Démarche de risque à priori en radiothérapie et certification HAS

Centre Hospitalier de Bretagne Sud
Service de radiothérapie
Travail en équipe
Vendredi 20 Novembre 2015
GCS CAPPS - Journée régionale « Sécurité des soins en
secteur interventionnel – Travail en équipe »
C. FROIDEFOND, Cadre de santé radiothérapie
F. LAGUITTON, Ingénieur qualité radiothérapie
Service de radiothérapie du CHBS
3
accélérateurs
linéaires
particules et 1 scanner dédié
de
Techniques utilisées:
o
Technique conformationnelle (RC3D)
o
Radiothérapie Conformationnelle avec
Modulation d’Intensité (RCMI) depuis
2014
o
Radiothérapie asservie à la respiration
(RAR) depuis 2014
100 à 120 patients par jour
24 000 séances de radiothérapie
par an
2
Le système de management de la qualité et de la sécurité de
la radiothérapie répond à :
Une décision réglementaire : application obligatoire
o Arrêté du 22 janvier 2009 portant homologation de la décision n° 2008-DC-0103 de
l'Autorité de sûreté nucléaire du 1er juillet 2008, et plus spécifiquement:
L’article 8 dont les objectifs sont:
• Identifier les risques jugés inacceptables pouvant survenir au cours de chaque
étape de la prise en charge du patient en radiothérapie
• Identifier les mesures à mettre en œuvre dans une logique de sécurisation de la
prise en charge du patient
Pour cela, 2 guides techniques : application volontaire
o Le guide ASN N°5 « Guide de management de la sécurité et de la qualité des soins en
radiothérapie »
o Le guide ASN N°4 « Guide d’auto-évaluation des risques encourus par les patients
en radiothérapie externe »
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Démarche sur les risques encourus par le
patient, intégrée dans le management de la
qualité du service
Recherche collective de solutions
Amélioration de la prise en charge du patient
Assurance de soins sûrs et appropriés
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Avoir les compétences nécessaires
Permettre la participation de chaque niveau
d’expertise
Apporter les réponses adaptées à chaque étape
de la prise en charge du patient
Partager la connaissance du travail et des
contraintes de chaque professionnel
Mettre en évidence l’interdépendance des
professionnels dans la prise en charge du patient
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Juin 2013
1) Préparer la démarche
◦ Définir une organisation
◦ Préparer une méthodologie
Sept. 2013
• Formaliser la cartographie des processus
• Créer les outils méthodologiques
◦ Expliquer la démarche
Sept. 2013
2) Identifier les risques / patient
3) Analyser les risques
4) Hiérarchiser les risques
Mars 2014
5) Définir des actions pour les risques
prioritaires
6) Communiquer les résultats
6
Identifier un binôme responsable
◦ Choix fait d’une équipe d’animateurs: l’ingénieur qualité et le
cadre du service
◦ Mélange d’une expertise qualité et d’une expertise management
◦ Missions:
◦ Programmer les réunions de travail pluridisciplinaires, communiquée à
tous les professionnels
◦ Respecter la prise de parole pour chaque professionnel
◦ Rappeler l’objectif: patients au centre du travail en équipe
Identifier un groupe de travail
◦ Pluridisciplinaire, avec au moins 1 représentant de chaque corps de
métier: Médecin, cadre de santé, manipulateur, physicien médical, Aidesoignant, secrétaire
◦ Demande faite aux différents professionnels de réfléchir aux risques
potentiels liés à leur fiche de poste, en amont des réunions de travail.
