Référentiel paie - CNRS

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RÉFÉRENTIEL PAIE
RECUEIL DES FICHES DE CONTRÔLE
SOMMAIRE
TITRE I – PRÉSENTATION DU RECUEIL
I – OBJECTIF
II - CONTEXTE
A – CADRE JURIDIQUE
1 - La réglementation de paie
2 – Le règlement général sur la comptabilité publique
3 - La tenue des comptes
B – ENVIRONNEMENT TECHNIQUE
1 – Organisation du cycle de paie
2 – Fonctionnalités
2.0 – Visa comptable
2.1 – Vérification des résultats de paie
2.2 - Contrôle de contingentement
3 - Rôle de l’agent comptable dans le cycle de production
3.0 - Validation des programmes
3.1 - Validation de la réglementation
TITRE II - MODE D’EMPLOI DU RECUEIL
Présentation
I – REPERTOIRE DES FICHES
II - FICHES DE CONTRÔLE
1 - Fiche « généralités
2 - Fiches détaillées
III – LISTE GENERALE DES FICHES DE CONTRÔLE

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TITRE I – PRESENTATION DU RECUEIL
I – OBJECTIF
Le recueil des fiches de contrôle décrit, dans le contexte actuel, les modalités de visa de la paie
applicables à chaque population/catégorie de personnel, par évènement de gestion et élément
de rémunération.
Ce recueil constitue la documentation comptable de référence des gestionnaires du bureau
central de la paie (BCP) ainsi que, dans la première phase de centralisation de la paie 2006, des
agents comptables secondaires (ACS). L’inventaire ne se limite pas au périmètre d’intervention
du BCP (rémunérations financées sur la subvention de l’Etat) mais porte sur l’ensemble des
populations payées par le CNRS.
II - CONTEXTE
Les fiches décrivent les modalités de contrôle à appliquer dans le cadre juridique (qui ? et quoi ?)
et dans l’environnement technique (quand ? et comment ?) actuels.
A – CADRE JURIDIQUE
Le cadre juridique d’exercice du contrôle est constitué de deux référentiels :
• la réglementation de paie
• le règlement général sur la comptabilité publique
La réglementation de paie est destinée aux services de personnel et de ressources humaines
(SPRH) et aux agents comptables (BCP et ACS). Elle fixe les règles d’attribution et de liquida-
tion des rémunérations et des charges sociales y afférentes.
Le «Règlement général sur la comptabilité publique» précise les rôles respectifs de l’ordonnateur
et de l’agent comptable (BCP, ACS). Il définit, notamment, les modalités de contrôle de la paie.
Les contrôles exercés sont non seulement destinés à garantir la bonne exécution du budget
voté par le CNRS. Ils visent également à retracer le plus fidèlement possible la situation patri-
moniale de l’organisme.
1 - La réglementation de paie
La «réglementation de paie » englobe l’ensemble des dispositions législatives et réglementaires (droit
commun de la fonction publique, droit du travail, droit de la sécurité sociale, statuts spécifiques des
EPST et du CNRS…), des instructions et circulaires d’application ministérielles et internes au CNRS.
Au CNRS, la Direction des Ressources Humaines est responsable de la mise en œuvre de la
réglementation applicable au personnel. A ce titre, elle est chargée de la veille réglementaire,
de l’interface avec les tutelles, de l’élaboration et de la diffusion des circulaires d’application
au CNRS. Elle s’assure du respect de la réglementation et de l’homogénéité de son application,
par les SPRH auprès desquels elle exerce une mission d’expertise et de conseil.
La DRH est responsable de l’élaboration, de la mise à jour et de la diffusion de la documenta-
tion en matière de réglementation de paie.

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2 – Le règlement général sur la comptabilité publique
Le «Règlement général sur la comptabilité publique» 1définit les attributions et compétences
respectives de l’ordonnateur et de l’agent comptable. Les règles de production des pièces jus-
tificatives sont définies par référence à la nomenclature des pièces justificatives des dépenses
de l’Etat . Les modalités du visa du contrôle financier sont régies jusqu’au 1er janvier 2006,
en vertu du décret qui l’abroge3, par le décret n° 83-295 du 25 octobre 1983 relatif aux établis-
sements publics à caractère scientifique et technologique (EPST).
En matière de dépense, l’agent comptable est chargé de payer les dépenses liquidées par l’or-
donnateur, après avoir effectué les contrôles de régularité formelle prévus par les articles 11,
12 et 13 du décret n° 62-1587 du 29 décembre 1962, à savoir :
• qualité de l’ordonnateur ou de son délégataire ;
• exacte imputation de la dépense ;
• disponibilité des crédits ;
• caractère libératoire du règlement ;
• validité de la créance.
Le contrôle de validité de la créance englobe :
• la justification du service fait ;
• l’exactitude des calculs de liquidation ;
• la production des pièces justificatives ;
• le visa du contrôleur financier (lorsqu’il est prévu) ;
• l’application des règles de prescription et de déchéance.
3 – La tenue des comptes
L’agent comptable principal est chargé de la tenue des comptes de l’établissement.
Dans la perspective de la certification des comptes du CNRS et de leur consolidation avec ceux
de l’Etat, l’agent comptable doit s’assurer de la régularité, de la sincérité et de l’exhaustivité
de l’information relative aux dépenses de personnel de l’organisme.
B – ENVIRONNEMENT TECHNIQUE
L’organisation du cycle de paie et les fonctionnalités du système d’information conditionnent
les modalités d’exercice du contrôle comptable (quand ?et comment ?).
Le système d’information de gestion du personnel et de paie du CNRS est constitué de deux
applications (ICARE4et POPART5) qui fonctionnent en architecture centralisée, avec un accès
sécurisé à distance pour l’ensemble des utilisateurs :
• SPRH : mise à jour des dossiers agent (gestion administrative et éléments de rémunération)
• contrôleur financier : visa électronique
• BCP ou ACS : visa électronique ; mise à jour des retenues comptables
1 - Décret n° 62-1587 du 29 décembre 1962 – instruction codificatrice M9-1
2 - Instruction codificatrice DGCP n° 03-0606B du 17 novembre 2003.
3 - Décret n° 2005-757 du 04 juillet 2005
4 - ICARE : application de gestion du personnel permanent financé sur subvention d’état - 1ère section du budget CNRS
5 - POPART : application de gestion du personnel non permanent financé pour partie sur subvention d’état et pour partie ou complètement sur res-
sources propres – 3esection du budget du CNRS

