus perçus et les dépenses effectuées. Aux fins de cette section, les registres et livres de comptes comprennent : • • les états financiers, grands livres, relevés bancaires, comptes de dépenses et les feuilles de travail du comptable; les registres et livres de comptes incluent aussi les pièces justificatives qui appuient les renseignements indiqués dans les livres et registres, et comprennent notamment les factures, pièces justificatives, contrats en bonne et due forme, les ordres de travail, les bordereaux de livraison, les bons de commande et les bordereaux de dépôt. Ce que cela signifie pour vous : Vous devez conserver un exemplaire de vos documents financiers dans un endroit sûr et facile d’accès. Ce qui suit vous renseignera sur la façon de localiser vos documents. Déposez-en un exemplaire ici, dans votre Bureau de poche. Les documents financiers fournissent des renseignements sur les revenus et les dépenses d’un organisme et étayent les renseignements figurant dans les états financiers ayant été préparés. Ces documents peuvent servir à refléter la santé financière d’un organisme à une date donnée. Importance des documents Version 02 01 2010 Version L’essentiel Tenir des registres États de comptes Le budget FAQ Liste de contrôle Exemples de rapports Glossaire Pour en savoir plus Vos documents D’après www. charitycentral.ca/ site/?q=node/455 D’après site Web de l’ARC www.cra-arc. gc.ca/chrts-gvng/chrts/ prtng/bks-fra.html © 2010 Legal Resource Centre, Edmonton, AB 7.2 – 1 Documents financiers 7.2 L’essentiel des documents financiers La nécessité de posséder des documents financiers Les documents financiers sont essentiels au fonctionnement d’un organisme et aux rapports à faire au conseil, aux donateurs, aux bailleurs de fonds, au gouvernement, aux sympathisants et à la collectivité. Les organismes de bienfaisance enregistrés doivent tenir des documents financiers adéquats en anglais ou en français afin que l’ARC puisse s’assurer de la conformité et vérifier les revenus et les dépenses déclarés dans la déclaration annuelle de renseignements. Les documents comptables des articles individuels de recettes et de dépenses sont essentiels pour remplir la déclaration de renseignements annuelle. D’après le Centre des Organismes de bienfaisance www. charitycentral.ca Reportezvous à la section 8.1 pour vos déclarations de renseignements annuelles. Les types de documents financiers Les documents financiers comprennent généralement : n les états financiers; n le grand livre général et autres grands livres; n les relevés bancaires; n les inventaires; n les comptes de dépenses; n les accords d’investissement; n les feuilles de travail du comptable; nles feuilles de paie; nles pièces justificatives tel que les factures, les pièces justificatives, les bons de commande, les contrats, les reçus et les bordereaux de dépôt bancaire. Les documents financiers comprennent généralement aussi : nles copies des reçus officiels de dons, que vous trouverez à la section 9 du Bureau de poche; nles exemplaires des déclarations de renseignements T3010A et T3010B, que vous trouverez à la section 8.1 du Bureau de poche. Le Centre des Organismes de bienfaisance a réalisé quatre Fiches-conseils qui peuvent s’avérer très utiles pour vous. Elles abordent les thèmes suivants : nComment choisir un comptable professionnel nLa mise en place d’un plan comptable pour les petits et moyens organismes de bienfaisance enregistrés nLa mise en place de registres financier n Modèle de plan comptable relatif au T3010B Importance des documents Version 01 2010 L’essentiel Tenir des registres États de comptes Le budget FAQ Liste de contrôle Exemples de rapports Glossaire Pour en savoir plus Vos documents Vous pouvez accéder à ces documents en ligne à www.charitycentral.ca/ site/?q=fr/node/435 © 2010 Legal Resource Centre, Edmonton, AB 7.2 – 2 Documents financiers Procédures de contrôle Gestion de trésorerie/contrôles internes L’établissement de contrôles internes solides et efficaces est d’une importance vitale pour la santé financière d’un organisme car ce sont les indicateurs de problèmes fiscaux éventuels. Les contrôles internes garantissent un système de mécanismes régulateurs. Les principes généraux du contrôle interne sont les suivants : nles responsabilités doivent être clairement établies; n des dossiers adéquats doivent être tenus; nl’actif doit être assuré et les employés cautionnés; nla tenue de registres et leur garde doivent être distinctes; nla responsabilité de tous les aspects d’une opération doit être divisée. Les procédures suivantes sont recommandées comme système de contrôle interne efficace. nles sommes et les chèques sont remis au trésorier uniquement par la personne effectuant la collecte dans les 24 heures. La méthode préférée de collecte de fonds est par chèque; nle trésorier émet des reçus écrits pour tous les fonds reçus qu’il garde dans ses dossiers; nles livres de reçus doivent être prénumérotés; nles rapports de toutes les sommes reçues et des rapprochements bancaires doivent être présentés à toutes les réunions du conseil; ndeux signatures sont requises sur tous les chèques; les chèques doivent être prénumérotés et posséder deux lignes pour les signatures; ntous les remboursements doivent être effectués par chèque et être étayés par des reçus ou une facture provenant d’une dépense budgétaire approuvée; nles signataires autorisés ne doivent pas vivre sous le même toit ni être apparentés; nles signataires autorisés ne peuvent pas signer des chèques émis en leur faveur ou émis à une personne qui leur est apparentée; nne jamais signer des chèques en blanc; ninformer votre banque, par écrit, de vos procédures eu égard à la compensation de vos chèques; nnommer un vérificateur interne pour vérifier/examiner les registres régulièrement et qui soit étranger aux opérations quotidiennes; nétablir une limite maximale ayant trait à l’émission de chèques pour les dépenses courantes normales; toute dépense excessive ou extraordinaire doit être approuvée par le conseil avant l’émission du chèque. Importance des documents Version 01 2010 L’essentiel Tenir des registres États de comptes Le budget FAQ Liste de contrôle Exemples de rapports Glossaire Pour en savoir plus Vos documents D’après Community League Resource Guide, Sec. 6, p. 68 www.efcl.org/ Resources/2009ResourceGuide/ tabid/185/Default.aspx © 2010 Legal Resource Centre, Edmonton, AB 7.3 – 1 Documents financiers 7.3 La tenue de documents financiers Comptabilité de caisse ou d’exercice Il existe deux grands systèmes ou méthodes comptables qui permettent de rendre compte de la situation financière d’un organisme : la comptabilité de caisse et la comptabilité d’exercice. La comptabilité de caisse comptabilise les opérations au moment où les espèces sont échangées. Cette méthode ne montre pas tout l’actif et le passif et est moins compliquée que la comptabilité d’exercice. De nombreux petits clubs ou organismes qui effectuent relativement peu de transactions chaque mois utilisent ce système. La comptabilité d’exercice tient compte des revenus lorsqu’ils sont gagnés et des dépenses lorsqu’elles sont engagées. Suivant cette méthode, une facture devant être payée par l’organisme figure dans les états financiers comme un élément de passif et les sommes dues à l’organisme figurent comme un élément d’actif. Cette méthode donne une image plus précise de la situation financière que la comptabilité de caisse. L’Agence du revenu du Canada (ARC) n’indique pas comment mettre en place des registres financiers ou quels systèmes comptables utiliser. Toutefois, les registres d’un organisme de bienfaisance doivent permettre à l’ARC de vérifier : nles revenus, y compris les dons de bienfaisance reçus; nsi les ressources sont consacrées à des programmes de bienfaisance; nsi les fins et activités de l’organisme relèvent toujours de la bienfaisance. Les documents comptables doivent être étayés par des pièces justificatives permettant à l’ARC de vérifier les inscriptions figurant dans les livres. Les registres doivent être tenus en anglais ou en français. Voici des renseignements concernant huit thèmes que doivent comprendre les organismes de bienfaisance afin de tenir des documents financiers adéquats. Nous les reproduisons ici avec l’aimable autorisation d’Info-impôts d’Imagine Canada à l’usage des organismes de bienfaisance, disponible en ligne à http://charitytax.imaginecanada.ca. Les thèmes comprennent : nCompte bancaire nApurement d’un compte bancaire nEnregistrement des dépôts nEnregistrement des cotisations et des subventions nEnregistrement des débours nFacturation des biens ou des services nGrand livre général nComment structurer les comptes de charges Importance des documents Version 01 2010 L’essentiel Tenir des registres États de comptes Le budget FAQ Liste de contrôle Exemples de rapports Glossaire Pour en savoir plus Vos documents Adapté de Comprendre les états financiers d’une organisation www. omafra.gov.on.ca/french/ rural/facts/96-038.htm D’après Infoimpôts d’Imagine Canada http:// charitytax.imaginecanada.ca © 2010 Legal Resource Centre, Edmonton, AB 7.3 – 2 Documents financiers Compte bancaire : http://infoimpots.imaginecanada.ca/compte-bancaire-0 Reproduit avec la permission de Info-impôts d’Imagine Canada Publié à Info-impôts (http://infoimpots.imaginecanada.ca) Accueil > Compte bancaire Compte bancaire Votre organisme de bienfaisance doit détenir un compte bancaire, qui sera au cœur du contrôle de ses finances. Tout l’argent reçu doit être déposé dans votre compte en banque et tous les règlements [1] effectués à partir de lui (sauf pour les montants très modiques, conformément à la section consacrée aux débours en espèces). Voici le processus de base à suivre pour ouvrir un compte bancaire. Ouvrez un compte dans une banque ou une caisse populaire. Choisissez un compte pour lequel vous recevrez un relevé et dont vos chèques vous seront retournés (ou des doubles ou des images numériques) chaque mois. Le conseil d’administration doit adopter une motion pour autoriser l’ouverture de ce compte et désigner des signataires autorisés. La banque ou la caisse populaire fournit souvent un exemple de formulation d’une motion de ce type, qui satisfait ses avocats. Choisissez les signataires autorisés, souvent le président du conseil d’administration, ainsi que le trésorier bénévole et le directeur général. Les signataires autorisés sont les seules personnes à pouvoir signer des chèques. Commandez des chèques pré- numérotés. Vous pourrez décider d’inclure l’adresse et le numéro de téléphone de votre organisme de bienfaisance dans vos chèques. Il est judicieux de faire signer les chèques par deux signataires autorisés. Vous pourrez cependant n’exiger qu’une signature pour les chèques inférieurs à un certain montant (modique), si la situation de votre organisme de bienfaisance l’exige. N’oubliez pas que, comme tous les signataires autorisés ne sont pas disponibles en permanence, d’en désigner plus que deux. NE signez JAMAIS des chèques en blanc à l’avance, pour les utiliser quand aucun signataire autorisé n’est disponible. URL source: http://infoimpots.imaginecanada.ca/compte-bancaire-0 Liens: [1] http://infoimpots.imaginecanada.ca/glossary/2#term68 Importance des documents Version 01 2010 L’essentiel Tenir des registres États de comptes Le budget FAQ Liste de contrôle Exemples de rapports Glossaire Pour en savoir plus Vos documents © 2010 Legal Resource Centre, Edmonton, AB 7.3 – 3 Documents financiers Apurer votre compte en