Demande de financement Elaboration DOCOB FEDER

Version 2011
Dossier de demande de subvention
2007-2013
Axe :…..
UNION EUROPEENNE
Mesure : …..
Intitulé du projet :
Porteur de projet :
Personne à contacter :
Coordonnées :
Partie réservée au service gestionnaire :

Dossier reçu le .. / .. / ….

Date A.R.simple .. / .. / ….

Date A.R. complet.. / .. / ….

N° d’enregistrement Présage :

Suivi par :
1
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SOMMAIRE
Partie 1 : notice explicative et pièces à joindre obligatoirement au dossier de demande de subvention
Partie 2 : une lettre de demande de subvention à compléter qui doit obligatoirement être jointe au
dossier de demande de subvention (une lettre de demande doit être adressée à chaque co-financeur
sollicité au titre des crédits qu’il gère).
Partie 3 : renseignements concernant le porteur de projet
Partie 4 : descriptif du projet
Annexe 1 : fiche annexe Objectifs attendus de votre projet et contribution aux priorités du POC.
Annexe 2 : liste des obligations que devra respecter le porteur de projet dans l’hypothèse où la
subvention sollicitée serait accordée et guide schématique
Annexe 3 : coordonnées des services à qui adresser le dossier de demande de subvention
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INFORMATIONS PRATIQUES
Qu’est-ce qu’un dossier commun de demande de subvention ?
Ce dossier de demande de financement a pour objectif de faciliter les démarches de tout porteur de
projet (personne physique ou morale de droit public ou privé) qui souhaite déposer une demande de
subvention pour un projet sollicitant l’intervention du FEDER. Ce dossier peut être utilisé pour la
demande de financements Etat et/ou Conseil Régional venant en contrepartie pour ce même projet.
Il s’agit d’un tronc commun qui pour certains dispositifs spécifiques peut être complété par les
services gestionnaires.
Quelles sont les modalités de dépôt du dossier ?
Ce dossier de demande de subvention doit être envoyé en trois exemplaires aux services désignés
en annexe 4.
Que se passe-t-il ensuite ?
A la réception de votre dossier :
A la réception du présent dossier dûment rempli, signé et accompagné des pièces qui doivent être
jointes obligatoirement, votre demande d’aide sera enregistrée au SGAR (préfecture de Région) ou
au Département de la prospective du Conseil Régional. Ils vous transmettront un accusé de
réception simple vous informant du service qui sera en charge de l’instruction de votre dossier.
Après réception du dossier :
Le service instructeur vérifiera :
-
la complétude de votre dossier et vous délivrera à l’issue un accusé de réception complet
-
l’adéquation de votre projet avec les règlements communautaires et nationaux, les enjeux
du programme FEDER
-
L’éligibilité de votre projet à la mesure du programme opérationnel compétitivité
-
L’éligibilité des dépenses pour définir l’assiette éligible de votre projet
A l’issue de cette phase d’instruction, votre dossier sera présenté en comité de programmation
interprogrammes. La décision d’octroi de l’aide relève de la seule autorité compétente soit le Préfet
pour les mesures en gestion Etat, soit le Président du conseil régional pour les mesures en
délégation de gestion.
Pièces à joindre obligatoirement

Le présent dossier dûment rempli,

La délibération ou une lettre de demande signé du représentant légal par cofinancement public sollicité,1

La lettre de demande de commencement anticipé du projet (le cas échéant),
(attention aux régimes d’aide d’Etat et au principe d’incitativité)
Preuve de l’existence légale :
1
Merci de veiller à utiliser le papier entête de votre structure. Toute demande sur papier libre sera rejetée.
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
pour les sociétés ou entreprises
Pouvoir habilitant le signataire à engager la société ou l’entreprise, extrait Kbis, inscription au
registre ou répertoire concerné, statut de la ou des sociétés, contrat ou convention de gestion entre
la SCI et la société exploitante, si différente

pour les associations
Pouvoir habilitant le signataire à engager l’association, copie de la publication au journal officiel ou
du récépissé de déclaration à la préfecture, statuts, dossier d’information annuel des associations.

