Utilisation des TIC dans la gestion des ressources humaines

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UTILISATION DES TIC DANS LA GESTION
DES RESSOURCES HUMAINES DE
L’ETAT AU CAMEROUN
PLAN DE LA PRESENTATION
INTRODUCTION
1. PRESENTATION DU SIGIPES
1.1. IDEE GENERALE
1.2. SITUATION ACTUELL
2. DEPLOIEMENT DU SIGIPES DANS UN SITE
2.1. CAS DU SITE PILOTE MINFOPRA
2.1.1- Assainissement des dossiers physiques
2.1.2- Simplification et codification des procédures
2.1.3- Exploitation effective du SIGIPES
2.1.4- Mise en correspondance entre dossiers physiques et SIGIPES
2.2. QUELQUES AVANTAGES TIRES
3-PRESENTATION DE L’AQUARIUM
3.1. IDEE GENERALE
3.1.1. Intérêt pour les usagers
3.1.2. Intérêt pour le personnel interne
3.2. SITUATION ACTUELLE
3.3. DEPLOIEMENT
CONCLUSION
UNE ADMINISTRATION INTELLIGENTE
UNE ADMINISTRATION INTELLIGEMMENT ASSISTEE PAR
ORDINATEUR
ANNEXE DE DEPLOIEMENT DU SIGIPES ET DE L’AQUARIUM

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INTRODUCTION
La déconcentration de la gestion des personnels de l’Etat est l’un des
principaux projets de réforme retenus par le Gouvernement camerounais pour
accroître l’efficacité, l’efficience et la transparence de l’appareil administratif.
Elle apparaît comme l’une des pièces maîtresses de la stratégie inscrite dans le
cadre de la réalisation du Programme National de Gouvernance (PNG) et de lutte
contre la corruption, lancé par le Chef de 1’Etat en 1995, et mis en oeuvre sous
l’impulsion du Premier Ministre, Chef de Gouvernement.
La réforme de la déconcentration se traduit par le transfert à chaque
ministère utilisateur, d’une partie des attributions actuellement exercées par le
Ministère de la Fonction Publique et de la Réforme Administrative
(MINFOPRA) et le Ministère des Finances et du Budget (MINFI).
La mise en oeuvre de cette importante réforme implique deux préalables
majeurs et des mesures d’accompagnement rigoureusement planifiées. Ces
préalables ont trait à la révision des différents organigrammes et à la mise en
place d’un support informatique (SIGIPES).
Notre communication se rapporte essentiellement au second préalable, et
plus spécifiquement au système d’information qui en découle (AQUARIUM).
Outre la présente partie introductive et la conclusion, cette communication
est composée de trois parties:
1. Présentation du système d’information de management des ressources
humaines (SIGIPES);
2. Présentation du déploiement du SIGIPES dans un département
ministériel;
3. Présentation du système d’information de renseignement des usagers
(AQUARIUM).
1. PRESENTATION DU SIGIPES
1.1. IDEE GENERALE
La réussite de la réforme de la déconcentration nécessite la mise en œuvre
d’un support informatique interconnectant le MINFOPRA et le MINFI d’une
part, et reliant d’autre part tous les autres ministères au MINFOPRA et au

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MINFI. Le socle informatique constitué par SIGIPES doit permettre de recueillir,
au cours des opérations de gestion des ressources humaines (GRH) exécutées
dans les divers ministères, des données qui seront stockées et transformées en
informations; ces dernières étant à leur tour distribuées et analysées par:
1. les responsables de la GRH des ministères utilisateurs pour assurer la
coordination et le suivi des opérations liées à la paie des agents, à l’évolution de
leur carrière, à la garantie de leur formation continue, et pour réaliser un certain
nombre de tâches dont les plus importantes visent:
- l’harmonisation des fichiers solde et personnels,
- la planification de la gestion des ressources humaines,
- la sécurisation et la disponibilité des données en temps réel et
- l’établissement des liaisons d’échanges électroniques entre
administrations.
2. Le MINFIB pour lui permettre, entre autres, de jouer son rôle de
régulateur en matière de gestion de la solde;
3. le MINFOPRA pour lui permettre notamment de réguler la gestion des
effectifs et de procéder à une gestion prévisionnelle pointue.
1.2. SITUATION ACTUELLE
La situation actuelle de déploiement du système se présente comme suit:
- Un site national basé au MINFOPRA pour:
* La supervision de la déconcentration;
* Le traitement des actes relevant des ministères qui n’ont pas encore été
déconcentrés.
- Quatre sites pilotes ayant servi à l’opérationnalisation du système et
constituant près de 60% des effectifs de l’Etat. Il s’agit des ministères
suivants: MINFOPRA, MINFI, ministère de l’éducation nationale
(MINEDUC) et le ministère de la santé publique (MINSANTE). En
effet, depuis le 30 avril 2002, les agents de l’Etat relevant de ces quatre

