Rapport de stage Ignis

Sommaire
I - Introduction
I – 1) L’entreprise choisie
1
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I – 2) Les domaines d’activité d’Ignis
1
I – 3) Pourquoi avoir choisi cette entreprise ?
1
I – 4) Mes motivations et objectifs de départ
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II – Présentation de l’entreprise Ignis
II – 1) Historique
1
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II – 2) Une clientèle régionale
1
II – 3) Une activité de création impliquant peu de fournisseurs
2
II – 4) La culture d’entreprise
2
II – 5) Les produits et services proposés
2
III – Présentation du stage
III – 1) La Grande Tablée du Saumur Champigny
3
3
III – 2) Le guide Saumur Bus 2003 – 2004
3
III – 3) Le site internet Saumur-kiosque.com
3
IV – Analyse du stage
IV – 1) Quel a été l’intérêt des missions ?
4
4
IV – 2) Connaissances acquises, compétences développées, objectifs à atteindre
4
IV – 3) Ma méthode de travail
5
IV – 4) Utilisation des connaissances acquises à l’IUT
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IV – 5) La gestion des difficultés
7
IV – 6) Ce que j’ai appris au cours de ce stage
7
V – Etude de thème
Introduction
V - 1) Qu'est-ce qu'on surveille ?
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9
9
V – 2) Quelle information dans quelle source ?
10
V – 3) Les outils classiques de recherche d'information
10
Conclusion
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VI – Conclusion
VI – 1) Résultats du stage
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VI – 2) Remerciements
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Table des annexes
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I - Introduction
I – 1) L’entreprise choisie
Du 29 juin au 25 juillet 2003, mon stage de première année s’est déroulé dans une agence
de communication à Saumur : Ignis.
I – 2) Les domaines d’activité d’Ignis
Ignis exerce son activité dans deux domaines : les services en communication et la régie
publicitaire. Le premier domaine englobe la conception et la création de tous types de
supports : cartes de visite, brochures, sites internet… mais aussi la gestion événementielle.
Le deuxième domaine, la régie publicitaire, est davantage une activité commerciale de
vente (plus de précisions dans la partie « II – 5) Produits et services proposés »).
I – 3) Pourquoi avoir choisi cette entreprise ?
A la suite de mon projet tuteuré de première année, j’ai découvert que j’avais une grande
attirance pour l’événementiel. De plus je suis un passionné de nouvelles technologies et
j’ai déjà créé des sites internet de façon personnelle. Ce sont deux domaines dans lesquels
Ignis est présente. Ayant eu le choix entre Ignis et Manpower (agence d’intérim), j’ai donc
naturellement choisi l’agence de communication.
I – 4) Mes motivations et objectifs de départ
J’étais très motivé à l’idée de réaliser un stage d’un mois. En effet, c’était mon premier
stage. Le domaine d’activité de l’entreprise correspondait à mes centres d’intérêt ; c’est
donc avec beaucoup d’impatience que j’attendais le début de mon stage.
Mes objectifs de départ n’étaient pas tranchés, ils se sont affinés quand j’ai découvert le
contenu de mes missions. Je comptais cependant apprendre beaucoup au niveau
commercial ainsi que dans la communication avec les autres.
II – Présentation de l’entreprise Ignis
II – 1) Historique
Cette SARL de sept personnes est une agence de communication et d’édition publicitaire
de structure indépendante. Créée en 1997 par Patrick Robert, un ancien photographe, elle
connaît une croissance moyenne de 20% par an. Le chiffre d’affaires est ainsi passé de 416
000 € en 2001 à 520 000 € en 2002. Cette réussite est notamment due à l’intégration des
axes stratégiques voulus par les clients à chaque segment de communication, ainsi qu’à
une très bonne connaissance de la région et de ses enjeux.
II – 2) Une clientèle régionale
Les clients d’Ignis sont majoritairement des PME de la région (commerçants, viticulteurs,
hôtels, restaurants…). Ignis participe aussi à la communication de nombreux grands
comptes. On citera ainsi la ville de Saumur ou encore la communauté d’agglomération
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Saumur Loire Développement pour lesquelles elle réalise sites internet et publications
diverses.
