Voyages et sorties dossier 2 sur 4

VOYAGES
ET
SORTIES
RECTORAT DE
CRETEIL
DACSES
2016
Dossier 2 sur 4
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GROUPE DE TRAVAIL ACADEMIQUE
ATTAL Frédérique, agent comptable lycée N-J Cugnot, Neuilly-Sur-Marne
BALLET Maïté, agent comptable lycée Condorcet, Saint-Maur-Des-Fossés
BONTE Hélène, agent comptable Lycée Henri Moissan, Meaux
BOURGEOIS Michel, agent comptable lycée Edouard Branly, Nogent-surMarne
BRIVAL Dominique, chef d’établissement collège Pierre Sémard, Drancy
CORBIERE Gabriel, agent comptable lycée André Boulloche, Livry-Gargan
DEPREZ Laurent, chef d’établissement LP Antonin Carême, Savigny-leTemple
FAURE Catherine, agent comptable Lycée La Tour des Dames, Rozay-enBrie
HUGOY Franck, Chef du DACSES, rectorat de Créteil
LAISNEY Nathalie, gestionnaire DACSES, rectorat de Créteil
LE GUILLOU Jérôme, chef d’établissement lycée Saint Exupéry, Créteil
MEHOU-LOKO Annie, chef d’établissement collège Victor Hugo, Créteil
PERRON Sylvie, chef d’établissement Robert Schuman, Charenton-le-Pont
PERRON Yannick, chef d’établissement LP Madeleine Vionnet,
Bondy
SUEL Catherine, agent comptable lycée François Mansart, Saint-MaurDes-Fossés
VINCENT Bernard, chef d’établissement lycée Condorcet, Saint-Maur-DesFossés
Un remerciement particulier au dynamisme du district de SaintMaur à l’initiative de ce projet !!
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VADEMECUM
VOYAGES & SORTIES
LES MARCHES PUBLICS
3
LES MARCHES PUBLICS
SOMMAIRE
1- Tâches à charge du gestionnaire
2- Annexes à disposition dans l’ordre d’utilisation
Annexe 1
document relatif à la programmation des voyages (PJ à l’acte du conseil d’administration).
voir aussi les Annexes 1 & 1bis fiche projet voyage et exemple de programme/projet voyage Cf.
vademecum enseignants partie 1/4
Annexe 2
Exemple de publication sur le site dématérialisé d’achat public
Annexe 3
Organisation d’un voyage pédagogique
Annexe 4
Modèle Cahier des charges
Annexe 5
DPGF (à compléter par le fournisseur)
Annexe 6
Acte relatif au marché public et décision de la commission des marchés
Annexe 7
Exemple de communication de la décision de la commission des marchés aux fournisseurs : accord
Annexe 7bis
Exemple de communication de la décision de la commission des marchés aux fournisseurs : refus
Annexe 8
Acte du Conseil d’administration relatif au financement des voyages scolaires
A noter dans ce cas que le voyage est budgétisé lors du Conseil d’administration de novembre.
Annexe 8bis
Acte DBM pour vote (dans le cas des EPLE qui ne parviennent pas à inscrire les voyages et sorties au
budget après programmation annuelle).
Annexe 9
Attestation de versement d’un don
Annexe 10
Absence de justificatif de régie d’avances
Annexe 11
Procès Verbal de clôture de régie d’avances
Annexe 12
Désistement accordé
Annexe 13
Tableau récapitulatif des seuils et des procédures pour les EPLE au 1er avril 2016
4
1 – TACHES A LA CHARGE DU GESTIONAIRE
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TÂCHES A LA CHARGE DU GESTIONNAIRE POUR TOUT VOYAGE
Distinction entre voyages/sorties obligatoires et voyages/sorties facultatifs :
Voyages et sorties obligatoires sont financés par le budget de l’EPLE. Même s’ils nécessitent un délai
d’organisation raisonnable (car ils induisent des commandes, voir des paiements), ils ne sont pas complexes d’un
point de vue réglementaire.
