credatis - Credatech
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CREDATECH Présente CREDATIS Progiciel dédié au Recouvrement de Créances Relances commerciales – Relances amiables Recouvrement contentieux vendredi 4 août 2006 1 CREDATIS • Présentation - p3 • Objectifs – p4 • Consolidation – p13 • Recouvrement – p18 • Accompagnement – p24 • Volumes – p25 • Données – p26 2 CREDATIS CREDATIS est une solution métier, développée par des experts de la gestion du poste clients et du recouvrement amiable et contentieux, destinée à fiabiliser le processus de recouvrement des créances. • CREDATIS s’intègre simplement à votre Système d’Information et se positionne comme une alternative à la mise en oeuvre de briques ERP/PGI complémentaires, qui nécessitent souvent des adaptations spécifiques. • CREDATIS, outil de pilotage du recouvrement, permet de limiter l’intervention de tiers et de réduire les coûts induits. • CREDATIS, progiciel paramétrable, s’adapte à votre organisation et à vos procédures (centralisation, décentralisation, relance avant échéance, escalade, acteurs, outils de communication …) • CREDATIS, permet d’optimiser les ressources affectées, les tâches peu rentables étant automatisables (relances papier, suivi des promesses de paiement, suivi des litiges…). • 3 Objectifs • Faire respecter ses conditions générales de vente (CGV). • Réduire les délais de paiement. • Diminuer les risques de contestation. • Identifier les causes de l’échu. • Analyser le risque de non recouvrement. • Agir au bon moment avec une action adaptée. • Impliquer les équipes commerciales. • Réduire les coûts de recouvrement et de refinancement. • Suivre litiges et promesses. • Faire accepter ses factures par le client. • Éditer des duplicata. 4 Objectif- Agir au bon moment avec une action adaptée L’écran agenda La liste des tâches à traiter donne un accès direct à l’écran compte client ou contrat concerné par la tâche à traiter. Le menu donne un accès direct à l’écran Agenda de l’utilisateur. Un code couleur explicite permet d’identifier instantanément le degré d’urgence de l’action proposée. L’écran Agenda de Thémis permet d’identifier en temps réel les clients à relancer. Tout retard est immédiatement traité suivant la procédure de relance sélectionnée. 5 Objectif- Connaître à tout moment la position du compte client L’écran compte Rappel des informations clients. Zoom détail. Détail des postes non soldés. Un filtre permet d’afficher les postes soldés. Tâches préconisées résultat du paramétrage procédural. Tâches spontanées à la disposition de l’utilisateur. Notes 6 Objectif- Identifier les causes de l’échu Avec Crédatis, identifiez en temps réel les causes de l’échu de votre encours et leur répartition par type et par acteur. Répartition par cause : • Litige, • Promesses, • Juridique, • Retard. Répartition par acteur : • Client, • Logistique, • Production, • Comptabilité, • Commercial. Crédatis permet une consolidation des informations au niveau des différents acteurs, zones géographiques ou types de contrats/produits. Cette consolidation se fait en temps réel et s’affiche directement dans les écrans utilisateurs. 7 Objectif - Gestion efficace des litiges clients Litige Déclaration du litige - Motif du litige, - Montant litigieux déclaré, - Commentaire litige. Clôture du litige: - Motif de clôture, - Montant accepté, - Commentaire de fin. Client Concerné Facture/Crédit Crédatis assure le suivi des litiges clients bloquants le paiement des factures. Le gestion de litiges de Crédatis permet de : • Suivre la résolution des litiges déclarés par les clients. • Relancer les intervenant en charge de la résolution du litiges. • Restituer des statistiques par nature et code litige déclaré et résolu. 8 Objectif – Une gestion efficace des promesses Promesse Déclaration de la promesse - Date d’échéance promesse. Client Facture Clôture du promesse : - Promesse respectée, - Promesse non respectée. Crédatis assure la gestion du suivi des promesses de paiement portant sur des factures non soldées. Le gestion de promesses de Crédatis permet de : • Suivre le respect des promesses de paiement faites par les clients. • Émettre une relance en cas de non respect de la promesse. • Restituer des statistiques sur les promesses respectées ou non. 9 Objectif – Anticiper les retards dus aux demandes de duplicata GED GEIDE CREDATIS Écran Détail facture Module courrier Crédatis interroge la GED en vue de l’obtention d’un duplicata Crédatis facilite la gestion de l’édition des duplicata demandés par les clients. L’interfaçage de Crédatis avec votre GED permet : • À l’utilisateur en contact avec le client d’éditer des duplicata sans quitter son écran Crédatis. • À un client disposant d’un compte utilisateur Crédatis d’éditer lui-même les duplicata nécessaires. 