II – 3) Une activité de création impliquant peu de fournisseurs
Ignis a peu de fournisseurs car c’est elle qui crée. Ses fournisseurs sont donc
principalement des entreprises d’informatique (Apple France) et de fournitures
bureautiques (JPG). D’autre part elle travaille en partenariat étroit avec des imprimeries.
II – 4) La culture d’entreprise
A Ignis chacun travaille en autonomie, car les compétences des salariés sont différentes
(comptabilité, webdesign, conception, rédaction, prospection, etc.). Cela n’empêche pas
l’équipe de se retrouver régulièrement lors des pauses. Une très bonne ambiance règne
dans l’entreprise. Le responsable, M. Robert, apporte une bonne humeur communicative.
L’autonomie et la prise de responsabilité sont des valeurs essentielles à Ignis, c’est
pourquoi M. Robert, tout en encadrant les projets, laisse une grande marge de liberté dans
le travail. Il tient cependant à ce que les délais annoncés aux clients soient respectés.
II – 5) Les produits et services proposés
Services en communication
Conseil et création : Ignis réalise pour les entreprises et les associations des logos,
affiches, plaquettes, brochures, publicités, sites internet, prises de vue, etc.
Edition et courtage en imprimerie : L’entreprise se propose ici de réaliser la définition
stratégique d’une publication, sa rédaction et sa mise en page. Selon la demande du
client, elle peut également réaliser la régie publicitaire et le courtage en imprimerie.
Développement opérationnel : Autre forme de communication : l’événementiel. Ignis est
chargée d’organiser des événements, de gérer les partenariats, de mettre en place des
salons et des stands et de développer des campagnes publicitaires liées à l’événement.
Gestion et développement web : Ignis développe des sites internet avec un espace client
extranet dédié (le client peut ainsi faire la mise à jour lui-même de certaines pages). De
plus Ignis possède des serveurs permettant d’héberger les sites internet.
Régie publicitaire
Pour financer leur publication, certains clients demandent à Ignis d’en effectuer la régie
publicitaire. Ignis va ainsi vendre des encarts publicitaires insérés dans les pages de la
publication, afin d’en financer la totalité ou une partie.
C’est le cas pour :
- « Le Renard », un guide bimestriel qui donne des informations pratiques sur Saumur
et sa région.
- « Sortir en Saumurois », un guide annuel rassemblant toutes les sorties, les loisirs et
les bonnes adresses de la région de Saumur.
- « Saumur Bus », le guide des horaires de bus de Saumur.
- Et de nombreux autres guides et brochures.
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III – Présentation du stage
Les trois missions que je me suis vu proposées couvrent trois domaines différents :
l’événementiel, le commercial et la communication par internet.
III – 1) La Grande Tablée du Saumur Champigny
Cet événement, qui se déroule chaque été à Saumur, est un gigantesque repas en plein air
regroupant plus de sept mille personnes dont quatre mille places assises. Cette année, la
Grande Tablée s’étendait du théâtre de Saumur jusqu’au quai Saumur Champigny, en
passant par la place de la République. Ma mission a été de réaliser le plan complet de
l’événement, en choisissant les emplacements pour les six groupes de musique, les dix
tentes de nourriture, les tentes de distribution des verres, les toilettes amovibles, la tente
de la Croix-Rouge, les barriques de vin… et surtout les tables et chaises pour les quatre
mille places assises. J’ai dû ensuite présenter et défendre mon plan devant les partenaires
participant à l’événement ; j’ai également suivi de nombreuses réunions, notamment avec
les responsables de la mairie et les différents fournisseurs de tables et chaises.
III – 2) Le guide Saumur Bus 2003 – 2004
Depuis deux ans, la CTS (Compagnie des Transports de Saumur) charge Ignis de réaliser son
guide annuel des horaires de bus. Cette publication est entièrement financée par la
publicité. Ma mission a donc été de vendre des encarts publicitaires auprès des entreprises
du Saumurois. J’ai donc eu une activité de démarchage et de vente, mais également une
activité de création graphique puisque j’ai conçu plusieurs encarts moi-même, à l’aide du
logiciel de traitement d’image Saumur Champigny Régulièrement, je devais informer M.
