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EXEMPLES D’ACCORDS
Accord au niveau des clusters / de l’équipe de pays, ou au sein du groupe de partenaires travail-
lant de concert sur l’exercice de profilage ou d’évaluation. L’accord peut prendre la forme de termes
de référence du groupe de travail ou d’une lettre d’appui et d’entente émanant du coordonnateur
humanitaire / coordonnateur d’urgence ou du ministère du gouvernement concerné.
Accord entre le principal donateur / bailleur de fonds et le partenaire chef de file chargé de
mener l’exercice.
Accord entre le partenaire chef de file et d’autres partenaires impliqués dans la mise en œuvre
de l’exercice.
RôLES ET RESPONSABILITÉS
En vue de faciliter la gestion du processus en général, l’importance d’une
documentation et d’accords pertinents sur les rôles et les responsabilités
de tous les acteurs participants ne devrait surprendre personne. Or, cela
reste difficile pour un certain nombre de raisons :
En général, les organisations ont des façons de travailler bien éta-
blies, et celles-ci peuvent différer du modèle de mise en œuvre prévu.
Les accords entre partenaires risquent souvent d’être soumis à de
lourdes procédures administratives.
La distribution des responsabilités est généralement reprise dans le
rapport final ; une répartition bien documentée et mutuellement convenue
des responsabilités confère davantage de crédibilité aux résultats.
Certaines tâches sont uniquement effectuées par des membres du
personnel employés à mi-temps pour travailler exclusivement sur l’exer-
cice. Cependant, les activités dont ils sont responsables figurent rarement
dans leurs termes de référence. Il est donc crucial de définir et de docu-
menter clairement leurs rôles, les résultats attendus et les délais requis.
Procédures
standard
Points à aborder
Équipements de logistique,
de travail sur le terrain et
de bureau
Fournitures de bureau, véhicules, sécurité, logement, avances
de fonds, routes, communication, lettre d’introduction, équipes,
rapports sur les activités de terrain, urgences
Collecte des données
et gestion de l’information
Formulaires et outils, kits de collecte des données, mobilisation,
localisation des personnes à interroger, disponibilité et utilisation
de cartes, méthode d’administration des formulaires, gestion
des formulaires complétés, rapports intérimaires, suivi et contrôle
de la qualité, confidentialité, mise sur pied et utilisation du système
de collecte des données, traitement et analyse des données
Comptes-rendus, diffusion
et utilisation des résultats
Normes relatives à l’établissement de rapports, structure du rapport,
plan de diffusion, référence et crédits, accès aux données brutes,
interprétation des résultats
Directeur de processus,
chef d’équipe et agents
recenseurs
Objectifs généraux du projet, définitions, rôles, communication et
retour d’information, gestion des outils (y compris les questionnaires
et autres formulaires)
Tableau 1 : Types de procédures standard
Outre les thèmes habituels couverts par les accords (mémorandums
d’accords conclus, procédures standard et autres types), un certain
nombre d’éléments ont tendance à passer entre les mailles ou ne sont pas
clarifiés au cours des exercices de profilage et d’évaluation conjointe. Ces
lacunes engendrent souvent des problèmes lors de la mise en œuvre et
peuvent être évitées en répondant aux questions ci-dessous :
•Quiestl’organismechefdele? S’agit-il d’un exercice dirigé par le
gouvernement ? S’agit-il d’un exercice spécifique à un cluster ou d’un
exercice intercluster? S’agit-il d’un exercice mené par une seule organi-
sation en collaboration avec un cluster ? Etc.