banque : http://infoimpots.imaginecanada.ca/browse-list-topics/tenue-des-registres/tenir-les-registres/apurervotre-compte-en-banque Publié à Info-impôts (http://infoimpots.imaginecanada.ca) Accueil > Apurer votre compte en banque Apurer votre compte en banque L’apurement d’un compte bancaire consiste à comparer son solde dans vos registres à celui des registres de la banque et à justifier les différences éventuelles. Ces différences s’expliquent en comparant les informations détaillées contenues dans votre relevé de compte les informations contenues dans vos livres de compte et à recenser les éléments inscrits dans une série de registres mais non dans l’autre. Toutes les transactions sont enregistrées dans vos livres de comptes et dans les registres de la banque. Elles sont souvent enregistrées dans ces deux types de registres à des moments différents, ce qui produit également une différence dans leurs soldes. C’est en apurant les comptes qu’il est possible de s’assurer qu’aucune transaction ne manque dans un ensemble de registres ou dans l’autre et que le solde exact apparaît dans vos livres de comptes. La banque vous adresse chaque mois un relevé de compte faisant apparaître les dépôts et les retraits effectués d’après ses registres. Il arrive que les banques commettent des erreurs dans ces relevés. L’analyse de ces relevés et l’apurement de votre compte en banque révéleront ces erreurs. L’apurement devrait être effectué chaque mois, puisque la majorité des banques n’autorisent pas la contestation de leur registre au-delà d’une certaine période. Voici comment apurer un compte : cochez les chèques encaissés que la banque vous a adressés et qui apparaissent dans le relevé bancaire lui-même. Encerclez tous les débits (somme débitée) qui apparaissent sur le relevé sans être liés à un chèque (comme les frais bancaires mensuels). comparez les dépôts du relevé à ceux de votre registre des dépôts bancaires. Encerclez tous les crédits (somme créditée) n’apparaissant pas sur votre registre des dépôts bancaires. saisissez les éléments encerclés dans les comptes correspondants de votre grand livre général i [1](sauf en cas d’erreur de la banque); notez le solde du compte bancaire apparaissant dans le relevé. Déduisez de ce solde tous les chèques que vous avez éventuellement signés et que la banque n’a pas encore fini de traiter (« compenser »). Ajoutez à ce solde tous les dépôts que vous avez éventuellement effectués et qui n’ont pas encore été compensés. Vous obtiendrez ainsi un « solde bancaire véridique ». votre compte bancaire est apuré quand le solde bancaire véridique, obtenu par la méthode présentée ci-dessus, concorde avec le solde de votre système comptable. L’apurement des comptes bancaires devrait être réalisé par une autre personne que par celle qui émet les chèques ou encaisse les dépôts en espèces. Il devrait également être vérifié et approuvé par une personne exerçant des responsabilités supérieures. URL source: http://infoimpots.imaginecanada.ca/browse-list-topics/tenue-des-registres/tenirles-registres/apurer-votre-compte-en-banque Liens: [1] http://infoimpots.imaginecanada.ca/glossary/2#term85 Importance des documents Version 01 2010 L’essentiel Tenir des registres États de comptes Le budget FAQ Liste de contrôle Exemples de rapports Glossaire Pour en savoir plus Vos documents Reproduit avec la permission de Info-impôts d’Imagine Canada © 2010 Legal Resource Centre, Edmonton, AB 7.3 – 4 Documents financiers Enregistrement des dépôts : http://infoimpots.imaginecanada.ca/browse-list-topics/tenue-des-registres/conserver-les-registres/ enregistrer-vos-d%C3%A9p%C3%B4ts Publié à Info-impôts (http://infoimpots.imaginecanada.ca) Accueil > Enregistrer vos dépôts Enregistrer vos dépôts La banque ou la caisse populaire vous remettra des bordereaux de dépôt à utiliser pour déposer l’argent que vous recevrez dans votre compte. Ces bordereaux sont souvent reliés pour les conserver ensemble et se présentent souvent en double ou en triple exemplaire. Vous remplissez un bordereau par dépôt et le remettez à la banque avec les différents éléments à déposer. Remplir le bordereau de dépôt Le bordereau de dépôt doit contenir les informations suivantes : la date du dépôt; les initiales de la personne effectuant le dépôt; la liste des chèques déposés; les sommes déposées en espèces; le montant total des chèques déposés; le montant total des espèces déposées; le montant total du dépôt. Si vous avez souvent plusieurs chèques à déposer, investissez dans une machine à additionner à bande. Joignez à votre bordereau de dépôt la récapitulation de tous les chèques déposés sur la bande. Vous et le guichetier de la banque économisez ainsi du temps. URL source: http://infoimpots.imaginecanada.ca/browse-list-topics/tenue-desregistres/conserver-les-registres/enregistrer-vos-d%C3%A9p%C3%B4ts Importance des documents Version 01 2010 L’essentiel Tenir des registres États de comptes Le budget FAQ Liste de contrôle Exemples de rapports Glossaire Pour en savoir plus Vos documents Reproduit avec la permission de Info-impôts d’Imagine Canada © 2010 Legal Resource Centre, Edmonton, AB 7.3 – 5 Documents financiers Enregistrement des cotisations et des subventions : http://infoimpots.imaginecanada.ca/browse-list-topics/tenue-des-registres/tenir-les-registres-/ conservation-de/registres-des-cotisation Publié à Info-impôts (http://infoimpots.imaginecanada.ca) Accueil > Registres des cotisations des membres, des subventions gouvernementales et des reçus délivrés pour des fins autres que fiscales Registres des cotisations des membres, des subventions gouvernementales et des reçus délivrés pour des fins autres que fiscales Cotisations Les frais d’adhésion ou cotisations des membres sont une source de financement très fréquente pour les organismes de bienfaisance. Les organismes de bienfaisance doivent conserver des registres sur tous leurs membres cotisants. Ces registres doivent contenir les renseignements suivants : montants versés; date des versements; date d’expiration des adhésions (si leur durée est limitée); nom, adresse et coordonnées des membres; catégories d’adhésion (s’il y a lieu). Subventions gouvernementales Les organismes de bienfaisance peuvent également percevoir des fonds sous forme de subventions gouvernementales. Celles-ci exigent des registres tenus minutieusement. Les registres à conserver et les modalités de production de rapports sont habituellement définis dans le contrat passé entre le gouvernement et l’organisme de bienfaisance. L’organisme de bienfaisance doit mettre en place ses registres pour suivre les mouvements de fonds, subvention gouvernementale par subvention gouvernementale. Cette tâche peut être exécutée dans le cadre du grand livre général. N’oubliez pas que la légitimité de chaque dépense figurant au grand livre général doit être attestée par des pièces justificatives. Une subvention gouvernementale exige de suivre toutes les dépenses qu’elle sert à financer avec une grande précision. Les dépenses peuvent être suivies et récapitulées différemment selon les conditions fixées lors de l’attribution de la subvention, à savoir par type (p. ex., salaires ou déplacement) ou par catégorie de coût du projet (p. ex., évaluation des besoins ou construction d’un site Web). Certaines dépenses peuvent être liées à 100 % à un projet (p. ex., les déplacements) et d’autres peuvent être affectés à différentes activités (p. ex., le salaire du directeur général ou le coût d’une activité de promotion de plusieurs des programmes de Importance des documents Version 01 2010 L’essentiel Tenir des registres États de comptes Le budget FAQ Liste de contrôle Exemples de rapports Glossaire Pour en savoir plus Vos documents Reproduit avec la permission de Info-impôts d’Imagine Canada © 2010 Legal Resource Centre, Edmonton, AB 7.3 – 6 Documents financiers Enregistrement des cotisations et des subventions (cont.) l’organisme de bienfaisance). Voir Enregistrement et affectation des dépenses [1] pour obtenir de plus amples renseignements sur ce thème. L’organisme de bienfaisance doit veiller à conserver les doubles des pièces justificatives liées à ces dépenses à un seul endroit, au cas où le gouvernement procéderait à la vérification du projet. Délivrer des reçus à des fins autres que fiscales Un organisme de bienfaisance peut délivrer des reçus à des fins autres que fiscales. Ces reçus attestent simplement la réception d’un don d’un certain montant. Les donateurs ne peuvent pas les utiliser pour réclamer un crédit d’impôt pour don de bienfaisance. Ces reçus doivent être délivrés dans les cas où l’organisme de bienfaisance ne peut pas délivrer un reçu officiel de don [2] (p. ex., en cas d’absence d’un montant admissible [3]) ou dans ceux où le donateur ne peut pas utiliser de reçu officiel de don. Ces reçus doivent comporter les renseignements suivants : date de réception du versement; nom et adresse de la personne à qui le reçu a été délivré; montant du versement; justification du versement (p. ex., numéro de facture ou justification du versement, telle que « cotisation de membre »). URL source: http://infoimpots.imaginecanada.ca/browse-list-topics/tenue-des-registres/tenirles-registres-/conservation-de/registres-des-cotisation Liens: [1] http://infoimpots.imaginecanada.ca/node/445 [2] http://infoimpots.imaginecanada.ca/glossary/2#term92 [3] http://infoimpots.imaginecanada.ca/glossary/2#term80 Importance des documents Version 01 2010 L’essentiel Tenir des registres États de comptes Le budget FAQ Liste de contrôle Exemples de rapports Glossaire Pour en savoir plus Vos documents © 2010 Legal Resource Centre, Edmonton, AB 7.3 – 7 Documents financiers Enregistrement des débours : http://infoimpots.imaginecanada.ca/browse-list-topics/tenue-des-registres/tenir-les-registres-/ conservation-de/registre-des-d%C3%A9bours-par Publié à Info-impôts (http://infoimpots.imaginecanada.ca) Accueil > Registre des débours par chèque ou en espèces Registre des débours par chèque ou en espèces Les débours ou versements, peuvent être effectués par chèque ou en espèces. Le montant des versements en espèces (appelés petite caisse) devrait être très minime; les versements d’un montant important ou les versements répétés doivent toujours être effectués par chèque. Sorties de petite caisse Il est indispensable de conserver un registre pour chaque sortie de petite caisse, normalement sur un tableur séparé. Les registres des sorties de petite caisse doivent contenir les renseignements suivants : date du débours; montant du débours; nom de la personne à qui cette somme a été remise; nom de la personne ayant remis cette somme; type de dépense. Veillez à conserver toutes les pièces nécessaires pour justifier les sommes remises en espèces. La pièce justificativei [1] d’une sortie de petite caisse est une facture, un coupon de dépense ou un reçu de caisse enregistreuse correspondant au montant de la dépense. Les registres des sorties de petite caisse doivent être apurés chaque mois. En d’autres termes, le montant total de toutes les pièces justificatives du reliquat des fonds en caisse doit être comparé au montant en caisse au départ (appelé normalement « fonds de caisse »). Ces montants doivent être égaux. Registre des débours Des registres détaillés de tous les débours, ou versements, doivent être conservés dans un journal des décaissements ou dans un programme comptable électronique. Les registres des débours doivent contenir les renseignements suivants : numéro des chèques; date des chèques; nom des