Robert de l’avancement des ventes. En fin de stage, j’ai également eu deux rendez-vous
seul avec le directeur de la CTS, pour lui présenter mon travail et lui faire signer le bon à
tirer.
III – 3) Le site internet Saumur-kiosque.com
Ce site, créé par Ignis, contient de nombreuses informations concernant les activités
culturelles et les loisirs à Saumur. Une fois par semaine, j’étais chargé de mettre à jour
certaines pages du site : les horaires de cinéma, l’agenda culturel, et la page
« événement ».
Voici le calendrier de mes missions :
Semaine 1
Semaine 2
Semaine 3
Semaine 4
Légende :
Grande Tablée du Saumur Champigny
Guide Saumur Bus
Site internet Saumur-kiosque.com
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IV – Analyse du stage
IV – 1) Quel a été l’intérêt des missions ?
Pour l’entreprise
Pour Ignis, l’intérêt de m’avoir donné ces missions est double. D’abord, cela leur permet
d’avancer plus rapidement dans certains projets (Grande Tablée). Ensuite, cela permet
d’éviter une surcharge de travail aux salariés, qui ont par ailleurs des dizaines d’autres
projets.
Pour moi
Ces missions m’ont chacune beaucoup apporté, tant par la diversité de leur contenu que
par les qualités qu’elles ont développées en moi. En effet, la teneur des missions
impliquait une grande prise de responsabilités de ma part. Au début, j’ai même été surpris
par l’importance des missions en termes de responsabilité. Ce sont trois missions
clairement différentes qui touchent plusieurs domaines ; c’est aussi pour cela que mon
stage a été très riche et intéressant.
IV – 2) Connaissances acquises, compétences développées, objectifs à atteindre
Mission « Saumur Bus »
Lors de la mission « Saumur Bus », j’ai surtout acquis des connaissances pratiques, de
terrain. Par exemple, j’ai découvert les différents types de clients (de l’enthousiaste au
non intéressé) et j’ai dû apprendre à nuancer mes propos selon le client potentiel qui était
en face de moi. Cela a été particulièrement difficile pendant les premiers jours du
démarchage : il faut savoir s’adapter très rapidement à la personnalité du prospect de
manière à avoir la meilleure discussion possible. Par exemple, avec certaines personnes
très froides et très sèches (personnes qui restent heureusement assez rares), je
m’efforçais à employer mon « Moi adulte » qu’on a vu en cours de négociation. Mais, les
premières fois, il était très difficile de passer de la théorie à la pratique. Concernant les
objectifs de cette mission, ils étaient surtout quantitatifs : je devais réaliser un chiffre
d’affaires supérieur à celui de l’an dernier. Cet objectif a été atteint et j’en étais très
satisfait ! Le projet ayant été commencé par un précédent stagiaire, le CA final a été de
2600 €. J’ai vendu plusieurs encarts publicitaires, et pour certains annonceurs, j’ai
également réalisé la publicité elle-même, à l’aide de logiciels de traitement d’image. Sur
ce point l’objectif était qualitatif, puisque la publicité créée devait plaire à l’annonceur,
ce dernier devant signer le bon à tirer définitif. A ma demande, le responsable d’Ignis m’a
également permis de retoucher la première page de couverture du guide ainsi que les
entêtes de chaque ligne de bus, à chaque page. Le directeur de la CTS (Compagnie des
Transports de Saumur) m’a ensuite félicité pour cette initiative : « J’aime quand les
stagiaires proposent leurs idées et les mettent en œuvre de façon autonome », m’a-t-il
dit. C’est un compliment qui m’a rendu d’autant plus heureux que c’était le dernier jour
de mon stage.
Mission « Grande Tablée du Saumur Champigny »
On ne peut pas dire que j’ai acquis des connaissances dans cette mission. Elle a pourtant
été particulièrement intéressante dans la mesure où la responsabilité était très grande et
que j’ai eu l’occasion de rencontrer les partenaires, et ainsi d’être au cœur de la
préparation de l’événement. C’était donc plutôt une expérience de terrain.
