VOYAGES ET SORTIES RECTORAT DE CRETEIL DACSES 2016 Dossier 2 sur 4 1 GROUPE DE TRAVAIL ACADEMIQUE ATTAL Frédérique, agent comptable lycée N-J Cugnot, Neuilly-Sur-Marne BALLET Maïté, agent comptable lycée Condorcet, Saint-Maur-Des-Fossés BONTE Hélène, agent comptable Lycée Henri Moissan, Meaux BOURGEOIS Michel, agent comptable lycée Edouard Branly, Nogent-surMarne BRIVAL Dominique, chef d’établissement collège Pierre Sémard, Drancy CORBIERE Gabriel, agent comptable lycée André Boulloche, Livry-Gargan DEPREZ Laurent, chef d’établissement LP Antonin Carême, Savigny-leTemple FAURE Catherine, agent comptable Lycée La Tour des Dames, Rozay-enBrie HUGOY Franck, Chef du DACSES, rectorat de Créteil LAISNEY Nathalie, gestionnaire DACSES, rectorat de Créteil LE GUILLOU Jérôme, chef d’établissement lycée Saint Exupéry, Créteil MEHOU-LOKO Annie, chef d’établissement collège Victor Hugo, Créteil PERRON Sylvie, chef d’établissement Robert Schuman, Charenton-le-Pont PERRON Yannick, chef d’établissement LP Madeleine Vionnet, Bondy SUEL Catherine, agent comptable lycée François Mansart, Saint-MaurDes-Fossés VINCENT Bernard, chef d’établissement lycée Condorcet, Saint-Maur-DesFossés Un remerciement particulier au dynamisme du district de SaintMaur à l’initiative de ce projet !! 2 VADEMECUM VOYAGES & SORTIES LES MARCHES PUBLICS 3 LES MARCHES PUBLICS SOMMAIRE 1- Tâches à charge du gestionnaire 2- Annexes à disposition dans l’ordre d’utilisation Annexe 1 document relatif à la programmation des voyages (PJ à l’acte du conseil d’administration). voir aussi les Annexes 1 & 1bis fiche projet voyage et exemple de programme/projet voyage Cf. vademecum enseignants partie 1/4 Annexe 2 Exemple de publication sur le site dématérialisé d’achat public Annexe 3 Organisation d’un voyage pédagogique Annexe 4 Modèle Cahier des charges Annexe 5 DPGF (à compléter par le fournisseur) Annexe 6 Acte relatif au marché public et décision de la commission des marchés Annexe 7 Exemple de communication de la décision de la commission des marchés aux fournisseurs : accord Annexe 7bis Exemple de communication de la décision de la commission des marchés aux fournisseurs : refus Annexe 8 Acte du Conseil d’administration relatif au financement des voyages scolaires A noter dans ce cas que le voyage est budgétisé lors du Conseil d’administration de novembre. Annexe 8bis Acte DBM pour vote (dans le cas des EPLE qui ne parviennent pas à inscrire les voyages et sorties au budget après programmation annuelle). Annexe 9 Attestation de versement d’un don Annexe 10 Absence de justificatif de régie d’avances Annexe 11 Procès Verbal de clôture de régie d’avances Annexe 12 Désistement accordé Annexe 13 Tableau récapitulatif des seuils et des procédures pour les EPLE au 1er avril 2016 4 1 – TACHES A LA CHARGE DU GESTIONAIRE 5 TÂCHES A LA CHARGE DU GESTIONNAIRE POUR TOUT VOYAGE Distinction entre voyages/sorties obligatoires et voyages/sorties facultatifs : Voyages et sorties obligatoires sont financés par le budget de l’EPLE. Même s’ils nécessitent un délai d’organisation raisonnable (car ils induisent des commandes, voir des paiements), ils ne sont pas complexes d’un point de vue réglementaire. A l’inverse, ceux qui sont facultatifs, c'est-à-dire ceux qui impliquent des financements divers (familles, subventions, dons, prélèvements sur le FDR) nécessitent un respect réglementaire strict décrit ci-dessous : ORGANISATION SUR N-1 Définition En liaison avec… CA Chef de Projet Juin : Vote du programme prévisionnel des voyages/sorties (annexe 1) Les projets ont préalablement été soumis à l’ordonnateur et les éléments constitutifs des projets ont été communiqués à l’intendance (destination, durée et déroulé du séjour, classes concernées, nombre de participants, identité des accompagnateurs, formule retenue, budget prévisionnel). L’annexe 1 récapitule l’ensemble des voyages/sorties qui seront réalisés sur l’exercice budgétaire n+1. La délibération du conseil d’administration fait l’objet d’un acte administratif non soumis à l’obligation de transmission aux autorités de tutelle. Dès la rentrée scolaire jusqu’au 25 septembre dernier délai : Suite et fin de la collecte des éléments constitutifs des projets nécessaires à la publication des marchés (notamment l’annexe 1bis du vadémécum enseignants). Vérification en présence des chefs de projets des éléments communiqués. X X X Du 28 septembre à la mi-octobre : avis d’appel public à la concurrence Publication en ligne des projets sur le site dématérialisé d’achats publics (Annexe 2). Joindre à l’annexe 2 : Annexe 1 bis du vadémécum enseignants Annexe 3 : Organisation d’un voyage pédagogique Annexe 4 : Cahier des charges Annexe 5 : Décomposition du Prix Global et Forfaitaire (D.P.G.F). 