Marché de services de nettoyage

Marché de services de nettoyage
Extraits de cahier des charges contenant
des clauses sociales et environnementales
Ces extraits de cahier des charges contiennent des clauses environnementales et sociales pour les
marchés de service de nettoyage.
Ils ne portent pas sur les services de nettoyage spécialisés (ex : nettoyage de tapis, enlèvement de
graffitis, etc.) ou en dehors des zones de bureau (ex : nettoyage de routes et trottoirs, nettoyage des
égouts, etc.).
Les extraits à « copier-coller » figurent dans des encadrés. Soyez toujours vigilants en utilisant la
fonction « copier/coller » car elle est source d’erreurs fréquentes dans les cahiers de charges ! En
effet, les textes sont liés entre eux (ex : les documents à annexer à l’offre reprennent les documents
liés à la sélection qualitative, aux spécifications techniques, etc.). Revérifiez toujours la cohérence de
vos extraits !
Ces extraits de cahier des charges ont été rédigés sur base :
•
•
•
•
des critères pour marchés publics verts développés par la Commission européenne,
la fiche du guide des achats durables fédéral,
de cahiers des charges passés par des pouvoirs adjudicateurs en Wallonie,
des discussions entre acheteurs et entreprises de nettoyage lors de la table ronde organisée
sur le sujet le 7 mai 2015.
Ces extraits ont été validés par la plateforme « marchés publics durables » de Wallonie, qui regroupe
des juristes du SPW et de l’Union des Villes et Communes de Wallonie.
Les propositions qui figurent dans le présent document constituent une option parmi d’autres
d’insertion de clauses environnementales et sociales.
Pour toute question complémentaire lors de la rédaction de votre cahier des charges, n’hésitez pas à
contacter le service d’assistance gratuit à l’adresse : [email protected].
Toute expérience peut enrichir cette fiche, n’hésitez pas à faire part de vos commentaires !
0. Définition préalable du besoin
Outre les clauses environnementales et sociales insérées dans le cahier des charges, il est utile de
prendre le temps de bien réfléchir aux principales caractéristiques de la prestation (heures et
fréquences de passages, activités à réaliser, méthodes, …). Les pistes d’actions suivantes peuvent
être suivies :
•
Prospecter le marché et avoir un dialogue en amont avec les fournisseurs pour connaître
leurs solutions. Ajuster l’exigence des clauses aux disponibilités du marché
•
Eviter la définition d’une prestation a maxima (« nettoyer, tout, tout le temps » !) qui
entraînera une prestation coûteuse (à la fois d’un point de vue économique et
1
environnemental). Identifiez et distinguez donc la fréquence de lavage nécessaire pour
chaque pièce, en fonction de leur usage, fréquentation, etc.
•
Bien penser les horaires de travail du personnel de nettoyage. Les prestations exécutées en
horaires décalés ont des incidences notables sur la vie de famille des salariés, alors que cela
ne se justifie pas dans tous les bureaux. Le planning peut être adapté en fonction de
l’utilisation des pièces : ajuster les horaires de nettoyage en journée plutôt qu’en dehors des
horaires de bureaux.
•
Prévoyez des moments de concertation lors de l’exécution du marché afin de prendre
connaissance des difficultés éventuelles des 2 parties et trouver des solutions pour les
résoudre.
1. Objet du marché
Extrait :
Marché public de services ayant pour objet le nettoyage de bâtiments définir le type de
bâtiments dans le respect de l’environnement et des conditions sociales des travailleurs.
L’administration « …… » (nom de l’administration) porte une attention particulière aux aspects
sociaux et environnementaux dans le cadre du présent marché.
2. Droit d’accès – réservation de marché à l’économie sociale
d’insertion
Il est techniquement et juridiquement possible de réserver un marché de service de nettoyage à une
entreprise d’économie sociale d’insertion (ces entreprises visent à favoriser l’insertion de
demandeurs d’emplois défavorisés ou l’intégration socioprofessionnelle de travailleurs handicapés).
Cette option est envisageable pour des marchés d’une taille modeste et lorsqu’il s’agit d’un premier
contrat d’entretien pour le(s) bâtiment(s) visé(s) par le marché.
Si vous souhaitez réserver un marché ou un lot à l’économie sociale d’insertion, consultez la fiche
spécifique consacrée aux marchés de services de nettoyage réservés à l’économie sociale d’insertion
ou le service d’assistance gratuit à l’adresse : [email protected].