bénéficiaires; montant des chèques; montant de la TPS/TVH/TVQ inclus, le cas échéant, dans le montant des chèques; type de dépense (nécessaire pour le grand livre général). De plus, si vous émettez des chèques manuellement, n’oubliez pas de remplir complètement le talon de chaque chèque : c’est votre registre permanent des chèques émis. URL source: http://infoimpots.imaginecanada.ca/browse-list-topics/tenue-des-registres/tenirles-registres-/conservation-de/registre-des-d%C3%A9bours-par Liens: [1] http://infoimpots.imaginecanada.ca/glossary/2#term99 Importance des documents Version 01 2010 L’essentiel Tenir des registres États de comptes Le budget FAQ Liste de contrôle Exemples de rapports Glossaire Pour en savoir plus Vos documents Reproduit avec la permission de Info-impôts d’Imagine Canada © 2010 Legal Resource Centre, Edmonton, AB 7.3 – 8 Documents financiers Facturation des biens ou des services : http://infoimpots.imaginecanada.ca/browse-list-topics/tenue-des-registres/tenir-les-registres-/ conservation-des-registres-financiers/fa Publié à Info-impôts (http://infoimpots.imaginecanada.ca) Accueil > Facturation des biens ou des services Facturation des biens ou des services Un organisme de bienfaisance peut facturer des frais d’adhésion ou des cotisations à ses membres ou facturer ses produits ou ses services à ses clients. L’organisme de bienfaisance doit conserver un registre de toutes les factures émises et y noter tous les règlements [1] encaissés. De nombreux programmes de comptabilité permettent de gérer électroniquement les factures et les règlements dans un système de comptabilisation des créances. Ce dernier devrait être électronique quand un organisme de bienfaisance émet de nombreuses factures. Prenez contact avec votre vendeur de logiciels pour vous renseigner plus en détail sur la mise en place d’un système de comptabilisation des créances. Les renseignements suivants doivent apparaître sur toutes les factures (électroniques ou sur papier) : nom et adresse de votre organisme de bienfaisance; numéro d’inscription de votre organisme de bienfaisance au registre de la TPS/TVH/TVQ; numéro de la facture; date de la facture; nom et adresse de la personne ou de l’organisme facturé; justification de la facture (description des biens ou des services fournis); montant de la facture, montant de la TPS/TVH/TVQ et montant total de la facture (n’oubliez pas de faire apparaître séparément le montant de la TPS/TVH/TVQ); date d’échéance du règlement ou « règlement dès réception ». URL source: http://infoimpots.imaginecanada.ca/browse-list-topics/tenue-des-registres/tenirles-registres-/conservation-des-registres-financiers/fa Liens: [1] http://infoimpots.imaginecanada.ca/glossary/2#term68 Importance des documents Version 01 2010 L’essentiel Tenir des registres États de comptes Le budget FAQ Liste de contrôle Exemples de rapports Glossaire Pour en savoir plus Vos documents Reproduit avec la permission de Info-impôts d’Imagine Canada © 2010 Legal Resource Centre, Edmonton, AB 7.3 – 9 Documents financiers Grand livre général : http://infoimpots.imaginecanada.ca/browse-list-topics/tenue-des-registres/tenir-les-registres-/ conservation-de/grand-livre-g%C3%A9n%C3%A9ral Publié à Info-impôts (http://infoimpots.imaginecanada.ca) Accueil > Grand livre général Grand livre général Le grand livre général est le « livre comptable » central du système comptable de l’organisme de bienfaisance. Chaque transaction — un achat, un versement, un doni [1], une transaction en espèces — est passée en écriture dans le grand livre général. La présentation ci-dessous de la mise en place d’un grand livre général s’applique à la fois aux systèmes comptables informatisés et manuels. Mise en place d’un plan de comptesi [2] La mise en place d’un grand livre général commence toujours par la mise en place d’un plan de comptes. C’est la liste de tous les comptes du grand livre général. Il existe de nombreuses méthodes de mise en place d’un plan de comptes, mais il est important que l’organisme de bienfaisance choisisse avec soin celle qui sera la plus efficace dans sa propre situation. Le plan de comptes devrait être suffisamment souple pour être développé par la suite, tout en restant facile à utiliser et à comprendre. Un comptable professionnel contribuera efficacement à la mise en place d’un plan de comptes satisfaisant. C’est, dans de nombreux cas, un système comptable informatisé qui définit la structure du plan de comptes. Ces systèmes attribuent très souvent un numéro aux différents comptes, mais ils sont normalement faciles à changer. Voici quelques lignes directrices générales à appliquer pour mettre en place un plan de comptes relativement détaillé. Il ne devra peut-être pas être aussi détaillé si votre organisme de bienfaisance est très petit. Importance des documents Version 01 2010 L’essentiel Tenir des registres États de comptes Le budget FAQ Liste de contrôle Exemples de rapports Glossaire Pour en savoir plus Vos documents Reproduit avec la permission de Info-impôts d’Imagine Canada © 2010 Legal Resource Centre, Edmonton, AB 7.3 – 10 Documents financiers Grand livre général (cont.) A. La première série de chiffres représente souvent les différents programmes que vous souhaitez suivre de près (p. ex., afin de rendre des comptes au gouvernement sur un programme qu’il finance). En voici un exemple. 01 – Administration 02 – Activité de financement ou de promotion 03 – Programme financé par le gouvernement no 1 (p. ex., un travail de recherche sur l’errance) 04 – Programme d’exploitation à financement interne (p. ex., patinage pour enfants) B. La série de chiffres suivante fait apparaître le groupe de comptes auquel chaque compte appartient. Série 1000 – Actif Série 2000 – Passif Série 3000 – Recettes Série 4000 – Dépenses Série 5000 – Actif net Chacun de ces groupes de comptes peut se subdiviser. L’actif peut, par exemple, être subdivisé en plusieurs comptes dont le numéro commence par les chiffres des séries ci-dessous. Série 1100 – Actif à court terme Série 1200 – Actif fixe Série 1300 – Autres éléments d’actif Le compte Actif à court terme peut être subdivisé en une série de comptes dont le numéro commence par les chiffres des séries ci-dessous. Série 1110 – Comptes de caisse Série 1120 – Investissements à court terme Série 1130 – Comptes débiteurs Série 1140 – Autres éléments d’actif Le dernier chiffre sert à identifier chaque compte au sein des divers groupes de compte, p. ex., 1113 – comptes d’épargne. La subdivision des comptes de charges doit être plus détaillée. Vous pouvez classer ces comptes de la façon suivante en utilisant le système de classification présenté ci-dessus, dans lequel les comptes de la série 4000 appartiennent à la catégorie des comptes de charge. Série 4010-4090 – Paie Série 4100-4190 – Avantages sociaux (p. ex., prestations-maladie) Série 4200-4290 – Formation et éducation Série 4300-4390 – Communications (téléphone, site Web, etc.) Série 4400-4490 – Fournitures de bureau (papier, reliures, etc.) Série 4500-4590 – Reproduction et impression Série 4600-4690 – Marketing et publicité Série 4700-4790 – Loyer et autre usage de locaux Importance des documents Version 01 2010 L’essentiel Tenir des registres États de comptes Le budget FAQ Liste de contrôle Exemples de rapports Glossaire Pour en savoir plus Vos documents © 2010 Legal Resource Centre, Edmonton, AB 7.3 – 11 Documents financiers Grand livre général (cont.) Série 4800-4890 – Déplacements Série 4900-4990 – Comptes divers La numérotation de chaque compte est formée sur la base de la structure XX-XXXX ou, en d’autres termes, numéro du programme — numéro du compte. En règle générale, ce type de structure est suffisamment souple pour permettre à un organisme de bienfaisance de suivre ses revenus avec la précision nécessaire URL source: http://infoimpots.imaginecanada.ca/browse-list-topics/tenue-des-registres/tenirles-registres-/conservation-de/grand-livre-g%C3%A9n%C3%A9ral Liens: [1] http://infoimpots.imaginecanada.ca/glossary/2#term86 [2] http://infoimpots.imaginecanada.ca/glossary/2#term71 Importance des documents Version 01 2010 L’essentiel Tenir des registres États de comptes Le budget FAQ Liste de contrôle Exemples de rapports Glossaire Pour en savoir plus Vos documents © 2010 Legal Resource Centre, Edmonton, AB 7.3 – 12 Documents financiers Comment structurer les comptes de charges : http://infoimpots.imaginecanada.ca/browse-list-topics/tenue-des-registres/enregistrer-et-ventilerles-d%C3%A9penses/comment-structurer-les-c Publié à Info-impôts (http://infoimpots.imaginecanada.ca) Accueil > Comment structurer les comptes de charges pour en tirer des informations utiles Comment structurer les comptes de charges pour en tirer des informations utiles La structure de base du plan des comptes d’un grand livre général est présentée dans la section intitulée Mise en place des registres comptables. Elle est consacrée à une méthode de structuration des comptes de charges, à savoir par type de dépenses. Cette méthode répartit les dépenses entre diverses catégories, telles que : salaires et avantages sociaux; experts-conseils; loyer; chauffage; fournitures de bureau; déplacements et ainsi de suite. La structuration des comptes par type de dépenses est très répandue et vous permet de répondre à des questions telles que : combien les salaires de nos employés nous ont-ils coûté le mois dernier? combien nos locaux à bureaux nous ont-ils coûté cette année? combien le chauffage de notre bâtiment nous a-t-il coûté cette année par comparaison avec l’année dernière? Si votre organisme de bienfaisance est très petit et ne gère qu’un seul programme ou une seule activité, vous n’aurez peut-être besoin d’aucune autre information pour gérer vos activités et rendre des comptes à leur sujet. La majorité des organismes de bienfaisance ont cependant besoin d’adopter une autre méthode qui leur fournira un plus grand nombre d’informations. La ventilation des dépenses par fonction est également une méthode très répandue. Elle s’appuie sur les fonctions, les activités ou les programmes d’un organisme de bienfaisance pour structurer ses comptes de charges. Les charges d’un organisme de bienfaisance peuvent se répartir entre les catégories suivantes, selon l’organisme et ses activités : financement; services de conseils; programmes éducatifs; recherche; administration et ainsi de suite. Importance des documents Version 01 2010 L’essentiel Tenir des registres États de comptes Le budget FAQ Liste de contrôle Exemples de rapports Glossaire Pour en savoir plus Vos documents Reproduit avec la permission de Info-impôts d’Imagine Canada © 2010 Legal Resource Centre, Edmonton, AB 7.3 – 13 Documents financiers Comment structurer les comptes de charges (cont.) La structuration des comptes par fonction vous permet de répondre à des questions telles que : combien avons-nous dépensé le mois dernier pour le financement? combien les services de conseils que nous avons offerts nous ont-ils coûté cette année? combien avons-nous dépensé cette année pour la recherche par comparaison avec l’année passée? Il existe d’autres méthodes, moins courantes, de ventilation des dépenses, qui peuvent être utiles dans certains cas particuliers. Les comptes peuvent être, par exemple, structurés de la façon suivante : par service, pour les organismes de bienfaisance importants (p. ex. : communications, services aux membres, finances, ressources [1] humaines, haute direction et ainsi de suite); géographiquement, pour les organismes de bienfaisance