6 Mi octobre : Commission des marchés immédiatement suivie du conseil d’administration. Choix des voyagistes en commission des marchés. X Les chefs de projets peuvent assister à la commission en tant qu’invités. Suite à la délibération, rédaction de l’acte de la commission (annexe 6). Communication du choix de la commission aux chefs de projets (en cas d’absence à la commission) et aux soumissionnaires (annexe 7 et 7bis). Tenue du conseil d’administration : délibération conforme à la décision de la commission des marchés (annexe 8 et 8bis et/ou 8ter). Définition du calendrier des opérations de gestion (collecte des encaissements auprès des élèves, des pièces justificatives et programmation de la réunion d’informations des familles). X A noter que la délibération du conseil d’administration devient exécutoire 15 jours après sa transmission aux autorités de contrôle. Durant ce délai, aucun contrat ne peut être signé par le chef d’établissement, seul responsable des marchés publics et seul à pouvoir engager juridiquement l’EPLE. Aucun bon de commande ne peut être établi et aucun encaissement ne peut être recouvré. Une fois l’acte exécutoire : Collecte de la liste des participants. Envoi du contrat signé de l’ordonnateur aux voyagistes accompagné de la liste des participants. Collecte des pièces justificatives des élèves (lettres d’engagement des familles ,1ier versement sous bordereau de transmission et RIB). Fiche médicale d’urgence, autorisation parentale de sortie du territoire, carte nationale d’identité ou passeport, attestation d’assurance dommages et responsabilité civile, carte européenne d’assurance maladie sont précieusement conservées par les chefs de projets. X Encaissements des chèques et espèces conformément au calendrier défini par l’agent comptable. Règlement des premiers acomptes aux fournisseurs dans la limite de 70% de la facture et des encaissements réalisés. Fin novembre : Inscription des voyages et sorties au budget n+1 et vote du budget X 7 ORGANISATION SUR N En liaison avec… Définition CA Dès que le budget est exécutoire : Poursuivre les encaissements (selon le calendrier fixé) Recenser les versements subrogatoires (aides financières en cours pour les familles en difficulté financière : CCAS, FS) et les éventuels dons (annexe 9). Tant que les encaissements ne sont pas effectués, les familles ne peuvent partir. Poursuivre le versement des acomptes aux fournisseurs dans la limite de 70% Dès livraison des documents par les voyagistes : Payer le solde des voyages. Un mois avant le départ : Dans le(s) cas où toutes les dépenses n’ont pas été intégrées aux marchés : ouvrir les régies d’avances. Quelques jours avant le départ : Remettre les avances aux régisseurs. La semaine suivant le retour du voyage : Réceptionner les justificatifs des menues dépenses effectuées sous peine de non remboursement. En cas d’absence de justificatifs, renseigner l’annexe 10 Etablir le procès verbal de clôture de régie d’avances (annexe 11) Recenser les familles à rembourser suite à désistement accordé par le chef d’établissement (exemples : problème de santé et cas de force majeure) : annexe 12 Au Conseil d’Administration suivant l’exécution des voyages : Inscrire les bilans pédagogiques et financiers à l’ordre du jour Voter les bilans financiers (annexe 13 du vadémécum enseignants) Se prononcer par délibération sur l’utilisation des excédents éventuels ou sur le financement des déficits. Le bilan financier fait démarrer le délai de remboursement des reliquats aux participants. Le trop perçu est définitivement