pour les groupements d’intérêt public
Pouvoir habilitant le signataire à engager le GIP, copie de l’arrêté approuvant la convention publié au
journal officiel ou au recueil des actes administratifs de la Préfecture, statuts

pour les personnes publiques
Pouvoir habilitant le signataire à engager l’organisme porteur, délibération de l’organe compétent
approuvant le projet d’investissement et le plan de financement prévisionnel détaillé présenté dans
la demande
Eléments concernant le plan de financement :

copies des décisions d’aides publiques déjà obtenues pour le projet (délibération ou
arrêté des collectivités locales,…) ou à défaut, lettre de l’exécutif de la collectivité
indiquant son approbation pour le projet identifié de façon précise, le montant de la
subvention, le coût total prévisionnel du projet, son intention de co-financer le projet et
de soumettre dans un délai précis la demande de co-financement à l’organe délibérant
Eléments relatifs au marché public
Dans le cadre d’une procédure engagée au moment du dépôt de dossier de demande de
subvention, l’ensemble des pièces suivantes doit figurer au dossier :
Si la procédure doit intervenir postérieurement au dépôt du dossier de demande de subvention, ces
pièces doivent accompagner la première demande de paiement.

Preuve de la publicité (par exemple : avis BOAMP, JAL, JOUE, presse spécialisée…)

Description suffisante par le pouvoir adjudicateur du produit ou de la prestation attendus
(rapport de présentation, CCAP-CCTP)

Méthode d'évaluation et de pondération des offres (règlement de consultation
communiqué aux candidats) et rapport d’analyse des offres

Documents retraçant les étapes nécessaires pour la sélection des offres :
-
procès-verbal de la Commission d’appel d’offres
-
avis d'attribution
-
acte d'engagement

En cas d’avenant, justifier l’absence de bouleversement de l’économie ou de l’objet du
marché
Eléments comptables :

Pour les entreprises appartenant à un groupe : organigramme précisant les niveaux de
participation, effectifs, chiffres d’affaires et bilan des entreprises du groupe

Liasses fiscales complètes des 3 derniers exercices. Pour les associations et les GIP,
les derniers bilans et comptes de résultats approuvés par l’assemblée et le rapport du
commissaire aux comptes, ou s’agissant du dernier exercice, ces documents provisoires
s’ils sont disponibles

Compte de résultat prévisionnel sur 3 ans
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
Attestation de non récupération de la TVA (uniquement si pour le projet, le porteur de
projet ne récupère pas la TVA)

Attestation de régularité de la situation fiscale et sociale

relevé d’identité bancaire ou postal original

le cas échéant, attestation des organismes bancaires accordant un emprunt avec
tableau d’amortissement et durées
Cas particuliers :
Pour les travaux et acquisitions immobilières, de réhabilitation ou de construction immobilière :

document précisant la situation juridique et la destination des terrains et immeubles et
établissant que le demandeur a ou aura la libre disposition de ceux-ci (titre de propriété,
promesse de vente, …). En cas d’achat : certification d’un expert qualifié indépendant ou
d’un organisme officiel agréé certifiant la valeur et/ou confirmant que le prix d’achat n’est
pas supérieur à la valeur marchande

état des autorisations préalables requises par la réglementation (permis de construire,
autorisation d’aménager, …)

plan de situation et des bâtiments avant et après travaux, le plan cadastral, le plan de
masse des travaux

estimatifs détaillés (coûts unitaires, quantités) de niveau Avant Projet Sommaire
Pour les dossiers prenant en compte les études de programmation, les marchés de maîtrise
d’œuvre et les travaux :

la présentation synthétique du projet comprenant le contexte et les besoins (cahier des
charges de l’AMO)

le programme technique et environnemental, ainsi que l’APD seront à transmettre en
cours de projet dès leur validation
Pour les dossiers de travaux seuls