qui exercent leur activité à plusieurs endroits (p. ex., par province, par ville ou par pays); par sous-unité organisationnelle pour les organismes de bienfaisance fédérés ou pour les autres organismes de bienfaisance complexes et à multiples paliers (p. ex. : sections locales, bureaux régionaux, bureaux provinciaux, etc.) Chacune de ces méthodes permet de répondre à un ensemble de questions différent, mais une méthode permet rarement de répondre à toutes vos questions à elle seule. De plus, aucune de ces méthodes ne permet de fournir à elle seule tous les renseignements exigés par la reddition de comptes annuelle des organismes de bienfaisance à l’Agence du revenu du Canada (ARC). Vous devrez probablement combiner plusieurs méthodes de ventilation des dépenses pour répondre aux besoins de votre organisme de bienfaisance. URL source: http://infoimpots.imaginecanada.ca/browse-list-topics/tenue-desregistres/enregistrer-et-ventiler-les-d%C3%A9penses/comment-structurer-les-c Liens: [1] http://infoimpots.imaginecanada.ca/glossary/2#term98 Importance des documents Version 01 2010 L’essentiel Tenir des registres États de comptes Le budget FAQ Liste de contrôle Exemples de rapports Glossaire Pour en savoir plus Vos documents © 2010 Legal Resource Centre, Edmonton, AB 7.4 – 1 Documents financiers 7.4 États financiers « États financiers » est reproduit avec l’autorisation d’Infoimpôts d‘Imagine Canada, disponible en ligne à http:// charitytax.imaginecanada. ca Le terme « d’états financiers » sert en principe à désigner les documents suivants : nl’état des recettes et des dépenses (ou état des résultats); nle bilan; nl’état des flux de trésorerie; nles notes accompagnant les états financiers. Certains organismes de bienfaisance y ajoutent séparément un état de l’évolution de l’actif net. Cette présentation des états financiers est très brève; adressez-vous à un comptable professionnel qui aidera votre organisme de bienfaisance à mettre en place ces états financiers. Même si les états financiers de votre organisme de bienfaisance ne sont pas vérifiés systématiquement par un comptable, il est préférable de demander à un comptable de vous aider à les mettre en place. Dans ces conditions, leur présentation sera correcte et vous saurez ce qui doit être inclus à chaque ligne des états financiers. Les informations enregistrées au cours de l’exercice alimentent le contenu de ces rapports. C’est pour cette raison que la rigueur de la comptabilité et des contrôles internes est si importante. La qualité des états financiers dépend de la qualité des informations recueillies tout au long de l’année. État des résultats Le terme d’état des résultats d’exploitation ou d’état des recettes et des dépenses est parfois également employé pour le désigner. Ce rapport fait apparaître le montant des revenus gagnés pendant une certaine période (habituellement d’un an) et le montant des dépenses engagées pendant la même période. La différence entre ces deux montants est l’excédent (« profit ») ou le déficit (« perte ») pour cette période. Bilan Ce rapport fait apparaître tous les éléments d’actif, toutes les dettes et les fonds propres d’un organisme à un moment donné, en principe à la fin d’un mois ou d’un exercice. L’actif est ce que l’organisme possède ou ce qui lui est dû. Il se répartit entre l’actif à court terme (ou actif courant), dont la conversion en espèces ou l’utilisation est prévue dans un an au plus et l’actif à long terme, qui sera converti en espèces ou utilisé dans plus d’un an. Importance des documents Version 01 2010 L’essentiel Tenir des registres États de comptes Le budget FAQ Liste de contrôle Exemples de rapports Glossaire Pour en savoir plus Vos documents © 2010 Legal Resource Centre, Edmonton, AB 7.4 – 2 Documents financiers Le passif est le montant des dettes de l’organisme envers d’autres organismes ou des particuliers. Le passif à court terme (ou dettes à court terme) est le montant des dettes qui viennent à échéance dans un an; le passif à long terme le montant de celles que l’organisme remboursera dans plus d’un an. L’actif net est ce qui reste après avoir soustrait le passif de l’actif. État des flux de trésorerie L’état des flux de trésorerie fait apparaître les rentrées et les sorties de fonds d’un organisme pendant l’exercice. Il fait apparaître les recettes (comme l’argent collecté pendant une campagne de financement) et les dépenses (comme les salaires versés), ainsi que les autres rentrées de fonds de l’organisme de bienfaisance (comme le produit d’un prêt bancaire) et ses sorties de fonds (comme l’achat d’une camionnette de livraison). Un organisme de bienfaisance n’est pas tenu de préparer un état des flux de trésorerie, si les mêmes informations apparaissent déjà clairement ailleurs dans les états financiers. Quelques conseils sur la mise en place d’états financiers Un organisme de bienfaisance devrait mettre en place des états financiers et classer les informations de ses redditions de comptes dans des catégories qui feront apparaître les informations les plus utiles aux destinataires des états financiers. L’organisme doit : npréparer des états financiers appliquant les principes comptables généralement retenus (« PCGR »); nclasser les informations contenues dans les états financiers en catégories pertinentes; nveiller à classer chaque montant important dans une catégorie séparée; nemployer un langage simple, clair et éviter le jargon. Importance des documents Version 01 2010 L’essentiel Tenir des registres États de comptes Le budget FAQ Liste de contrôle Exemples de rapports Glossaire Pour en savoir plus Vos documents Reportezvous à la section 7.8 pour voir des modèle d’états financiers. © 2010 Legal Resource Centre, Edmonton, AB 7.5 – 1 Documents financiers 7.5 Outil de planification financière : le budget Le budget de votre organisme décrit ce que vous vous attendez à dépenser (« dépenses ») et à gagner (« recettes ») selon une période donnée. Un budget est très utile pour projeter la somme d’argent qui sera nécessaire pour certaines choses et il permet de savoir si vous allez droit au but fiscalement. Un budget est un document de planification et de surveillance financière pour un organisme, un projet ou une dépense en immobilisations. Le budget le plus courant est le budget annuel (ou « annuel d’exploitation »). Il y a d’autres budgets : nBudgets de caisse nBudgets d’immobilisation (pour l’actif de taille tel que l’équipement et les installations) nBudgets de projets proposés (pour les campagnes de financement) Un budget annuel d’exploitation montre les exigences financières pour qu’un organisme effectue ses activités. Il est très important qu’un organisme emploie ce plan financier détaillé pour gérer ses finances. Le budget conçu antérieurement à un exercice aidera l’organisme à générer des recettes et à surveiller ses dépenses tout au long de l’année. Généralement, un organisme utilise son état des recettes et dépenses de l’année précédente comme point de départ pour édifier un budget annuel d’exploitation. Il doit contenir l’ensemble des articles de recettes et de dépenses pour l’organisme. C’est ensuite ajusté afin de refléter le plan de l’organisme pour l’année. Par exemple, si le conseil avait décidé d’avoir un nouveau programme, alors les recettes et les dépenses nécessaires correspondants devront être inclus, en ajoutant une marge pour les imprévus. Le budget sert tout au long de l’année de but à atteindre pour l’organisme. Les recettes et dépenses réelles doivent être comparées avec le budget mensuel pour s’assurer que l’organisme se trouve en bonne santé financière. Pour en savoir davantage, consultez le bulletin d’information du Board Development Program intitulé Budgeting for Not-for-profit Organizations http://culture.alberta.ca/bdp/bulletins/BudgetingforNf-POrgs09-print.pdf Importance des documents Version 01 2010 L’essentiel Tenir des registres États de comptes Le budget FAQ Liste de contrôle Exemples de rapports Glossaire Pour en savoir plus Vos documents © 2010 Legal Resource Centre, Edmonton, AB 7.6 – 1 Documents financiers 7.6 Foire aux questions : rapports financiers et organismes de bienfaisance enregistrés D’après le Centre des Organismes de bienfaisance www. charitycentral.ca/site/?q=node/4 Reproduit avec la permission de Centre des Organismes de bienfaisance Comptables professionnels CP1. Une fois que nous sommes un organisme de bienfaisance enregistré, avonsnous besoin d’un comptable professionnel? Non. Ce n’est pas nécessaire d’avoir un comptable professionnel. L’engagement d’un comptable professionnel n’est pas lié à votre statut d’organisme de bienfaisance enregistré auprès de l’Agence du revenu du Canada (ARC). L’ARC recommande que les organismes de bienfaisance produisent des états financiers vérifiés si leur revenu brut de toutes provenances est supérieur à 250 000 $. Vous devriez évaluer les besoins de votre organisme et les ressources à votre disposition au sein de l’organisme. Quelqu’un de l’organisme doit comprendre les exigences relatives au statut d’organisme de bienfaisance enregistré, y compris comment remplir la déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés (T3010), et où trouver les informations et les ressources nécessaires. Le trésorier de l’organisme de bienfaisance devrait signer les états financiers n’ayant pas été préparés par un professionnel. CP2. Que fait un comptable professionnel que notre aide-comptable ou notre teneur de comptes bénévole ne peut pas faire? Tandis que la tenue des comptes enregistre les opérations de votre organisme, la comptabilité comprend tout le processus d’enregistrement, de classification, de présentation et d’interprétation des opérations financières. Il y a une grande différence entre la comptabilité et la tenue de comptes. L’enregistrement et la préservation des opérations est la tenue de comptes. Cette fonction assure qu’il existe des registres et de la documentation appropriés pour toutes les opérations financières. La présentation des opérations financières par le biais des états financiers et autres rapports requis est une fonction de comptabilité. Ces états et rapports montrent les résultats des opérations ainsi que la situation financière de l’organisme. Le volet interprétation du processus de comptabilité comprend l’analyse, l’explication et l’utilisation des informations présentées dans les rapports financiers. Un comptable professionnel est formé et possède l’expérience lui permettant d’interpréter les renseignements financiers et d’en faire un rapport selon une perspective qui pourrait échapper à un aide-comptable. Importance des documents Version 01 2010 L’essentiel Tenir des registres États de comptes Le budget FAQ Liste de contrôle Exemples de rapports Glossaire Pour en savoir plus Vos documents © 2010 Legal Resource Centre, Edmonton, AB 7.6 – 2 Documents financiers Il se peut que vous ayez la chance d’avoir un bénévole qui soit comptable professionnel, mais qui n’ait peut-être pas le temps ou l’expertise dans le domaine des rapports des organismes sans but lucratif pour remplir complètement ce rôle. Si tel est le cas, il vous reste à examiner la nécessité d’un comptable professionnel ayant l’expertise requise. CP3. Quels types de comptables sont considérés comme des comptables professionnels au Canada? Au Canada, ce sont les provinces qui régissent la profession comptable et les différents services que chaque type de comptable peut fournir. Toutes les provinces reconnaissent les trois principales désignations en