acquis à l’EPLE à l’expiration d’un délai de trois mois à compter de la date de notification aux familles. Si les participants se désistent du reversement des reliquats, un nouveau conseil d’administration prend une délibération quant à leur utilisation. Trois mois après notification aux familles des reliquats : Communiquer les RIB à l’agent comptable pour émission des ordres de paiement aux familles bénéficiaires. En cas de financement partiel des voyages sous forme de dons, procéder aux remboursements des dons. Chef de projet X X X X X 8 2 – ANNEXES 9 Année Scolaire ................../……………………….. Programme prévisionnel des voyages et sorties pédagogiques ANNEXE 1 présenté au Conseil d’Administration du : Résultat du vote Pour : Contre : Abstention : Projet Dates Responsable du ROJET projet Classes concernées et nombre d’élèves/classe Coût total estimé * Participation demandée à la famille Autres Financements * Joindre l’ANNEXE 13 du Vademecum « voyages et sorties enseignants »- dossier 1/4 10 ANNEXE 2 Logo site dématérialisé de marchés publics XXXXXXXXXXXXX SITE DEMATERIALISE DE MARCHES PUBLICS PUBLICITE D’UN APPEL D’OFFRES DE MARCHES PUBLICS Dépositaire de l’offre : Etablissement : Adresse : Pouvoir adjudicateur : Contact : Tel : Fax : Email : Détail de l’offre – REF XX/XXX Type de produit : Objet : Descriptif : PUBLICATION D’UN VOYAGE EN XXXXXX, EN 20XX Veuillez compléter l’annexe 5 intitulée D.P.G.F Liste des fichiers publiés avec cette offre : ANNEXE 3 : Organisation voyage XXXXX.docx ANNEXE 4 : cahier des charges XXXXX.doc ANNEXE 5 : TABLEAU D.P.G.F XXXXX.xls ANNEXE 1 : PROGRAMME DU PROJET DE VOYAGE XXXXXX.doc Attribution du marché à l’offre économiquement la plus avantageuse appréciée en fonction des critères énoncés ci-dessous avec leur pondération : Qualité des produits : 30 % Qualité des services associés : 20% Qualité des conditions de livraison : 0% Prix : 50% Offre publiée du XX/XX/20XX auXX/XX/20XX. Echéance le XX/XX/20XX à XXhXX. ANNEXE 3 Année scolaire …. /…. ORGANISATION D’UN VOYAGE PEDAGOGIQUE Marché à procédure adaptée selon article 28 du nouveau code des marchés publics Dépense inférieure à 90 000 euros HT INTITULE : « XXXXXXXXXX » PROFESSEUR ORGANISATEUR : DATES DE DEPART ET DE RETOUR : Un voyage d’une durée de XX jours (XX nuitées) Période: du XX au XX xxxx 20XX PARTICIPANTS : nombre d’élèves : entre XX et XX élèves Nombre d’accompagnateurs XXX Total des participants : entre XX et XXX TRANSPORTS SOUHAITES : Avion au départ de Paris et à destination de XXXXX (refus de transfert en bateau), aussi bien à l’aller qu’au retour. Car sur place HEBERGEMENT : hôtel REPAS : pension Programme du séjour - Visites et/ou conférences et déplacements sur lieu de séjour – Déplacements en car -> cf. pièce jointe Signature du Professeur organisateur : ACCORD REFUS A du chef d’établissement , le Le chef d’établissement : Cachet de l’établissement Annexe 4 CAHIER DES CHARGES Marché à Procédure Adaptée (M.A.P.A) VOYAGES SCOLAIRES Etabli en application du nouveau code des marchés publics (CMP) Dénomination de l’établissement public donneur d’ordres (Etablissement public local d’enseignement) COLLEGE/LYCEE XXXXX ADRESSE CP VILLE Classification produits : Séjours pédagogiques ou culturels Allotissement : le marché comporte XX lots Pouvoir adjudicateur ………………………………………, Chef d’établissement Personne responsable du suivi du présent marché : …………………………, XXXXXXXX (indiquer la fonction) Règlement de l’appel d’offres : Date limite de réception des offres : XX XXXXXXX 20XX à XXh Offres à adresser en recommandé avec AR à XXXXXXXXXXX, (indiquer la enveloppe cachetée précisant : MAPA voyages scolaires - NE PAS OUVRIR fonction), sous Article 1er – Objet du marché Le collège/lycée ……………………………envisage d’organiser XX voyages scolaires. (voir documents en annexe) Article 2 – Allotissement Le marché comporte XXXX lots : Lot n° 1 – voyage à XXXX Lot n° 2 – voyage en XXXX Lot n° 3 – voyage XXXXX Etc…. Article 3 – Prix du séjour Le prix du séjour devra comprendre, selon les lots : le transport en autocar grand tourisme / en train / en avion / les péages et frais de parking / les transports sur place