L’avant projet définitif ou un estimatif détaillé (coût unitaire, quantité) de niveau APD
Pour les équipements en matériel :
si le matériel est financé par crédit bail, indication de la valeur marchande et projet de contrat de
crédit bail
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Partie 2 : exemple de LETTRE DE DEMANDE OFFICIELLE DE SUBVENTION
(merci de veiller à utiliser le papier entête de votre structure)
Coordonnées
du
service
destinataire en fonction de la
nature des crédits sollicités
Objet : demande de subvention FEDER
Affaire suivie par : …………………..
Je vous prie de bien vouloir trouver ci-joint le dossier relatif au projet (intitulé à préciser) :
………………………….
A cet effet, en ma qualité de représentant(e) légal(e) de (préciser le porteur de projet)
……………………………… et ayant qualité pour l’engager juridiquement, je sollicite une participation
financière d’un montant de (à préciser)…………………….. €, au titre des crédits FEDER
………………………., sur la base du coût total prévisionnel du projet d’un montant de (à préciser en
HT ou TTC)………………….. soit …… %.
Afin que ma demande puisse être prise en compte :
-
je certifie sur l’honneur l’exactitude des renseignements indiqués dans le présent dossier
ainsi que dans les documents joints ;
-
j’atteste sur l’honneur la régularité de l’organisme que je représente au regard de ses
obligations fiscales et sociales ;
-
Je certifie sur l’honneur que le projet n’est pas achevé à la date de dépôt du dossier
-
j’atteste solliciter parallèlement les aides publiques indiquées au plan de financement
prévisionnel du projet détaillé dans le dossier ;
-
dans l’hypothèse où la subvention sollicitée serait accordée, je m’engage à respecter les
obligations du porteur de projet qui figurent en annexe 2. Ces obligations seront reprises et
précisées dans l’arrêté ou la convention attribuant l’aide.
Cachet
Date :
Nom et signature du représentant légal :
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Version 2011
PARTIE 3 : RENSEIGNEMENTS CONCERNANT LE PORTEUR DE PROJET
RAISON SOCIALE :
FORME JURIDIQUE :
Entreprise
EURL
SARL
SA
Entreprise Individuelle
Association
Collectivité locale
Etablissement public
Groupement d’intérêt public
Organisme consulaire
Autre (préciser) :
ADRESSE (préciser aussi le lieu d’exploitation s’il est diffèrent du siège social ) :
ACTIVITE, OBJET SOCIAL :
N° NAF (3 chiffres et 1 lettre) : _ / _ / _ / _
N° SIRET à 14 chiffres (si vous ne disposez pas d’un numéro SIRET, cf. en annexe 4 les modalités
d’obtention) : _ / _ / _ / _ / _ / _ / _ / _ / _ / _ / _ / _ / _ / _
REPRESENTANT LEGAL :
- Nom, Prénom :
- Qualité :
- Adresse :
- Fax :
- Adresse électronique :
RESPONSABLE DU PROJET (s’il diffère du représentant légal) :
- Nom, Prénom :
- Qualité :
- Adresse :
- Téléphone :
- Fax :
- Adresse électronique :
AGRAPHEZ ICI VOTRE RIB (ORIGINAL)
- Téléphone :
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Si votre structure rentre dans le cadre d’une activité économique (NB : entreprise au
sens européen)
Liste des aides publiques obtenues durant les 3 dernières années avec l’origine de l’aide
(Europe, Etat, collectivités locales, …), son objet et son montant.
Par exemple : subventions, bonifications d’intérêt, exonérations fiscales, …
Origine de l’aide et
dénomination du fonds
Projet ayant bénéficié de
cette aide
Montant
N-1
N-2
N-3
Total
A REMPLIR UNIQUEMENT PAR LES ENTREPRISES :
- Effectifs salariés à la date de la demande :
CDI :
Autre (à préciser) :
CDD :
- L’entreprise appartient-elle à un groupe ?
oui
non
Si oui, lequel ?
- Répartition du capital :
-
Montant du capital, nom ou raison sociale, % ou nombre de parts :
-
Participation au sein d’autres sociétés
oui
non
Si oui, nom et pourcentage du capital détenu :
- Eléments comptables au 31-12-(N-1) :
Chiffre d’affaires :
Capitaux propres :
Excédent brut d’exploitation :
Dettes financières :
Résultat d’exploitation :
Crédits de trésorerie :
Résultat net :
Total du bilan :
Incitativité de l’aide pour la réalisation du projet
Dans le cadre des régimes d’aides d’Etat, l’incitativité de l’aide doit être démontrée. Aussi, les projets
ne doivent pas être commencés à la date de dépôt du dossier.
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Version 2011