A l’inverse, ceux qui sont facultatifs, c'est-à-dire ceux qui impliquent des financements divers (familles,
subventions, dons, prélèvements sur le FDR) nécessitent un respect réglementaire strict décrit ci-dessous :
ORGANISATION SUR N-1
Définition
En liaison avec…
CA
Chef de
Projet
Juin :
 Vote du programme prévisionnel des voyages/sorties (annexe 1)
Les projets ont préalablement été soumis à l’ordonnateur et les
éléments constitutifs des projets ont été communiqués à l’intendance
(destination, durée et déroulé du séjour, classes concernées, nombre
de participants, identité des accompagnateurs, formule retenue,
budget prévisionnel).
L’annexe 1 récapitule l’ensemble des voyages/sorties qui seront
réalisés sur l’exercice budgétaire n+1.
La délibération du conseil d’administration fait l’objet d’un acte
administratif non soumis à l’obligation de transmission aux autorités
de tutelle.
Dès la rentrée scolaire jusqu’au 25 septembre dernier délai :
 Suite et fin de la collecte des éléments constitutifs des projets
nécessaires à la publication des marchés (notamment l’annexe 1bis
du vadémécum enseignants).
 Vérification en présence des chefs de projets des éléments
communiqués.
X
X
X
Du 28 septembre à la mi-octobre : avis d’appel public à la concurrence
 Publication en ligne des projets sur le site dématérialisé d’achats
publics (Annexe 2).
 Joindre à l’annexe 2 :
Annexe 1 bis du vadémécum enseignants
Annexe 3 : Organisation d’un voyage pédagogique
Annexe 4 : Cahier des charges
Annexe 5 : Décomposition du Prix Global et Forfaitaire (D.P.G.F).
6
Mi octobre : Commission des marchés immédiatement suivie du conseil
d’administration.
 Choix des voyagistes en commission des marchés.
X
Les chefs de projets peuvent assister à la commission en tant
qu’invités.
 Suite à la délibération, rédaction de l’acte de la commission (annexe
6).
 Communication du choix de la commission aux chefs de projets (en
cas d’absence à la commission) et aux soumissionnaires (annexe 7 et
7bis).
 Tenue du conseil d’administration : délibération conforme à la
décision de la commission des marchés (annexe 8 et 8bis et/ou 8ter).
 Définition du calendrier des opérations de gestion (collecte des
encaissements auprès des élèves, des pièces justificatives et
programmation de la réunion d’informations des familles).
X
A noter que la délibération du conseil d’administration devient
exécutoire 15 jours après sa transmission aux autorités de contrôle.
Durant ce délai, aucun contrat ne peut être signé par le chef
d’établissement, seul responsable des marchés publics et seul à
pouvoir engager juridiquement l’EPLE. Aucun bon de commande ne
peut être établi et aucun encaissement ne peut être recouvré.
Une fois l’acte exécutoire :
 Collecte de la liste des participants.
 Envoi du contrat signé de l’ordonnateur aux voyagistes accompagné
de la liste des participants.
 Collecte des pièces justificatives des élèves (lettres d’engagement des
familles ,1ier versement sous bordereau de transmission et RIB).
Fiche médicale d’urgence, autorisation parentale de sortie du
territoire, carte nationale d’identité ou passeport, attestation
d’assurance dommages et responsabilité civile, carte européenne
d’assurance maladie sont précieusement conservées par les chefs de
projets.
X
 Encaissements des chèques et espèces conformément au calendrier
défini par l’agent comptable.
 Règlement des premiers acomptes aux fournisseurs dans la limite de
70% de la facture et des encaissements réalisés.
Fin novembre :
 Inscription des voyages et sorties au budget n+1 et vote du budget
X
7
ORGANISATION SUR N
En liaison avec…
Définition
CA
Dès que le budget est exécutoire :
 Poursuivre les encaissements (selon le calendrier fixé)
 Recenser les versements subrogatoires (aides financières en cours
pour les familles en difficulté financière : CCAS, FS) et les éventuels
dons (annexe 9).
Tant que les encaissements ne sont pas effectués, les familles ne
peuvent partir.
 Poursuivre le versement des acomptes aux fournisseurs dans la
limite de 70%
Dès livraison des documents par les voyagistes :
 Payer le solde des voyages.