10 Objectif – Faire accepter ses factures par le client Facture à émettre. Envoi d’un courriel à l’interlocuteur chez le client habilité à accepter les factures. L’interlocuteur se connecte à son compte Crédatis. L’interlocuteur habilité accepte la ou les factures proposées. L’interlocuteur habilité ne se connecte pas à son interface pendant la période d’acceptation. L’interlocuteur habilité émet une contestation, déclare un litige ou fait une promesse de paiement. L’interlocuteur télécharge la facture et/ou la reçoit par la poste. La facture est supposée acceptée et est envoyée au client. Le gestionnaire en charge du client est informé de l’incident. • Pour les clients habilités, il est possible de mettre à disposition une interface d’acceptation des factures à émettre. • Objectif : obtenir l’acceptation des factures et identifier en amont de l’émission de la facture les éventuels contestations ou litiges pouvant survenir. • En cas de carence de la part du client, une fois le délai fermé, la facture est supposée acceptée. 11 Objectif – Disposer d’états de synthèse Crédatis permet d’avoir une vue consolidée par contrat, acteur (créancier, client, commercial, sous-traitant…) ou portefeuille, des informations suivantes : Factures non soldées, • Crédits non rapprochés, • Balances âgées «Métier» (non échu, échu, échu douteux, sain), • Balances âgées «Datée» (par tranche de calendaire), • Suivi des Litiges client (produits, comptables, juridiques), • Suivi des Promesses de paiement, • Causes de l’échu (identification des causes de l’échu par acteur et/ou incident), • Suivi des Performances Gestionnaire, • Délais de paiement, retard, DSO sur contrat, acteur, client… • Facturation et restant dû année glissante + rappel années n-1 et n-2. • Ces informations se retrouvent dans les écrans Crédatis et sont éditables au formats pdf, xml, csv (Excel). 12 Consolidation • La gestion par contrat, base de la consolidation. • Consolidation géographique. • Consolidation par acteur (client, créancier, groupe…). • Consolidation par type de contrat ou produit. 13 La gestion par contrat – base de la consolidation Écran compte Client Écran compte Créancier Écran compte Assurance crédit Écran compte Facture Caution Écran compte Facture Key manager Écran compte Facture Commercial Écran compte Facture Livreur Écran compte Contrat Facture La gestion par contrat et ses rattachements aux divers acteurs permet de faire toutes les consolidations utiles. Chaque acteur à une vision consolidée des informations qui le concernent : contrats, balances âgées, indicateurs, factures, avoirs, incidents (litiges, promesses, impayés). 14 Consolidation - géographique a2 a3 UK a1 A B It Données consolidées : • Factures • Crédits (avoirs) • Encours • Plafonds & épuisement • Risque • DSO • Délais (respect CGV) • Litiges client • Promesses • Garanties • Impayés • Agendas Crédatis permet une consolidation des informations : • Sur les entités d’un même groupe (maison mère A et établissements a1 à a3). • Sur les entités d’un même pays (maison mère A et filiale nationale B). • Sur les entités par pays (Uk et/ou It). • Sur la totalité des entités d’un groupe (ensemble A + B + UK + It). Cette consolidation se fait en temps réel et s’affiche directement dans les écrans utilisateurs. 15 Consolidation – par acteur Client Créancier Assurance crédit Caution Livreur Key manager Données consolidées : • Factures • Crédits (avoirs) • Encours • Plafonds & épuisement • Risque • DSO • Délais (respect CGV) • Litiges client • Promesses • Garanties • Impayés • Agendas Commercial Crédatis permet une consolidation des informations au niveau des différents acteurs intervenant dans le processus. Cette consolidation se fait en temps réel et s’affiche directement dans les écrans utilisateurs. 16 Consolidation – par contrat/produit Produit 1 Produit 2 Produit 3 Données consolidées : • Factures • Crédits (avoirs) • Encours • Plafonds & épuisement • Risque • DSO • Délais (respect CGV) • Litiges client • Promesses • Garanties • Impayés • Agendas Crédatis permet une consolidation des informations au niveau des différents contrats et types de produits de l’entreprise. Cette consolidation se fait en temps réel et s’affiche directement dans les écrans utilisateurs. 