PARTIE 4 : RENSEIGNEMENTS CONCERNANT VOTRE PROJET
INTITULE DE VOTRE PROJET :
LIEU DE REALISATION DE VOTRE PROJET :
DESCRIPTION DE VOTRE PROJET :
Votre projet est-il éligible au fonds de compensation TVA ?
oui
non
OBJECTIFS POURSUIVIS
Objectifs quantitatifs sur l’emploi
Cet indicateur doit permettre de quantifier le nombre d’emploi qui sera créé sur l’ensemble
de la programmation FEDER 2007-2013.
Il s’agit d’un renseignement en prévisionnel.
Nombre d’emplois directs créés :
On entend par création d’emplois directs le recrutement au sein de la structure
porteuse du projet dont l’origine est le projet
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Objectifs qualitatifs : prise en compte des enjeux transversaux (cf Annexe 1)
L’intervention du FEDER dans les projets picards et à travers lui celle de l’Europe doit contribuer de
façon significative à l’amélioration de l’égalité des chances, de l’environnement et de l’innovation en
Picardie, appelés « Enjeux transversaux ». Chaque projet participe à l’atteinte d’un ou plusieurs
objectifs. Vous trouverez en annexe le descriptif de ces quatre enjeux. Ces objectifs sont décrits en
annexe 1.
N’hésitez pas, dans la partie descriptive de votre projet à mettre en avant la spécificité de
votre projet qui répond à un ou plusieurs de ces enjeux.
Moyens de publicité prévus
La Commission Européenne demande que tout projet aidé fasse l’objet d’une publicité par le
bénéficiaire.
A partir de 50 000 € de FEDER, le bénéficiaire doit obligatoirement prévoir des actions de
communication qui doivent être détaillées dans l’encart ci-dessous. En ce qui concerne leur
financement, il a le choix entre :
a. présenter au sein du projet, une dépense de « publicité et communication » (voir tableau «
plan de financement prévisionnel »). Ce poste de dépenses sera alors aidé par le FEDER au même
taux que le reste de l’opération.
b. ne pas présenter de dépense tout en s’engageant à réaliser une démarche de
communication, qui doit être décrite de façon explicite dans l’encadré ci-dessous.
Quelques exemples : plaque informative sur le financement européen, apposition des logos sur tout
support de présentation du projet ou d’étude qui fait l’objet du co financement européen, pour les
recrutements : copie du courrier d’information du co financement européens à la personne recrutée,
article spécifique dans le journal interne ou communal, logos en pied de page d’accueil de votre site
Internet + lien sur les sites d’information sur l’Europe, réunions d’information sur l’aide européenne
auprès des bénéficiaires de l’opérations, des collaborateurs, du comité d’entreprise, inaugurations /
lancement du projet…
Pour les modalités de publicité à mettre en oeuvre, consulter le site Internet www.picardie-europe.eu.
Description des moyens prévus :
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CALENDRIER ET ETAPES PREVISIONNELS DE REALISATION DE VOTRE
PROJET :
Date de début du projet (mois, année) :
Date de fin du projet (mois, année) :
Principales étapes du projet :
par exemple : études techniques, avant projet sommaire, avant projet détaillé, lancement
appel d’offres, sélection du prestataire, …
Etapes
Date de
réalisation (mois
année)
Délais de
réalisation (nbre
de mois)
Coût
Echéanciers
des
demandes de
paiements
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PLAN DE FINANCEMENT PREVISIONNEL DU PROJET
NATURE DES DEPENSES
directement liées au projet
A
Montant
des
dépenses
HT
B
Montant de
la TVA non
récupérable
imputable
au projet
C
Montant
total des
dépenses
=A+B
RESSOURCES
Montant
Aides publiques
-
Union européenne
-
Etat
-
Conseil Régional
-
Conseil Général
-
-
Commune ou groupement de communes
Etablissements publics
Autres y compris aides privées:
- recettes générées par le projet
Sous-total :
0,00
Sous-total :
0,00
AUTOFINANCEMENT
- fonds propres
- crédit-bail
- autres :
-
-
TOTAL
0,00
TOTAL
0,00
- les dépenses sont à détailler et à présenter par poste, les cases grisées correspondent au
chapitre budgétaire de votre comptabilité auquel les postes de dépenses se rattachent.
- Certaines dépenses (dépenses indirectes et dépenses de personnel) nécessitent d’être
déterminées au moyen d’une clé de répartition. Rapprocher vous, lors de l’instruction de vote