l’hébergement et les repas l’ensemble des visites l’assurance annulation pour tous les participants les prix sont fermes pour la durée du marché les prix comprennent tous les frais afférents à la prestation (aucun prix « à partir de » ne sera accepté) le voyage sera annulé si le nombre de participants élèves n’est pas respecté sur la base du minima publié Les devis ne devront pas faire apparaître de gratuité pour les accompagnateurs. Ils devront obligatoirement être présentés à l’aide du document « Décomposition du prix global et forfaitaire » (DPGF) joint en annexe, datés et signés. Le versement d’une somme forfaitaire par le voyagiste pour la préparation du voyage au profit du chef de projet doit être écarté au bénéfice d’une diminution du coût du voyage répartie sur l’ensemble des participants. Le règlement s’effectuera par mandat administratif. Des acomptes pourront être versés à l’entreprise titulaire du marché à hauteur de 70% du prix total par voyage TTC. Le versement du solde ne pourra être effectué que lors de la remise des documents permettant la réalisation du séjour, après service fait. Article 4 – Durée d’exécution du marché Le MAPA ainsi que le présent règlement d’appel d’offres sont valables tout au long de l’année scolaire 20XX/20XX. Article 5 – Divers Les voyagistes candidats devront obligatoirement être agréés Education Nationale et en apporter la preuve. Les entreprises de transport devront être en conformité avec l’arrêté du 2 juillet 1982 modidifé relatif aux réglementations sociales des transports ainsi qu’avec les règlements (CEE) n° 3820/85 et n° 3821/85 du Conseil du 20 décembre 1985 relatif au temps de conduite et de repos. Ville , le XX XXXXXX 20XX Le chef d’établissement, Pouvoir Adjudicateur ANNEXE 5 DECOMPOSITION DU PRIX GLOBAL ET FORFAITAIRE (D.P.G.F.) VOYAGE SCOLAIRE 20XX/20XXX Nombre d'élèves : Nombre d'accompagnateurs : (Préciser le lot : …………………………………….) DESIGNATION DES PRESTATIONS TRANSPORT (préciser les modalités : car, train, avion, …) HEBERGEMENT (préciser le type d'hébergement, la situation géographique, …) RESTAURATION (préciser les modalités : pension complète, 1/2 pension, repas supplémentaires, …) VISITES (préciser lesquelles, le lieu, la date, …) ASSURANCES ANNULATION (préciser les conditions, …) TOTAUX Cachet et signature du responsable habilité PRIX TOTAL TTC PRIX TTC/Participant ANNEXE 6 Cachet de l’établissement DECISION DE LA CAO DECISION DE LA COMMISSION DE MARCHES La Commission d’appel d’offres, sur convocation de son Président, adressée le X/XX/20XX, s’est réunie le XX/XX/20XX Etaient présents : La séance a été ouverte par X XXXXXXXXXXXX , Président à XX h. Objet : COMMISSION DE MARCHES : VOYAGE XXXXXX La Commission d’appel d’offres, conformément au code l’éducation, Sur le rapport du Chef d’Etablissement, DELIBERE : Article 1 : suite à l’absence de fournisseur retenu lors de la Commission d’étude des offres de marché du XX/XX/20XX, une nouvelle Commission de marché se réunit à ce jour. Article 2 : la Commission de marché retient le fournisseur XX pour le voyage XXXXXXXXX en 2015. La présente délibération est soumise au vote. Nombre de membres Suffrages exprimés COMPOSANT DE LA COMMISSION pour l’adoption : X DE MARCHES : X présents en début de séance : X présents au moment du vote : X contre l’adoption : X Abstentions et suffrages non exprimés abstentions : X blancs : X nuls : X ANNEXE 7 Ville, le XX XXXXX 20XX NOM SOCIETE ADRESSE CP VILLE OBJET : marché public VOYAGE SCOLAIRE XXXXX Dossier suivi par : gestionnaire-comptable Madame, monsieur, Le XX XXXX 20XX a été publié un avis d’appel public à la concurrence d’une offre de marché public VOYAGE SCOLAIRE XXXX, dont l’échéance était fixée au XX XXXXX 20XX. Le XX novembre 20XX, la commission des marchés s’est réunie pour examiner les offres déposées. J’ai décidé, en tant que pouvoir adjudicateur, conformément à l’avis de la commission des marchés, de retenir votre offre. Je vous prie d’agréer, Monsieur, mes sincères salutations. Le chef d’établissement, ANNEXE 7BIS Ville, le XX XXXX XX NOM SOCIETE ADRESSE CP VILLE OBJET : marché public VOYAGE SCOLAIRE XXXXXXX Dossier suivi par XXXXXX et