17 Recouvrement • Adapté à l’état de la facture • Procédures paramétrables • Exemple d’organisation décentralisée • Implication de tous les acteurs • Calcul des pénalités 18 Recouvrement – Adapté à l’état de la facture Émission facture Échéance Relance Commerciale Préventif >> Passage CTX Relance amiable Curatif >> Litiges >> Contentieux Déclarations de créances Injonctions de payer Promesses >> Assignations Pénalités Pilotage sous-traitance Crédatis permet d’assurer le suivi des factures, de leur émission à leur extinction, en passant par les différents incidents (litiges, promesse, impayé, non paiement…). Pour chaque étape, il est possible de prévoir un processus Workflow adapté et l’affectation au gestionnaire compétent. 19 Recouvrement - Procédures paramétrables CREDATIS permet le paramétrage de n procédures de recouvrement composées de n étapes (actions). Le service utilisateur peut donc dédier des procédures plus ou moins comminatoires ou commerciales à chaque typologie de client ou de contrat. Action Automatique Génération automatique d’un courrier, d’un mail ou d’un fax de relance. Médias Action Semi automatique Proposition de relance manuelle dans l’agenda, en cas de « hors délai » exécution d’une relance automatique. Action Manuelle Proposition de relance manuelle dans l’agenda, la tâche reste proposée tant qu’elle n’est pas traitée. Courriel >> Fax >> Courrier >> Appel téléphonique >> LRAR >> Les documents émis peuvent être transmis à un prestataire dédié à l’impression et au routage des courriers (exemple : MAILEVA). En mode ASP, ce service est proposé sous forme d’option. 20 Recouvrement – Exemple d’organisation décentralisée CREDATIS Étranger: Créances étranger, profil gestionnaire spécialisé, procédures adaptées Région 1 : - Assistantes commerciales en charge des relances, - Commerciaux impliqués dans la résolution des litiges - Procédures de suivi escalade Région 2 : gestionnaire = responsable recouvrement 21 Recouvrement – Implication de tous les acteurs Client Créancier Assurance crédit Caution CREDATIS Livreur Key manager Commercial CREDATIS permet de créer autant de profils utilisateurs que nécessaire en plus des comptes gestionnaires. Objectif : permettre à tout intervenant habilité (compte utilisateur avec profil et droits limités) d’accéder aux informations qui le concernent (informations publiques). 22 Recouvrement – Calcul des pénalités Facture non soldée à échéance + x jours Un utilisateur habilité valide le transfert des pénalités vers SI comptable Crédatis génère les pénalités Pénalités SI comptable CREDATIS Factures Crédatis émet un fichier à destination du SI comptable Le SI comptable envoie les pénalités à Crédatis sous forme d’enregistrement facture Crédatis permet : • De calculer automatiquement le montant des pénalités. • D’émettre les informations pénalités en direction du SI comptable de l’entreprise afin qu’il prenne en compte ces pénalités sous forme d’une nouvelle facture. • Prendre en charge le recouvrement des sommes dues au titres des pénalités. 23 CREDATECH - Accompagnement Nous pouvons intervenir à chaque niveau du projet : • Analyse de l’existant, définition des comportements payeurs clients, • Préconisations organisationnelles et fonctionnelles, • Mise en place de notre logiciel CREDATIS (prise en compte des spécificités métier, clients, organisation interne, transfert de compétence, mise en production…) • Assistance technique (développement de fonctionnalités ou modules spécifiques, interfaces import export spécifiques…) • Coaching d’équipes de recouvrement, • Externalisation du poste client, • Financement du poste client… 24 Volumes et données Volumes atteints sous Oracle version 8.1 minimum : • • • • 100.000 clients actifs 2.000.000 de factures en stock (historique de 3 années) 200.000 factures non soldées à leur date d’échéance 150 utilisateurs Traitements : • Relance • Recouvrement commercial et amiable • Recouvrement contentieux • Gestion des litiges • Gestion des promesses • Analyse des causes de l’échu 25 CONTACT Pour plus d’informations, contacter : Fabian POLISOIDIS 01.53.29.91.28 [email protected] CREDATECH/Groupe GTI 29-31 rue Saint Augustin 75002 PARIS 26