4
Par contre, j’ai pu développer certaines compétences, notamment en mathématiques,
puisque j’ai dû calculer la place prise par les tables et les 4000 chaises, et l’adapter, au
millimètre près sur le plan, à l’endroit où allait se dérouler la Grande Tablée. C’était à
moi de décider quelle distance devait séparer une table d’une autre, et puisqu’il y avait
des tables rondes et des tables rectangulaires, ce fut un exercice particulièrement
difficile. Pour optimiser au mieux l’espace, j’ai donc demandé à mon frère, élève
ingénieur, de m’aider. Il m’a fourni des formules mathématiques qui m’ont été d’une très
grande aide, surtout en ce qui concerne les tables rondes.
Concernant l’objectif, il était ici qualitatif et devait être obligatoirement atteint car le
bon déroulement de la Grande Tablée dépendait directement de la fiabilité du plan ! C’est
surtout pour cette raison que j’ai été surpris qu’on me donne cette lourde responsabilité.
Heureusement, l’objectif a été atteint et l’événement s’est bien déroulé.
Mission « Site web Saumur-Kiosque.com »
Dans le domaine de l’internet, j’avais déjà des connaissances puisque j’ai déjà créé
plusieurs sites en autodidacte (notamment Pedagozone.com). Cette mission, qui était de
mettre à jour le site Saumur-Kiosque.com, m’a donc permis d’améliorer mes connaissances
dans ce domaine. Emmanuel Dutac, le webdesigner, m’a notamment expliqué le
fonctionnement des feuilles de style sur une page web. D’autre part j’ai découvert une
autre structure de site que celle que j’ai adoptée pour Pedagozone, puisque les fichiers et
dossiers étaient classés dans une logique différente, plus claire. Enfin, pour réaliser cette
mission, j’ai découvert et travaillé sur le logiciel Macromedia Dreamweaver MX, que j’ai
d’ailleurs fini par adopter pour mes propres sites.
Cette mission, bien que correspondant à mes loisirs, était sans doute la moins intéressante
des trois. La répétition hebdomadaire des mêmes tâches (mise à jour des horaires de
cinéma, de l’agenda culturel et de la page événement) explique sans doute mon
sentiment. Je sais cependant que ces tâches sont nécessaires pour qu’un site reste à jour,
conserve sa qualité et augmente son audience.
L’objectif de cette mission était qualitatif (véracité des données fournies aux internautes)
et Sandra Cornillaud, ancienne élève de l’IUT TC d’Angers et actuellement chargée de
prospection à Ignis, contrôlait le bon fonctionnement des liens hypertextes et l’exactitude
des données.
IV – 3) Ma méthode de travail
Gestion du temps
Je ne pouvais pas planifier mon travail sur toute une semaine, car je recevais des
instructions et des précisions complémentaires sur mes missions plusieurs fois par semaine.
J’ai alors essayé de m’adapter et de jongler entre les différentes missions. Certains jours
j’ai travaillé sur les trois missions.
J’ai essayé d’évaluer la durée de chaque tâche (par exemple la réalisation du plan de la
Grande Tablée), mais comme c’était la première fois que j’effectuais la plupart des
tâches, ces évaluations de durées ne correspondaient pas à la réalité. Il m’était donc
difficile, les deux premières semaines, d’organiser de façon précise mon travail.
D’autre part, j’étais chargé de certaines tâches administratives (envoi de courriers et de
dossiers de presse de la Grande Tablée). Ces tâches m’ont pris beaucoup de temps : j’ai dû
par exemple annuler mes projets de travail de la matinée pour me consacrer à l’envoi
d’invitations VIP pour la Grande Tablée. Ces tâches administratives ne me déplaisaient pas
car elles concourraient au succès de la Grande Tablée, mais le fait de me demander de les
exécuter le matin même chamboulait tout mon programme pour la journée. J’ai donc dû
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être réactif et rapide, et j’ai surtout appris à adapter mon emploi du temps, à le modifier
à la dernière minute, et même à anticiper les modifications en pensant à intégrer des
plages vides. La gestion du temps peut paraître comme un détail dans le stage tout entier,
mais je crois que c’est tout de même là un des points les plus importants, car j’essaie
maintenant de gérer mon temps de la même façon que je l’ai fait lors de mon stage. Cette
expérience à s’avoir s’adapter a donc été très positive pour moi, aussi bien pendant le
stage qu’après.
