14 èmes Journées Internationales de la Qualité Hospitalière & en Santé – 26 et 27 novembre 2012 – Paris Présentateur : S Bally Service ou Unité : Pôle Médecine Email : [email protected] Tel : 04 50 83 23 00 Etablissement ou réseau : Hôpitaux du Léman Adresse : Hôpitaux du Léman complément d’appellation CS20 526 742003 Thonon Cedex Tel : 04 50 83 20 00 La Métamorphose du Cadre par l’Evaluation des Pratiques Managériales Auteur(s) : S Bally (cadre supérieur)/ F Panisset (qualiticienne)/ Ph Lorin (directeur des soins)/ Cadres Paramédicaux : I Lang, M Abdoun, S Mouroux, V Pangallo. Catégorie : Mieux progresser ensemble (amélioration organisationnelle, référentiel spécifique). Période : depuis Janvier 2012 Personnes impliquées : Cadres d’unités, psychologues, cadre supérieur Pôle Chirurgie, cadre supérieur Pôle Médecine, pharmacienne-qualiticienne. Contexte : Dans le cadre du regroupement des activités du CH d’Evian sur le CH de Thonon, l’équipe des cadres du Pôle Médecine a bénéficié d’une formation « accompagnement au changement », incluant des analyses de pratiques. Le bilan de ces analyses a été positif pour l’ensemble des participants qui ont pu prendre du recul par rapport à des situations complexes. Le Directeur et le coordonnateur des soins et de la qualité ont validé la proposition du pôle de pérenniser les analyses pour les cadres paramédicaux, en les structurant pour permettre leur reconnaissance en évaluation des pratiques professionnelles managériales. Finalités : Analyser, améliorer et évaluer les pratiques de management des cadres paramédicaux du Pôle Médecine. Généraliser les analyses de pratiques de management au sein de l’établissement, partager des situations complexes, et proposer des actions visant l’amélioration de la qualité. A ce jour, cette évaluation a été validée par la commission EPP des Hôpitaux du Léman et est inscrite dans le programme institutionnel EPP. Permettre une meilleure connaissance des points de maitrise et d’amélioration des cadres paramédicaux par le cadre supérieur de Pôle pour mettre en place un accompagnement individuel centré sur les besoins de chacun. Identifier les talents et les ressources de chacun des participants pour les mobiliser en fonction des dossiers à traiter, des besoins des uns et des autres dans le contexte professionnel. Enjeux : Lutter contre l’usure professionnelle. Pour les cadres : Optimiser leur management, renforcer la cohésion d’équipe. Pour le Pôle : Positionner l’équipe cadres comme force de proposition. Pour l’institution : Développer les compétences managériales des cadres paramédicaux. Etapes : Une recherche documentaire, d’articles de référence a été réalisée avant d’élaborer le règlement intérieur et la méthodologie utilisée (aide au repérage des éléments d’évaluation de la dynamique de la démarche qualité « EFQM/PDCA », « l’évaluation des pratiques managériales des cadres de santé, un enjeu stratégique pour le directeur des soins » mémoire ENSP-Isabelle Mounier « guide pour l’autodiagnostic des pratiques de management en établissement de santé -HAS). Méthode : Elaboration d’un règlement intérieur fixant le fonctionnement des analyses de pratiques managériales, validé par le directeur et la cellule qualité. Composition pluri professionnelle. La méthodologie utilisée est celle de l’analyse de pratiques : réflexion commune à partir d’une situation vécue et présentée par un des membres : « cadre narrateur » (présentation de la situation par le narrateur 5mn, questions d’approfondissement 15mn, échange réflexions du groupe 20 mn, propositions de solutions par le groupe 5mn, choix du narrateur 5mn, restitution du narrateur et présentation des pistes retenues 5mn). Elaboration d’un compte-rendu de séance transmis à chaque membre participant. Compte-rendu archivé conjointement par le narrateur et le cadre supérieur. Evaluation par le cadre supérieur du plan d’actions, des objectifs et des délais fixés pour la mise en place par le cadre de santé narrateur. Rendez-vous de suivis périodiques entre le cadre narrateur et le cadre supérieur pour suivre la mise en œuvre des actions. Transmission des thèmes traités à la cellule qualité et présentation d’un bilan semestriel. Délais : 1ère EPPM mars 2012. 