Commandites de sections et de clubs

Commandites de sections et de clubs :
suggestions et conseils
Introduction
Le présent document offre des conseils et des outils pour aider à élaborer un programme de commandite
avec une entreprise locale. Les suggestions ont pour but de susciter la réflexion et peuvent être
modifiées pour répondre aux besoins de votre club. Cette boîte à outils de commandite de sections et
de clubs doit être utilisée conjointement avec la boîte à outils d’activation de club de patinage de
Patinage Canada, qui propose des idées, des conseils et des ressources en vue de planifier des
événements et des initiatives conjointement avec votre entreprise commanditaire locale.
Raison d’être
L’établissement de relations avec les entreprises de votre collectivité, au moyen de commandites, peut
être un moyen efficace d’atteindre les objectifs administratifs et de communication annuels. Le scénario
idéal serait que la durée des commandites se prolonge sur l’entière saison. Toutefois, elles peuvent
porter sur des événements particuliers.
Les commandites peuvent faciliter ce qui suit :
Objectifs
Exemples
 Combler toute lacune administrative
 Expertise spécialisée pour améliorer le site Web, la
conception graphique, la photographie, les médias
sociaux ou les communications
 Assurer un soutien pour les
expériences à « valeur ajoutée »
 Patineur vedette au spectacle sur glace
 « Journée de patinage » gratuite
 Ressources d’apprentissage de Patinage Plus
 Atteindre plus de familles comptant
de nouveaux patineurs
 Annonces ou engagement dans les médias sociaux
 Local pour l’inscription en personne
 Réduire les dépenses globales
 Frais d’inscription moins élevés
 Plus de temps de glace
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suggestions et conseils
Éléments de base
Où commencer : durant la planification annuelle
Une planification préalable est la clé de l’élaboration et de l’amélioration de votre programme de
commandite. Nous suggérons de l’intégrer dans le processus annuel de planification. Cette approche
vous permet d’identifier, de façon proactive, tous les éléments nécessaires, de confirmer un budget
correspondant et d’affecter une équipe pour mettre en œuvre votre programme.
Principales considérations
 Quelles sont vos initiatives de base cette année? Où voulez-vous consacrer votre temps? Par
exemple :
 spectacle sur glace;
 journée de tests et compétition;
 collecte de fonds;
 journée de patinage gratuite;
 célébration marquante et journée d’accueil.
 Quel est le plan de communication et de publicité pour appuyer ces initiatives?
 Comment reconnaîtrez-vous les commanditaires de leur soutien?
 Comment allez-vous respecter les promesses et satisfaire les attentes des commanditaires?
Consultez la liste de contrôle pour la planification des tâches proposées et le calendrier.
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suggestions et conseils
Éléments de base
Déterminer les avantages de la commandite : feuille de travail
Première partie : Plan préliminaire de communication
Nous vous suggérons d’élaborer un plan préliminaire de communication et de publicité afin de cerner les
avantages possibles de la commandite. Cette approche permet d’établir les tactiques, le calendrier
connexe et les façons particulières de reconnaître les commanditaires. Elle peut également permettre de
déterminer quand la reconnaissance des commanditaires ne serait peut-être pas possible, afin de ne pas
la promettre.
Calendrier
Tactique
Participation possible de commanditaires
Avant
Affiche/prospectus de l’événement
Inclusion du logo du commanditaire
Courriel n° 1 (inscrivez la date)
Mention du nom/logo du commanditaire – espace
limité
Courriel n° 2 (rappel)
Mention du nom/logo du commanditaire – espace
limité
Annonce dans les journaux
Inclusion du logo du commanditaire
Annonce à la radio
Mention du nom du commanditaire – espace limité
Alerte aux médias
Non
Site Web : page de l’événement
Logo (avec lien) dans la liste de remerciements
Liste d’événements communautaires
(version électronique)
Non
Matériel publicitaire d’accompagnement/
prospectus
Appui seulement du logo du commanditaire
Message(s) dans les médias sociaux
Inclusion du logo du commanditaire
Message(s) dans les médias sociaux –
message du commanditaire
Oui
Durant
Message(s) dans les médias sociaux
Inclusion du logo / de la photo du commanditaire
Après
l’événement
Publicité imprimée – message de
remerciement
Inclusion du nom ou du logo du commanditaire
Bulletin d’information (version électronique
et imprimée)
Oui
Message(s) dans les médias sociaux
Inclusion du logo / de la photo du commanditaire
Deuxième partie : Liste possible d’autres avantages
Comme étape suivante, énumérez les éléments qui font partie intégrante de l’événement, afin de
déterminer les occasions de reconnaissance des commanditaires. Vous pourrez ainsi déterminer où il
peut y avoir des limites ou des considérations financières.