dossier, du service qui en a la charge afin de déterminer précisément avec lui les modalités de
calcul et de justification ultérieure (qui devront être mentionnées dans l’annexe de votre
convention)
- recettes générées par le projet dont l’analyse permettra de définir l’assiette du projet
- l’opération doit être présentée Hors Taxes (HT) si le porteur de projet récupère la TVA et Toutes
Taxes Comprises (TTC) si le porteur ne la récupère pas.
12
%
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ANNEXE 1 : FICHE ENJEUX TRANSVERSAUX
Les enjeux transversaux permettent d’estimer sur l’ensemble du programme et des dossiers
programmés quel impact le FEDER a sur les enjeux suivants : égalité femmes-hommes,
développement durable, technologie de l’information et de la communication, l’innovation. Pour
chaque dossier, le service instructeur en charge de votre dossier doit estimer s’il répond
particulièrement à ces enjeux en l’évaluant sur une grille de niveaux allant de « sans objet » à
« exemplaire ».
L’intervention du FEDER dans les projets picards, et à travers lui, celle de l’Europe doit
contribuer de façon significative à l’amélioration de l’emploi, de l’égalité des chances,
l’environnement et de l’innovation en Picardie. Chaque projet participe à l’atteinte d’un ou
plusieurs objectifs. Cette fiche a vocation à définir le niveau de contribution de votre projet.
Priorité Egalité des chances en particulier Femme-Homme
Un certain nombre de démarches visent à favoriser l'égalité des chances et notamment
l’égalité professionnelle des femmes et des hommes. Il s'agit ici d'identifier les principales
démarches qui ont pu être mises en place préalablement au projet, qui accompagneront la
réalisation du projet, ou qui sont prévues ultérieurement permettant de mieux prendre en
compte cette priorité.
Exemples :
références d’études, de rapports, de données chiffrées et sexuées
établissant un diagnostic dans votre structure, développement de
services au sein de votre structure permettant de concilier les temps de
vie, dispositif RH spécifique pour l’égalité femme-homme
Priorité – Innovation
« Une innovation est « la mise en oeuvre d'un produit (bien ou service) ou d'un procédé
nouveau ou sensiblement amélioré, d'une nouvelle méthode de commercialisation ou d'une
nouvelle méthode organisationnelle dans les pratiques de l'entreprise [ou tout autre
organisme], l'organisation du lieu de travail ou les relations extérieures » (Manuel d'Oslo).
Exemples :
Innovation de produit (nouveau produit sur le marché), innovation de
partenariat, innovation de mise en marché
Priorité - Environnement et développement durable
Un certain nombre de démarches visent à minimiser l'impact négatif du projet sur
l'environnement et plus généralement à mieux prendre en compte le développement durable.
Il s'agit ici d'identifier les principales démarches qui ont pu être mises en place préalablement
au projet, qui accompagneront la réalisation du projet, ou qui sont prévues ultérieurement
permettant de mieux prendre en compte cette priorité.
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Exemples :
Mise en place d’un « chantier propre », don ou recyclage D3 E en cas de
changement de matériel électronique, efficacité énergétique,
comportement éco responsable dans les entreprises, gestion des
déchets, intégration environnementale du projet, etc.
Priorité TIC
Les Technologies de l’Information et de la Communication contribuent de manière
significative à la croissance économique, et représentent un potentiel d’accroissement de la
productivité des entreprises. Mais la contribution va au-delà de la sphère économique et
affecte aussi les secteurs de l’éducation, de la culture, de la santé, …
On entend par TIC tout ce qui relève d’Internet et de ses usages (plate-forme d’échanges,
site web, formation en ligne etc.…) et, plus généralement tout ce qui relève de l’utilisation de
l’ informatique et de la technoloqie pour la collecte et la transmission de données (SIG, GPS
par exemple).
Exemple :
Utilisation de technologies spécifiques pour la mesure de données :
GPS et cartographie numérique pour les projets relatifs à la préservation
d ‘une espèce menacée ; formation TIC spécifique au sein de la