matière de comptabilité au Canada, à savoir : nCGA (comptable général(e) accrédité(e)) nCA (comptable agréé(e)) nCMA (comptable en management accrédité(e)). CP4. De quel type de comptable professionnel avons-nous besoin et pour quoi? Comme mentionné à la question CP3, les provinces déterminent quels services peut offrir au public chaque désignation. Les services sont d’habitude classés selon les catégories suivantes: nles services de certification, comprenant les services de vérification et d’examen; nles services autres que la certification, comprenant les missions de compilation ou d’avis au lecteur (voir la question GFR7) et les productions de déclaration dont les déclarations de renseignements d’organismes de bienfaisance enregistrés (T3010). Une fois que votre organisme décide quels services il vous faut, consultez le site Web provincial de chaque organisme comptable afin de déterminer quelle désignation est plus à même de répondre à vos besoins. La plupart de ces sites Web comportent également une liste de référence de comptables dans votre région offrant les services que vous recherchez. Les sites Web nationaux pour les organismes comptables sont nAssociation des comptables généraux accrédités du Canada : www.cga-canada.org nComptables agréés du Canada : www.cica.ca nComptables en management accrédités : www.cma-canada.org Chacun de ces sites Web contient des liens vers des sites provinciaux. Le T3010 en anglais est disponible sur le site Web de l’ARC à www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/chrts/prtng/rtrn/flngb-eng.html Le T3010 en français est disponible sur le site Web de l’ARC à www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/chrts/prtng/rtrn/flngb-fra.html Importance des documents Version 02 01 2010 2010 L’essentiel Tenir des registres États de comptes Le budget FAQ Liste de contrôle Exemples de rapports Glossaire Pour en savoir plus Vos documents © 2010 Legal Resource Centre, Edmonton, AB 7.6 – 3 Documents financiers CP5. Quels devraient être nos critères de sélection d’un comptable professionnel, bénévole ou rémunéré? Votre comptable professionnel devrait déjà avoir travaillé avec des organismes de bienfaisance et comprendre les exigences eu égard à l’observation qui s’appliquent à un organisme de bienfaisance enregistré. Qu’il soit bénévole ou rémunéré pour ses services, votre comptable devrait avoir le temps de fournir tous les services dont vous avez besoin. Idéalement, un comptable professionnel potentiel devrait produire des références d’autres organismes de bienfaisance auxquels il a fourni des services. CP6. Nous sommes un nouvel organisme sans but lucratif ayant reçu récemment le statut d’organisme de bienfaisance enregistré. Devrions-nous obtenir l’aide d’un comptable professionnel pour mettre en place nos dossiers de comptabilité? Les systèmes de comptabilité peuvent être mis en place par quiconque ayant de l’expérience en comptabilité ou en tenue de registres. Un comptable professionnel peut fournir de précieux conseils si votre organisme de bienfaisance exécute des opérations complexes ou connaît une circonstance particulière ou inhabituelle nécessitant l’expertise d’un professionnel. En particulier, quiconque met en place vos dossiers de comptabilité devrait connaître ce qui est nécessaire pour remplir le T3010 (déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés). Le T3010 en anglais est disponible sur le site Web de l’ARC à www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/chrts/prtng/rtrn/flngb-eng.html Le T3010 en français est disponible sur le site Web de l’ARC à www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/chrts/prtng/rtrn/flngb-fra.html CP7. Comment devraient être mis en place les dossiers de comptabilité afin que nous puissions remplir facilement la déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés (T3010)? Votre organisme de bienfaisance doit tenir compte de tous les utilisateurs de vos renseignements financiers et de leurs exigences. Un des plus importants utilisateurs des renseignements financiers d’un organisme de bienfaisance est l’Agence du revenu du Canada (ARC). Vous devez comprendre les renseignements financiers requis pour le T3010 : nLes renseignements du bilan destiné au T3010 sont principalement les mêmes que dans n’importe quel jeu d’états financiers. nLes comptes de recettes et dépenses figurant dans le T3010 sont conçus pour fournir à l’ARC les renseignements qui lui sont nécessaires pour surveiller les organismes de bienfaisance. La façon dont les catégories de l’ARC fournissent les renseignements Importance des documents Version 02 01 2010 2010 L’essentiel Tenir des registres États de comptes Le budget FAQ Liste de contrôle Exemples de rapports Glossaire Pour en savoir plus Vos documents © 2010 Legal Resource Centre, Edmonton, AB 7.6 – 4 Documents financiers peut différer de ce dont vous avez besoin aux fins de gestion ou pour répondre aux besoins des autres utilisateurs. Votre organisme de bienfaisance devrait concevoir votre système de comptabilité afin que vous puissiez facilement transférer les renseignements à la déclaration T3010. Gardez une trace de l’origine des renseignements dans le système de comptabilité afin de pouvoir faire des rapports cohérents à l’ARC d’une année à l’autre. Ceci est particulièrement important si la personne qui remplit la déclaration change chaque année, comme ce peut être le cas lorsqu’un bénévole ou une compagnie de comptabilité externe accomplit cette tâche. Pour en savoir davantage, consultez la fiche-conseil no 4 – Renseignements financiers et autres renseignements indispensables pour remplir la déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés (T3010) Le T3010 en anglais est disponible sur le site Web de l’ARC à www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/chrts/prtng/rtrn/flngb-eng.html Le T3010 en français est disponible sur le site Web de l’ARC à www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/chrts/prtng/rtrn/flngb-fra.html Importance des documents 01 2010 2010 Version 02 L’essentiel Tenir des registres États de comptes Le budget FAQ Liste de contrôle Exemples de rapports Glossaire Pour en savoir plus Vos documents © 2010 Legal Resource Centre, Edmonton, AB 7.6 – 5 Documents financiers Gestion financière et reddition de comptes FAQ GFR1. Quelle est la différence entre les états financiers provenant de notre système de comptabilité et « les états financiers vérifiés »? Les « états financiers vérifiés » signifient habituellement qu’une personne indépendante de la direction de l’organisme a réuni des éléments documentaires pour étayer les renseignements financiers fournis par la direction. Cette personne ou cet organisme indépendant ajoute un rapport aux renseignements exprimant s’ils sont présentés de façon juste (lorsque les comptables disent que les renseignements sont « présentés de façon juste », ils veulent dire que les renseignements sont complets et qu’ils ont été partagés de manière ouverte et honnête). Il vous faut traiter le fait que les états financiers vérifiés ne le sont pas toujours par un comptable professionnel. Les personnes impliquées dans les organismes sans but lucratif considèrent généralement les états financiers vérifiés comme ceux ayant été vérifiés par les comptables professionnels. Les règlements administratifs de certains organismes indiquent que deux membres de l’organisme peuvent aussi fournir les services de vérification et faire un rapport au conseil. Lorsque des comptables professionnels externes effectuent une vérification et émettent leur opinion, ils suivent généralement les normes reconnues en matière de vérification et de reddition de comptes, employant les principes de comptabilité généralement retenus. Il s’agit de règles générales et spécifiques adoptées par la profession comptable comme lignes directrices pour mesurer, enregistrer et rapporter les opérations financières et les activités d’un organisme. Cela permet d’avoir de la cohérence dans la reddition de comptes entre les organismes et d’une année à l’autre. Par contraste, les états provenant du système de comptabilité d’un organisme de bienfaisance n’offrent pas la même garantie aux utilisateurs d’états financiers et ne sont très souvent pas conformes aux normes de comptabilité. GFR2. Qu’est-ce qu’on entend par « bonne gestion financière »? En fin de compte, qui est responsable de la gestion financière d’un organisme de bienfaisance? Votre organisme de bienfaisance jouit d’une bonne gestion financière s’il prend soin de manière appropriée des fonds qui lui sont confiés pour répondre aux besoins de votre collectivité et à vos exigences en tant qu’organisme de bienfaisance enregistré. Une bonne gestion financière comprend la planification de vos besoins financiers, l’établissement et le suivi de politiques financières, ainsi que l’établissement et le suivi de contrôles internes convenant à votre organisme. Importance des documents Version 01 2010 L’essentiel Tenir des registres États de comptes Le budget FAQ Liste de contrôle Exemples de rapports Glossaire Pour en savoir plus Vos documents © 2010 Legal Resource Centre, Edmonton, AB 7.6 – 6 Documents financiers L’ensemble du conseil est responsable de la gestion financière de l’organisme, pas uniquement le trésorier ou le comité des finances. Le conseil devrait établir des politiques financières et en assurer le suivi pour garantir qu’elles reflètent les volontés ou pratiques actuelles du conseil et apporter des changements au besoin. Le conseil doit aussi garder un œil sur les pratiques financières afin d’assurer que les politiques sont mises en œuvre comme prévu. GFR3. Les états financiers vérifiés le sont-ils toujours par des comptables professionnels? Non. Le terme « état financier vérifié » ne fait pas toujours référence à des états financiers vérifiés par un comptable professionnel. Les règlements administratifs de certains organismes de bienfaisance enregistrés indiquent que deux membres de l’organisme peuvent aussi fournir les services de vérification et faire des rapports au conseil et aux membres. GFR4. Les organismes de bienfaisance enregistrés sont-ils tenus de soumettre des états financiers vérifiés à l’Agence du revenu du Canada avec leur T3010 annuel? Non. Les organismes de bienfaisance enregistrés sont tenus de fournir une copie de leurs états financiers avec leur T3010, mais les états n’ont pas besoin d’avoir été vérifiés. L’ARC recommande que les organismes de bienfaisance produisent des états financiers vérifiés si leur revenu brut provenant de toutes sources est supérieur à 250 000 $. GFR5. Si l’ARC n’a pas besoin d’états financiers vérifiés, pourquoi doit-on en avoir? Les états financiers vérifiés assurent les utilisateurs de vos renseignements financiers que les renseignements sont présentés de façon juste. Il se peut que vous ayez besoin d’états financiers vérifiés pour répondre à des exigences juridiques figurant dans votre acte constitutif et vos règlements administratifs ou bien pour respecter les réglementations gouvernementales et les besoins des utilisateurs. Les utilisateurs comprennent les bailleurs de fonds, les membres, le conseil, la direction, les créanciers, les banquiers, les employés, les donateurs, les bénéficiaires de services et la collectivité dans son ensemble. GFR6. Est-ce une bonne pratique de faire vérifier nos états financiers par un comptable professionnel? L’exigence d’une vérification peut se trouver dans un règlement administratif d’organisme de bienfaisance