Un mois avant le départ :
 Dans le(s) cas où toutes les dépenses n’ont pas été intégrées aux
marchés : ouvrir les régies d’avances.
Quelques jours avant le départ :
 Remettre les avances aux régisseurs.
La semaine suivant le retour du voyage :
 Réceptionner les justificatifs des menues dépenses effectuées sous
peine de non remboursement.
 En cas d’absence de justificatifs, renseigner l’annexe 10
 Etablir le procès verbal de clôture de régie d’avances (annexe 11)
 Recenser les familles à rembourser suite à désistement accordé par
le chef d’établissement (exemples : problème de santé et cas de
force majeure) : annexe 12
Au Conseil d’Administration suivant l’exécution des voyages :
 Inscrire les bilans pédagogiques et financiers à l’ordre du jour
 Voter les bilans financiers (annexe 13 du vadémécum enseignants)
 Se prononcer par délibération sur l’utilisation des excédents
éventuels ou sur le financement des déficits.
Le bilan financier fait démarrer le délai de remboursement des
reliquats aux participants. Le trop perçu est définitivement acquis à
l’EPLE à l’expiration d’un délai de trois mois à compter de la date de
notification aux familles.
Si les participants se désistent du reversement des reliquats, un
nouveau conseil d’administration prend une délibération quant à
leur utilisation.
Trois mois après notification aux familles des reliquats :
 Communiquer les RIB à l’agent comptable pour émission des ordres
de paiement aux familles bénéficiaires.
En cas de financement partiel des voyages sous forme de dons,
procéder aux remboursements des dons.
Chef de
projet
X
X
X
X
X
8
2 – ANNEXES
9
10
Année Scolaire ................../………………………..
Programme prévisionnel des voyages et sorties pédagogiques
ANNEXE 1
présenté au Conseil d’Administration du :
Résultat du vote
Pour :
Contre :
Abstention :
Projet
Dates
Responsable du
ROJET
projet
Classes concernées et
nombre d’élèves/classe
Coût total
estimé *
Participation
demandée à la
famille
Autres
Financements
* Joindre l’ANNEXE 13 du Vademecum « voyages et sorties enseignants »- dossier 1/4
11
12
ANNEXE 2
Logo site
dématérialisé de
marchés publics
XXXXXXXXXXXXX
SITE DEMATERIALISE DE MARCHES PUBLICS
PUBLICITE D’UN APPEL D’OFFRES DE MARCHES PUBLICS
Dépositaire de l’offre :
Etablissement :
Adresse :
Pouvoir adjudicateur :
Contact :
Tel :
Fax :
Email :
Détail de l’offre – REF XX/XXX
Type de produit :
Objet :
Descriptif : PUBLICATION D’UN VOYAGE EN XXXXXX, EN 20XX
Veuillez compléter l’annexe 5 intitulée D.P.G.F
Liste des fichiers publiés avec cette offre :
ANNEXE 3 : Organisation voyage XXXXX.docx
ANNEXE 4 : cahier des charges XXXXX.doc
ANNEXE 5 : TABLEAU D.P.G.F XXXXX.xls
ANNEXE 1 : PROGRAMME DU PROJET DE VOYAGE XXXXXX.doc
Attribution du marché à l’offre économiquement la plus avantageuse appréciée en fonction des critères
énoncés ci-dessous avec leur pondération :
Qualité des produits : 30 %
Qualité des services associés : 20%
Qualité des conditions de livraison : 0%
Prix : 50%
Offre publiée du XX/XX/20XX auXX/XX/20XX. Echéance le XX/XX/20XX à XXhXX.
ANNEXE 3
Année scolaire …. /….