Composante
Tactique
Participation possible de commanditaires
Visibilité
Tableau de commanditaires
Logo
Bannière de commanditaires
Oui – fournie par le commanditaire
Bannière à la patinoire
Non
Foulard/tuques pour le personnel
Logo du commanditaire – limite d’un logo
Écran vidéo
Message seulement – jusqu’à 6 offerts
Écran vidéo : annonce de 30 secondes
Oui – 3 offerts
Annonce avec le système de sonorisation
Oui – 3 offerts
Possibilité de s’adresser au public
Oui – limitée à 2 occasions
Page de couverture
Logo du commanditaire – limite d’un logo
Annonces dans le programme
Oui – différentes tailles offertes selon la conception
Page de remerciement
Oui
Programme de
l’événement
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Autres
Accueil
Possibilité d’offrir des échantillons de
produits ou de distribuer des coupons
Oui
Espace d’affichage dans le grand hall
Oui – l’espace est limité
Billets (épreuve individuelle)
Oui
Laissez-passer de stationnement
Non
Accès au secteur des dignitaires
Oui – en quantité limitée
Billets pour la réception de clôture
Oui – en quantité limitée
Éléments de base
Structure du programme de commandite
1. Structure
La structure d’un programme de commandite peut être simple ou comporter plusieurs niveaux :
 ordre alphabétique/général (p. ex. aucune différenciation, reconnaissance par ordre alphabétique);
 programme particulier (p. ex. commanditaire d’un programme ou d’un événement particulier);
 niveaux hiérarchisés selon la valeur (p. ex. or, argent, bronze);
 saison complète.
2. Prix
Examinez le but de votre collecte de fonds ou le budget. Comprenez quels sont les niveaux de soutien
que les entreprises de votre collectivité sont prêtes à offrir.
Vous n’avez pas nécessairement besoin d’un grand nombre de commanditaires. Tenez compte de ces
quatre différentes approches pour atteindre un objectif de 5 000 $ :
 option a) : 2 commanditaires, chacun offrant 2 500 $;
 option b) : 5 commanditaires, chacun offrant 1 000 $;
 option c) : 10 commanditaires, chacun offrant 500 $;
 option d) : de nombreux commanditaires, chacun offrant divers montants (niveaux selon la valeur).
Hôtes
Or
Argent
Prix
1 000 $
500 $
250 $
Nombre par niveau
2
3
6
Total
2 000 $
1 500 $
1 500 $
3. Avantages
Comment reconnaîtrez-vous la contribution du commanditaire? Quels avantages lui seront accordés?
Utilisez votre feuille de travail pour la planification afin de le confirmer.
N’oubliez pas de différencier les avantages en fonction de la valeur. Une bonne règle pratique est
d’accorder le niveau le plus élevé d’avantages et de reconnaissance au partenaire ou aux partenaires qui
offrent la plus grande valeur. Mettez en évidence la différence. Consultez l’exemple.
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Sélectionnez l’option qui convient le mieux à votre programme. N’oubliez pas de tenir vos promesses et
de faire preuve de cohérence dans votre démarche.
4. Réunissez les éléments dans un graphique
Il peut être utile de combiner tous ces éléments dans un tableau des occasions offertes. L’exemple
illustre les prix et les avantages correspondants pour un programme hiérarchisé selon la valeur. Il
comprend aussi des niveaux plus bas de soutien, comme des dons ou des articles pour des ventes aux
enchères.
Élaboration de votre programme
Création d’une trousse de commandite
Assurez-vous que la trousse de commandite soit concise. Les éléments clés sont une lettre
d’accompagnement et un aperçu d’une ou deux pages des occasions de commandite. Vous pouvez
inclure des photos ou des images, comme une infographie.