ou dans d’autres documents juridiques, ou bien peut être due à un bailleur de fonds ou à un autre utilisateur des états financiers. Une vérification peut souvent déterminer les erreurs financières figurant dans les renseignements, mais la question de savoir s’il s’agit d’une bonne pratique, nécessaire ou non diffère selon le type et la taille des organismes. Importance des documents Version 01 2010 L’essentiel Tenir des registres États de comptes Le budget FAQ Liste de contrôle Exemples de rapports Glossaire Pour en savoir plus Vos documents © 2010 Legal Resource Centre, Edmonton, AB 7.6 – 7 Documents financiers GFR7. Qu’est-ce qu’une « lettre de mission » avec un comptable professionnel? Une lettre de mission est un contrat officiel de service conclu avec un comptable professionnel. Cette lettre précise les conditions de l’arrangement avec le comptable et le type de rapport qui sera fourni. Lisez-la attentivement; une fois signée, elle devient un contrat légal. S’il y a des questions concernant le contenu de la lettre, discutez-en avec le comptable avant de signer. GFR8. Quels sont les différents types de services qu’un comptable professionnel peut fournir? Vous pouvez engager un comptable pour trois types de services relatifs aux états financiers disponibles pour les organismes de bienfaisance : nmissions de compilation (ou missions d’avis au lecteur); nmissions d’examen; nmissions de vérification. Une mission de compilation convient à nombre de petits organismes privés. La compilation a pour but de préparer les états financiers ou tout autres renseignements financiers nécessaires à votre organisme de bienfaisance, en fonction des données et des renseignements que vous fournissez. Étant donné que c’est vous qui avez fourni l’information, le comptable ne donne aucune certification quant à la fiabilité ou l’exactitude des renseignements financiers préparés. Les états financiers préparés dans le cadre d’une mission de compilation sont considérés comme des « états compilés ». Une mission d’examen est considérée comme une mission de certification limitée. Cela signifie que l’on s’attend à ce qu’un comptable indépendant détermine si les renseignements financiers présentés par l’organisme de bienfaisance sont plausibles ou crédibles, mais n’exprime pas véritablement d’opinion quant à la fidélité ou la validité des états financiers. Contrairement à une compilation, qui n’offre aucune certification aux utilisateurs des états financiers, une mission d’examen est conçue pour offrir une promesse modérée que l’information est fiable. Pour certains organismes de bienfaisance enregistrés, une mission d’examen peut être adaptée pour répondre aux besoins des utilisateurs des états financiers. Il vous faut déterminer si les utilisateurs de vos états financiers se satisferont d’une mission d’examen ou si vos règlements administratifs permettent une mission d’examen au lieu d’une vérification. Les états financiers préparés dans le cadre d’une mission d’examen sont considérés comme des « états examinés ». Une mission de vérification est conçue pour fournir le niveau le plus élevé de certification aux utilisateurs des états financiers. Les procédures de vérification sont conçues spécialement pour permettre au vérificateur d’élaborer et d’exprimer une opinion indépendante par rapport à la fiabilité globale des états financiers. Le vérificateur examine également les états Importance des documents Version 01 2010 L’essentiel Tenir des registres États de comptes Le budget FAQ Liste de contrôle Exemples de rapports Glossaire Pour en savoir plus Vos documents © 2010 Legal Resource Centre, Edmonton, AB 7.6 – 8 Documents financiers financiers afin de vérifier s’ils ont été préparés conformément aux principes comptables généralement reconnus (PCGR) au Canada. Les états financiers préparés dans le cadre d’une mission de vérification sont les seuls qui peuvent être considérés comme des « états financiers vérifiés ». Plus le comptable fournit de certification aux utilisateurs des états financiers, plus il a besoin de temps pour effectuer la mission et donc, plus ses tarifs seront élevés. Ainsi voyez-vous, une mission de compilation qui n’offre aucune certification coûte bien moins qu’un examen, qui offre un certain degré de certification. Une vérification offre le plus de certification c’est pourquoi son coût en sera le plus élevé. Une vérification produit également une lettre destinée à la direction qui contient des recommandations d’améliorations aux contrôles internes et d’autres domaines d’intérêt pour la direction. GFR9. Comment est déterminé le coût de faire vérifier nos états financiers? En général, les frais de vérification reposent sur une combinaison du temps nécessaire pour effectuer une vérification et le niveau de personnel requis pour la mission en question. Les frais de vérification peuvent être facturés en fonction d’une proposition de prix fixe sur laquelle on s’est entendu avant le début du travail ou ils peuvent correspondre au nombre d’heures nécessaires pour effectuer le travail. Bien que la durée et l’expertise soient les facteurs prépondérants pour déterminer les frais de vérification, les caractéristiques d’un organisme, tel que sa complexité et sa taille, ont une incidence. GFR10. Quel est le travail que doit effectuer notre organisme de bienfaisance lors d’une vérification de nos états financiers? Afin que la vérification se déroule sans problème et efficacement, vous devez jouer un rôle actif dans le processus de vérification. nLe vérificateur fournira à votre organisme une liste de documents et de feuilles de travail indispensables pour que la vérification aille de l’avant. Vous devrez les préparer et les fournir au vérificateur en temps opportun. nVotre personnel de direction et de comptabilité devrait être au courant de la vérification et être disponible durant le phase de travail sur le terrain de la vérification, afin de répondre aux questions. Si du personnel essentiel n’est pas disponible, vous devriez en informer le vérificateur dès que possible, de sorte que cela puisse être prévu dans le plan de vérification. nLa direction est responsable d’informer le vérificateur de votre calendrier prévu pour la réalisation de la vérification, en particulier des dates d’échéances impératives et des raisons afférentes. nVous êtes aussi responsable de continuer à tenir les documents comptables durant la période de vérification et de mettre ces documents à la disposition du vérificateur à sa demande. Importance des documents Version 01 2010 L’essentiel Tenir des registres États de comptes Le budget FAQ Liste de contrôle Exemples de rapports Glossaire Pour en savoir plus Vos documents © 2010 Legal Resource Centre, Edmonton, AB 7.6 – 9 Documents financiers nLa direction devrait lire attentivement toutes les lettres du vérificateur et poser des questions immédiatement concernant tout élément peu clair ou incorrect. nLorsque vous recevez les ébauches des états financiers vérifiés, la direction et les autres principaux intéressés doivent prendre le temps de passer en revue les états et de contacter le vérificateur s‘il y a des questions, des commentaires ou des préoccupations. La direction doit aussi examiner toutes les inscriptions de correction après vérification et les approuver avant de produire les états financiers définitifs. Si votre organisme et le vérificateur sont en mesure de collaborer efficacement et de garder ouverte une ligne de communication, la vérification pourra se dérouler comme prévue et toutes les échéances seront respectées. nLe conseil d’administration a des obligations légales et fiduciaires incluant la surveillance des rapports financiers. Au jour le jour, le conseil compte sur le personnel ou les bénévoles pour lui fournir les renseignements financiers nécessaires à la prise de décisions efficaces. Même si d’autres fournissent au conseil des renseignements financiers, en fin de compte il incombe au conseil d’administration de rendre compte aux membres et aux bailleurs de fonds. Pour cette raison, il est demandé au conseil de lire, comprendre et approuver l’ébauche finale des états financiers avant que le vérificateur ne publie le rapport de vérification. nSelon votre organisme, il se peut que vous ayez un comité des finances ou un comité de vérification. S’il existe un comité, il joue d’habitude un rôle de surveillance et est responsable de surveiller la direction comme le vérificateur externe durant le processus de vérification. Le comité est responsable de vérifier la sélection des politiques et les pratiques comptables au sein de l’organisme, ainsi que leur respect. S’il existe un comité de vérification, il est principalement responsable de surveiller la nomination d’un vérificateur externe. Le comité est aussi responsable de passer en revue les systèmes de contrôle interne de l’organisme afin d’assurer qu’ils fonctionnent avec efficacité. En l’absence de ces comités, le conseil d’administration assume d’habitude ces responsabilités. Importance des documents Version 01 2010 L’essentiel Tenir des registres États de comptes Le budget FAQ Liste de contrôle Exemples de rapports Glossaire Pour en savoir plus Vos documents © 2010 Legal Resource Centre, Edmonton, AB 7.6 – 10 Documents financiers GFR11. Quel est le travail du vérificateur? nLe vérificateur rassemble de l’information provenant des clients afin d’évaluer si les renseignements financiers fournis sont corrects. Une fois le risque évalué, le vérificateur planifie la façon de rassembler les preuves permettant d’étayer les états financiers. nLe vérificateur s’assure que les états financiers respectent les principes comptables généralement reconnus et ajoute un rapport qui offre la certification aux utilisateurs des états financiers. nLe vérificateur remettra un rapport à la direction recommandant les améliorations nécessaires dans les contrôles internes et autre inscription de données financières et domaines de reddition de comptes. GFR12. Une vérification aide-t-elle l’organisme de bienfaisance à remplir sa déclaration annuelle de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés? Non. Pas nécessairement. Une vérification est effectuée pour répondre aux exigences décrites à la question GFR4. Lorsque les états financiers vérifiés sont requis par des utilisateurs autres que l’Agence du revenu du Canada, les informations sont souvent présentées différemment de ce qui est exigé dans la déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés. Une vérification déterminera des erreurs figurant dans les dossiers comptables d’un organisme de bienfaisance susceptibles d’avoir une incidence sur l’exactitude des renseignements fournis dans la déclaration. Importance des documents Version 01 2010 L’essentiel Tenir des registres États de comptes Le budget FAQ Liste de contrôle Exemples de rapports Glossaire Pour en savoir plus Vos documents © 2010 Legal Resource Centre, Edmonton, AB 7.7 – 1 Documents financiers 7.7 Liste de contrôle pour la responsabilité du conseil d’administration : obligations fiscales Que doit faire votre conseil pour être fiscalement responsable? Jetez un coup d’œil à certaines des pratiques essentielles concernant les dépenses, la comptabilité et la reddition de comptes. Dépenses Dans le cadre de ses responsabilités relatives aux dépenses, votre conseil doit : ns’assurer que les ressources financières de l’organisme servent à accomplir sa mission de bienfaisance; nconsacrer à des activités de bienfaisance au moins 80 % de ses dons donnant lieu à la