ORGANISATION D’UN VOYAGE PEDAGOGIQUE
Marché à procédure adaptée selon article 28 du nouveau code des marchés publics
Dépense inférieure à 90 000 euros HT
INTITULE : « XXXXXXXXXX »
PROFESSEUR ORGANISATEUR :
DATES DE DEPART ET DE RETOUR : Un voyage d’une durée de XX jours (XX nuitées)
Période: du XX au XX xxxx 20XX
PARTICIPANTS :
nombre d’élèves : entre XX et XX élèves
Nombre d’accompagnateurs XXX
Total des participants : entre XX et XXX
TRANSPORTS SOUHAITES :
Avion au départ de Paris et à destination de XXXXX (refus de transfert en bateau), aussi bien à l’aller qu’au retour.
Car sur place
HEBERGEMENT : hôtel
REPAS : pension
Programme du séjour - Visites et/ou conférences et déplacements sur lieu de séjour – Déplacements en car -> cf.
pièce jointe
Signature du Professeur organisateur :
 ACCORD
 REFUS
A
du chef d’établissement
, le
Le chef d’établissement :
Cachet de l’établissement
Annexe 4
CAHIER DES CHARGES
Marché à Procédure Adaptée (M.A.P.A)
VOYAGES SCOLAIRES
Etabli en application du nouveau code des marchés publics (CMP)
Dénomination de l’établissement public donneur d’ordres
(Etablissement public local d’enseignement)
COLLEGE/LYCEE XXXXX
ADRESSE
CP VILLE
Classification produits : Séjours pédagogiques ou culturels
Allotissement : le marché comporte XX lots
Pouvoir adjudicateur ………………………………………, Chef d’établissement
Personne responsable du suivi du présent marché : …………………………, XXXXXXXX (indiquer
la fonction)
Règlement de l’appel d’offres :
Date limite de réception des offres : XX XXXXXXX 20XX à XXh
Offres à adresser en recommandé avec AR à XXXXXXXXXXX, (indiquer la
enveloppe cachetée précisant : MAPA voyages scolaires - NE PAS OUVRIR
fonction),
sous
Article 1er – Objet du marché
Le collège/lycée ……………………………envisage d’organiser XX voyages scolaires. (voir
documents en annexe)
Article 2 – Allotissement
Le marché comporte XXXX lots :
Lot n° 1 – voyage à XXXX
Lot n° 2 – voyage en XXXX
Lot n° 3 – voyage XXXXX
Etc….
Article 3 – Prix du séjour
Le prix du séjour devra comprendre, selon les lots :
 le transport en autocar grand tourisme / en train / en avion / les péages et frais de parking / les
transports sur place
 l’hébergement et les repas
 l’ensemble des visites
 l’assurance annulation pour tous les participants
 les prix sont fermes pour la durée du marché
 les prix comprennent tous les frais afférents à la prestation (aucun prix « à partir de » ne sera
accepté)
 le voyage sera annulé si le nombre de participants élèves n’est pas respecté sur la base du
minima publié
Les devis ne devront pas faire apparaître de gratuité pour les accompagnateurs. Ils devront
obligatoirement être présentés à l’aide du document « Décomposition du prix global et forfaitaire »
(DPGF) joint en annexe, datés et signés.
Le versement d’une somme forfaitaire par le voyagiste pour la préparation du voyage au profit du
chef de projet doit être écarté au bénéfice d’une diminution du coût du voyage répartie sur l’ensemble
des participants.
Le règlement s’effectuera par mandat administratif. Des acomptes pourront être versés à l’entreprise
titulaire du marché à hauteur de 70% du prix total par voyage TTC. Le versement du solde ne pourra
être effectué que lors de la remise des documents permettant la réalisation du séjour, après service
fait.
Article 4 – Durée d’exécution du marché
Le MAPA ainsi que le présent règlement d’appel d’offres sont valables tout au long de l’année
scolaire 20XX/20XX.
Article 5 – Divers
Les voyagistes candidats devront obligatoirement être agréés Education Nationale et en apporter la
preuve.
Les entreprises de transport devront être en conformité avec l’arrêté du 2 juillet 1982 modidifé relatif
aux réglementations sociales des transports ainsi qu’avec les règlements (CEE) n° 3820/85 et n°
3821/85 du Conseil du 20 décembre 1985 relatif au temps de conduite et de repos.
Ville , le XX XXXXXX 20XX
Le chef d’établissement,
Pouvoir Adjudicateur
ANNEXE 5
DECOMPOSITION DU PRIX GLOBAL ET FORFAITAIRE (D.P.G.F.)