XXXXXX Dossier suivi par , gestionnaire-comptable du ….. Madame, Le XX XXXX 20XX a été publié un avis d’appel public à la concurrence d’une offre de marché public VOYAGE SCOLAIRE XXXXXXXXX, dont l’échéance était fixée au XX XXXXX 20XX. Le XX XXXX 20XX, la commission d’étude des offres de MAPA s’est réunie pour examiner les offres déposées relatives au dit marché. J’ai décidé, en tant que pouvoir adjudicateur, conformément à l’avis de commission d’étude des offres de MAPA, de ne pas retenir votre offre, car aucune liaison en bateau n’est acceptée (avion direct de Paris en Crète). Je vous prie d’agréer, Monsieur, mes sincères salutations. Le chef d’établissement, ANNEXE 8 ANNEXE 8bis ANNEXE 9 CACHET DE L’ETABLISSEMENT VERSEMENT D’UN DON PAR UNE ASSOCIATION Je soussigné(e), lycée/collège M………………………………………………………., ……………………………………… certifie avoir chef reçu d’établissement les dons suivants ………………………………………………………………………. pour ………………………………………………………. Le Le chef d’établissement, du de ANNEXE 10 CERTIFICAT ADMINISTRATIF délivré pour attester de l’impossibilité d’obtenir un justificatif Je soussigné(e) _______________________ (nom, prénom), Chef d’établissement …………………………………….. , certifie que : Ex. : Impossibilité d’obtenir un ticket pour les transports en commun (absence de tickets dans le distributeur). Montant : _______ € IMPUTATION BUDGETAIRE : ________________ ARRÊTÉ AU MONTANT DE : __________________ € A ……………………….... le Le Régisseur, Le Chef d’établissement, ANNEXE 11 PROCES VERBAL de CLÔTURE DE REGIE TEMPORAIRE INSCRIPTION AU VOYAGE DU ……………….. au ………………………. Chef de projet : …………………………… Le _______________ M. / Mme _______________ (nom, prénom), cesse ses fonctions de régisseur temporaire d’avances du voyage _______________ du _____ au _____ avec l’autorisation de M…………………………………………………………………, Gestionnaire (comptable). Les écritures de M. / Mme _______________ (nom, prénom) sont arrêtées aux résultats ci-dessous : Avances reçues : _______________________ € Dépenses justifiées : ___________________ € Dépenses rejetées : ____________________ € (à rembourser par le Régisseur) Reversements effectués : ________________ € Solde chez le régisseur : _________________ € Observation(s) : Signatures : Le régisseur, sorti de fonctions Le Chef d’Etablissement, Le Gestionnaire (comptable), ANNEXE 12 ATTESTATION Je soussigné(e), ……………………………….. , Chef d’établissement, certifie que l’élève : inscrit sur la liste des participants au voyage à pour la période du voit en concertation avec la famille, son inscription annulée. Le montant de la participation au voyage de € sera remboursé à la famille à hauteur de €. Le Chef d’établissement ANNEXE 13 Tableau récapitulatif des seuils et des procédures pour les EPLE au 1er avril 2016 MONTANT DES ACHATS HT PUBLICITE PROCEDURE FOURNITURES, SERVICE ET TRAVAUX < À 25 000 € Pas d’obligation mais il est conseillé de procéder à une publicité lorsque le contexte économique et concurrentiel le justifie. Pas d’obligation mais il est conseillé de procéder à une mise en concurrence minimale lorsque le contexte économique et concurrentiel le justifie. De 25 000 à 89 999,99 € Publicité adaptée à l’objet du marché et à son montant. Mise en concurrence adaptée. FOURNITURES ET SERVICES De 90 000 À 208 999,99 € > 209 000 € Profil d’acheteur obligatoire, publicité imposée Mise en concurrence adaptée. par le décret 2016-360 : BOAMP ou JAL + presse spécialisée si nécessaire. L’une des procédures formalisées Profil d’acheteur obligatoire, publicité imposée prévue par le décret 2016-030 (article 25 par le décret 2016-360 : et 33) BOAMP ou JAL + presse spécialisée Commission d’appel d’offres si nécessaire. obligatoire (L1414-2 du CGCT). TRAVAUX De 90 000 À 5 224 999,99 € >5 225 000 € Profil d’acheteur obligatoire, publicité imposée Mise en concurrence adaptée. par le décret 2016-360 : BOAMP ou JAL + presse spécialisée si nécessaire. L’une des procédures formalisées Profil d’acheteur obligatoire, publicité imposée prévue par le décret 2016-030 (article 25 par le décret 2016-360 : et 33) BOAMP ou JAL + presse spécialisée Commission d’appel d’offres si nécessaire. obligatoire (L1414-2 du CGCT).