Contacts humains
D’un naturel plutôt réservé en société, je me suis intégré à l’équipe d’Ignis petit à petit,
le temps d’y être habitué. Je n’ai pas souhaité déranger inutilement les salariés pendant
leur travail, mais je n’ai pas hésité à poser des questions lorsque j’avais besoin d’une
information ou d’un objet. L’équipe est très accueillante et sympathique. Elle m’a mis à
l’aise dès le premier jour.
Mes contacts les plus fréquents étaient avec Sandra, mentionnée plus haut, et Patrick
Robert, le responsable. Comme mon bureau faisait face à celui de Sandra, on a pu discuter
à propos de l’entreprise, de mes études, de son parcours, de la poursuite d’études…
Sandra est aussi celle qui a répondu à mes questions d’ordre pratique : où se trouvent les
timbres ? Sur quel disque dur dois-je enregistrer mes documents ? Sandra m’a également
aidé dans mes missions, en me fournissant par exemple des adresses de commerçants
susceptibles d’être intéressés par le guide « Saumur Bus ».
Patrick Robert, fondateur et responsable d’Ignis, m’a laissé travailler en autonomie tout en
étant présent pour répondre à mes questions et me donner des consignes supplémentaires.
Concernant plus particulièrement la Grande Tablée, il n’a pas hésité à passer du temps
pour m’emmener sur place et m’expliquer précisément les différents aspects que je devais
prendre en considération pour l’élaboration de mon plan, à savoir les obstacles (arbres,
lampadaires, parterres de fleurs, escaliers) ainsi que les exigences en matière de sécurité.
Patrick est une personne agréable, claire et ferme mais très aimable, et j’aimais beaucoup
discuter avec lui.
Ces différentes personnes m’ont mis à l’aise, ce qui m’a permis de me sentir intégré à
l’entreprise.
IV – 4) Utilisation des connaissances acquises à l’IUT
Négociation
Le cours de négociation m’a aidé dans mes relations avec les commerçants que j’ai
démarchés pour vendre des encarts publicitaires dans le « Saumur Bus ». La pratique est
bien différente de la théorie, car aucune situation ne ressemble à une autre et il faut
savoir s’adapter rapidement. C’est ce que nous avait dit M. Seyeux, et j’ai effectivement
pu le constater sur le terrain.
Techniques d’expression et culture
En TC1, nous avons notamment appris en TEC à nous exprimer correctement avec du
vocabulaire varié. Un des effets de ce cours a été, pour moi, de ne plus hésiter à bâtir des
phrases complètes et techniquement plus évoluées. Au lieu de dire « Alors en fait c’est le
guide des bus de Saumur. Il touche 10 000 personnes », il est certainement plus impactant
de dire « Je vous présente le guide Saumur Bus, lu et conservé toute une année par 10 000
personnes ». La nuance semble mineure, pourtant il y a plus de professionnalisme et de
sérieux dans la deuxième formulation, même si on tend de façon naturelle à employer la
première !
6
Mathématiques
Comme je le disais un peu plus haut, les mathématiques ont joué un rôle primordial dans
l’élaboration du plan de la Grande Tablée. Ce n’est pas à proprement parler le cours de
TC1 qui m’a aidé, mais les mathématiques en général. Je ne pensais pas retrouver cette
matière dans un tel stage ; pourtant c’est ainsi que j’aime les mathématiques, dans un
cadre concret et dans un but réel et précis.
Les oraux de TC
Les différents oraux subits en TC1 dans de nombreuses matières sont, pour moi et pour
d’autres étudiants je pense, une vraie chance. En effet, ils nous ont permis, d’oral en oral,
de casser notre coquille, de vaincre notre timidité, d’être à l’aise tout simplement, devant
un public. Pendant le stage, cela m’a permis d’être beaucoup plus efficace car beaucoup
plus naturel, aussi bien avec les prospects que je voyais pour la première fois, qu’avec le
personnel d’Ignis. Ces oraux sont donc une très bonne chose ; ils sont un facteur de gain en
confiance en soi, et c’est à mon avis essentiel dans les métiers commerciaux mais aussi
dans la vie sociale.