Nous vous encourageons à personnaliser la lettre d’accompagnement et, le cas échéant, les possibilités
de commandite.
Lettre d’accompagnement
La lettre d’accompagnement devrait :
 présenter votre club et ses principales réalisations;
 expliquer clairement les buts de l’événement ou du programme;
 fournir de bonnes précisions sur l’événement ou le programme, dont la date, l’endroit, le nombre
de participants et de spectateurs;
 faire état des succès ou des résultats positifs de l’année précédente de l’événement ou du
programme;
 préciser comment le partenaire peut aider (p. ex., niveau de commandite, nombre de prix
nécessaires, apport de nourriture ou de boisson);
 signaler comment vous allez assurer un suivi de façon proactive avec lui et inclure vos
coordonnées.
Consultez l’exemple de modèle pour des suggestions.
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suggestions et conseils
Établissement et maintien de relations avec le commanditaire
Attribuer la responsabilité
Déterminez quelle ou quelles personnes de votre club feront le contact initial et assureront une
communication continue. Des points de contact clairement définis fournissent un bon point de départ pour
l’établissement d’une relation à long terme.
Se préparer
Avant d’organiser une réunion ou de faire un appel, créez quelques points de discussion pour guider
votre discussion et faire de la rencontre plus qu’une présentation de soi.
 Quel est le but que vous voulez avoir atteint à la fin de la réunion?
 Quels sont vos objectifs communs?
Un partenariat avec une entreprise locale peut être établi pour traiter d’un certain nombre de leurs
objectifs clés de marketing, de communication ou de relations communautaires, dont les suivantes :
 atteindre le même public cible (familles avec de jeunes enfants) pour :
 obtenir de nouveaux clients ou des clients réguliers;
 encourager les visites dans leur magasin ou restaurant ou le recours à leur service;
 augmenter les ventes;
 remercier les clients ou les récompenser de leur fidélité;
 Faire preuve d’un soutien tangible envers la communauté.
 Encourager ou récompenser les employés.
 Quel est votre plan d’action pour que ces idées deviennent réalité?
 Quelle est la meilleure façon de travailler ensemble?
Organiser une réunion en personne
Communiquez avec le commanditaire potentiel pour organiser une réunion d’une (1) heure en personne
(directeur régional, propriétaire d’entreprise, directeur financier, directeur du marketing ou de la
promotion) étant donné que les rencontres individuelles sont souvent les points de contact qui ont le plus
de succès. Présentez-vous et expliquez que vous aimeriez discuter de la façon de travailler ensemble
pour promouvoir leur entreprise et votre club.
Les inviter à assister à une séance de Patinage Plus
Invitez le propriétaire de l’entreprise ou les employés à assister à une séance de Patinage Plus. Il peut
s’agir d’une excellente occasion de présenter votre club dans une atmosphère détendue et plaisante.
Assurer le suivi et communiquer les résultats
 N’oubliez pas de remercier les gens qui vous appuient et de communiquer les résultats positifs du
programme ou de l’événement.
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Outils
 Liste de contrôle pour la planification de la commandite
 Aperçu du programme de commandite
 Lettre d’accompagnement pour la commandite
 Exemples de messages pour les médias sociaux
 Exemple de liste d’événements communautaires
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Outils
Liste de contrôle pour la planification
Voici un exemple de liste de contrôle avec les principales tâches et le calendrier suggéré. N’hésitez pas à
faire les ajouts ou les modifications qui vous conviendront.
Calendrier
12 mois
Tâche
Resp.
