Domaine : Préparation budgétaire Thème : Budget Procédure
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Domaine : Préparation budgétaire Thème : Budget Procédure : « Amortissements » Contenu de cette fiche « procédure » (sommaire interactif) 1. Contexte et objectifs 2. Règlementation 3. Description de la procédure 4. Diagramme de procédure 5. Informations pratiques 6. Principaux points d’attention 7. Egimmo / GFC 8. Spécificités Maitrise des risques financiers et comptables en EPLE PB – Budget – Amortissements Page 1 sur 25 Mis à jour le 13/11/2015 Contexte et objectifs Les enjeux de ce processus : Fluidification des informations comptables, garantir une articulation avec les modules de gestion comptable et budgétaire et préparation budgétaire. Assurer une professionnalisation de la gestion budgétaire Les objectifs de ce processus : Qualité comptable, assurer les principes budgétaires (sincérité, annualité, unité, universalité, spécialité), de justification, d’exactitude, d’imputation, de totalité et rattachement au bon exercice à la bonne présentation et bonne information. Garantir la régularité de la procédure dans l’EPLE Le processus : Principe Conformément à l’article 7 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique, le budget d’un établissement public local d‘enseignement est l'acte par lequel sont prévues et autorisées les dépenses et les recettes d’un exercice. Le budget des EPLE est soumis aux grands principes généraux du droit budgétaire prévus à la fois par la loi organique relative aux lois de finances et par le décret du 7 novembre 2012 précité – annualité, unité, universalité, spécialité – destinés à garantir l’équilibre et la sincérité du budget. La comptabilisation des opérations des EPLE est effectuée selon le principe des droits constatés : aux termes des articles R421-67 et R421-73 du code de l’éducation, « tous les droits acquis au cours d'un exercice doivent faire l'objet d'un ordre de recettes au titre de cet exercice » et « toutes les dépenses doivent être liquidées et ordonnancées au cours de l'exercice auquel elles se rattachent ». Le budget s'attache donc à prévoir et autoriser la constatation de droits au profit ou à l'encontre de l'établissement et vise ainsi à déterminer le véritable enrichissement ou le véritable appauvrissement qui interviendra au cours de l'exercice. L’amortissement réel L’amortissement est réel lorsque l’opération est effectuée en dépenses de fonctionnement et n’a pas d’équivalent en recettes de fonctionnement. L’amortissement réel diminue donc le résultat, cette diminution étant toutefois sans impact sur le fonds de roulement car corrigé par la CAF. L’amortissement réel est pratiqué lorsque le bien immobilisé a été financé sur le fonds de roulement. Maitrise des risques financiers et comptables en EPLE PB – Budget – Amortissements Page 2 sur 25 Mis à jour le 13/11/2015 Rappel des opérations pour l’amortissement réel En comptabilité budgétaire : Mandat du montant de l’annuité d’amortissement - Service ALO au budget principal ou service général unique au budget annexe - Domaine imposé OP-SPE - Activité imposée 0AMORXXXX - Compte PCG 6811 L’amortissement neutralisé Par opposition à l’amortissement réel, l’amortissement est neutralisé lorsque les biens immobilisés ont été acquis : - par dotation : dans ce cas on procède à la neutralisation de l’amortissement par une recette réalisée au compte 776 - grâce à des subventions. : dans ce cas on procède à l’amortissement de la subvention par une recette au compte 777 Dans un souci de simplification, on retient pour les deux cas, les termes « d’amortissement neutralisé ». Rappel des opérations pour l’amortissement neutralisé Ordre de recette du montant de l’annuité d’amortissement - Service ALO au budget principal ou service général unique au budget annexe - Domaine OP-SPE (facultatif) - Activité 0NEUTXXXX (facultatif) - Compte PCG 776 Rappel des opérations pour l’amortissement de la subvention Ordre de recette du montant de l’annuité d’amortissement - Service ALO au budget principal ou service général unique au budget annexe - Domaine OP-SPE (facultatif) - Activité 0NEUTXXXX (facultatif) - Compte PCG 777 Budget et amortissements Depuis le budget 2013, les amortissements et leurs neutralisations doivent être inscrits au budget initial (principe de sincérité). Les montants des amortissements et des neutralisations sont donnés par le logiciel de comptabilité auxiliaire. Il est impératif d’avoir la comptabilité patrimoniale en concordance avec la comptabilité générale de l’établissement. Maitrise des risques financiers et comptables en EPLE PB – Budget – Amortissements Page 3 sur 25 Mis à jour le 13/11/2015 Il est primordial d’avoir le logiciel de comptabilité auxiliaire mis à jour pour