VOYAGE SCOLAIRE 20XX/20XXX
Nombre d'élèves :
Nombre d'accompagnateurs :
(Préciser le lot : …………………………………….)
DESIGNATION DES PRESTATIONS
TRANSPORT
(préciser les modalités : car, train, avion, …)
HEBERGEMENT
(préciser le type d'hébergement, la situation
géographique, …)
RESTAURATION
(préciser les modalités : pension complète, 1/2
pension, repas supplémentaires, …)
VISITES
(préciser lesquelles, le lieu, la date, …)
ASSURANCES ANNULATION
(préciser les conditions, …)
TOTAUX
Cachet et signature du responsable habilité
PRIX TOTAL
TTC
PRIX
TTC/Participant
ANNEXE 6
Cachet de l’établissement
DECISION DE LA CAO
DECISION DE LA COMMISSION DE MARCHES
La Commission d’appel d’offres, sur convocation de son Président, adressée le X/XX/20XX, s’est réunie le XX/XX/20XX
Etaient présents :
La séance a été ouverte par X XXXXXXXXXXXX , Président à XX h.
Objet : COMMISSION DE MARCHES : VOYAGE XXXXXX
La Commission d’appel d’offres, conformément au code l’éducation,
Sur le rapport du Chef d’Etablissement,
DELIBERE :
Article 1 : suite à l’absence de fournisseur retenu lors de la Commission d’étude des offres de marché du XX/XX/20XX,
une nouvelle Commission de marché se réunit à ce jour.
Article 2 : la Commission de marché retient le fournisseur XX pour le voyage XXXXXXXXX en 2015.
La présente délibération est soumise au vote.
Nombre de membres
Suffrages exprimés
COMPOSANT DE LA COMMISSION pour l’adoption : X
DE MARCHES : X
présents en début de séance : X
présents au moment du vote : X
contre l’adoption : X
Abstentions et suffrages non
exprimés
abstentions : X
blancs : X
nuls : X
ANNEXE 7
Ville, le XX XXXXX 20XX
NOM SOCIETE
ADRESSE
CP VILLE
OBJET : marché public VOYAGE SCOLAIRE XXXXX
Dossier suivi par :
gestionnaire-comptable
Madame, monsieur,
Le XX XXXX 20XX a été publié un avis d’appel public à la concurrence d’une offre de
marché public VOYAGE SCOLAIRE XXXX, dont l’échéance était fixée au XX XXXXX 20XX.
Le XX novembre 20XX, la commission des marchés s’est réunie pour examiner les
offres déposées.
J’ai décidé, en tant que pouvoir adjudicateur, conformément à l’avis de la commission
des marchés, de retenir votre offre.
Je vous prie d’agréer, Monsieur, mes sincères salutations.
Le chef d’établissement,
ANNEXE 7BIS
Ville, le XX XXXX XX
NOM SOCIETE
ADRESSE
CP VILLE
OBJET : marché public VOYAGE SCOLAIRE XXXXXXX
Dossier suivi par XXXXXX et XXXXXX
Dossier suivi par
, gestionnaire-comptable du …..
Madame,
Le XX XXXX 20XX a été publié un avis d’appel public à la concurrence d’une offre de marché
public VOYAGE SCOLAIRE XXXXXXXXX, dont l’échéance était fixée au XX XXXXX 20XX.
Le XX XXXX 20XX, la commission d’étude des offres de MAPA s’est réunie pour examiner les
offres déposées relatives au dit marché.
J’ai décidé, en tant que pouvoir adjudicateur, conformément à l’avis de commission d’étude
des offres de MAPA, de ne pas retenir votre offre, car aucune liaison en bateau n’est acceptée (avion
direct de Paris en Crète).
Je vous prie d’agréer, Monsieur, mes sincères salutations.