1ère synthèse en juillet 2012 après 4 EPPM. Synthèse annuelle dès 2012. Programmation des EPPM toutes les 6 semaines. Objectifs mesurables : Nombre d’actions entreprises et nombre d’actions réalisées pour l’année 2012 : 65 actions correctrices proposées, et 44 actions abouties en décembre 2012, en juillet 2013 les 65 Principaux résultats : Facilitation dans l’accompagnement managérial proposé aux cadres. Développement, renforcement des compétences actions ont été menées. Pour 2013 = 21 actions proposées et 11 actions abouties en juillet 2013. Nombre de réunions 2012/2013 : 11 Taux de participation aux réunions : 2012=71%, 2013=85%. Changements attendus : Proposer des actions correctrices visant à améliorer la qualité des soins, la sécurité des soins, la gestion des ressources humaines, le leadership et les différentes missions incombant aux cadres : ●Positionnement du cadre (identification des responsabilités entre le corps médical et paramédical). ●Création d’outils de management (grille de compétences). Retour d’expérience : Ces EPPM ont permis de concrétiser un vrai travail d’équipe. Chacun apporte, en fonction de ses compétences, de son champ d’activité des idées novatrices qui permettent de mieux travailler ensemble. Certaines études de situation ont permis de dégager une conduite commune et l’élaboration de documents supports qui ont été généralisés à l’ensemble des unités du Pôle de Médecine (feuille suivi heures supplémentaires, protocoles d’accueil…). La participation du qualiticien permet d’apporter le regard candide, l’aide méthodologique et de créer le lien avec la politique institutionnelle. Il connaît ainsi mieux les cadres et obtient une autre source d’information que les FEI utilisées lors des réunions qualité. Un des principes retenus est la confidentialité des contenus de réunions. Le dispositif a été présenté en commission de soins et médico-technique, en bureau de pôle, des praticiens se sont portés volontaires pour participer en fonction des thématiques abordées. Le cadre supérieur a mis en place un suivi plus régulier des cadres paramédicaux par le biais d’entretiens permettant de poser, d’évaluer les objectifs et les actions mises en œuvre. Ceci permet d’améliorer le management des cadres. Les EPPM ont permis de travailler la fonction contrôle, la gestion des ressources humaines, d’améliorer l’organisation et la gestion du temps des cadres. Evolutions envisagées : ●Diffusion systématique des comptes-rendus d’EPPM à l’ensemble des personnes impliquées dans l’analyse de pratiques. ●Partager des outils et des actions mises en place au niveau institutionnel. managériales de l’encadrement. Prise de décisions et mise en œuvre d’actions. Exploration de champ du management large. Certaines EPPM ont donné lieu à la mise en place d’évaluations de pratiques professionnelles dans les unités de soins (Audit de l’organisation du travail de nuit, bilan des points positifs et des points négatifs de l’organisation en Cardiologie par le biais d’une enquête. RMM communes HAD/infirmières libérales. D’autres actions ont été mises en place : ●Feuilles de suivis des heures supplémentaires des agents. ●Elaboration de protocoles, procédures (l’accueil du patient en Cardiologie, procédure de sortie, procédure d’admission, la coronarographie…). ●Formation de Référents éducation thérapeutique, soins palliatifs, encadrement des étudiants. ●Entretiens individuels semestriels pour évaluer l’atteinte des objectifs personnels fixés. ●Information de la hiérarchie pour conseils, décisions (vérification du diplôme d’un agent), entretien de recadrage, non renouvellement de contrats. ●Réunions pluridisciplinaires avec des familles pour améliorer la prise en charge de patients. ●Création de tableaux de suivi d’activité, construction d’un bilan d’activité. ●Communication institutionnelle de l’organisation des EFR (Exploration Fonctionnelle Respiratoire). ●Responsabilisation des agents (mise en place de référents). ●Mise en place de groupes de travail transversaux (réflexion conjointe IDE UDJ/ UDS / hospitalisation à domicile pour améliorer la transmission de l’information et le circuit patient). ●Saisine au comité éthique. ●Mise à jour des fiches de poste infirmière. ●Formation d’agents. ●Création d’un livret d’accueil pour les professionnels. ●Création d’un outil d’évaluation des compétences de l’agent et mise en place d’un dispositif de suivi. ●Création d’un mémento à l’usage des cadres pour l’accueil des nouveaux agents. ●Implication médicale dans l’organisation. Autres résultats : La meilleure connaissance des points forts et des points faibles des cadres paramédicaux de proximité a permis de mettre en place des formations spécifiques à leur besoin. Chaque participant bénéficiant d’une formation individuelle en management fait une restitution à l’ensemble du groupe (formation « gestion des personnalités difficiles »/ « gestion des conflits »/ « le management transgénérationnel »/ « manager la génération Y ». Ceci a créé une dynamique au sein de l’équipe des cadres de Pôle. Conclusions scientifiques, recommandations : Réflexion en cours sur l’élaboration d’un référentiel de bonne pratique managériale. Autres conclusions pour transfert dans d’autres contextes : La participation du cadre supérieur du Pôle de Chirurgie lui a permis de voir les avantages de cette pratique et de mettre en place les EPPM au sein de son Pôle en utilisant la même méthodologie. « L’Isolement du Cadre » « La Force d’une Equipe »