3. Sélection qualitative
Extrait :
Capacité technique – références requises :
Le soumissionnaire doit prouver qu’il est en mesure de réaliser la prestation d’une manière qui soit
respectueuse de l’environnement. Il doit prouver que des mesures spécifiques de gestion
environnementale sont appliquées de manière systématique dans le cadre des contrats de
nettoyage.
Vérification :
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Un système de gestion environnementale (tel que le système EMAS ou la norme ISO 14001) est
demandé en tant que preuve de conformité. Seront également acceptées toutes les autres
preuves attestant l’adoption de mesures de gestion environnementale équivalentes.
Remarque : vérifiez qu’il existe des entreprises certifiées EMAS ou ISO14001 lors de la
prospection de votre marché en fonction de la taille de votre marché.
4. Forme et contenu des offres
Extrait :
Documents à annexer à l’offre :
Pour la sélection qualitative :
•
la preuve de la mise en œuvre d’un système de management environnemental : une
certification ISO 14001, enregistrement EMAS, ou équivalent.
Pour les spécifications techniques :
•
une liste des produits de nettoyage qui vont être utilisés ainsi que les fiches techniques et
de sécurité, les éventuels labels environnementaux dont disposent les produits – Ecolabel
européen, Nordic Swan, Ange Bleu, Österreichischer Ümweltzeichen, NF Environnement
ou autres preuves de conformité avec les spécifications environnementales mentionnées
dans le présent cahier spécial des charges (voir spécifications techniques).
5. Spécifications techniques
Extrait :
Spécifications environnementales des produits :
100% des produits utilisés par le personnel de nettoyage doivent satisfaire aux critères de
l’écolabel européen qui figurent en annexe du présent cahier spécial des charges.
Vérification :
Tous les produits porteurs de l’écolabel européen, du label Nordic Swan, du label Österreichischer
Ümweltzeichen, NF Environnement, Ange Bleu ou tout autre écolabel de type I équivalent seront
réputés satisfaire aux exigences. Toute autre preuve appropriée d’un organisme agréé peut
également être présentée.
6. Critères d’attribution
Remarque préalable :
Utiliser l’adjudication comme mode de passation, en attribuant son marché à l’offre régulière la plus
basse peut donner lieu à des dérives sociales. Les soumissionnaires font en effet le maximum pour
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diminuer leur prix, notamment en recourant à de la main-d’œuvre meilleur marché (travailleurs
détachés). Il est donc recommandé de privilégier la procédure d’appel d’offre, en accordant un poids
suffisamment significatif aux autres critères d’attributions que le prix.
Extraits (critère prix uniquement):
Le pouvoir adjudicateur choisit l’offre régulière la plus intéressante sur base des critères
d’attribution suivants :
Le montant total de l’offre :
Les points sont attribués suivant la formule suivante :
Points attribués = 40 x [1 – (Po – P-)/Po]
P- : le prix de l’offre la moins chère
Po : le prix de l’offre du soumissionnaire
Le soumissionnaire veille à proposer des prix en adéquation avec les temps de prestations y relatifs
afin que le taux horaire qui en découle ne soit pas inférieur au montant de la catégorie
correspondante de la Commission paritaire 121-1A et 4A (taux UGBN). Dans l’hypothèse où le taux
horaire proposé est inférieur audit taux UGBN, l’offre sera écartée pour irrégularité par le pouvoir
adjudicateur.
Le pouvoir adjudicateur attire l’attention des soumissionnaires sur le fait que le taux horaire à
respecter est le taux UGBN charges sociales comprises.
7. Conditions d’exécution
Extraits :
Instructions de travail :
En accord avec le pouvoir adjudicateur, des instructions de travail précises relatives à la protection
de l’environnement et aux normes en matière de santé et de sécurité applicables lors de la
prestation du service doivent être élaborées et affichées dans les bâtiments, de façon à pouvoir
être consultées à tout moment par le personnel de nettoyage.
Vérification :
Les instructions affichées doivent être mises à disposition pour être inspectées par le pouvoir
adjudicateur
Matériel :
Le prestataire de service est tenu d’utiliser son propre matériel, lequel répondra aux normes
exigées par la règlementation en vigueur. Le prestataire doit utiliser des chiffons microfibres
réutilisables.
Sont interdits :
•
•
Les lingettes à usage unique,
Les bombes et propulseurs aérosols : seuls les sprays rechargeables sont autorisés.