Le chef d’établissement,
ANNEXE 8
ANNEXE 8bis
CACHET DE L’ETABLISSEMENT
ANNEXE 9
VERSEMENT D’UN DON PAR UNE
ASSOCIATION
Je
soussigné(e),
lycée/collège
M……………………………………………………….,
………………………………………
certifie
avoir
chef
reçu
d’établissement
les
dons
suivants
………………………………………………………………………. pour ……………………………………………………….
Le
Le chef d’établissement,
du
de
ANNEXE 10
CERTIFICAT ADMINISTRATIF
délivré pour attester de l’impossibilité
d’obtenir un justificatif
Je
soussigné(e)
_______________________
(nom,
prénom),
Chef
d’établissement
…………………………………….. , certifie que :
Ex. : Impossibilité d’obtenir un ticket pour les transports en commun
(absence de tickets dans le distributeur).
Montant : _______ €
IMPUTATION BUDGETAIRE : ________________
ARRÊTÉ AU MONTANT DE : __________________ €
A ……………………….... le
Le Régisseur,
Le Chef d’établissement,
ANNEXE 11
PROCES VERBAL de CLÔTURE DE REGIE TEMPORAIRE
INSCRIPTION AU VOYAGE
DU ……………….. au ……………………….
Chef de projet : ……………………………
Le _______________
M. / Mme _______________ (nom, prénom), cesse ses fonctions de régisseur temporaire d’avances du
voyage
_______________
du
_____
au
_____
avec
l’autorisation
de
M…………………………………………………………………, Gestionnaire (comptable).
Les écritures de M. / Mme _______________ (nom, prénom) sont arrêtées aux résultats
ci-dessous :
Avances reçues : _______________________ €
Dépenses justifiées : ___________________ €
Dépenses rejetées : ____________________ € (à rembourser par le Régisseur)
Reversements effectués : ________________ €
Solde chez le régisseur : _________________ €
Observation(s) :
Signatures :
Le régisseur,
sorti de fonctions
Le Chef d’Etablissement,
Le Gestionnaire (comptable),
ANNEXE 12
ATTESTATION
Je soussigné(e), ……………………………….. , Chef d’établissement, certifie
que l’élève :
inscrit sur la liste des participants au voyage à
pour la période du
voit en concertation avec la famille, son inscription annulée.
Le montant de la participation au voyage de
€
sera remboursé à la famille à hauteur de
€.
Le Chef d’établissement
ANNEXE 13
Tableau récapitulatif des seuils et des
procédures pour les EPLE au 1er avril 2016
MONTANT DES
ACHATS HT
PUBLICITE
PROCEDURE
FOURNITURES, SERVICE ET TRAVAUX
< À 25 000 €
Pas d’obligation mais il est conseillé de
procéder à une publicité lorsque le contexte
économique et concurrentiel le justifie.
Pas d’obligation mais il est conseillé de
procéder à une mise en concurrence
minimale lorsque le contexte économique
et concurrentiel le justifie.
De 25 000 à
89 999,99 €
Publicité adaptée à l’objet du marché et
à son montant.
Mise en concurrence adaptée.
FOURNITURES ET SERVICES
De 90 000
À 208 999,99 €
> 209 000 €
Profil d’acheteur obligatoire, publicité imposée Mise en concurrence adaptée.
par le décret 2016-360 :
BOAMP ou JAL + presse spécialisée
si nécessaire.
L’une des procédures formalisées
Profil d’acheteur obligatoire, publicité imposée prévue par le décret 2016-030 (article 25
par le décret 2016-360 :
et 33)
BOAMP ou JAL + presse spécialisée
Commission d’appel d’offres
si nécessaire.
obligatoire (L1414-2 du CGCT).
TRAVAUX
De 90 000
À 5 224 999,99 €
>5 225 000 €
Profil d’acheteur obligatoire, publicité imposée Mise en concurrence adaptée.
par le décret 2016-360 :
BOAMP ou JAL + presse spécialisée
si nécessaire.
L’une des procédures formalisées
Profil d’acheteur obligatoire, publicité imposée prévue par le décret 2016-030 (article 25
par le décret 2016-360 :
et 33)
BOAMP ou JAL + presse spécialisée
Commission d’appel d’offres
si nécessaire.
obligatoire (L1414-2 du CGCT).