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ministères déposent les dossiers relatifs à la gestion de leur carrière et de
leur solde directement auprès des Directeurs des Ressources Humaines
(ou des Directeurs des Affaires Générales) de leurs ministères
utilisateurs respectifs (voir schéma de la dernière page).
- Dix sites actuellement en cours de déconcentration. En effet, après
l’opérationnalisation réussie dans les sites pilotes, SIGIPES est en cours
d’extension aux services du Premier Ministre et dans neuf départements
ministériels. Il s’agit des ministères suivants : ministère des travaux
publics (MINTP), ministère des mines, de l’eau et de l’énergie
(MINMEE), ministère de la communication (MINCOM), ministère de
l’enseignement supérieur (MINESUP), ministère de l’environnement et
des forêts (MINEF), ministère des affaires économiques, de la
programmation et de l’aménagement du territoire (MINEPAT),
ministère de l’administration territoriale et de la décentralisation
(MINAT), ministère de l’agriculture (MINAGRI), ministère de
l’emploi, du travail et de la prévoyance sociale (MINETPS).
Le déploiement de SIGIPES se fait par bloc de 5 à 6 ministères, avec pour
objectif d’achever l’extension au plus tard le 31/12/2003 (la méthodologie de
mise en place d’un site SIGIPES étant maintenant maîtrisée).
2. DEPLOIEMENT DU SIGIPES DANS UN SITE
Dans le cadre de l’opérationnalisation du SIGIPES, quatre ministères ont
été sélectionnés comme sites pilotes, pour leurs caractéristiques particulières en
faveur de la réussite de la réforme de déconcentration de la gestion des
ressources humaines. Dans ce qui suit, nous présentons le cas du MINFOPRA
qui, en plus d’abriter le site national (tous les personnels de l’Etat), a également
servi de site pilote pour son propre personnel.
2.1. CAS DU SITE PILOTE MINFOPRA
La mise en place du site pilote SIGIPES MINFOPRA (site interne) s’est
réalisée en quatre étapes majeures: 1) l’actualisation du fichier du personnel
(dossiers physiques), 2) la simplification et la codification des procédures de
gestion des ressources humaines 3) le lancement de la phase d’exploitation
effective de l’application et 4) la mise en correspondance entre les dossiers
physiques (tels que complétés par le personnel) et la version électronique
encodée dans l’application.

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2.1.1- Assainissement des dossiers physiques
L’assainissement des dossiers physiques a consisté en l’actualisation du
fichier personnel du ministère. Un dossier physique actualisé et complet
comprenait:
- L’acte de recrutement ou l’acte de reclassement (le cas échéant) ;
- Le dernier acte d’avancement;
- Les bulletins de notes des trois dernières années;
- La dernière décision de congé, le dernier certificat de reprise de service;
- Une photo 4 X 4, une photocopie de la carte nationale d’identité;
- Une photocopie du bulletin de solde le plus récent.
Plusieurs équipes ont été mises en place pour la collecte des différents
actes dans tous les services. Ce qui a permis d’obtenir pratiquement tous les
dossiers complets en très peu de temps.
2.1.2 - Simplification et codification des procédures
La deuxième étape a consisté à l’élaboration d’un manuel de procédures de
GRH pour introduire la transparence et l’imputabilité dans la gestion des
ressources humaines. Cent cinquante (150) procédures ont été listées. Quatre (4)
ont été complètement simplifiées et codifiées. Les autres sont en cours de
traitement.
Le manuel fait ressortir pour chacune des procédures :
- Les conditions à remplir;
- Les pièces à fournir;
- Les délais de traitement;
- Les règles de gestion (textes législatifs et/ou réglementaires en vigueur);
- Le processus de traitement.
Concomitamment à cette opération, s’effectue celle d’élaboration des
fiches de postes en vue du renforcement des capacités du personnel et par souci
de rendre effectif le principe de neutralité prôné par la charte. Ces fiches de poste
font ressortir, par poste de travail:
- les tâches à accomplir;
- les modes opératoires;