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Produits :
Lors de l’exécution du marché, le prestataire de service n’utilisera que les produits proposés dans
son offre, sauf accord préalable de pouvoir adjudicateur. Les produits écologiques seront toujours
remplacés par des alternatives écologiques.
Sont interdits :
•
•
•
L’eau de javel
Les substances à base de chloroxylénol (type Dettol)
Blocs nettoyants / rafraichissants pour cuvette de toilette et urinoirs
Au terme des [six] (à déterminer en fonction de la durée de votre marché) premiers mois du
contrat, puis à la fin de chaque année, le contractant est tenu de présenter un bilan reprenant le
nom et la quantité des produits de nettoyage utilisés. Pour chaque produit qui ne figurait pas dans
l’offre initiale, le contractant devra fournir une preuve de conformité aux spécifications
techniques.
Vérification :
Des rapports dressant la liste des produits utilisés. Le contractant devra également être capable de
justifier la fréquence des opérations de nettoyage et la gamme de produits utilisés.
Emballages :
Le prestataire de services n’utilisera que les emballages recyclables et/ou rechargeables. Tous les
emballages sont considérés comme des déchets et si une mesure de recyclage existe, il devra
impérativement s’y conformer.
Déchets :
L’évaluation de ses déchets (cartons, flacons, torchons, etc.) est à charge du prestataire de
services. En aucun cas il n’est autorisé à utiliser les poubelles qui se trouvent sur les lieux de
prestation pour y déposer ce qui provient de son entreprise.
Personnel et organisation :
L’ensemble du personnel de nettoyage employé pour effectuer le service doit bénéficier
régulièrement d’une formation relative à ses différentes tâches. Cette formation doit porter sur les
agents nettoyants, les méthodes, les machines et les équipements utilisés, la gestion des déchets,
ainsi que les aspects liés à la santé, à la sécurité et à l’environnement.
Vérification :
Un registre reprenant ces mesures de formation (formation introductive/professionnelle) devra
être tenu à la disposition du pouvoir adjudicateur.
Communication et concertation
Des réunions seront organisées au démarrage, puis tous les [6] mois, entre l’adjudicataire et le
pouvoir adjudicateur afin de discuter de l’exécution du présent marché, de prendre connaissance
des difficultés éventuelles des 2 parties et trouver des solutions pour les résoudre.
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8. Annexe au cahier spécial des charges
Extrait :
Annexe – Critères de l’écolabel européen
Ces
critères
sont
consultables
sur
ce
lien :
http://eur-lex.europa.eu/legal-
content/FR/TXT/HTML/?uri=CELEX:32011D0383&from=EN
•
Aucun ingrédient (substance) ne peut excéder 0,01 % du poids du produit final s’il est
concerné par une ou plusieurs mentions de danger ou des phrases de risque reprises dans
la liste ci-dessous conformément au règlement (CE) n° 1272/2008 ou à la directive
67/548/CEE. Ces critères ne s’appliquent pas aux biocides.
•
Un ingrédient (substance) dont la concentration dépasse 0.01% du poids final du produit ne
peut être concerné par :
-
-
-
-
EUH029, EUH031, EUH032 (au contact d’un acide ou de l’eau, dégagent des gaz
toxiques)/R29, R31, R32 (au contact d’un acide ou de l’eau, dégagent des gaz
toxiques) ;
H300, H301, H304, H310, H311, H330, H331, H370, H371, H372, H373 (toxiques,
mortels ou risques d’effets graves pour les organes) / R23, R24, R25, R26, R27, R28,
R65, T39/23, R39/24, R39/25, R39/26, R39/27, R39/28, R48/20, R48/21, R48/22,
R48/23, R48/24, R48/25, R68/20, R68/21, R68/22 (toxiques, très toxiques ou effets
irréversibles) ;
H317, H334 (sensibilisants), à l’exception des enzymes/R42, R43 (sensibilisants), à
l’exception des enzymes ;
H340, H341 (mutagènes)/R46, R68 (mutagènes) ;
H350, H350i, H351 (cancérigènes) /R40, R68 (cancérigènes) ;
H360D, H360F, H360FD, H360Fd, H360Df, H361f, H361d, H361fd, H362 (toxiques pour
la reproduction) /R60, R61, R62, R63, R64 H362 (toxiques pour la reproduction) ;
EUH070 (toxique par contact oculaire) /R39-41 (toxique par contact oculaire) ;
H400, H410, H411, H412 (à l’exception des parfums), H413 (nocif pour les organismes
aquatiques) / R50, R50/53, R51/53, R52/53 (à l’exception des parfums), R53 (nocif
pour les organismes aquatiques) ;
EUH059 (dangereux pour la couche d’Ozone)/R59 (dangereux pour la couche
d’Ozone) ;
EDTA (acide éthylène diamine-tétra-acétique) et ses sels,
Alkyl-phénol-éthoxylates (APEO) et dérivés;
Formaldéhyde.