donner les informations liées à ces opérations. Les opérations liées à l’amortissement doivent être retracées dans la section de fonctionnement au service général « administration et logistique ». Quand passer les écritures d’amortissements ? La solution la plus fiable, qui limitera les sources d’erreur, est de mandater (et ordonnancer les recettes) en début d’exercice toutes les opérations d’amortissement prévues au budget initial. Il ne restera qu’à saisir les écritures d’amortissement des biens acquis sur l’exercice: - Quand on est certain que les achats sur OPC sont terminés. - Quand on a saisi dans Egimmo ou WinCZ la totalité des biens acquis en OPC au cours de l’exercice. Les ouvertures de crédits dans ALO prennent en compte les opérations liées d’amortissement. Ainsi le disponible de ce service englobera les ouvertures de crédits liés aux opérations d’amortissement. Il est conseillé, si les écritures d’amortissement n’ont pas été saisies en début d’exercice d’engager dès le basculement sur l’exercice le montant des amortissements inscrits au budget initial. Conditions de mise en œuvre de la délégation de signature Règles de saisie Afin de tenir compte de la nouvelle nomenclature budgétaire des EPLE, le budget ouvre des crédits (dépenses) dans un service, un domaine et une activité Service Domaine Activité Compte service ALO au budget principal ou service général unique au budget annexe obligatoire OP-SPE obligatoire 0AMORxxxx obligatoire impossible Pour les prévisions de recettes, la ligne se fait obligatoirement dans un service et un compte (7 pour la section de fonctionnement, 1 pour la section des opérations en capital). La saisie dans un domaine et/ou une activité est facultatif. Service Domaine Activité Compte service ALO au budget principal ou service général unique au budget annexe obligatoire facultatif facultatif 776 777 obligatoire Retour au sommaire général Maitrise des risques financiers et comptables en EPLE PB – Budget – Amortissements Page 4 sur 25 Mis à jour le 13/11/2015 Questions fréquentes : Peut-t-on subdiviser le code activité 0AMORT ? Les amortissements font l'objet d'opérations spécifiques relevant d'une nomenclature prédéfinie qu'il n'est pas possible de modifier. Toutefois, les 4 derniers caractères XXXX qui suivent le code activité 0AMOR XXXX OU 0NEUT XXXX , sont laissés à la libre appréciation de l'EPLE qui pourra les décliner comme il le souhaite, notamment afin de mieux préciser la destination de la dépense. Retour au sommaire général Maitrise des risques financiers et comptables en EPLE PB – Budget – Amortissements Page 5 sur 25 Mis à jour le 13/11/2015 Règlementation Code de l'éducation : articles L421-13 et R421-61 Code général des collectivités territoriales : articles L. 1612-5 et L. 1612-5 Décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique Instruction codificatrice M9.6 – Cadre budgétaire et comptable des EPLE Retour au sommaire général Maitrise des risques financiers et comptables en EPLE PB – Budget – Amortissements Page 6 sur 25 Mis à jour le 13/11/2015 Description de la procédure « Amortissements » Activité Amortissements S’assurer d’avoir saisi toutes les fiches d’entrée et de sortie avant cette édition. 1 – Éditer les états d’Egimmo Le fait d’inscrire ses initiales sur l’état cela indique que les données ont été saisies dans GFC Préparation budgétaire. 2 – Saisir les écritures budgétaires . 3 – Télécharger l’outil d’aide à la Transfert à l’agence comptable. 4 – Saisir dans l’outil les biens inscrits dans OPC de GFC Préparation budgétaire 5 – Saisir les écritures budgétaires L’outil calcule automatique les ouvertures de crédits et les prévisions de recettes selon les données rentrées à saisir. Le fait d’inscrire ses initiales sur l’édition de l’outil cela indique que les données ont été saisies dans GFC Préparation budgétaire. A partir de l’outil, saisir les ouvertures de crédits et les prévisions de recettes selon les données calculées. 6 – Saisir les autres écritures budgétaires Voir fiche de procédure PB-Budget-Budget 7 – Sauvegarder la comptabilité budgétaire et GFC Préparation budgétaire Voir fiche sauvegarde GFC Retour au sommaire général Maitrise des risques financiers et comptables en EPLE PB – Budget – Amortissements Page 7 sur 25 Mis à jour le 13/11/2015 Diagramme de la procédure 1— Éditer les états d’Egimmo 2 – Saisir les écritures budgétaires - faire des mandats au service ALO ou service général OP-SPE 0AMORxxxx Légende : - faire un ordre de recette au service ALO ou service général compte 776 et/ou 777 Activité Code Transaction NON OUI Dernier outil d’aide à la saisie? GFC Activité hors GFC 3 – Télécharger le dernier outil d’aide à la saisie Dém’Act Voir informations pratiques de cette fiche pour les télécharger Activité hors