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Formaliser une base commune de réflexion
en utilisant la cartographie des processus
Identifier les étapes à partir des processus
Déterminer des sous-processus pour préciser
l’identification des risques
Permettre aux professionnels d’associer leur
pratique quotidienne aux différents sousprocessus
8
Lien avec la certification HAS v2010
o
o
Critère 26.b – Radiothérapie – Organisation des autres secteurs
d’activité à risques majeurs
Cotation A
Lien avec la certification HAS v2014
o
Thématique « Management de la prise en charge du patient
dans les secteurs à risques »
Critère 26.b - Prise en charge du patient en radiothérapie
◦
Thématique obligatoire du Compte qualité
◦
Echelles de cotation des critères (Gravité, Fréquence, Niveau de
maîtrise) sur 5 niveaux
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Méthodologie préconisée: Guide ASN N°4 -« Guide
d’auto-évaluation des risques encourus par les
patients en radiothérapie externe » version 15/01/2009
◦ Méthode d’Analyse des Modes de Défaillances, de leurs Effets et de
leur Criticité (AMDEC)
◦ Grille de cotation Fréquence, Gravité sur 4 niveaux d’évaluation
◦ Grille d’analyse pré-remplie avec des défaillances « types » préidentifiées et classées en 3 grandes catégories: Circuit Patient,
Facteur Humains et Organisationnels, Installations et Matériel
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Méthodologie retenue:
o
1ère étape (2013/2014): étude de risques initiale (technique
conformationnelle)
◦ Méthode AMDEC retenue
◦ Grille de cotation réajustée pour intégrer le critère Notion de Maîtrise
◦ Identification des défaillances selon les étapes chronologiques de prise en
charge: cartographie des processus
o
2ème étape (2015): réactualisation de l’étude initiale et
intégration des 2 nouvelles techniques mises en place (RCMI et
RAR)
o Anticipation de la certification HAS v2014: intégration de 5 niveaux d’évaluation
dans la grille de cotation
o Grille de criticité réajustée
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Outils:
◦ Grille de cotation et grille de criticité
◦ Grille d’analyse
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Diffuser à l’équipe un lexique des
termes qualité et gestion des risques
les plus souvent utilisés: « La qualité
et la gestion des risques en quelques
mots »
Réaliser une réunion de service dont
l’objectif est d’illustrer le vocabulaire
présenté dans le lexique, par des
exemples concrets en lien avec le
service.
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Mettre le patient au centre de la réflexion en
équipe
Visualiser le parcours du patient au sein du
service pour faciliter la participation des
professionnels
Identifier les risques jugés inacceptables
pouvant survenir à chaque étape de la prise
en charge des patients
Obtenir un consensus pluridisciplinaire sur
l’identification de chaque risque
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Expliquer les termes utilisés:
• Les défaillances possibles
•
•
Les causes possibles
Les effets possibles
A chaque réunion, rappeler les définitions de ces
termes et donner des exemples si besoin
Ecouter les professionnels
Formaliser en direct les propositions
Reformuler systématiquement avec le groupe avant
de valider
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Présenter les différents critères de cotation
Distribuer un support papier pour que chaque
professionnel puisse s’y référer à tout
moment
Déterminer ces critères pour chaque risque
Ecouter les différentes argumentations
Obtenir un consensus du groupe présent
(arbitrage par le binôme responsable si
besoin)
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Intégrer les mesures préventives existantes
issues:
◦ Des réunions pluridisciplinaires hebdomadaires
◦ Des CREX
Définir des mesures préventives à mettre en
œuvre notamment pour les risques à traiter
en priorité et les risques à surveiller
(déterminés par la cotation)
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Communiquer à l’équipe l’état d’avancement
de la réflexion, à travers les réunions de
service
Mettre à disposition l’étude des risques pour
chaque
professionnel
sur
le
réseau
informatique
Mesurer l’appropriation de l’étude des
risques par les MERM en réalisant un quizz
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Démarche
professionnels
réunions pluridisciplinaires, environ 13 heures de réunion)
chronophage
pour
tous
les
(10
Difficultés à associer les différents critères (niveau de maîtrise,
gravité…) aux risques potentiels définis.
Complexité pour définir des nouvelles actions préventives (/aux
actions déjà mises en place et / aux risques potentiels)
Evaluation du suivi des actions pas forcément intégrée dans
l’étude des risques
Décision de limiter les réunions de travail à 1h15 maximum car
difficultés à maintenir l’équipe attentive au-delà de ce temps
Démarche trop étalée dans le temps essoufflement de l’équipe
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Engagement de la Direction
Prise de conscience collective des différents risques potentiels au sein du
service
Aboutissement à un consensus entre les différents professionnels
Dynamique nouvelle d’amélioration permanente de la sécurité des soins
au sein de l’équipe
Temps pluridisciplinaire partagé pour une réflexion commune et un seul
objectif
Reconnaissance du rôle de chaque professionnel dans la prise en charge
du patient
Valorisation du travail en équipe, en présentant le travail fourni lors de la
revue de direction, et en mettant en valeur la collaboration de l’équipe
dans la qualité de la prise en charge des patients (Nous travaillons
ensemble)
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Merci de votre attention
Dans la course à la qualité, il n’y a pas de ligne d’arrivée…
David KEARNS
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22
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Ci = G x F
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Cr = G x F x NM
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Bilan quantitatif technique conformationnelle
Étude initiale
• 79 défaillances potentielles identifiées
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Bilan quantitatif technique conformationnelle
Préparation du traitement
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