contexte de l`evenement/situation de communication
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Nous devions faire, par groupe de deux, un plan de communication sur l’escale du paquebot Queen Mary 2 à Cherbourg. Plan de Communication CONTEXTE DE L’EVENEMENT/SITUATION DE COMMUNICATION Le paquebot Queen Mary 2 fait une escale au port de Cherbourg le 14 avril 2004 soixantesept, jour pour jour après la première escale du Queen Mary. Pour l’occasion, la ville se mettra au couleur des années trente en hommage au passé transatlantique glorieux de Cherbourg. OBJECTIFS/ENJEUX Il existe quatre principaux enjeux : _Cherbourg doit devenir une étape privilégiée pour les paquebots. _Faire connaître le passé glorieux de Cherbourg des années trente. _Fidéliser les croisiéristes du Queen Mary 2 afin qu’ils reviennent à Cherbourg. _Les Cherbourgeois doivent participer aux animations. CIBLES Pour ce plan de communication, il existe quatre principales cibles : _La compagnie transatlantique et les croisiéristes _Les Cherbourgeois _Les journalistes notamment ceux du grand Ouest et de l’Ile de France _Les régions à proximité de Cherbourg (grand Ouest et Ile de France) 1.LA COMPAGNIE TRANSATLANTIQUE ET LES CROISIERISTES message : Cherbourg est une ville accueillante et dynamique.(p12 et 14 du dossier national) Brochure Cette brochure sera envoyée à la compagnie transatlantique, la Cunard qui la distribuera à ses croisiéristes. Dans ce but, elle sera écrite en anglais. Elle présentera l’évènement tout en mettant en valeur la ville de Cherbourg et ses alentours . Cette brochure sera envoyée en janvier 2004 pour laisser le temps à la Cunard de les distribuer. Ce support permet de décrire précisément les animations prévues pour l’escale du Queen Mary 2. Les croisiéristes sont ainsi informés dans les détails du programme de la journée. Par cette brochure, qui leur est directement adressé, les croisiéristes comprendront que la ville de Cherbourg met tout en œuvre pour que cette étape leur soit agréable. 2.LES CHERBOURGEOIS message : Venez nombreux aux animations prévues pour l’escale du Queen Mary 2 le 14 avril 2004. _ les citoyens en général Affiches Elles seront de différents formats : En format A3 : sur les bus dans les arrêts de bus, sur les grands panneaux d’affichage, dans tous les lieux stratégiques de la ville notamment prés du port pour que les plaisanciers sachent qu’ils peuvent accueillir le Queen Mary 2. En format A4 : affichés chez les commerçants et les différents partenaires(la Cité de la mer..) Flyers : décrivent précisément les mesures prises pour faciliter la circulation de la population le 14 avril. Ils seront distribués dans les boîtes aux lettres et dans la rue par des personnes habillées comme dans les années trente afin de donner un avant-goût de l’ambiance de l’évènement. La campagne d’affichage et de distribution commencera en février 2004. Publicité dans la presse Cette publicité se fera sous forme d’encart publicitaire qui rappellera l’évènement, date et mettra en avant les animations et les moyens de circulation mis en place. Cette publicité dans la presse commencera en mars 2003. Les affiches permettent d’atteindre une majorité de personnes. Elles sont facilement déclinables (pour la presse par exemple).On peut les afficher dans divers endroits en grande quantité ce qui permet de marquer l’inconscient des gens. De plus les affiches permettent d’informer d’accrocher l’ intérêt de l’individu et de le convaincre de venir. Les Cherbourgeois lisent la presse, c’est un bon moyen pour leur rappeler l’évènement. Ainsi, ils se sentent impliqués dans l’évènement. Voiture des années trente qui diffuse un message publicitaire audio Une personne dans un haut parleur décrira l’évènement , les animations et incitera les personnes à venir nombreuses .La voiture parcoura toute la ville. La voiture circulera du 7 au 13 avril 2004. Ce support original attire l’attention. Il met les cherbourgeois dans l’ambiance de l’évènement. Voilier publicitaire Un voilier avec une voile mettant en avant l’évènement naviguera sur le port. Ce bateau sera visible a partir de mars 2004. Ce support inattendu accroche les amoureux de la mer et permet de rappeler l’événement. Publicité sur les sets de table des restaurants cherbourgeois Cette publicité se fera à partir de février 2004. Ce support est un moyen discret et efficace de faire connaître l’évènement ou de le rappeler. _ les commerçants Dossier de contact avec le commerçant Ce dossier informatif se rapproche du dossier de presse mais en moins général. Il informera et incitera les commerçants à participer à la promotion de l’évènement en refaisant la devanture de leur vitrine dans le ton des années trente par exemple. Ce dossier sera envoyé en janvier 2004 pour laisser le temps aux commerçants de se préparer. Pour que la ville soit vraiment dans l’ambiance des années trente, il est important que les commerçants participent à la promotion . Par ce dossier les commerçants se sentent impliqués et concernés. 