IV – 5) La gestion des difficultés
Les difficultés rencontrées ont été traitées en partie dans le point IV – 3. Je les rassemble
ici dans un tableau selon qu’elles soient indépendantes de ma volonté ou résultant d’une
mauvaise méthode, et comment je m’y suis adapté.
Difficultés indépendantes de ma volonté
Description de la difficulté
Comment je m’y suis adapté
Optimisation de l’espace pour les tables Demande d’aide auprès de mon frère.
rondes (mission « Grande Tablée ») :
manque de connaissances mathématiques.
Difficultés résultant d’une mauvaise méthode
Description de la difficulté
Comment j’y ai remédié
Difficultés dans la rencontre avec les J’ai essayé d’appliquer les cours de
prospects.
négociation en m’adaptant à chaque type
de client.
Gestion du temps : tâches administratives J’ai remis à plat l’emploi du temps que
de dernière minute.
j’avais prévu pour le remodeler de façon à
anticiper ce genre d’imprévus.
IV – 6) Ce que j’ai appris au cours de ce stage
Sur moi-même
Ce stage m’a été bénéfique dans la connaissance de moi-même, dans la mesure où j’ai
découvert de quoi j’étais capable. Je pense savoir gérer le travail en autonomie et la prise
de responsabilité, mais il faudrait que je porte encore plus d’efforts sur le côté
commercial et négociation car le démarchage a parfois été difficile.
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Sur l’entreprise
J’ai découvert pendant ce stage ce que voulait dire concrètement « culture d’entreprise ».
Et, toutes proportions gardées, j’y ai participé et contribué pendant un mois. J’ai
découvert une entreprise où les tensions ne durent jamais longtemps et où l’ambiance
générale permet de se sentir mieux et ainsi de mieux travailler. Enfin j’ai découvert des
personnes très accueillantes et agréables à vivre.
Sur les clients
Les clients sont très différents les uns des autres. Les différents types d’acheteurs qu’on a
vu en cours de négociation me semblaient presque caricaturaux… en réalité ils existent bel
et bien !
Les clients réagissent différemment à une même proposition et là est toute la difficulté. Il
faut bien le comprendre pour cerner ses besoins et lui proposer une solution qui lui
convienne.
Ce stage m’a-t-il changé ?
Je peux dire que ce stage m’a changé car il m’a permis de m’ouvrir davantage aux autres
et de ne pas hésiter à discuter avec eux.
Plus techniquement, ce stage m’a aussi permis de mieux organiser ma vie d’étudiant car
j’ai appris à gérer mon temps et à ne pas surévaluer la quantité de travail que je peux
fournir sur une période définie.
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V – Etude de thème
Introduction
Progressivement, la veille est devenue un terme "à la mode" pour certains, mais de grande
nécessité pour d'autres ; on le trouve fréquemment employé dans le milieu industriel (pour
prendre une décision ou connaître les concurrents) et dans le milieu académique.
Aujourd’hui, grâce à l’Internet, la veille connaît une nouvelle dimension ; la formidable
source d’information qu’est le « réseau des réseaux » permet en effet d’avoir des sources
en ligne variées et rapides à trouver.
Mais, justement parce que les possibilités sont immenses, toutes les informations n’ont pas
la même fiabilité et il faut savoir distinguer les sources fiables des autres.
V - 1) Qu'est-ce qu'on surveille ?
Nous sommes en train de vivre quotidiennement un passage inévitable et massif d'une
documentation sur son support traditionnel vers un gigantesque gisement documentaire en
ligne. Ce gisement avec ses liens hypertextes renouvelables régulièrement représente des
documents volumineux et ouverts à l'évolution, et c'est parce que nos besoins en
information sont dépendants de cette révolution, qu'il est devenu vital et urgent de
prendre conscience de cette révolution documentaire et de l'accompagner avec des
méthodes et des outils techniques appropriés.