délivrance de reçus, pour respecter les règlements de l’Agence du revenu du Canada (si votre organisme est un organisme de bienfaisance enregistré); ns’assurer que les dépenses reliées à l’administration et aux activités de financement demeurent raisonnables; nsurveiller et contrôler les dépenses selon un budget annuel qu’il a approuvé; ns’assurer que les dons et les subventions sont utilisés d’une manière qui respecte les intentions des donateurs ou des bailleurs de fonds. D’après Fundamentals of Effective Board Involvement www. mentoringcanada.ca/ training/Boards/modules/3_ fiscal_duties.html Pratiques comptables et reddition de comptes Certaines pratiques financières avisées de votre conseil pourraient inclure notamment : ns’assurer que toutes les pratiques financières correspondent aux principes comptables généralement retenus (PCGR) pour les organismes de bienfaisance ou sans but lucratif; nformer tous les membres du conseil quant à la façon de lire et de comprendre les états financiers; nexaminer régulièrement les états financiers; nfaire effectuer une vérification annuelle indépendante par un cabinet comptable qualifié; napprouver les états financiers vérifiés sur une base annuelle; nétablir des politiques financières concernant les placements, les fonds de réserve, les pratiques en matière d’acquisitions et les autres contrôles internes; ns‘assurer que les reçus de bienfaisance sont délivrés et enregistrés conformément aux règlements de l’Agence du revenu du Canada (si votre organisme est un organisme de bienfaisance enregistré); nrevoir périodiquement l’exactitude des documents financiers et l’adhésion aux politiques financières; noffrir une voie confidentielle permettant de recevoir les signalements de mauvaise conduite financière. Importance des documents Version 01 2010 L’essentiel Tenir des registres États de comptes Le budget FAQ Liste de contrôle Exemples de rapports Glossaire Pour en savoir plus Vos documents Tous les organismes n’ont pas besoin d’une vérification annuelle! Reportez-vous à la FAQ de la section 7.6. © 2010 Legal Resource Centre, Edmonton, AB 7.8 – 1 Documents financiers 7.8 Rapport financiers : descriptions et modèles The types and frequency of reports that are required by your charity depend on the nature and the situation of your organization. For example: nbanks might want reports to verify financial strength to pay back loans nfoundations, individuals, or other donors may want reports to verify that donations are being spent as expected by the foundation or donor nl’ARC voudra un certain rapport lorsque la déclaration de renseignements (T3010B) annuelle sera produite. Rapport mensuel du trésorier Le trésorier d’un organisme fait un rapport au conseil des opérations financières. Ce rapport est effectué mensuellement. Si l’organisme se réunit tous les deux mois ou chaque trimestre, il peut être suffisant de faire un rapport à chaque réunion. Le but de ce rapport financier consiste à s’assurer que le conseil comprend la position financière de l’organisme. À l’aide de cette compréhension, le conseil peut prendre des décisions importantes reposant sur de bonnes informations financières. Peu importe la fréquence des réunions du conseil, il est quand même utile de donner aux membres du conseil le rapport mensuel du trésorier par écrit et une semaine avant la réunion. Pour un petit organisme, le rapport du trésorier énumère simplement : a. le nom de l’organisme; b. la période couverte par le rapport; c. le solde de caisse au début de la période; d. les recettes perçues durant la période; e. les dépenses effectuées durant la période; f. le solde de caisse à la fin de la période; g. la signature du trésorier. Le solde de caisse à la fin de la période devrait correspondre au solde du rapprochement bancaire. Le formatage est facultatif. Nous vous présentons un modèle ci-dessous. Il est utile comme rapport au conseil d’administration ou pour une réunion des membres en général. Il est important qu’il soit exact mais pas détaillé. Importance des documents Version 01 2010 L’essentiel Tenir des registres États de comptes Le budget FAQ Liste de contrôle Exemples de rapports Glossaire Pour en savoir plus Vos documents D’après http://culture. alberta.ca/bdp/ workbooks/Financial_ Responsibilities09.pdf, p.32 et 33 © 2010 Legal Resource Centre, Edmonton, AB 7.8 – 2 Documents financiers Rapport du trésorier pour le mois se terminant le 31 octobre 1999 1 Solde de caisse au 30 septembre 6 800 2 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Recette dons Produits du social Autre 3 080 1219 123 dépenses Social Téléphone Reproduction affranchissement papeterie autre 1462 229 120 156 142 112 4422 11222 2221 Solde de caisse au 31 octobre 9001 19 20 21 22 23 Sharon McNalley, trésorière les rapports financiers sont confidentiels et ne doivent pas circuler à l’extérieur du conseil. Ils doivent porter la mention « confidentiel ». Ce rapport montre la situation de caisse de l’organisme. Il n’inclut pas ce qui lui est dû (créances) et ce que l’organisme doit (dettes). Pour les petits organismes utilisant la comptabilité de caisse qui ont des recettes et des dépenses mensuelles régulières, ce modèle de rapport peut suffire. Pour les organismes ayant de multiples sources de revenus et les recettes ne sont pas toujours reçues durant le mois où les dépenses sont engagées, le rapport du trésorier doit contenir des notes expliquant les créances et les dettes, afin de fournir une image de la situation financière plus précise. Importance des documents Version 01 2010 L’essentiel Tenir des registres États de comptes Le budget FAQ Liste de contrôle Exemples de rapports Glossaire Pour en savoir plus Vos documents © 2010 Legal Resource Centre, Edmonton, AB 7.8 – 3 Documents financiers Le rapport du trésorier n’a pas besoin de détailler chaque opération effectuée durant la période. En rapportant les recettes et les dépenses, seuls les articles significatifs sont indiqués tandis que les montants plus petits apparaissent dans la catégorie « autre ». Un rapport compréhensible par tous est préférable à un rapport contenant trop de détails. Le rapport du trésorier est écrit et il y a des exemplaires pour tous les membres présents lors de la réunion à l’occasion de laquelle le rapport est présenté. Les membres reçoivent le rapport avant la réunion. Le rapport adopte le même format que le budget de sorte que les catégories de recettes et de dépenses dans le rapport du trésorier correspondent à celles du budget. La reddition de comptes est cohérente d’un rapport au suivant. Des articles peuvent être ajoutés de temps en temps mais l’ordre est maintenu. Cela permet au conseil de comparer les rapports d’un mois à l’autre et d’une année à l’autre. Rapport financier destiné à l’ARC i Info clé Tel qu’indiqué à la section 8.1, un organisme de bienfaisance doit joindre une copie de ses états financiers à sa déclaration de renseignements annuelle (T3010B). Si l’organisme de bienfaisance ne joint pas ses états financiers à sa déclaration, l’ARC considèrera la déclaration incomplète et l’enregistrement de l’organisme pourrait être révoqué! Au minimum, les états financiers soumis à l’ARC devraient comprendre : nun état de l’actif et du passif (c’est-à-dire, le bilan), nun état des recettes et des dépenses pour l’exercice. Ils doivent indiquer les différentes sources de revenus de l’organisme de bienfaisance et la façon dont il a dépensé ses fonds. La déclaration(à l’exception des éléments confidentiels) et les états financiers produits avec celle-ci sont mis à la disposition du public. L’ARC recommande que les organismes de bienfaisance produisent des états financiers vérifiés si leurs revenus bruts de toutes provenances est supérieur à 250 000 $. Le trésorier de l’organisme de bienfaisance doit signer les états financiers qui ont été préparés sans l’aide d’un professionnel. Voyez à la page suivante le modèle de rapport financier créé par l’ARC pour un organisme de bienfaisance de petite taille fictif. Il est disponible en ligne à www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/ chrts/prtng/rtrn/smpls-fnncl-fra.html Importance des documents Version Version 02 01 2010 L’essentiel Tenir des registres États de comptes Le budget FAQ Liste de contrôle Exemples de rapports Glossaire Pour en savoir plus Vos documents D’après l’ARC www.cra-arc. gc.ca/chrts-gvng/chrts/prtng/ rtrn/smpls-fra.html Renseignements relatifs aux états financiers État des actifs et des passifs Éléments d'actifs Actifs actuels Solde bancaire 2 800 $ Certificats de placement garanti (CPG) 2 550 $ 2 875 $ Total partiel 8 225 $ Actifs à long terme Certificats de placement garanti (CPG) 1 075 $ Obligation 3 900 $ Total partiel 4 975 $ Immobilisations Immeubles (église) 475 000 $ Terrain 300 000 $ Total partiel 775 000 $ Total 788 200 $ Éléments de passifs Passifs actuels Prêts - aucun Passifs à long terme Hypothèque 55 000 $ Total 55 000 $ État des recettes et des dépenses Recettes Enveloppes 60 625 $ Donneurs identifiables 100 $ Contributions anonymes 925 $ Legs 2 000 $ Programme estival d'étude biblique 3 650 $ Vente de pâtisserie Location de salle 550 $ 150 $ Total 68 000 $ Dépenses Frais bancaires Contribution au diocèse 175 $ 6 100 $ Frais d'impression 275 $ Dépenses de bureau 375 $ Prestation de services Rémunération 950 $ 35 450 $ Programme estival d'étude biblique 3 500 $ Services publics, assurances (pour l'église et les terrains) 8 050 $ Entretien du bâtiment et du terrain (pour l'église et les terrains) 3 875 $ Versements hypothécaires (pour l'église et les terrains) 6 000 $ Total 64 750 $ Remarques : i) Réf. : Actifs actuels - CPG - échéance en 2008, intérêt de 3,1 % ii) Réf. : Actifs à long terme - CPG - échéance en 2010; intérêt 3,3 %; obligation - échéance en 2012; intérêt de 3,5 % iii) Dépenses - rémunération - ministre du culte : 29 000 $; secrétaire : 4 000 $; organiste : 2 450 $ iv) Recettes - contributions anonymes : 925 $; donneurs non identifiables Signature du trésorier : ______________________ Allocation des dépenses Éléments Bienfaisance Frais bancaires Administration Autres (frais de bienfaisance) 175 $ Totaux 175 $ Contribution au diocèse 6 100 $ 6 100 $ Frais d'impression 150 $ 15 $ Dépenses de bureau 200 $ 175 $ Prestation de services 950 $ Rémunération 33 450 $ Programme estival d'étude biblique 3 500 $ 3 500 $ Services publics, assurances 8 050 $ 8 050 $ Entretien du bâtiment et du terrain 3 875 $ 3 875 $ Versements hypothécaires 6 000 $ 6 000 $ Total 62 275 $ 110 $ 275 $ 375 $ 950 $ 2 000 $ 2 365 $ 35 450 $ 110 $ 64 750 $ © 2010 Legal Resource Centre, Edmonton, AB 7.8 – 6 Documents financiers Le formulaire T3010B d’accompagnement pour l’organisme de bienfaisance, la déclaration de renseignements des organismes de bienfaisance enregistrés, se trouve en ligne à www.craarc.gc.ca/chrts-gvng/chrts/prtng/rtrn/smpls-t3010b-09f.pdf le rapport du trésorier constitue une partie du rapport annuel de l’organisme. Rapport annuel du trésorier Il incombe au trésorier de préparer et de présenter un rapport à l’assemblée générale annuelle (AGA). Ce rapport fournit des renseignements sur la situation financière de l’organisme sous la forme d’un état financier. Le rapport comprend : nun état de l’actif et du passif (c’est-à-dire, le bilan), nun état des recettes et des dépenses pour l’exercice. Il s’agit des mêmes renseignements que ceux soumis chaque année dans le cadre de la déclaration annuelle à l’ARC ainsi qu’à l’organisme de réglementation provincial ou fédéral. Le rapport