3.LE GRAND OUEST ET L’ILE DE FRANCE message : Cherbourg est une ville dynamique avec un passé glorieux Publicité dans la presse A partir de février 2004. Voir explication cible 3.La publicité sera la même que pour les Cherbourgeois. Affiches L’affiche sera identique à celle des Cherbourgeois mais elle ne sera qu’en format A3 et A4.Elle sera affichée dans des endroits plus ciblés. La campagne d’affichage débutera en février 2004. Voir explication cible 3 L’affiche faite pour Cherbourg s’ adresse à un public assez large, nous a avons décidé de ne pas en changé pour le grand Ouest. 4 . LES JOURNALISTES Le dossier de presse local s Destiné plus spécifiquement à la presse locale de Cherbourg Octeville, il résume l’événement et explique plus particulièrement les mesures mises en places pour la circulation. Il montre également que toute la ville sera mobilisée pour l’occasion, et pour ceux qui veulent participer à la fête. A distribuer aux journalistes locaux début Avril 2004 lors d’une conférence de presse. Le dossier de presse locale informe de façon indirecte les Cherbourgeois sur l’organisation de l’événement par l’intermédiaire des articles potentiels qu’écriront les journalistes. Le dossier de presse national Destiné à la presse du Grand Ouest et de l’Île-de-France, il résume en détail l’événement. Il met en avant le dynamisme de la ville et de la région, ainsi que le passé commun des transatlantiques et de Cherbourg. A distribuer aux journalistes du Grand Ouest et de l’Île-de-France au mois de Mars 2004 lors d’une conférence de presse. Le dossier de presse national informe de façon indirecte les habitants du Grand Ouest et les Franciliens de l’existence de l’événement par l’intermédiaire des articles potentiels qu’écriront les journalistes. 5 . L’ENSEMBLE DES CIBLES Le site Internet Il présente en français et en anglais la totalité de l’événement. Il contient l’ensemble des dates et horaires, les descriptions des manifestations autours de l’événement, les descriptions des différents lieux à visiter dans la région et permet également d’effectuer différentes réservations pour le jour de l’événement. En ligne à partir de Novembre 2003. Internet a l’avantage de pouvoir réunir tout les moyens de communications, on peut mettre sur le site toutes les informations destinées à l’ensemble des cibles de façon rapide. Tout le monde peut y avoir accès (attention cependant, cela ne veut pas dire nécessairement que tout le monde y a effectivement accès) et y trouver facilement des données spécifiques, comme des dates ou des horaires, des coordonnées pour joindre les organisateurs ou pour faire une réservation. ECHEANCIER septembre 2003 octobre 2003 Début de la Début de la conception du site conception des web. affiches et des flyers. novembre 2003 Mise en ligne du site Internet. Début de la conception de la brochure pour la Cunard. Préparation du dossier « contact commerçant ». février 2004 Début de la conception de la publicité presse. mars 2004 Le bateau publicitaire navigue au large de Cherbourg. Début de l'affichage à Première publicité Cherbourg et dans dans la presse. le Grand Ouest. Conférence de Distribution des presse nationale et sets de table dans remise du dossier les restaurants de presse. partenaires. Préparation de la Préparation du dossier de presse national voiture publicitaire « années 30 ». Préparation du dossier de presse local. avril 2004 Le 5 : Conférence de presse locale et remise du dossier de presse. Du 7 au 13 : La voiture publicitaire « années 30 » circule dans Cherbourg. Le 14 : Arrivée du Queen Mary II décembre 2003 Préparation du bateau publicitaire (conception et commande de la voile, etc). janvier 2004 Envoi de la brochure à la Cunard. Envoi des dossier « contact commerçant » aux commerçant Cherbourgeois. Début de la conception des sets de table.