structure, utilisation de logiciels libres, visioconférences
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ANNEXE 2 : NOTICE SUR LES OBLIGATIONS DU PORTEUR
DE PROJET BENEFICIAIRE
Dans l’hypothèse où la subvention sollicitée serait accordée, LES OBLIGATIONS ENONCEES CIDESSOUS DEVRONT ETRE RESPECTEES PAR LE PORTEUR DE PROJET. Ces obligations seront
reprises et précisées dans l’arrêté ou la convention attribuant l’aide.
Le porteur de projet est invité à la lire attentivement cette notice voire à la conserver.
En effet, elle doit permettre au porteur de projet de prévoir le suivi et la mise en œuvre
administrative du projet faisant l’objet de la demande de subvention.
1 - Plan de financement – Aides publiques :
Le porteur de projet devra transmettre au service instructeur :
Au moment du dépôt du dossier :
-les décisions relatives aux aides publiques sollicitées (notification des aides nationales et
délibérations des collectivités locales) sauf si elles sont jointes au dossier.
Au moment de la demande de solde :
-les preuves des versements des aides obtenues (montant réel)
Si le plan de financement initial venait à être modifié, le porteur de projet devra informer le service
instructeur qui fera procéder au réexamen du dossier par l’autorité concernée, le taux maximum d’aide
publique autorisé devant être respecté.
2 - Dépenses éligibles :
Le porteur de projet devra informer le service instructeur du début d’exécution du projet qui doit
intervenir dans les six mois suivant la signature de la convention d’attribution.
Sources de financement
Date d'éligibilité des dépenses
Fonds européens
À compter du 1er janvier 2007 à condition que le projet
ne soit pas achevé à la date de dépôt de dossier
complet
et/ou
Crédits nationaux en contrepartie
Pour les aides aux entreprises dont le projet relève
d’un régime d’aide spécifique le projet ne doit pas être
commencé conformément au principe d’incitativité
Néanmoins seules seront prises en compte dans l’assiette de la subvention Européenne les
dépenses acquittées pendant la période d’éligibilité figurant dans la convention et
conformément aux réglementations nationales et communautaires en vigueur.
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3 - Réalisation du projet :
Le porteur de projet devra informer régulièrement le service instructeur de l’avancement de
l’opération.
Le démarrage effectif de l’opération doit intervenir dans les 6 mois à compter de la notification de
l’attribution de subvention. En cas de modification du calendrier et des modalités de réalisation, le
porteur de projet devra informer le service instructeur dans les plus brefs délais avec communication
des éléments. Cette demande doit intervenir a minima dans les deux mois avant la fin de la
convention. En cas d’abandon du projet, le service instructeur devra également être informé.
Pour le cas spécifique des entreprises ayant un comité d’entreprise et bénéficiant d’une aide directe
supérieure à 200 000 € ou d’une avance remboursable de plus 1,5 M€, le porteur de projet devra
apporter la preuve que son CE a été consulté puis informé de l’attribution de cette aide. Devront être
mentionnés l’origine du financement, son objet, son montant et conditions de son versement. Il pourra
prendre appui sur la personne publique accordant l’aide.
4 - Paiement de l’aide :
Les paiements s’effectuent sur remboursement des dépenses telles que prévues dans
la convention. Ces dépenses doivent être certifiées acquittées.
Le porteur de projet devra fournir au service instructeur en accompagnement de ses
demandes de paiement l’ensemble des pièces de dépenses, justifiées par les :
-
factures relatives aux dépenses faisant l’objet d’une demande de paiement et leur
preuve d’acquittement
-
Un état récapitulatif de ces dépenses certifiées par un tiers
- Dans le cas de projet dont l’assiette éligible prévoit la valorisation de dépenses internes :
o
La clé de répartition définie
o
lettre de mission et fiche de paye, extrait de journaux de comptes, DADS
(préciser)
La certification de l’état récapitulatif des dépenses doit être effectuée obligatoirement par un
tiers en vertu de la réglementation européenne. Cet état doit être certifié par :
-
le comptable public,
-
l’expert comptable,