La veille sur internet n’est donc pas simple. Certains recourent même à un traitement plus
complexe de l’information, qui inclut des procédures linguistiques et des approches
statistiques pour analyser le contenu des données collectées (après un tri et une
sélection), les indexer, et les classer par thèmes. De plus, ce genre d'information en ligne
évolue si vite qu'il faut mobiliser des ressources humaines et logistiques importantes.
L'association de différents traitements (linguistiques, statistiques, économiques,
informatiques, etc.) ont fait de la veille une sorte de passerelle entre la recherche
académique et l'univers industriel. Et plusieurs veilles ont vu le jour : la veille
diplomatique à caractère politique international, la veille scientifique à des fins de
coopération, la veille technologique et stratégique qui se veut comme un management de
connaissances orienté vers l'anticipation, le marketing, etc. Toutes ces veilles sont ont en
fait un seul objectif : la surveillance de la concurrence.
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V – 2) Quelle information dans quelle source ?
« La veille est plus qu'une recherche d'information documentaire systématique, c'est une
recherche de l'information pertinente, dans des sources pertinentes, à des moments
opportuns, avec des outils perfectionnés, puis une analyse pour une diffusion sélective, de
façon à favoriser une prise de décision (un contrôle) propice. »
Ismail Timimi, docteur en informatique et communication
Sur internet, l’information peut nous parvenir par inscription (gratuite ou payante) dans
des groupes de discussion (newsgroups), des listes de diffusion, ou des serveurs
d'information spécialisés comme les agences de presse scientifique, Medline, etc.
Information noire : elle fait l'objet d'une haute sécurisation, et y accéder clandestinement
relève de l'espionnage industriel ou scientifique, activités qui sont illégales.
D’autre part il faut tenir compte d’un certain degré d’incrédibilité, dû à des sites dont
l'information est valide mais non actualisée (par exemple des liens hypertexte morts, des
informations non mises à jour...). Cela est très fréquent sur internet, il faut donc, dans la
mesure du possible, rechercher la date de la dernière mise à jour des informations
données. Les sites professionnels indiquent généralement cette date de façon
systématique sur tous les documents proposés (« dernière mise à jour le… » ou « last
update on… »)
Sources interactives (semi contrôlées) : il s'agit des listes thématiques de discussion et de
diffusion, des Foires aux questions (FAQ), des News... Ces outils sont un moyen simple,
souvent gratuit, de se tenir au courant des développements dans un domaine mais aussi
d'apprécier des échanges sur un sujet donné. Les informations dans ces sources peuvent
être contrôlées par un ou des modérateurs, ou donner lieu à des débats entre les abonnés.
Il faut ici lire les informations avec une grande prudence car quiconque peut communiquer
par le biais de ce type de sources.
Sources cumulatives (double contrôle) : les bases de données, particulièrement celles
des services bibliographiques et des brevets, sont considérées comme les moyens les plus
riches en information stratégique (accès payant pour la plupart).
V – 3) Les outils classiques de recherche d'information
Dans les outils "classiques" de recherche d'information sur Internet, on recense deux
grandes catégories : les outils produits par des humains, appelés répertoires ou annuaires
thématiques, et ceux qui sont produits automatiquement par des robots et qu'on appelle
les moteurs de recherche. Les annuaires thématiques présentent l'avantage de guider le
demandeur d'information dans ses recherches en accédant successivement à des catégories
de plus en plus précises. Comme exemple d'annuaires, on trouve Yahoo (Yet Another
Hierarchically Organized Oracle) qui essaye d'élargir sa base de recherche en ajoutant dans
le menu, des rubriques d'actualités, des forums et des adresses électroniques (e-mail). Par
contre, ici, la recherche se fait par le suivi du trajet des liens hypertextes.
Pour les moteurs de recherche, il n’y a pas de classement dans des catégories : les
« spiders » (programmes des moteurs de recherche) parcourent rapidement la totalité d'un
site, puis d'autres sites en liaison et référencent automatiquement les pages. En fonction
du taux de rotation et des points d'entrée des spiders sur le Web, un moteur de recherche
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dispose donc d'une gigantesque base de données d'URL (liens hypertextes) alimentée
régulièrement, qui donne une bonne approximation de la totalité du Web à un instant
donné. Quelques exemples de moteurs : Netbot, Lycos, Google, Voila.
