guide de la maîtrise des risques comptables et financiers dans les

GUIDE DE LA MAÎTRISE
DES RISQUES COMPTABLES
ET FINANCIERS DANS
LES ÉTABLISSEMENTS PUBLICS
À CARACTÈRE SCIENTIFIQUE,
CULTUREL ET PROFESSIONNEL

"Dans le cadre fi xé par la loi relative aux libertés et responsabilités des universités du 10 août 2007, la
quasi totalité des universités et de nombreux établissements d’enseignement supérieur seront pas-
sés en responsabilités et compétences élargies d’ici le 1er janvier 2013. Cette réforme renforce les
compétences des établissements dans de nombreux domaines, notamment en matière de gestion
fi nancière, mobilière, ou des ressources humaines. La réussite de cette réforme exige que l’ensemble des
établissements se dote des outils à même de leur permettre de renforcer la professionnalisation de leur ges-
tion. En matière comptable, la certifi cation des comptes et le renforcement des dispositifs de contrôle interne
comptables et fi nanciers (CICF) s’inscrivent dans cette perspective.
Le renforcement du CICF a pour objectif de permettre aux établissements de disposer d’une comptabilité
fi able, support indispensable d’une gestion de qualité. Afi n de permettre aux établissements passés au ré-
gime des responsabilités et compétences élargies de progresser en ce domaine, le ministère de l’enseigne-
ment supérieur et de la recherche et le ministère de l’économie et des fi nances ont conçu le présent guide
pratique. Destiné aux acteurs opérationnels, ce guide s’appuie sur les témoignages et l’expérience d’experts,
réunis spécifi quement. Il a pour objet d’illustrer l’ensemble des étapes qui doivent conduire à la production
d’une cartographie des risques et d’un plan d’action, à partir de cas concrets.
Nous remercions l’ensemble des experts qui ont contribué à la production de ce guide de leur participation
et de leurs travaux au service de la communauté des acteurs de la maîtrise des risques comptables et fi nan-
ciers des établissements publics à caractère scientifi que, culturel et professionnel.
En espérant que ce document réponde à vos attentes et contribue au renforcement de la démarche au sein
de votre établissement, nous vous en souhaitons une bonne lecture."
Le directeur des affaires fi nancières du ministère
de l’enseignement supérieur et de la recherche
Le directeur, adjoint au directeur général des
fi nances publiques, chargé de la gestion publique
Frédéric GUINVincent MAZAURIC

CHAPITRE I
POUR DÉMARRER : COMMENT INITIALISER LA DÉMARCHE ?
I. Pour aborder la démarche 8
A. Défi nition : qu’est-ce que le contrôle interne comptable et fi nancier ? 8
B. L’apport de la démarche pour les EPSCP 8
L’apport de la démarche à l’école normale supérieure (ENS) de Cachan
C. Évaluation de l’existant 9
II. Quelques recommandations pratiques 9
A. S’engager progressivement en sélectionnant un processus
permettant de communiquer positivement et de valoriser la démarche 9
B. Mobiliser autour du projet les compétences disponibles
et ne pas hésiter à recourir à la formation 9
CHAPITRE II
LES STRUCTURES DE GOUVERNANCE : QUEL RÔLE, QUELLES PRATIQUES ?
I. Un pilotage par des structures de gouvernance collégiales situées au plus haut de la hiérarchie de l’éta-
blissement
L’université Paris Sud et la composition d’un comité de pilotage « à géométrie variable » 10
II. Un accompagnement technique par un ou des référents, positionnés à un niveau élevé, éventuellement
soutenus par des relais dans les composantes ou directions opérationnelles
L’organisation de la démarche et le positionnement du référent à l’université Paris Est Créteil
L’université Paris Sud et la nomination de pilotes de processus 11
III. Des moyens adaptés
L’organisation de la démarche à l’Université Paris Est Créteil Val de Marne 11
IV. Un dialogue formalisé avec les acteurs
Échanger avec les acteurs : l’exemple de l’ENS Cachan 12
CHAPITRE III.
LES RISQUES EN ENVIRONNEMENT EPSCP :
COMMENT LES IDENTIFIER ET LES HIÉRARCHISER ?
I. Les processus à enjeux dans les EPSCP 14
A. Cartographier les processus de la fonction comptable et fi nancière
L’approche par processus de l’Université Claude Bernard Lyon I 14
B. Identifi er les processus à enjeux 14
II. Les méthodes d’identifi cation et de cotation des risques 15
A. Une première approche générale des risques comptables et fi nanciers 15
1. Des sources multiples 15
2. Un premier constat utile au lancement de la démarche 15
Sommaire