GFC Fonction générique métier Ouverture des lignes budgétaires dans OPC? OUI Autre procédure métier générique NON Signature électronique Alerter l’acteur suivant (par téléphone ou via un mèl) 4 – Saisir les données dans les outils d’aide pour les amortissements 5 – Saisir les écritures budgétaires Activité automatique Point de contrôle - faire des mandats au service ALO ou service général OP-SPE 0AMORxxxx Sauvegarde Archivage - faire un ordre de recette au service ALO ou service général compte 776 et/ou 777 Nombre d’exemplaire 6 – Saisir les autres écritures budgétaires du budget Maitrise des risques financiers et comptables en EPLE PB – Budget – Amortissements Page 8 sur 25 Mis à jour le 13/11/2015 Informations pratiques Activité Fiches préparation budgétaire pour : le SRH, l’EPA, les amortissements ; l’état des emplois, le budget annexe le budget provisoire Principaux points de vigilances pour le contrôle des actes budgétaires en mode RCBC Documents complémentaires à consulter http://web.ac-toulouse.fr/web/personnels/9424-comptabilitebudgetaire.php#prepabud http://web.ac-toulouse.fr/web/personnels/9424-comptabilitebudgetaire.php#prepabud Retour au sommaire général Principaux points d’attention S’assurer d’avoir fait une sauvegarde de GFC avant de commencer S’assurer d’avoir saisi toutes les fiches d’entrée et de sortie dans Egimmo S’assurer d’avoir saisie les investissements de la préparation budgétaire dans l’outil d’aide à la saisie des amortissements des biens inscrits au budget d'un EPLE. S’assurer d’avoir recensé toutes les ressources et les dépenses à venir S’assurer d’avoir fait une sauvegarde de GFC une fois les opérations terminées Retour au sommaire général Maitrise des risques financiers et comptables en EPLE PB – Budget – Amortissements Page 9 sur 25 Mis à jour le 13/11/2015 GFC Sommaire 1 – Egimmo .......................................................................................................................... 11 Lancement d’Egimmo ...................................................................................................... 11 1ère méthode : RCBC – État annuel des financements et des amortissements ................. 13 2ème méthode : RCBC – État annuel des immobilisations et de leurs amortissements .... 16 2 - Lancement de préparation budgétaire ............................................................................. 17 Choix de l’établissement .................................................................................................. 18 Saisie dans GFC pour les amortissements........................................................................ 18 Saisie dans GFC pour les neutralisations ......................................................................... 19 Réaliser une sauvegarde ................................................................................................... 20 3 – Outil d'aide à la saisie des amortissements pour les biens inscrits au budget EPLE...... 21 Présentation de l’outil....................................................................................................... 21 Utilisation de l’outil ......................................................................................................... 22 Report des données dans GFC ......................................................................................... 22 Maitrise des risques financiers et comptables en EPLE PB – Budget – Amortissements Page 10 sur 25 Mis à jour le 13/11/2015 1 – Egimmo Lancement d’Egimmo Sélectionner votre établissement et cliquer sur Afficher. Par défaut le mot de passe est INT (en majuscule). Maitrise des risques financiers et comptables en EPLE PB – Budget – Amortissements Page 11 sur 25 Mis à jour le 13/11/2015 Fenêtre de base d’Egimmo. Retour au sommaire Maitrise des risques financiers et comptables en EPLE PB – Budget – Amortissements Page 12 sur 25 Mis à jour le 13/11/2015 1ère méthode : RCBC – État annuel des financements et des amortissements Après avoir saisi dans « Exercice » l’année de la préparation budgétaire à venir, il convient d’imprimer l’état. Après avoir saisi dans « Exercice » l’année de la préparation budgétaire à venir, il convient d’imprimer l’état. Maitrise des risques financiers et comptables en EPLE PB – Budget – Amortissements Page 13 sur 25 Mis à jour le 13/11/2015 S’assurer d’avoir l’état prévisionnel de l’exercice à venir et pour le bon établissement. Tableau EGIMMO Ouvertures de crédits Service Domaines Activité ALO OP-SPE Prévisions de recettes Montant Service Domaines Activité * Compte Montant * OP-SPE 0NEUTxxxx 776 0AMORxxxx 3 000€ ALO 200€ OP-SPE 0NEUTxxxx 777 ALO 300€ Amortissements Neutralisation de l’amortissement Amortissement de la subvention * les domaines et les activités sont facultatifs