o o Créer une équipe et attribuer des responsabilités, par exemple :
o chef de l’équipe de commandite
o coordonnateur de l’administration et de la réalisation des commandites
o coordonnateur des communications, des médias et des médias sociaux
o chef de l’équipe d’organisation de l’événement
11 – 12 mois
o Organiser une séance de remue-méninges et déterminer :
o les événements ou les programmes du programme de commandite
o les objectifs et les buts (objectifs de financement, services et expertise
nécessaires)
o le plan préliminaire de communication et de publicité
o les avantages préliminaires de l’événement ou du programme
o les structures et les prix préliminaires des commandites
o l’ébauche de lettre de commandite et le tableau global des programmes
11 – 12 mois
o Confirmer le budget disponible (p. ex., publicité, bannières, impression)
10 – 11 mois
o Confirmer les spécifications des illustrations avec le concepteur (p. ex., les
logos, les dimensions pour les annonces du programme)
10 – 11 mois
o Mettre au point le matériel de commandite
10 – 11 mois
o Établir la liste des commanditaires éventuels et attribuer les responsabilités, le
cas échéant
5 – 10 mois
o Prévoir les réunions, personnaliser les lettres de commandite et confirmer les
commanditaires
2 – 5 mois
o Rassembler les logos des commanditaires pour le matériel de reconnaissance
des commanditaires, le site Web et les annonces
1 – 3 mois
o Réunir les documents supplémentaires de commandite (p. ex., annonces du
programme, vidéos, bannières produites par les commanditaires, messages
dans les médias sociaux)
2 mois
o Envoyer des courriels ayant pour titre « Inscrivez la date » pour inviter les
membres et leurs familles
2 mois
o Afficher la liste des événements sur le site Web du club et des médias
sociaux
1 – 2 mois
o Imprimer les prospectus et les affiches
1 – 2 mois
o Contacter les médias locaux pour mettre une annonce dans les calendriers
d’événements communautaires
1 – 2 mois
o Contacter les partenaires communautaires pour mettre une annonce
électronique dans les calendriers d’événements communautaires
2 – 4 semaines
o Contacter la station de radio ou le journal local pour faire une annonce, au
besoin
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2 semaines
o Envoyer des courriels de rappel pour inviter les membres et leurs familles
3 jours –
1 semaine
o Afficher des rappels dans les médias sociaux et afficher des messages
propres aux commanditaires
3 jours après
o Afficher un remerciement des commanditaires dans les médias sociaux et sur
le site Web
1 semaine
après
o Publier une annonce dans le journal ou faire une annonce à la radio pour
remercier les commanditaires et tous les gens qui ont accordé leur appui
2 semaines
après
o Envoyer une lettre personnalisée de remerciement avec les résultats aux
commanditaires
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Outils
Exemple d’aperçu du programme de commandite
Insérer le logo du club
Principal
Hôtes
Or
Argent
Frais
2 500 $
1 000 $
Notes :
Offert à 1
Offert à 3
Affiche/prospectus de l’événement
logo
logo
Courriel n° 1 (inscrivez la date)
logo
logo
Courriel n° 2 (rappel)
oui
oui
Alerte aux médias
oui
oui
Site Web : page de l’événement
logo et lien
logo et lien
logo et lien
Message dans les médias sociaux
oui
oui
oui
Message de remerciement
oui
oui
oui
Bulletin d’information (version
électronique et imprimée)
oui
oui
oui
oui
500 $
250 $
Bronze
Donateurs
Don
Prix
oui
oui
texte
texte
Avant l’événement
logo
texte
Après l’événement
Programme de l’événement
Page de couverture
logo
Annonce (note : consulter les
spécifications des illustrations)
pleine page
pleine
page
½ page
(plat intérieur)
carte
d’affaires
Page de remerciement
logo
logo
logo
logo
Message dans les médias sociaux
oui
oui
oui
Tableau de commanditaires
logo
logo
logo
Bannière de commanditaires
oui
oui
oui
Foulard/tuques pour le personnel
logo
Écran vidéo : message
oui
oui
oui
Écran vidéo : annonce de
30 secondes
3
2
1
Annonce avec le système de
sonorisation
oui
oui
oui
Possibilité de s’adresser au public
oui
oui
Possibilité d’offrir des échantillons
de produits ou de distribuer des
coupons
oui
oui
oui
Espace d’affichage dans le grand
hall
oui
oui
oui
Billets (épreuve individuelle)
12
8
6
4
Accès au secteur des dignitaires
12
8
6
4
Billets pour la réception de clôture
6
4
2
2
Visibilité sur place
logo
oui
Présence sur place
oui
Accueil
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suggestions et conseils
Outils
Exemple de lettre d’accompagnement pour la commandite
me
M Smith
Nom de l’entreprise
Adresse
Ville (Prov.), code postal
Insérer le logo du club
Date
Madame,
Objet : Spectacle sur glace et exhibition de patinage de 2016 du Club de patinage (ABC)
La présente a pour but de demander votre soutien à titre de commanditaire (de niveau or) du spectacle
sur glace et exhibition de patinage de 2016 du Club de patinage ABC.
