Fiche de poste

Fiche de poste
Gestionnaire de Fichier – Taxe d’apprentissage
Association des diplômés du CELSA
Le poste à pourvoir est composé de deux missions distinctes :
Dans le cadre du CELSA : mise à jour du fichier des relations Ecole / Entreprises (8000
contacts) ; gestion de la taxe d’apprentissage et appui au Service d’aide à l’insertion
professionnelle
Dans le cadre de l’Association des diplômés du CELSA : assistante administrative
Gestion du fichier des relations Ecole / Entreprises du CELSA
• Mise à jour, vérification de la cohérence et de l’intégrité des contenus de la base de
données Entreprises / Interlocuteurs :
Une fois par an, vérification de tous les contacts et les entreprises grâce à différents supports
(kompass, viadéo, linkedin, sites d’entreprises etc.) ; annuaires papier (who’s who).
Deux fois par an, récupération des intervenants dans les sections d’études puis insertion / mise à
jour dans la base.
Tout au long de l’année par les retours de courriers et par des informations fournies par certains
services, ainsi que par une veille régulière du gestionnaire.
Gestion de la Taxe d’apprentissage
• Réalisation de la campagne de prospection à l’automne (définition des critères
d’extraction, rédaction des courriers de prospection par populations ciblées, fusion
de courriers et étiquettes, affectation des codes de prospection, mise sous pli)
• Réception des promesses de taxe et rédaction des courriers de remerciements par
type de verseurs taxe.
• Réception et traitement de la taxe :
1. Création de dossier papier par entreprise et par organisme collecteur. (impression des
fiches Auriga, photocopies des chèques et des listings fournis par l’Organisme
Collecteur)
2. Création de nouvelles entreprises et O.C (nouveaux verseurs) ou mise à jour des
informations existantes dans la base si besoin
3. Saisie du montant de la taxe et affectation à l’O.C et aux entreprises concernées
4. Affectation des codes aux interlocuteurs privilégiés de l’entreprise et de l’O.C en vue
des courriers de remerciements (nouveaux, fidèles, groupes etc.)
5. Edition des courriers de remerciements interlocuteurs (O.C, entreprises)
6. Edition de bordereaux de remise en banque pour le service financier.
• Réalisation de bilans intermédiaires puis d’un bilan annuel taxe
• Résoudre les problèmes d’affectation taxe avec les entreprises et Paris - Sorbonne.
• Effectuer des extractions pour différents services en vue d’actions de
communication (ex : les vœux de fin d’année, invitations à des évènements, envois
de newsletter etc.).
Aide au service d’aide à l’insertion professionnelle du CELSA
1. Forum Entreprises
-
Mailings de prospection pour le Forum Entreprises annuel
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Mise à jour des coordonnées des contacts suite aux prospections
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Saisie des informations post-Forum (entreprises et professionnels présents)
2. Enquêtes insertion professionnelle
-
Saisie des coordonnées professionnelles des étudiants enquêtés
-
Mise à jour des coordonnées des étudiants plus anciens
-
Edition de documents de synthèse de l’enquête (Excel)
3. Rubrique Emploi et Stages du site CELSA
A partir des données relevées dans les offres d’emploi et de stage publiées sur le site :
-
Mise à jour ou création des fiches entreprises/interlocuteurs
-
Mise à jour ou création des fiches des cabinets de recrutement
4. Liens Association des Diplômés/CELSA
Dans le cadre du rapprochement Association et CELSA, assistance sur les actions
menées conjointement.
Mission au sein de l’Association des diplômés du CELSA
L’Association des diplômés du CELSA regroupe près de 800 professionnels de la
communication, du Marketing, de la Publicité, des Ressources Humaines, du Multimédia,
du Journalisme.
L’assistant(e) a pour fonction d’assurer la gestion administrative, la planification, le suivi
logistique et l’organisation du secrétariat de l’Association, les relations extérieures, la
diffusion de la communication, l’archivage concernant toutes les actions menées par
l’Association.
Principales tâches
Enregistrement informatique et suivi des adhésions
Mise à jour de la base de données, intégration des jeunes diplômés
Gestion des inscriptions aux événements, séminaires, réunions, mise à jour et suivi des
tableaux d’inscription et des tableaux de bord, édition d’étiquettes
Gestion des mails et des appels
Diffusion des appels de cotisation, des invitations, annonces
Les compétences requises
Très bonne maîtrise de l’outil informatique : Word (mise en page, fusion etc.), Excel
(manipulation et création de fichier source de données, tris, génération de graphiques),
utilisation d’internet comme outil de recherche efficace, gestion de carnets d’adresses
pour les mails.
Manipulation facile des chiffres et des écritures comptables.
Avoir une tournure d’esprit logique et structurée, être à l’aise avec les pourcentages et la
règle de trois.
Contact
Envoyez votre candidature à :
Monsieur Philippe Vannier, Secrétaire général du CELSA
[email protected]