B. Approfondir dans un second temps : l’approche par diagnostics 15
1. Les diagnostics de processus par référentiels de contrôle interne comptables
et référentiel de contrôle interne organisationnel 15
2. Les diagnostics par ACIDUES 16
3. La connaissance des opérationnels
L’université Paris Sud et l’échange avec les acteurs 17
C. La cotation des risques
L’évaluation des risques à l’Université Paris Est Créteil Val de Marne 17
La nécessité d’analyser les résultats d’un diagnostic : l’exemple de l’Université Paris Sud 18
III. Construire sa cartographie des risques et son plan d’action 19
A. Élaboration de la cartographie des risques 20
B. Élaboration du plan d’action 21
CHAPITRE IV.
COMMENT ACTIVER LES LEVIERS DU CONTRÔLE INTERNE?
I. Le levier organisation de la fonction comptable et fi nancière 22
A. La typologie des contrôles 22
B. Le plan de contrôle interne
Le contrôle de la liquidation fait par la DRH à l’Université Paris Est Créteil 22
1. Élaborer et valider le plan de contrôle interne : l’importance de l’échange entre acteurs
Les modalités de validation du plan de contrôle à l’Université Paris Est Créteil 22
2. Savoir « doser » les contrôles de supervision a posteriori
pour ne pas engorger l’activité opérationnelle 23
3. Se servir des outils de pilotage pour programmer ses contrôles de supervision a posteriori
Plan de contrôle interne du processus « rémunérations » de l’université Lyon I 23
C. Utiliser les contrôles de supervision a posteriori comme outils
d’évaluation des dispositifs de contrôle interne comptable et fi nancier 24
1. Fonctionnement des contrôles de supervision a posteriori 24
2. Analyse des contrôles de supervision a posteriori 25
II. Le levier documentation des procédures, des organisations et des risques 26
A. Documenter les procédures et les organisations 26
1. Fiches de procédures et logigrammes : des outils pour lutter
contre la dispersion de la fonction comptable et fi nancière 26
La documentation des procédures à l’université Lyon I : un outil permettant
d’aboutir à un meilleur partage de la fonction comptable et fi nancière de l’université
2. Quelles procédures formaliser ? Articuler outils de pilotage et documentation 27
3. Rédiger et valider la fi che de procédure : quels acteurs compétents ? 27
La documentation des procédures à l’Université Paris Est Créteil
La documentation des procédure à l’ENS Cachan : une démarche collective
4. « Faire vivre » la documentation en la rendant disponible
La diffusion des fi ches de procédure à l’université Lyon I 28
B. Documenter l’organisation des acteurs : l’organigramme fonctionnel 28
1. Un outil à adapter en fonction du service 28
2. Privilégier une approche par enjeux 28

3. Assurer un suivi régulier de l’organigramme fonctionnel 28
L’organigramme fonctionnel : quel intérêt ?
III. Le levier traçabilité des acteurs et des opérations 30
Le dossier de contrôle interne à l’Université Paris Est Créteil 30
CHAPITRE V.
L’ÉVALUATION : COMMENT S’ASSURER DU BON FONCTIONNEMENT
DE SON DISPOSITIF DE MAÎTRISE DES RISQUES COMPTABLES ET FINANCIERS?
I. Se situer dans la démarche : l’échelle de maturité de la gestion des risques 32
A. Un dispositif d’évaluation adossé à une échelle de référence et à un système de cotation 32
B. Un support au service du renforcement du pilotage
de la démarche de maîtrise des risques au sein de l’établissement 34
II. Une démarche complémentaire à la maîtrise des risques : l’audit interne 34
A. L’audit interne : une fonction qui contribue au renforcement de la maîtrise des risques 34
1. Un renforcement de la maîtrise des risques… 34
2. …qui passe par une méthode très rigoureuse. 34
B. Organiser sa fonction d’audit interne et légitimer la démarche 35
1. La charte de l’audit interne 35
2. Les acteurs de l’audit interne 35
C. Audit interne et maîtrise des risques : deux démarches qui se complètent et s’imbriquent
Témoignage : la fonction d’audit à l’université de Strasbourg 36
III. La certifi cation des comptes : un renforcement de la démarche de maîtrise des risques 38
A. La montée en puissance de la démarche de certifi cation des comptes dans les EPSCP 38
1. Une obligation pour les établissements en responsabilités et compétences élargies,
issue de la loi relative aux libertés et responsabilités des universités 39
2. Les pré-requis à la démarche 39
3. Le déroulement d’un audit de certifi cation 39
B. Certifi cation des comptes et maîtrise des risques : deux démarches complémentaires 39
1. Complémentarité dans les objectifs 39
2. Complémentarité dans les méthodes 39
3. Complémentarité dans les modalités des démarches 40
Témoignage : les liens entre certifi cation des comptes
et maîtrise des risques à l’université de Paris II Panthéon-Assas
BIBLIOGRAPHIE 42
TABLE DES ILLUSTRATIONS 43