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• DRH : mise à jour des tables de réglementation ; consultation des dossiers agent
• BCP : consultation des tables de réglementation ; consultation des dossiers agent et des
«top validation»
1 – Organisation du cycle de paie
La paie du CNRS est effectuée avant ordonnancement. Les différentes étapes du cycle de paie
sont les suivantes :
• paie d’acompte le dernier jour ouvré du mois M-1
• paie normale vers le 5 du mois M
• paie de correction vers le 15 du mois M
• paie « mode de paiement 10 » (agents sortants) vers le 17 du mois M
• validation (clôture) de la paie vers le 19 du mois M
• virement des rémunérations vers le 25 du mois M
Pour que la qualité des résultats de paie soit garantie, les contrôles comptables (visa et véri-
fication des résultats de paie) doivent avoir été effectués avant la validation de la paie, opé-
ration par laquelle l’agent comptable signale qu’il a terminé la vérification de la paie et donne
son accord pour la clôture de paie.
2 – Fonctionnalités
Des contrôles automatisés
Un certain nombre de contrôles automatiques sont intégrés dans les fonctionnalités des applications
ICARE et POPART au moment de la saisie effectuée par le SPRH dans le dossier de l’agent. Il s’agit
par exemple des contrôles de cohérence entre grade et catégorie de personnel, entre grade, éche-
lon et indice, entre type de prime et catégorie de personnel (prime de recherche, Prime de
Participation à la Recherche Scientifique, IAT, IFST, ISFIC…), entre type de prime et affectation
(indemnités de sujétions…), entre montant et barèmes (saisis en table de réglementation).
Ces contrôles sont déclenchés à partir des tables de réglementation ou par programme, et de
ce fait garantissent la qualité de l’information saisie et sa conformité réglementaire. Les
contrôles sont de type bloquant (saisie rejetée) ou informatif (saisie acceptée avec message
d’alerte) selon que l’information saisie a ou non un effet en gestion de carrière et/ou en paie.
Le calcul automatique de la paie et des charges sociales est effectué à partir des tables de
réglementation (valeur de point ; salaire minimum, RMI, plafond SS, barèmes de primes etc…)
et des algorithmes définis dans les programmes. Les imputations comptables sont générées
automatiquement à partir des tables de réglementation (rubriques de paie).
Des contrôles manuels
Ils sont effectués à plusieurs moments dans le déroulement de la paie, avant ou après le calcul
de paie :
• visa comptable des dossiers agent, au fil de l’eau
• vérification des résultats de paie, après chaque calcul
• contrôle de contingentement des primes et indemnités

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• 2.0 – Visa comptable
Du point de vue de l’effet en paie, les applications ICARE et POPART fonctionnent dans une
logique « bloqué par défaut » ; la mise en paie d’un dossier (recrutement) ou d’une mise à jour
est conditionnée par la présence du visa comptable (à Oui).
Selon le type de gestion, mise à jour directe ou procédure automatisée, le visa sera soit tou-
jours explicite (mise à jour directe), soit explicite ou implicite (gestion automatisée).
a – Mise à jour directe
Principe
La mise à jour directe permet de créer des dossiers, ou de les mettre à jour au vu d'une décision
manuelle. Le degré d'automatisation est peu important. Il n’y a pas d'édition automatique des déci-
sions (actes administratifs) ni de visa électronique du contrôleur financier. Elle est utilisée notamment
pour mettre à jour les informations dites générales (état civil, diplômes), les informations spécifiques
de la paie (éléments fixes et éléments variables), et les actes de gestion qui ne sont pas automatisés.
Les mises à jour directes sont retracées sur un compte rendu de saisie (appelé « accusé de
réception) disponible le lendemain de la journée de saisie.
Pour ICARE, les comptes rendus sont édités en local par le SPRH et par le BCP et la transmission
des pièces justificatives est dématérialisée ; le SPRH numérise les pièces et les dépose dans la
base de consultation du BCP (application PJPAIE). Pour POPART, du fait de la proximité géo-
graphique, les comptes rendus sont édités en local par le SPRH et portés à l’ACS avec les piè-
ces justificatives.
Modalités de contrôle
Le contrôle est effectué manuellement au vu des documents et par consultation du dossier ; il
est exhaustif et consiste notamment à vérifier :
• la conformité des informations des dossiers aux pièces justificatives présentées à l’appui
du compte rendu de saisie (accusé de réception) ;
• la bonne utilisation des rubriques de paie, celles-ci déterminant l’imputation comptable.
b – Gestion automatisée
Principe
La gestion automatisée est organisée en procédures correspondant à des actes de gestion. Le
degré d'automatisation y est très important. Toutes les procédures de gestion automatisée
produisent des documents administratifs réglementaires tels que décisions collectives ou indi-
viduelles, tableaux d'avancement, etc... Le contrôleur financier peut apposer son visa électro-
nique lorsqu’il est prévu.
6 - PPRS, IFTS, IAT, prime de recherche