Le Club de patinage (ABC), sanctionné par Patinage Canada, a été à l’avant-garde du développement
du patinage et de la vie active depuis xx années. Cette année, nous comptons xxx patineurs, allant de
Patinage Plus (notre programme d’initiation au patinage) au patinage artistique de compétition. Nous
estimons dénombrer plus de xxx xxx anciens de nos programmes d’apprentissage du patinage!
Nous sommes un organisme sans but non lucratif et nos bénévoles dévoués travaillent dur chaque
année pour s’assurer que nos programmes restent de coût abordable pour les familles, au moyen de
programmes de collecte de fonds et de commandites.
er
Le spectacle sur glace et l’exhibition de patinage de 2016 auront lieu le (1 avril) à (la patinoire XYZ).
Cet événement permet de mettre en montre le niveau exceptionnel de talent en plein essor dans (la
collectivité d’ABC) et notre initiative de collecte de fonds, qui ont fait notre renommée. Au nombre des
points saillants, mentionnons (renseignements sur les performeurs spéciaux, les invités spéciaux, les
jalons, le tirage au sort au profit d’une œuvre de bienfaisance, l’encan silencieux).
Nous nous attendons à accueillir (1 000) spectateurs, composés de parents, familles, amis et
partisans. Notre dernier spectacle sur glace a été présenté à guichets fermés et nous avons dépassé
nos objectifs de collecte de fonds.
À titre de (commanditaire de niveau or), vous serez bien mis en vue et reconnu. Consultez l’aperçu de
commandite ci-joint pour plus de renseignements.
Au plaisir de discuter d’une commandite couronnée de succès avec vous.
Nom
(Président/présidente du club)
(Nom du club)
(N° tél.)
(Courriel)
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EXEMPLE SEULEMENT
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suggestions et conseils
me
(M Smith
Nom de l’entreprise
Adresse
Ville (Prov.), code postal)
Insérer le logo du club
(Date)
(Madame,)
(Objet : Spectacle sur glace et exhibition de patinage de 2016 du Club de patinage (ABC))
(La présente a pour but de demander votre soutien à titre de commanditaire (de niveau or) du
spectacle sur glace et exhibition de patinage de 2016 du Club de patinage ABC.
Le Club de patinage (ABC), sanctionné par Patinage Canada, a été à l’avant-garde du développement
du patinage et de la vie active depuis xx années. Cette année, nous comptons xxx patineurs, allant de
Patinage Plus (notre programme d’initiation au patinage) au patinage artistique de compétition. Nous
estimons dénombrer plus de xxx xxx anciens de nos programmes d’apprentissage du patinage!
Nous sommes un organisme sans but non lucratif et nos bénévoles dévoués travaillent dur chaque
année pour s’assurer que nos programmes restent de coût abordable pour les familles, au moyen de
programmes de collecte de fonds et de commandites.
er
Le spectacle sur glace et l’exhibition de patinage de 2016 auront lieu le (1 avril) à (la patinoire XYZ).
Cet événement permet de mettre en montre le niveau exceptionnel de talent en plein essor dans (la
collectivité d’ABC) et notre initiative de collecte de fonds, qui ont fait notre renommée. Au nombre des
points saillants, mentionnons (renseignements sur les performeurs spéciaux, les invités spéciaux, les
jalons, le tirage au sort au profit d’une œuvre de bienfaisance, l’encan silencieux).
Nous nous attendons à accueillir (1 000) spectateurs, composés de parents, familles, amis et
partisans. Notre dernier spectacle sur glace a été présenté à guichets fermés et nous avons dépassé
nos objectifs de collecte de fonds.
À titre de (commanditaire de niveau or), vous serez bien mis en vue et reconnu. Consultez l’aperçu de
commandite ci-joint pour plus de renseignements.
Au plaisir de discuter d’une commandite couronnée de succès avec vous.)
Nom
(Président/présidente du club)
(Nom du club)
(N° tél.)
(Courriel)
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Outils
Exemples pour les médias sociaux
Suggestions pour Facebook
Conseils
Notre plus grand spectacle jamais présenté! Performance de notre invitée
spéciale, la patineuse olympique Anna Smith – rendue possible grâce à la
générosité du commanditaire XYZ. Inscrivez la date : le samedi 9 avril à (nom de
l’endroit). ClubdepatinageABC.ca.
