Compte-rendu de la réunion du Conseil d`Administration

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Compte-rendu de la réunion du Bicross VTT Club de Messigny et Vantoux
Mardi 4 MARS 2008 à 20h30, salle des Assemblées à Messigny.
Présents : BONHOMME Bernard, BONHOMME Jean Marc, BONNAIRE Pascale, DROUARD
Cathy, ECHAROUX Catherine, GUITON Cyrille, MANENTI Jocelyne, MOUILLON Gilles, NOFERI
Florence, RENAUDOT Didier ,THIBAUT Jacky.
Ordre du jour : Pré organisation de la Course du 22 juin 2008
Effectif du club : 77 licenciés reconduits et 17 en attente.
Rappel des pilotes avec documents de licence non reçus en retour (liste donnée à Cyrille).
1/ Etat des travaux sur la piste
L'entreprise GRAGLIA travaille depuis une semaine sur la piste pour les travaux de finition sur les
bosses.
Le concassé de carrière est pratiquement fini de poser. Une tentative de dépôt du gravillon rouge a
été faite avec succès. Par contre le compactage est retardé par la pluie.
Il manque 4 camions de gravillon rouge (Carrière Pont de Colonne). Une demande complémentaire a
été faite à la carrière et livraison en fonction des conditions météorologiques.
L'alignement des bords des bosses a été fait .La pose des drains également.
La peinture des grilles a été faite.
Les nouvelles photos de la piste sont visibles sur le site.
2/ Remise des nouveaux maillots du club.
Confirmation de Cérémonie de remise le vendredi 14/03/08 à 18 H. (Salle des Fêtes).
Le BIEN PUBLIC sera présent pour prise de photo et article sera publié.
3/ Stage du 9 mars à Tavaux
Départ 9H30 de Messigny. Sous réserve des conditions météorologiques. Contact Cyrille Guiton.
4/ Challenge Nord Est
Reprise par la course de Saulon. Inscriptions avant le 11 mars.
5/ Plaquettes
Les feuillets A4 seront prêts pour le samedi 8 mars prochain. Les invitations aux partenaires et
officiels seront faites cette semaine.
6/ stands et restauration
Traiteur : la commande est confirmée suivant devis transmis
Plan à faire d'urgence pour transmission au traiteur, à la société de gardiennage.
Demande à faire à l'intercommunalité pour le matériel nécessaire pour restaurer et abriter 150
personnes (tables et bancs).Achat de bâches fait.
Buvettes: contacter Davigel pour achats produits alimentaires et prêt matériel.
Participation de Cycles Evasion et mise en place d'un stand de réparations tenu par Monsieur
LACOMBE
7/ Old school
Participation confirmée. Le déroulement de cette manifestation sera transcrit sur un feuillet A4
inclus dans ceux de la plaquette et mis en ligne sur le site.
8/ Speaker / sono/photo finish
Confirmation de participation de Monsieur LAMALLE et de son fils pour la sono.
La Photo finish sera mise en place. Rappel : plaque latérale obligatoire pour tous les pilotes
Jacky s'occupe de commander celle de nos pilotes.
Cette mention sera à inscrire dans les invitations.
9/ Fête de la Musique
Une demande est faite au Comité des Fêtes de Messigny pour l'organisation de la fête de la
musique le 21 juin au soir sur le site des Lavières.
Nous restons dans l'attente de leur réponse pour modifier notre organisation.
10/ Sponsors et publicité
Un article sera inséré sur le site et un lien sera mis en place avec BMX2DAY.
Custom's BMX et Frenchys fourniront certainement des lots.
Un contact a été établi avec VANS pour la manifestation OLD SCHOOL. En attente confirmation.
Contactez Credit Mutuel Régional pour sponsor direct.
11/ Planning prévisionnel des 2 jours
Un planning a été établi et sera diffusé sous réserves de modifications dans les invitations et sur
le site.
Samedi 21 juin
14h-16h essais (2 groupes)
16h15-16h30 Présentation Old School
16h30-19h Open et Course Old School
19h-19h30 Remise des prix
Dimanche 22 juin
9h : Affichage réglementaire
9h 11h: Essais
11h 11h30 : Cérémonie d'inauguration
11h30 12h30: 1ere manche qualificative
12h30 13h30: Pause déjeuner
13h30 15h30: 2ème et 3ème manches qualificatives
15h30 17h : 1/8eme, 1/4, 1/2 finales
17h 17h30: Finales
17h30: Remise des récompenses
Programme sous réserve d'accord du président du jury
12/ Constitution des groupes de travail
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logistique
technique
publicité et média
secrétariat membres du club et organisation invitations
lots et récompenses
restauration
1. Logistique
Responsable : Didier RENAUDOT.
En plus du travail réalisé pour faire vivre le site du club, Didier devra assurer la logistique
concernant l'approvisionnement du matériel nécessaire (sanisettes, stands, panneaux
affichage, tracteur en cas de pluie,..) et des personnes (placeurs, signaleurs, sécurité).
2. Technique
Responsables : Jacky THIBAUT et Gilles MOUILLON
Surveillance du bon fonctionnement et mise en état du matériel technique sur la piste.
3. Publicité et média
Responsable : Cyrille GUITON.
Contact auprès des radios et autres médias. Création d'une affiche A4. Recherche partenaires.
Hôtels pour accueil des pilotes.
4. Secrétariat
Responsables Pascale BONNAIRE, Cathy DROUARD, Catherine ECHAROUX
Mise en place des invitations à transmettre aux clubs invitations pour Open et invitations pour
Challenge Nord Est). Surveillance des inscriptions.
5. Lots et récompenses
Responsable Jacky Thibaut
Commande des plaques latérales et voir pour les frontales.
Lots de récompenses à commander selon les estimations données par Jean Claude GUYAUX
Une affichette doit être prévue pour les sponsors (achat de lots de récompenses pour 50 €)
6. Restauration
Un premier contact sera pris par CATHY DROUARD et Catherine ECHAROUX auprès de
Davigel. Les parents de pilotes ou amis seront sollicités pour les approvisionnements.
13/ Entraînements Régionaux
Un programme d'entraînements a été mis en place et sera animé par Nicolas BRUSSON (Club
de Dijon).
Ces entraînements auront lieu le lundi de 18 H à 20 H sur différentes pistes.
Ils sont ouverts selon des critères de sélection des clubs (orientés vers ceux qui ont prévu de
faire le Challenge Nord Est en vue de la qualification pour championnat de France (LEMPDES).
Dates prévisionnelles:
19/05/08
06/05/08
02/06/08
09/06/08
16/06/08
23/06/08
30/06/08
05/07/08
DIJON
BEAUNE
MESSIGNY
SAULON
MESSIGNY
DIJON
BEAUNE
MESSIGNY
Prochain Conseil d’Administration fixé
Au 27/03/08 à 20 H30 salle des Assemblées
Ordre du jour du 27/03/08 :
 Point travaux piste
 Budget prévisionnel course 22/06/07 et point des tâches réalisées par les différents
groupes de travail.
Ce compte rendu tient lieu de convocation.
La séance est levée à 23 H