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Oncobretagne CEM
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REUNION
GROUPE « QUALITE »
COMPTE-RENDU
Mardi 27 novembre 2012
Clinique de la Gare Saint Brieuc
Version finitive
Version valie le 08.11.2012
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Les présents
LORIENT : Aline THEAUD, Qualiticienne - Réseau Onc’Oriant
RENNES : Marie MAINGUY, Innieur quali - Territoire n°5
Laurence BEREHOUC, Ingénieur quali - Oncobretagne
QUIMPER : Claire NORMAND, Animatrice quali - Réseau Onco’Kerne
BREST : Sophie CHACON, Innieur quali - Réseau du Ponant
SAINT-BRIEUC : Florence LUNEAU, Innieur Quali - Réseau Oncarmor
Intervention téléphonique :
VANNES : Dr Lila SIMON-RENDU, Médecin Coordinateur - seau
Oncovannes
line PRONO, Qualiticienne Oncovannes
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La union commence à 09 h 15
Lordre du jour
Plan d’actions Qualité – Bilan d’activité
Avis du groupe sur le plan d’actions « RCP »
Avis du groupe sur le plan d’actions « PPS »
Point sur la Plateforme Alfa Lima
Informations diverses
Prochaine union
Compte-rendu de la réunion
PLAN DACTIONS QUALITE BILAN D’ACTIVITE
Afin de visualiser au préalable les thèmes devant être abordés par les différents territoires de san, et
ainsi permettre la mise en commun de ce qui peut l’être, une réflexion sur le choix d’outils a été conduite.
Les établissements ptextent souvent qu’ils ne savent pas quelles sont les actions mees par les 3c
et les réseaux.
Plans d’actions et bilans d’activi sont les outils qui devraient permettre de présenter, aux
établissements concernés, la démarche d’amélioration de la qualité mise en œuvre au sein des
territoires ainsi que lessultats de cette marche, donc lapport potentiel des réseaux dans
l’accompagnement de ces établissements dans la prise en charge de leurs patients cancéreux.
Présentation, par Marie MAINGUY, d’outils de planification et de suivi. Les supports utilisés seront
transmis aux différents 3C par Marie.
Afin de permettre aux établissements de visualiser l’activité du 3C, une répartition du temps imparti à
la gestion du 3C et à chaque structure a é effectuée. Une base fixe est consace à la gestion des
RCP et aux évaluations transversales, le temps restant est divi entre chaque structure.
Pour les établissements de petite taille, un nombre de joures minimal est fini, pour les autres
structures, la partition est fonction de la taille de l’établissement et de la file active.
La trame de plan d’actions du Territoire n°5 a échoisi comme base de travail par le groupe.
Pour permettre la mise place du plan d’actions, il est nécessaire de se projeter sur plusieurs années :
Lister les demandes des instances externes et leur échéance (date de l’évaluation triennale
et temps préparatoire (un sudes points posant question sera propo par Aline et
Claire), enqte de l’INCA, renouvèlement des autorisations, …).
Les autorisations vont nécessiter l’envoi des dossiers pparatoires 18 mois avant la date de
renouvellement soit en Mai 2013. Le dossier à transmettre à l’ARS ne sera fournit au mieux
quen vrier 2013.
Lister les demandes des établissements (IPAQSS, CPOM, présentation du bilan d’activité
…), les écances
Lister les groupes de travail, les audits régionaux,
Lister les travaux projes par le 3C, le seau de coordination (bilan d’activi, enqtes, …).
Evaluer le temps cessaire pour chaque action
Planifier les actions
Ce document est à initier par le qualiticien, avec la participation des membres du réseau.
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Des indicateurs de suivi de chaque action sont à prévoir, si possible, exemple % de RCP avec audits,
nombre de réunions alisées/nombre de réunions pvues,
Un bilan d’activi reprenant l’ensemble des actions mees doit permettre au 3C de visualiser
l’importance du travail effectué, de poursuivre les actions non finalies, et de fléchir à la mise en place
du plan d’actions de l’année suivante. C’est également un outil de communication intraseau ainsi que
vers les divers interlocuteurs de la structure.
AVIS DU GROUPE SUR LE PLAN D’ACTIONS « RCP »
Une revue des différents items, remplis par les différents 3C, du tableau en annexe 2 a été alisée.
La priorité a été mise sur un travail de vision des chartes RCP, à partir d’une trame gionale
vie.
Ces chartes devraient être des outils d’amélioration des pratiques :
le quorum, que doit-il être ? Représentation de 3 scialités différentes, fonction des
thésaurus gionaux ? Que faire en cas de quorum non atteint ? Une produre de report
doit être proposée pour permettre un passage dans les plus brefs délais des patients le
nécessitant.
prévoir la daction d’une fiche de missions dudecin coordonateur et ses suppants. Ils
sont désigs par les membres permanents de la RCP pour 2 ans, avec renouvellement
tacite chaque année.
une produre de demande d’enregistrement sans avis doit être ingrée, en tant qu’annexe
éventuellement, dans la charte RCP
une produre de contrôle des demandes d’enregistrement sans avis devra être digée, dire
qui fait quoi en cas de dossier cessitant une discussion.
préciser les modalités dinformation du patient ainsi que le type de consentement demandé.