du trésorier doit être accepté par les membres lors de l’AGA. La question de savoir si l’état financier doit être vérifié dépend du type d’organisme et de sa loi dominante. La plupart des organismes à but non lucratif en Alberta sont constitués en société aux termes de la Societies Act qui exige une vérification annuelle des états financiers. La vérification pourrait être effectuée par un comptable qualifié ou revue par deux membres de la société élus à cette fin lors de l’assemblée générale annuelle. Dans certains cas, les bailleurs de fonds/subventionneurs exigent des états financiers vérifiés. Importance des documents 01 2010 2010 Version 02 L’essentiel Tenir des registres États de comptes Le budget FAQ Liste de contrôle Exemples de rapports Glossaire Pour en savoir plus Vos documents Reportezvous à la FAQ de la section 7.6 pour en savoir davantage sur les exigences en matière de vérification. © 2010 Legal Resource Centre, Edmonton, AB 7.9 – 1 Documents financiers 7.9 Glossaire : Terminologie comptable Actif – ce que possède un organisme ou ce qui lui est dû suite à des opérations ou des événements antérieurs. Actif net - différence entre ce qui est possédé et ce qui est dû. Amortissement - a) répartition du coût sur la durée d’utilisation de l’actif de manière rationnelle et systématique, b) répartition d’une recette (apports reportés) sur plusieurs périodes afin de correspondre aux dépenses reliées à cette recette. Assurance - protection par contrat aux termes de laquelle une partie accepte d’indemniser ou de garantir une autre contre la perte due à des événements ou des périls éventuels mentionnés. Bilan – l’état comptable de la situation financière d’un organisme à une date donnée, généralement à la fin de son année financière ou du trimestre. Budget – le plan financier d’un organisme, habituellement préparé chaque année afin de prévoir les articles de recettes et de dépenses. Tout au long de l’année, le conseil examine si l’organisme est sur la bonne voie à l’aide des chiffres réels comparés aux chiffres prévus dans le budget. Le budget est un outil de suivi des activités financières tout au long de l’année. Comptes créditeurs - montants dus par un organisme, p. ex. factures impayées pour une acquisition, obligations mensuelles, remboursements de prêt. Comptable professionnel – professionnels formés et agréés qui sont autorisés à mener des examens financiers et des vérifications. En Alberta, il existe trois types de comptables professionnels qui sont en mesure de faire cela : Certified General Accountants ou CGA (comptables généraux accrédités), Chartered Accountants ou CA (comptables agréés) et Certified Management Accountants ou CMA (comptables en management accrédités). Contrôles internes - plans, procédures et documents adoptés en vue d’améliorer la sauvegarde de l’actif et la fiabilité des renseignements financiers. Un exemple de contrôle interne est une séparation adéquate des tâches, c.-à-d. la personne approuvant une dépense n’est pas celle qui signe le chèque. Coût - le montant payé ou imputé pour quelque chose. Débours - paiement. Déficit – un manqué de fonds - un excès de dépenses par rapport aux recettes. Dépenses - montants payés par l’organisme en tant que coûts d’exploitation de l’organisme. Importance des documents Version 01 2010 L’essentiel Tenir des registres États de comptes Le budget FAQ Liste de contrôle Exemples de rapports Glossaire Pour en savoir plus Vos documents Adapté avec la permission de : Board Development Program Workbook: Financial Responsibilities of Not-for- Profit Boards, p.55. Alberta Culture and Community Spirit & The Muttart Foundation http://culture.alberta.ca/ bdp/workbooks/Financial_ Responsibilities09.pdf, Board Development Program, Information Bulletin: Understanding Financial Documents, p.8. Alberta Culture and Community Spirit http://culture.alberta.ca/bdp/bulletins/ UnderstandingFinancialStatementsprint_09.pdf © 2010 Legal Resource Centre, Edmonton, AB 7.9 – 2 Documents financiers Exercice – la période de douze mois désignée par une organisation comme son « année » budgétaire. Facture – pièce comptable pour des biens ou services reçus ou fournis. Fiduciaire – les responsabilités fiduciaires se rapportent à l’occupation d’un poste de confiance qui exige d’un membre du conseil qu’il agisse honnêtement, de bonne foi et dans les meilleurs intérêts de l’organisme. Flux de trésorerie – le flux des sommes entrant (reçus) dans l’organisme et en sortant (débours). Fonds - une somme d’argent ou de ressources visant un but particulier. Gouvernance – la manière dont un conseil exerce son autorité, son contrôle et sa direction sur l’organisme. Investissement – utilisation d’argent pour produire un revenu ou un profit. Journal général - registre des opérations, soit manuscrit soit informatisé. Mission d’examen – examen des documents comptables moins approfondi que la vérification et où aucune opinion de vérification n’est exprimée. Passif – ce que doit l’organisme à quelqu’un d’autre. PCGR (principes comptables généralement reconnus) – les normes, procédures et applications larges et précises adoptées par la profession comptable comme lignes directrices pour mesurer, enregistrer et rapporter les opérations et activités financières d’un organisme. Politique – un énoncé précisant une ligne de conduite en vue d’action future. Les politiques expriment la volonté du conseil. Recettes - argent parvenant à un organisme pour services fournis ou biens vendus. À partir de subventions, dons, intérêts, frais de service, frais d’adhésion, collecte de fonds et autres sources de revenus. Réserve ou affectation - sommes mises de côté à des fins de capital. Vérification – revue et examen des registres et documents financiers et contrôles internes afin de déterminer la fiabilité des renseignements. Importance des documents Version 01 2010 L’essentiel Tenir des registres États de comptes Le budget FAQ Liste de contrôle Exemples de rapports Glossaire Pour en savoir plus Vos documents © 2010 Legal Resource Centre, Edmonton, AB 7.10 – 1 Documents financiers 7.10 Où trouver plus de renseignements sur les documents financiers Agence du revenu du Canada, Direction des organismes de bienfaisance www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvngchrts/menu-fra.html Assistance à la clientèle des organismes de bienfaisance : 1-800-267-2384 Centre des Organismes de bienfaisance www.charitycentral.ca Quatre Fiches-conseils dans Registre et livres de comptes www.charitycentral.ca/site/?q=node/435 The Audit Process: A Two Way Street (sous presse). Betty Thompson. Lo Porter Hetu. Basic Guide to Non-Profit Financial Management. Carter McNamara. Authenticity Consulting. www.managementhelp.org/finance/np_fnce/np_fnce.htm Board Development Program, Information Bulletin: Understanding Financial Statements (2009). Alberta Culture and Community Spirit. En ligne : http://culture.alberta.ca/bdp/bulletins/UnderstandingFinancialStatementsprint_09.pdf Board Development Program, Information Bulletin: Budgeting for Not-for-profit Organizations (2009). Alberta Culture and Community Spirit. http://culture.alberta.ca/bdp/bulletins/BudgetingforN-f-POrgs09-print.pdf Board Development Program Workbook: Financial Responsibilities of Not-for-Profit Boards (éd. révisée 2008). Gouvernement de l’Alberta et The Muttart Foundation http://culture.alberta.ca/bdp/workbooks/Financial_Responsibilities09.pdf Community League Resource Guide (avril 2009). Edmonton Federation of Community Leagues. www.efcl.org/Resources/2009ResourceGuide/tabid/185/Default.aspx Comprendre les états financiers d’une organisation : Fiche technique (novembre 1997). Katharine Schmidt. Ministère de l’Agriculture, de l’Alimentation et des Affaires rurales de l’Ontario. www.omafra.gov.on.ca/french/rural/facts/96-038.htm Importance des documents 01 2010 2010 Version 02 L’essentiel Tenir des registres États de comptes Le budget FAQ Liste de contrôle Exemples de rapports Glossaire Pour en savoir plus Vos documents © 2010 Legal Resource Centre, Edmonton, AB 7.10 – 2 Documents financiers Fundamentals of Effective Board Involvement. Mentorat Canada (Grands Frères Grandes Soeurs du Canada). www.mentoringcanada.ca/training/Boards/modules/3_fiscal_duties.html Guide de tenue de livres à l’intention des organismes sans but lucratif: Fiche technique (février1991). Laurinda Lang. Ministère de l’Agriculture, de l’Alimentation et des Affaires rurales de l’Ontario. www.omafra.gov.on.ca/french/rural/facts/94-014.htm Imagine Canada, Info-impôts http://infoimpots.imaginecanada.ca/ Importance des documents Version 01 2010 L’essentiel Tenir des registres États de comptes Le budget FAQ Liste de contrôle Exemples de rapports Glossaire Pour en savoir plus Vos documents © 2010 Legal Resource Centre, Edmonton, AB 7.11 – 1 Documents financiers 7.11 Un endroit où classer vos documents financiers nÉtats financiers nGrand livre général et autres grands livres CONSEIL : même si vous utilisez un logiciel, il est recommandé d’imprimer régulièrement une copie ou les dossiers nRelevés bancaires CONSEIL : n’utilisez pas les « relevés électroniques ». Il vous faut une copie de vos chèques. nComptes de dépenses CONSEIL : Organisez-les par compte/catégorie et par date. nFeuilles de travail du comptable nAccountant’s working papers nFeuilles de paie CONSEIL : même si vous utilisez un logiciel, il est recommandé d’imprimer régulièrement une copie ou les dossiers nPièces justificatives (factures, justificatifs, bons de commande, contrats, reçus et bordereaux de dépôt bancaire) CONSEIL : organisez-les par mois et par numéro de compte. nInventaires Registres et livres de comptes : Période de conservation Type de document Description Période de conservation Grand livre général Le grand livre général ou tout autre livre d’inscriptions définitives renfermant le sommaire des transactions reportées d’une année à l’autre • six ans après le dernier jour de l’année d’imposition à laquelle se rapporte le document, tant que l’organisme de bienfaisance est enregistré Accords ou contrats spéciaux nécessaires à la compréhension des inscriptions du grand livre général ou de tout autre livre d’inscriptions définitives • six ans après le dernier jour de l’année d’imposition à laquelle se rapporte le document, tant que l’organisme de bienfaisance est enregistré Registres et livres de comptes, ainsi que les comptes et les pièces justificatives, renfermant le sommaire des transactions reportées d’une année à l’autre de l’organisme de bienfaisance • six ans après le dernier jour de l’année d’imposition à laquelle se rapporte le document, tant que l’organisme de bienfaisance est enregistré • États financiers • six ans après le dernier jour de l’année d’imposition à laquelle se rapporte le document, tant que l’organisme de bienfaisance est enregistré Autres registres et livres de comptes Autres • Factures/pièces justificatives • deux ans après la date de révocation de l’enregistrement de l’organisme de bienfaisance • deux ans après la date de révocation de l’enregistrement de l’organisme de bienfaisance • deux ans après la date de révocation de l’enregistrement de l’organisme de bienfaisance • deux ans après la date de révocation de l’enregistrement de l’organisme de bienfaisance (D’après : www.charitycentral.ca/site/docs/FastFacts_BandR_Length_fr.pdf) Importance des documents Version 01 2010 L’essentiel Tenir des registres États de comptes Le budget FAQ Liste de contrôle Exemples de rapports Glossaire Pour en savoir plus Vos documents