Le succès d'Internet étant lié pour une bonne part à son ouverture et à son accès libre,
tant en consultation qu'en diffusion, il reste souvent difficile de mesurer la pertinence des
informations par des moyens classiques tels que les moteurs de recherche.
Cependant, de plus en plus, les moteurs de recherche font payer les sites qui souhaitent
être référencés en bonne position (au 1er octobre 2003, cela n’est pas encore le cas pour
Google, mais presque tous les autres moteurs pratiquent déjà le paiement du
référencement). C’est un moyen de rentabilisation pour les moteurs, mais cela peut être
également positif pour le chercheur d’informations car les premiers sites qui lui sont
proposés sont alors des sites professionnels fiables et à jour. La conséquence négative est
que les sites personnels ou même les petits sites professionnels qui manquent de moyens
sont très mal référencés. Pour que la veille soit complète et issue de sources différentes il
ne faut donc pas hésiter à parcourir l’ensemble des résultats proposés et non seulement la
première page.
Conclusion
La veille sur internet n’a pas fini de se développer. Pour une veille plus fiable, il est
important d’avoir une meilleure indexation des sites et une mise à jour régulière des
données. Pour être efficace dans ses recherches, il convient d’adopter une méthode de
recherche préparée à l’avance. Par exemple, une première étape consiste à utiliser un
annuaire thématique comme Yahoo ou Looksmart, car ils donnent des éléments de réponse
rapides et précis ; puis, en fonction des résultats obtenus, on s'oriente vers deux ou trois
moteurs de recherche pour élargir la recherche aux sources non référencées dans les
annuaires. Dans une troisième étape, on utilise des méta moteurs pour le traitement des
informations collectées.
Ces dernières années, plusieurs instituts universitaires ont intégré dans leur programme
pédagogique des cours sur la veille, et d'autres ont même instauré des filières spécialisées
dans le domaine. La veille, élément déterminant des recherches mercatiques, doit donc
être considérée, surtout avec l’avènement des nouvelles technologies, comme une
fonction à part entière, à la base des décisions stratégiques de l’entreprise.
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VI – Conclusion
VI – 1) Résultats du stage
Mon stage à Ignis a été très enrichissant pour moi. Je résumerais les résultats en trois
points :
La découverte du milieu professionnel
J’ai pu découvrir la façon de fonctionner d’une agence de communication dont la cible est
surtout régionale. J’ai pu constater que la qualité des relations humaines aussi bien entre
collègues qu’avec les clients est une des clés de la réussite d’une entreprise.
La mise en pratique et le développement de mes compétences
Les cours de l’IUT m’ont permis d’acquérir de l’assurance et ainsi d’être plus à l’aise
devant les clients. Sur le terrain, il faut adapter la théorie en fonction de chaque client.
Le démarchage n’est pas une chose facile mais l’efficacité s’acquiert, m’a-t-il semblé,
avec le temps et l’addition des expériences de terrain.
L’apprentissage de l’organisation modulable
Ce point est important puisqu’il a eu des effets sur ma vie courante. Bien gérer son emploi
du temps implique qu’on puisse s’adapter aux événements à tout moment, et si possible
les anticiper. Une bonne organisation dans le travail et dans la vie permet d’être plus clair
et en quelque sorte plus libre dans sa tête.
VI – 2) Remerciements
Merci à M. Patrick Robert, mon maître de stage et responsable d’Ignis, de m’avoir permis
de découvrir son entreprise et de réaliser cette expérience professionnelle. Les missions
qu’il m’a confiées étaient particulièrement intéressantes et implicatives, et je l’en
remercie énormément.
Merci à toute l’équipe d’Ignis (Emmanuel, Faustine, Patrick, Peter, Sandra et Sabrina),
sans qui mon stage n’aurait pas été pareil. Leur accueil a été très chaleureux et convivial.
Je remercie également les professeurs du département Techniques de commercialisation
de l’IUT d’Angers pour leurs cours et leurs conseils, en particulier le directeur des stages
M. Maximilien Nunez pour m’avoir conseillé lors du choix du stage.
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