-
le commissaire aux comptes,
La preuve de l’acquittement des dépenses s’effectue par
-
une attestation d’acquittement par le fournisseur
-
un relevé bancaire
-
les extraits de journaux de comptes, DADS, fiche de paie.
Le porteur de projet devra déposer les demandes de paiement conformément aux modalités
et au calendrier précisés dans la convention. La demande de paiement du solde sera obligatoirement
accompagnée :
1- d’un compte-rendu d’exécution de l’opération ;
2- de la justification de la totalité des dépenses éligibles effectuées avec les
pièces justificatives des dépenses encourues (sauf celles produites lors des
acomptes) et un état récapitulatif des dépenses certifié par un tiers;
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3- des décisions des co-financeurs publics (si elles n’ont pas été produites
antérieurement) ;
4- de l’état des cofinancements encaissés (origines et montants) et la preuve
de leur encaissement
5- des preuves de la publicité du co financement européen
6- de la fiche indicateur qui sera annexée à la convention
5 - Comptabilité de l’opération :
Le porteur de projet doit tenir une comptabilité séparée ou selon une codification comptable
adéquate. Un système comptable par enliassement des pièces justificatives peut-être retenu. Les
pièces comptables relatives à l’opération doivent être conservées jusqu’à la date limite à laquelle sont
susceptibles d’intervenir les contrôles, soit jusqu’au 31/12/2021.
6 – Respect des dispositions communautaires et nationales :
Publicité :
Le porteur de projet devra assurer la publicité de la participation des co-financeurs en
apposant leurs logos sur les réalisations aidées (panneaux, information des publics concernés…),
selon les modalités décrites dans l’arrêté ou la convention, et devra fournir la preuve du respect de cet
engagement à la demande de solde.
Pour le cas spécifique des entreprises ayant un effectif supérieur à 50 personnes et
bénéficiant d’une subvention supérieure à 200 000 € ou d’une avance remboursable à 1 500 000 €,
l’entreprise devra consulter son comité d’entreprise sur la demande d’aide et l’informer de son octroi.
Cette information et consultation devront porter sur la nature de l’aide, son montant, son objet, les
modalités et conditions de versements. L’entreprise mettra à disposition du service instructeur les
justificatifs suivants : convocation du CE, éléments d’informations fournis au CE et compte-rendu du
CE.
Respect des politiques communautaires :
Le porteur de projet devra respecter les politiques communautaires qui lui seront opposables
et notamment les règles de concurrence et de passation des marchés publics, la protection de
l’environnement et l’égalité des chances entre les hommes et les femmes.
Respect des règles de concurrence et de commande publique :
Le porteur de projet ne devra pas tirer parti de l’aide attribuée pour pratiquer des prix
anormalement bas et plus généralement à ne pas détourner la clientèle des entreprises concurrentes
par l’octroi d’avantages anormaux par rapport à ceux consentis habituellement.
Le porteur de projet s’engage à respecter les règles de mise en concurrence dans le cadre du
recours à un prestataire extérieur telles que définies dans le code des marchés publics. Ainsi pour tout
projet ayant recours à un ou plusieurs marchés publics, le porteur devra certifier de la conformité avec
le code des marchés publics notamment par la mise à disposition des pièces justificatives voire leur
production au moment du dépôt du dossier ou le cas échéant lors de la première demande de
paiement. Le premier acompte ne pourra être versé qu’après vérification sur pièces du respect des
règles d’égalité d’accès à l’offre (publicité) et de transparence (critères de sélection et leur
pondération).
Evaluation
Le porteur de projet devra transmettre au service instructeur tous les éléments nécessaires à
l’évaluation du projet cofinancé concernant :
-
les impacts attendus sur l’emploi et sur la formation,
-
Les impacts sur le ou les enjeux transversaux dans lequel ou lesquels le projet
s’inscrit (l’environnement, égalité des chances femmes-hommes, nouvelles
technologies de l’information et de la communication)
-