Laccord du patient quant à l’informatisation de son DCC peut être obtenu par l’établissement
comme son consentement à l’informatisation de ses données personnelles dans le dossier
patient-établissement, comme son consentement à une éventuelle transfusion, …. Il s’agit
dans ce cas d’un consentement écrit.
définir l’organisation des RCP en termes de préparations préalables, de présentation des
dossiers, denregistrement des avis dons en RCP et des modalités de validation des
comptes-rendus de RCP (un compte-rendu de RCP est un document médical, ilcessite
donc une relecture et une validationdicale).
Laxe d’amélioration est la mise en place d’une organisation sécurie permettant dans les plus brefs
délais la transmission de la fiche/CR de RCP aux praticiens destinataires. Les délais de transmission du
CR ne peuvent excéder 5 jours pour une prise en charge corente du patient.
De plus sur certains territoires, revoir :
la riodici des RCP supérieure à 2 semaines
la mise à jour des tsaurus dans les salles de RCP
la présence des dones a minima qui doivent être disponibles lors de la RCP
Une seule demande en matre de visioconférence de la part du CMC de la Baie de Morlaix,
demande de participation au financement du matériel cessaire
Calendrier :
réaliser un bilan d’activité de l’année 2012
réfchir le plan d’actions de l’année 2013, sa planification et son suivi
(indicateurs)
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Les évaluations des RCP, afin derifier l’enregistrement de tous les dossiers, l’exactitude des
informations transcrites et l’aquation des dossiers discutés en RCP, ne sont pas systématiquement
mises en place sur chaque territoire.
Marie, compte tenu de la situation de son territoire, est appelée à viser l’ensemble des Chartes RCP
de son secteur. Elle se propose de faire parvenir à toutes ce travail pparatoire.
Quant à l’exploration des modalités d’intégration des CR de RCP dans le dossier patient des
Etablissements, un travail commun avec les cellules qualité des Etablissements doit être réfchi.
Présentation par le Dr SIMON RENDU de l’expérience du Réseau Oncovannes en matière de mise
en place de messagerie sécurisée
La mise en place a é effective en janvier 2012 et a nécessi un travail pparatoire d’environ une
année.
Après contact avec l’ensemble des structures, une filre d’envoi a été créée pour chaque
établissement.
Pour le CHBA, un « copier/coller » du CR de RCP est réali dans le dossier informatisé du patient.
Pour la Clinique Océane : mise en place d’une messagerie uniquesanté avec accès à toutes les
personnes concernées pour permettre la curation des CR de RCP.
Point sur l’enquête IPAQSS RCP + DA + PPS :
Des sultats ne paraissent pas toujours cohérents, un contact sera pris chaque fois que nécessaire
pour une meilleure comphension dessultats obtenus (exemple : évaluation riatrique sur certains
territoires).
Pour le Dispositif d’annonce ainsi que pour les PPS, seuls les dossiers patients conformes au niveau 2
selon l’HAS ont é pris en compte ce qui ne permet pas davoir une idée vraie de la alité terrain en la
matière.
Si vous souhaitez étudier tout particulrement, certains indicateurs, merci d’en faire part.
AVIS DU GROUPE SUR LE PLAN D’ACTIONS « PPS »
Le seau OncoBretagne s’est vu confié, par l’ARS, une mission sur la mise en œuvre du PPS afin de
aliser un point pcis sur la situation actuelle dans les différents établissements bretons autorisés pour
les traitements des cancers et les difficuls rencontes, de proposer des outils adaps à leur activi et
aux attentes des patients et d’élaborer des recommandations en terme d’organisation.
Certains établissements sont en attente d’accompagnement, en particulier sur le Territoire n°5. Une grille
daudit a é réalisée avec la collaboration d’une structure. Marie se propose de la transmettre aux différents
3C.
Tous les PPS comportent les items nécessaires a minima, cf. trame régionale. Les trames de PPS étant
établissement voire service pendant, un état des lieux de l’existant doit être ali. Quelle est l’utilisation
qui en est faite ? Qui les utilisent ? La complexi de certains outils ne favorise pas leur remplissage. A
vérifier. Remonter des informations sur lexistant, les organisations performantes et également les difficultés
rencontrées.
Voir avec les DIM, ce qui est fait en matre de cotation PMSI de la consultation d’annonce et de la remise
de PPS.
Un PPS informatisé est propo sur le territoire 1.
Calendrier :
A partir de l’existant, des besoins, réfléchir à une nouvelle proposition de
charte gionale des RCP en y intégrant les points vus pdemment
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