en recettes Maitrise des risques financiers et comptables en EPLE PB – Budget – Amortissements Page 14 sur 25 Mis à jour le 13/11/2015 Ouvertures de crédits Service Domaines Activité ALO OP-SPE Prévisions de recettes Service Domaines Activité * Compte Montant * OP-SPE 0NEUTxxxx 776 0AMORxxxx 96 715,96€ ALO 4 610,89€ OP-SPE 0NEUTxxxx 777 ALO 75 699,86€ Montant Maitrise des risques financiers et comptables en EPLE PB – Budget – Amortissements Page 15 sur 25 Mis à jour le 13/11/2015 2ème méthode : RCBC – État annuel des immobilisations et de leurs amortissements Après avoir saisi dans « Exercice » l’année de la préparation budgétaire à venir, il convient d’imprimer l’état. Maitrise des risques financiers et comptables en EPLE PB – Budget – Amortissements Page 16 sur 25 Mis à jour le 13/11/2015 Ouvertures de crédits Service Domaines Activité ALO OP-SPE Prévisions de recettes Service Domaines Activité * Compte Montant * OP-SPE 0NEUTxxxx 776 0AMORxxxx 96 715,96€ ALO 4 610,89€ OP-SPE 0NEUTxxxx 777 ALO 75 699,86€ Montant Retour au sommaire 2 - Lancement de préparation budgétaire Maitrise des risques financiers et comptables en EPLE PB – Budget – Amortissements Page 17 sur 25 Mis à jour le 13/11/2015 Choix de l’établissement Dans préparation budgétaire, il convient de sélectionner l’établissement sur lequel on souhaite saisir le budget. Une fois sélectionné dans le menu déroulant, cliquez sur OK. Saisie dans GFC pour les amortissements Maitrise des risques financiers et comptables en EPLE PB – Budget – Amortissements Page 18 sur 25 Mis à jour le 13/11/2015 Saisie dans GFC pour les neutralisations Retour au sommaire Maitrise des risques financiers et comptables en EPLE PB – Budget – Amortissements Page 19 sur 25 Mis à jour le 13/11/2015 Réaliser une sauvegarde S’assurer d’avoir sélectionner le préparation budgétaire de l’exercice à venir. S’assurer d’avoir une description explicite en cas de restauration Retour au sommaire Maitrise des risques financiers et comptables en EPLE PB – Budget – Amortissements Page 20 sur 25 Mis à jour le 13/11/2015 3 – Outil d'aide à la saisie des amortissements pour les biens inscrits au budget EPLE Présentation de l’outil L’outil a été conçu pour vous permettre de budgétiser les amortissements et leurs neutralisations pour les acquisitions prévues dans Préparation budgétaire. 1 – Il convient de renseigner le nombre de biens inscrits dans OPC dans Préparation budgétaire 2 - Il convient de renseigner les détails des biens inscrits : valeur d’acquisition, la date estimée d’acquisition, la durée de l’amortissement et la répartition des financements. 3 - Il convient de vérifier que toutes les données ont été correctement saisies. Dans le cas contraire, le total des financements ne correspond pas au montant de l’acquisition. 4 – Au vu des données saisies, il convient de reporter les sommes dans Préparation budgétaire. Retour au sommaire Maitrise des risques financiers et comptables en EPLE PB – Budget – Amortissements Page 21 sur 25 Mis à jour le 13/11/2015 Utilisation de l’outil Dans cet exemple, 11 biens ont inscrits dans Préparation budgétaire. Une fois, le nombre de biens inscrits étant correctement renseigné ainsi que leurs valeurs d’acquisition, les dates estimées d’acquisition, les durées de l’amortissement et leurs répartitions des financements, l’outil calcule les amortissements à reporter dans CFC. Retour au sommaire Report des données dans GFC A ce stade vous avez deux possibilités : Maitrise des risques financiers et comptables en EPLE PB – Budget – Amortissements Page 22 sur 25 Mis à jour le 13/11/2015 - soit de modifier les amortissements préalablement saisis à partir des données d’Egimmo soit de saisir de nouvelles lignes dans Préparation budgétaire, pour différencier les opérations qui font faire l’objet d’un mandatement dès le 1er janvier prochain (Egimmo) et celles qui ne pourront se faire qu’à la fin de l’exercice (acquisitions prévues au budget. Dans cette dernière hypothèse, étant donné que l’activité a été précédemment utilisée on ne peut la réutiliser. En recettes, si l’activité « 0NEUT » n’avait pas été utilisée, nous pouvons la récupérer. Sinon nous pouvons rajouter une nouvelle subdivision. Maitrise des risques financiers et comptables en EPLE PB – Budget – Amortissements Page 23 sur 25 Mis à jour le 13/11/2015 Retour au sommaire Retour au sommaire général Maitrise des risques financiers et comptables en EPLE PB – Budget – Amortissements Page 24 sur 25 Mis à jour le 13/11/2015 Spécificités A compléter par chaque service d’intendance en fonction du circuit de décision (messagerie, téléphone, courrier…) Retour au sommaire général Maitrise des risques financiers et comptables en EPLE PB – Budget – Amortissements Page 25 sur 25 Mis à jour le 13/11/2015