les indicateurs de réalisation tels que le prévoira la convention.
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7 – Contrôle(s) :
Le porteur de projet devra se soumettre à tout contrôle technique, administratif et financier,
sur pièces et/ou sur place, y compris au sein de sa comptabilité, effectué par le service instructeur,
l’autorité gestionnaire, ou par toute autorité missionnée par le Préfet ou par les corps d’inspections et
de contrôle nationaux ou communautaires. A cet effet, le porteur de projet devra présenter aux agents
du contrôle tous les documents et les pièces établissant la réalité, la régularité et l’éligibilité des
dépenses encourues.
8 - Reversement et résiliation :
En cas de non-respect des obligations ci-dessus et en particulier, de la non-exécution totale
ou partielle de l’opération, de la modification du plan de financement ou du programme des travaux
sans autorisation préalable, de l’utilisation des fonds non conforme à l’objet ou en cas de refus des
contrôles, le reversement partiel ou total des sommes versées sera exigé.
Conformément à l’article 57 du règlement CE n° 1083/2006 du Conseil, dans le cas où, dans
les 5 ans suivant la réalisation de l’opération, celle-ci connaîtrait une modification importante affectant
sa nature ou ses conditions de mise en œuvre ou procurant un avantage indu au bénéficiaire ou à un
tiers et résultant soit d’un changement d’affectation sans autorisation ou d’un changement dans la
propriété de l’objet de la subvention, soit de l’arrêt ou du changement de localisation d’une activité
productive, le reversement partiel ou total des sommes versées pourra être exigé.
Le porteur de projet devra s’engager en cas de non-respect de ses engagements et
obligations à procéder au reversement des sommes indûment perçues dans le mois qui suit la
réception du titre de perception.
18
Version 2011
GUIDE SCHEMATIQUE
Ce schéma a vocation à aider le bénéficiaire dans la gestion et le suivi de son dossier. A la fois retro-planning et synthèse des
obligations : conservez-le et référez-vous y le plus souvent.
Dépôt du dossier
Durée du projet et de la convention
Demande de
paiement du
solde
Commencement le .. / ../ … Fin le ../../..
Tout le long du projet
- dossier complété
6 mois
Respect des règles
Informer
le
C de concurrence
service
- Décisions de coinstructeur du
O
financements
commencement
N
d’exécution du
projet
V
- SIRET – RIB
Respect du code des
E marchés publics
- Aides
- TVA
N
T
Respect
de
l’obligation
de
publicité
I
Tous les 3 à 6
mois
2 mois avant
- Informer le Date limite de
service
demande
de
instructeur
de prolongation de
l’état
la convention
d’avancement
de l’opération.
-transmettre les
dépenses
certifiées
et
acquittées
O
Transmettre :
Informer le service instructeur si le projet est modifié ou son coût
Date limite
de contrôle
-preuves
du
versement des Conserver le
codossier jusqu’à
financements, cette date, et
notamment
-compte-rendu
l’ensemble des
d’exécution
pièces
-état
comptables
récapitulatif et
justification de
toutes
les
dépenses
(y
compris
valorisations)
-preuve
publicité
N
31/12/2021
de
-fiches
de
renseignement
des indicateurs
« priorités
transversales »
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Version 2011
ANNEXE 3 : ADRESSES UTILES
Retrouver l’ensemble des notices, consignes et contacts sur le site www.picardie-europe.eu
Lieu de dépôt des dossiers
Axes et mesures
du PO
« compétitivité »
concernés
Service instructeur
ADRESSE
d’envoi du
dossier de
demande
Nombre
d’exemplaires à
transmettre
Mesures gérées par l’Etat
Axe 1 :
1.2 (sauf 1.2.4) : DIRECCTE
1.4 (sauf 1.4.1) : DRRT
1.5 DIRECCTE
Axe 2 :
SGAR- Service
Europe et CPER
6 rue Debray
80020 Amiens
cedex 9
3
2.3, 2.4 : DREAL
Axe 3
3.1, 3.2, 3.3.1 : SGAR
3.4 : DREAL
Mesures gérées par le Conseil Régional
Axe 1 :
1.1, 1.3.2 1.4.1 : DESRI
1.3.1, 1.3.3 : Dir de l’Economie
1.6 :
Mission des Services
aux publics
Axe 2 :
2.1, 2.2 :
Dir de
l’Environnement
Axe 3 :
Dir des relations avec
3.3.3 : les territoires et du
logement
3.3.4 :
Conseil régional
de Picardie
Direction
prospective,
programmation et
évaluation
11 Mail Albert Ier
BP 2616
80026 Amiens
Cedex 1
3
Services des
Infrastructures
NB : mesure 1.2.4 gérée par Oséo
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