•
Tout agent tensioactif entrant dans la composition du produit doit être facilement
biodégradable conformément au règlement CE n°648/2004
•
Les nettoyants universels et les nettoyants pour sanitaires, tels qu’ils sont vendus en tant
que produits finis, ne doivent pas contenir plus de 6 % (en poids) de composés organiques
volatils ayant un point d’ébullition inférieur à 150 °C. Pour les produits concentrés à diluer
dans l’eau, la concentration totale de composés organiques volatils ayant un point
d’ébullition inférieur à 150 °C ne doit pas dépasser 0,2 % (en poids) dans l’eau de lavage.
Les nettoyants pour vitres, tels qu’ils sont vendus en tant que produits finis, ne doivent pas
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contenir plus de 10 % (en poids) de composés organiques volatils ayant un point
d’ébullition inférieur à 150 °C.
•
Pour les nettoyants universels qui sont dilués dans l’eau avant emploi, la teneur totale en
phosphore (P) ne doit pas dépasser 0.02g de la dose de produit recommandé par le
fabricant pour 1l d’eau de lavage.
•
Pour les nettoyants universels utilisés dans dilution, la teneur totale en phosphore (P) ne
doit pas dépasser 0.2g pour 100g de produit.
•
Pour les nettoyants pour sanitaires, la teneur totale en phosphore (P) ne doit pas dépasser
1,0g pour 100g de produit.
•
Le produit ne peut contenir des biocides qu’à des fins de conservation, et uniquement aux
doses appropriées à cet effet.
•
Ne pas contenir des conservateurs ayant un potentiel bioaccumulatif : log P(ow) >3 ou exp.
FBC>100.
•
Les mélanges de parfums sont produits conformément aux normes IFRA, et ne peuvent
contenir de composés de musc nitré et de musc polycyclique.
9. Suivi de l’exécution et contrôle :
Maintenir et optimaliser la communication entre l’adjudicataire et le pouvoir adjudicateur pendant
l’exécution du contrat peut permettre d’éviter certains blocages (par exemple : un bureau non rangé
ne peut pas être nettoyé, une consigne de tri bien comprise est mieux appliquée, etc.) et de favoriser
une amélioration continue qui rejaillira sur les conditions de travail.
Différentes actions peuvent être prises pour garantir une bonne communication :
•
•
•
•
la tenue d’une réunion de démarrage pour fixer les règles de conduite et des réunions
périodiques (tous les 6 mois) pour résoudre les points de blocage ou de mécontentement qui
seraient apparus ;
la mise en place d’un cahier de communication pour inviter chaque partie à s’exprimer dès
que possible sur la prestation ;
la nomination de part et d’autre d’un SPOC (single point of contact) pour faciliter les flux de
communication ;
prévoir du temps pour cette communication dès la rédaction du cahier des charges.
Le Pouvoir adjudicateur devrait aussi veiller à garantir la communication entre les agents qui
rédigent les CSC et ceux qui suivent leur exécution, afin que ceux-ci soient sensibilisés et prêtent
davantage attention à la bonne exécution des clauses environnementales et sociales du contrat.
•
•
Mettre en place des contrôles plus réguliers de la prestation pour éviter des situations de
blocage. La fréquence des contrôles (réguliers, prévus ou inopinés), les points de contrôle et
le format des « reporting » sont à déterminer lors de la passation du marché ou lors de la 1ère
réunion d’exécution.
Fusionner les systèmes de contrôle prévus par le client et par les fournisseurs afin de créer
un système, une grille de contrôle acceptée par chaque partie qui pourrait permettre à
chacun de mesurer de façon objective le niveau de qualité de la prestation. Une
méthodologie de travail proposée inclurait : un plan de sécurité, une analyse des risques, un
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•
plan de formation, un tableau des compétences, un suivi des accidents (nombres,
fréquences, motifs, améliorations possibles).
Prendre en compte dans le marché et le prix de la prestation le coût de l’encadrement : il
serait probablement compensé par la diminution des problèmes lors de l’exécution.
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