Le FEC, l`archive et la sérénité

D É M AT É R I A L I S AT I O N
Le FEC, l’archive et la sérénité
Cette année a vu la généralisation d’une nouvelle obligation fiscale, la production du Fichier
des Ecritures Comptables (FEC). Lors d’un contrôle fiscal d’une comptabilité informatisée,
vous devez être capable de présenter ce fichier en respectant les critères définis par la DGFiP.
D’ici quelques années, ce FEC sera à produire annuellement.
M
ais à l’examen des différents textes, on mesure
que ce serait une erreur
de croire qu’il suffit de produire un
FEC pour avoir satisfait à toutes les
obligations légales et avoir assuré
à vos clients la sécurité juridique
attendue.
Pour prévenir des incidents informatiques (erreur de manipulation
de fichiers, virus, bogue…), l’instruction fiscale relative au contrôle
fiscal des comptabilités informatisées parue au Bulletin officiel
des impôts du 12 septembre 2012,
impose de figer les données dans un
fichier d’archive. Grâce au processus d’archivage, ce fichier ne peut
plus être modifié ou perdu, assurant
la sécurité des données. Notons que
l’instruction fiscale du 13 décembre
2013 a confirmé cette obligation,
qui reste distincte du FEC.
Les articles 921-3 et 921-4 du
Plan comptable général (tel que
publié dans le règlement 2014-03
du 5 juin 2014 par l’Autorité des
normes comptables) sont tout aussi
exigeants. Ainsi on y lit qu’il faut
« garantir l’intangibilité des enregistrements ».
Tous ces textes rappellent le
principe suivant : les fichiers
comptables constituent l’original
de la comptabilité, les éditions
n’étant qu’une copie de ces originaux. Il convient donc de garantir
la valeur probante de ces originaux
et leur conservation sur les durées
de prescription (dix ans pour la plus
longue), et cela en complément de
la conservation du FEC.
On pense souvent, à tort, qu’il suffit
de maintenir en ligne les dernières
années d’exercice (souvent trois
années) et de les sauvegarder régulièrement pour satisfaire à cette
obligation. Ce n’est malheureusement pas le cas : contrairement à
une archive, la sauvegarde n’a pas
de valeur probante car elle peut être
modifiée. Elle est utile puisqu’elle
permet de recharger un fichier en
cas de panne, mais elle ne suffit pas
à répondre aux obligations du Plan
comptable général, du Code de
commerce et de la loi fiscale.
Edificas chargé d’élaborer
des normes d’archivage
adaptées à la profession
comptable1
Comme pour les téléprocédures,
Edificas s’est d’abord appuyé sur les
normes internationales d’échanges
publiées par les Nations Unies,
pour les adapter, ensuite, aux spécificités françaises. Ces normes sont
le socle sur lequel se construit la
collaboration entre l’expert-comptable, l’éditeur de logiciel et un service d’archivage sécurisé déporté
appelé tiers-archiveur ou coffre-fort
électronique.
Edificas a ensuite travaillé avec les
éditeurs de logiciels pour attester la
qualité de la mise en œuvre de la
norme dans les outils. Vu les différences techniques et fonctionnelles
entre les téléprocédures et l’archivage, les outils d’attestation ont été
complètement revus par un groupe
de travail ad hoc. De nombreux
éditeurs ont participé à ces travaux
et deux pilotes, ACD Groupe et
Agiris/EIC, ont expérimenté avec
succès la nouvelle procédure d’attestation, devenant ainsi les deux
premiers éditeurs attestés.
D’autres attestations garantissant
que les logiciels produisent des
fichiers qui répondent au cahier
des charges établi par Edificas, sont
attendues pour le premier semestre
2015. Le but de tous les acteurs
concernés est d’offrir à l’expertcomptable une solution qui soit à la
fois simple sur le plan technique et
solide pour lui permettre de dématérialiser en toute sérénité.
Après plusieurs mois de mise au
point, le référentiel ADN Compta
va pouvoir être pleinement mis en
œuvre au sein des logiciels pour
produire des archives garanties
par les services de tiers archivage,
permettant ainsi aux cabinets de
répondre aux obligations de conservation et de garantir l’intégrité des
données comptables. Les travaux
s’enrichiront progressivement pour
intégrer également l’archivage des
pièces justificatives électroniques
originales et proposer ainsi une procédure homogène et complète au
moment même où ces pièces électroniques originales deviendront
majoritaires dans les échanges. p
EDIFICAS
1. Edificas est l’association,
composée du Conseil supérieur, des éditeurs de logiciels
comptables, de la DGFiP et
d’autres acteurs impliqués dans
les téléprocédures de la profession. Vous connaissez Edificas
ou, à tout le moins, vous utilisez ses travaux puisque l’association pilote, entre autres, le
développement des téléprocédures fiscales (EDI-TVA, EDITDFC, etc. et bientôt EDI-IR) et
sociales (DSN, EDI-DSI, etc.).
AVRIL 2015 SIC 339 27