secrétaire médicale ( classe 2) à la division de

Relevez un défi. Visez l’excellence.
Challenge yourself
. Commit to Excellence.
Depuis plus de sept décennies, l’Hôpital général juif fournit des soins de qualité supérieure à tous les Montréalais et les Québécois, de toute origine ethniqu
e et
culturelle. Cette diversité - d’origine, de langues, de compétences et d’expertise - a toujours été l’une des caractéristiques
essentielles de notre personnel.
Aujourd’hui, nous vous invitons à participer à cette fière tradition tout en réalisant vos objectifs professionnels dans un h
ôpital renommé pour son excellence
médicale et ses recherches novatrices. Il existe de nombreuses perspectives d’avenir
dans ce milieu dynamique, où les installations de pointe et la création
continue de programmes et de services ouvrent de nouveaux horizons pour l’avancement personnel. En plus d’accorder une attent
ion soutenue aux besoins des
patients, l’Hôpital général juif a su générer une culture également axée sur les besoins des employés. Et comme c’est pratique! Situ
é dans l’arrondissement animé
Côte-des-Neiges (le quartier multiculturel le plus diversifié à Montréal), l’HGJ est facilement accessible
par autobus ou deux lignes de métro; il est entouré de
restaurants et de boutiques; il est au cœur de la ville. Venez découvrir l’Hôpital général juif — et vous redécouvrir dans le rôle de :
Ceci est un affichage à l’interne. Les membres du personnel intéressés doivent soumettre une copie de leur curriculum vitae à
la Division de recrutement, par courriel à recrute[email protected], au plus tard le 2013-12-12.
* Veuillez noter que seul les candidats retenus pour une entrevue seront contactés.
SECRÉTAIRE MÉDICALE ( CLASSE 2)
À LA DIVISION DE DERMATOLOGIE ONCOLOGIE
STATU
T
: Temporaire à temps complet
[Jour]
LIEU DE TRAVAIL: Dermatologie Oncologie
NATURE DES FONCTIONS:
Sous l’autorité du Chef divisionnaire et du Coordonnateur des services ambulatoires, le/la titulaire est une personne qui contribue à optimiser les activités
administratives et cliniques relatives à l’accès aux soins, à la circulation des patients, à leur taux de satisfaction et à l’efficacité tout en assurant une approche
centrée sur le patient. Cette personne témoigne son engagement envers la mission, la vision et les valeurs de l’HGJ et contribue à la qualité des soins et services.
Grâce à ses connaissances approfondies du fonctionnement du service ou des programmes, le/la titulaire accomplit une série de tâches administratives
conformément aux méthodes établies et aux procédures complexes qu’il/elle modifiera au besoin. Ses responsabilités comprennent généralement et
essentiellement des activités liées aux soins, au secrétariat, au travail de bureau informatisé, à la gestion de dossiers électroniques ou de fichiers et au travail de
collaboration avec plusieurs partenaires internes et externes.
PRINCIPALES ATTRIBUTIONS ET RESPONSABILITÉS:
• Accueille les patients ;
• Répond à tous les appels et à toutes les questions concernant un patient ;
• Démontre sa capacité d’utiliser efficacement les systèmes médicaux /administratifs de l’Hôpital (MédiVisit, OPERA, Espresso, Chartmax, PACS) et les
applications logicielles intégrées (OACIS) ;
• Gère les rendez-vous pris par téléphone, en personne, par courriel au service SMS, par le Web (le cas échéant), conformément aux priorités définies par les
médecins et au calendrier de la clinique ;
• Inscrit les patients et confirme leur visite dans MédiVisit dans les 48 heures précédant la date de leur rendez-vous ;
• Examine et valide la carte d’assurance-maladie (RAMQ), la carte d’hôpital, les renseignements démographiques et le numéro de téléphone ;
• Ouvre et tient à jour les dossiers médicaux électroniques ou les fichiers ;
• Est capable de transcrire toute correspondance qui lui est dictée ou remise par logiciel ;
• Classe tous les documents dans des dossiers ou les envoie aux archives pour qu’ils soient numérisés (Chartmax). Ces documents incluent :
o les notes de référence en provenance d’autres médecins;
o les notes envoyées au médecin référent;
o tous les résultats de tests ( radiographies, analyses de sang, TDM, IRM, etc…);
o les rapports chirurgicaux;
o les rapports de pathologie;
o Toute la correspondance.
• Prépare les demandes de tests requis et coordonne les rendez-vous pour les tests requis ;
• Inscrit au calendrier la date de la chirurgie d’un patient, de même que la date des réunions qu’ont les médecins membres d’un comité ;
• Assiste et participe aux réunions de l’équipe ou à des présentations organisationnelles de formation continue ;
• Travaille de concert avec ses collègues et avec les partenaires internes et externes ;
• Est responsable de commander et d’entreposer les fournitures de bureau et celles des salles d’examen ;
• Vérifie la date d’expiration de tous les médicaments et celle des fournitures médicales, éliminant ceux qui sont périmés conformément à la politique de
l’établissement ;
• Veille à la préparation des salles d’examen et à celle des instruments conformément aux politiques de contrôle des infections établies par l’Hôpital ;
• Assure la propreté et l’ordre des salles d’examen et veille et contribue au maintien d’un milieu de travail sain ;
• Accomplit tout autre tâche telle que demandées par le supérieur immédiat ;
• Peut parfois effectuer les tâches suivantes :
• Organise les réunions internes et externes, notamment avise les participants, réserve les salles de conférence, assure la logistique, la préparation et la
distribution des ordres du jour, et rédige le procès-verbal au besoin ;
• Interview les patients pour remplir les formulaires et les formulaires/questionnaires relatifs aux antécédents médicaux ;
• Conduit le patient à la salle d’examen ;
• Veille à ce que le patient soit bien informé, lui explique la nature des tests, des procédures et l’achemine vers d’autres ressources ;
• Effectue la désinfection générale de l’équipement des salles d’examen ;
• Reçoit et distribue le courrier d’arrivée; examine et évalue le courrier pour identifier les questions qui exigent une attention prioritaire.
EXIGENCES ET QUALIFICATIONS:
• Diplôme de fin d’études professionnelles en secrétariat médical d’une institution reconnue par le ministère de l’Éducation, du Loisir et su Sport.
• Attestation spécialisée en secrétariat médical est un atout.
• Diplôme d’études collégiales est un atout.
• Formation en bureautique et connaissance de la terminologie médicale,
• Expérience hospitalière durant 1-2 ans de préférence.
• Démontre des compétences de niveau intermédiaire en informatique dans Microsoft Office, Excel, PowerPoint.
• Fait preuve d’éthique professionnelle et d’un comportement professionnel dans ses relations avec les patients et avec les partenaires internes et externes.
• Fait preuve d’efficacité dans le traitement de renseignements confidentiels et sensibles.
• Est capable d’établir efficacement les priorités de son travail, de gérer le volume de travail et de respecter les échéances.
• Possède de bonnes aptitudes de communication interpersonnelle, orale et écrite.et doit être bilingue : maîtrise du français et de l’anglais.
ÉCHELLE SALARIALE:
• De $17.93 par heure à $21.59 par heure.