Lien vers le site Web du
club pour les détails de
l’événement
Offre « deux pour un » du commanditaire XYZ! Exclusivement pour les membres
du Club de patinage ABC et leurs familles, le commanditaire XYZ offre un « deux
pour un » cette fin de semaine seulement. CommanditaireXYZ.ca
Afficher sur la page
Facebook du
commanditaire
Merci à tous les commanditaires et partisans du spectacle sur glace du Club de
patinage ABC d’avoir fait de l’événement un énorme succès. Un grand merci au
commanditaire principal, le commanditaire XYZ! La performance de l’invitée
spéciale, la patineuse olympique Anna Smith, a été rendue possible grâce à leur
générosité! Plus de photos : ClubdepatinageABC.ca.
Rendre le contenu
partageable en incluant
une photo ou une courte
vidéo
Suggestions pour Twitter
Conseils
Excellente nouvelle! Performance de la patineuse olympique #AnnaSmith au
@ClubdepatinageABC #Spectaclesurglace grâce au commanditaire
@CommanditaireXYZ!
Moins de 140 caractères
Offre #deuxpourun du @CommanditaireXYZ! Exclusif aux #membres du
@ClubdepatinageABC cette fin de semaine seulement. CommanditaireXYZ.ca
Partager avec le
commanditaire
Un grand merci au @CommanditaireXYZ. Performance très spéciale de
#AnnaSmith rendue possible grâce à leur générosité. @ClubdepatinageABC
#Spectaclesurglace
Le rendre visuel en
incluant une photo
Suggestions pour Instagram
Événement « deux
pour un » du
commanditaire XYZ
Notre plus grand spectacle jamais
présenté! Heureux d’annoncer une
performance spéciale de la
patineuse olympique #AnnaSmith
– rendue possible grâce à la
générosité du
@CommanditaireXYZ.
ClubdepatinageABC.ca.
Octobre 2015
Offre « deux pour un » du
commanditaire XYZ! Exclusivement
pour les membres du
@ClubdepatinageABC et leurs
familles, le @CommanditaireXYZ
offre un « deux pour un » cette fin
de semaine seulement.
CommanditaireXYZ.ca
Merci à nos commanditaires
d’avoir assuré le succès
retentissant du
#Spectaclesurglace du
#ClubdepatinageABC #. Un merci
très spécial au commanditaire
principal @CommanditaireXYZ
qui a rendu possible la
performance de l’invitée spéciale,
la patineuse olympique
#AnnaSmith!
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suggestions et conseils
Outils
Exemple de liste d’événements communautaires
De nombreux médias comptent des listes d’événements ou des calendriers communautaires en ligne, de
faible coût ou gratuits. Cherchez les médias qui atteignent votre public cible et se trouvent dans votre
communauté. Vous devrez peut-être vous inscrire comme membre.
Gardez votre annonce courte et concentrez-vous sur les détails étant donné que la plupart limitent
l’espace ou le nombre de caractères.
Formulaire en
ligne
Suggestion
Nom de
l’événement
Le commanditaire XYZ présente le spectacle sur glace du Club de patinage ABC
Date
Le 9 avril 2016
Heure
De 14 h à 16 h
Endroit
Nom de la patinoire, adresse postale, y compris le code postal
Description
Le « spectacle sur glace du Club de patinage ABC » met en montre le talent exceptionnel
de patineurs de notre collectivité. Performance spéciale de la patineuse invitée, la
« championne olympique Anna Smith » rendue possible par la générosité du
commanditaire XYZ. Tous les partisans de patinage sont les bienvenus, mais on
recommande d’acheter les billets d’avance, car les places sont limitées.
Prix du billet
10 $
Site Web de
l’événement
www.ClubdepatinageABC.ca
Contact de
l’événement
Président du club
N° tél. de
l’événement
000-000-0000
Étiquettes
apprendre à patiner, leçons de patinage pour les jeunes, leçons de patinage artistique,
patinage, sports d’hiver pour les enfants, médaillée olympique, spectacle sur glace,
commanditaire XYZ
Octobre 2015
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