Approche de la problématique des marchés publics (version 1er janvier 2009) Agnès Segers Juriste CPA Table des matières 1 Introduction 2 Différents contrats 3 Procédures 4 Choisir la procédure appropriée - principes 5 L’appel d’offres général - caractéristiques 5.1. Aperçu de la procédure 6 L’adjudication publique - caractéristiques 6.1. Aperçu de la procédure 7 L’appel d’offres restreint - caractéristiques 7.1. Aperçu de la procédure 2 2 Tables des matières (2) 8 L’adjudication restreinte - caractéristiques 8.1. Aperçu de la procédure 9 La procédure négociée avec publicité - caractéristiques 9.1. Aperçu de la procédure 10 La procédure négociée sans publicité - caractéristiques 10.1. Aperçu de la procédure 3 11 Autres conseils utiles 12 Montants des marchés et procédures possibles 13 Délais 14 Au Conseil des Ministres! 15 Modifications à la règlementation à venir 16 Questions 3 1. Introduction • 4 Présentation des principaux aspects des marchés publics Quelques points importants: Nous parlerons aujourd’hui des marchés publics de fournitures et de services dans les secteurs classiques Les marchés de travaux ne seront pas abordés dans cet exposé Vous disposerez d’ un aperçu des différentes procédures qui peuvent être choisies pour les contrats de fournitures et de services Les caractéristiques de chaque procédure seront également étudiées Des questions pourront être posées après chaque slide Cette présentation Powerpoint sera transmise par mail à chaque participant Les questions éventuelles qui se poseraient à la fin de cette présentation seront évidemment les bienvenues et le CPA répondra avec plaisir ( 02/790.54.47 – e-mail: [email protected]) 4 2. Différents contrats • • • • 5 Contrats de travaux Ex. Construction de bâtiments, travaux de voirie, travaux de génie civil, …. Les travaux représentent la plus grande partie des marchés (financièrement) Edification de biens immobiliers Contrats de fournitures Ex. Livraison de fournitures de bureau, meubles, carburants, véhicules, …. Les fournitures représentent la plus grande partie des contrats (financièrement) Fourniture de biens mobiliers (peuvent devenir immobilier par destination). Contrats de services Ex. Services de nettoyage, services de consultance, travaux d’impression (papier non compris), la tonte de pelouses, la taille des arbres, … Les services représentent la plus grande partie des contrats (financièrement) Il n’y a ni biens immobiliers créés, ni biens mobiliers livrés Pendant cette présentation nous allons donc nous limiter à une étude approfondie des contrats de fournitures et de services 5 3. Les procédures • Pour les contrats de fournitures et de services, il est possible de choisir parmi les procédures suivantes : 6 Appel d’offres général Adjudication publique Appel d’offres restreint Adjudication restreinte Procédure négociée avec publicité préalable Procédure négociée sans publicité préalable 6 4. Choisir la procédure appropriée - principes 7 • L’appel d’offres général et l’adjudication publique sont la règle générale, parce que ces procédures offrent la meilleure garantie pour une grande concurrence • On peut également opter pour l’appel d’offres restreint ou l’adjudication restreinte à condition de motiver • La procédure négociée doit rester une exception (dans quels cas ? Cf. article 17 de la loi du 24 décembre 1993) 7 5. L’appel d’offres général - caractéristiques 8 • Publication d’un avis de marché dans le Bulletin des Adjudications et éventuellement au Journal Officiel de l’Union européenne (cela dépend du montant estimé du marché) • Le cahier spécial des charges doit être disponible dès la publication • L’ouverture des offres est accessible à tout le monde. Les prix ne sont pas annoncés • La procédure ne comporte qu’une seule phase divisée en trois étapes successives (la sélection des soumissionnaires, l’examen de la régularité des offres et le choix de l’offre pour attribution) • Les offres sont confrontées à plusieurs critères d’attribution • L’offre la plus intéressante (qualité/prix) est prise en considération pour l’attribution du marché • Aucune négociation n’est possible pendant la procédure: offre déposée = offre acceptée 8 5.1. L’appel d’offres général – aperçu de la procédure Préparation avis de publication et du csc Motivation sélection soumissionnaires Motivation attribution marché Avis Inspection des Finances Publication avis au BA (et JOUE) Examen régularité administrative Examen régularité technique Soumettre projet attribution marché à l’avis de l’IF Notification de l’intention d’attribution du marché Ouverture des offres Motivation régularité administrative et technique Notification attribution du du marché Examen critères de sélection Examen des offres dans le cadre des critères d’attribution Notification aux soumissionnaires non retenus Publication marché attribué au BA et JOUE 9 9 5.1.1. L’appel d’offres général – Notification aux soumissionnaires non retenus de l’intention d’attribution du marché (Cette règle vaut pour toutes les procédures) • • • • 10 Etape supplémentaire dans la procédure suite à l’arrêt ‘Alcatel’ L’obligation d’information aux soumissionnaires non retenus avant que le marché ne soit attribué Uniquement d’application pour: Les marchés publics dont le seuil européen est atteint ou dépassé Pas d’application: – Lorsque la procédure négociée‘ ‘sans publicité a été choisie Procédure: les soumissionnaires non retenus pour l’attribution du marché sont informés de ce que leur offre n’est pas retenue pour l’attribution du marché via le canal de communication le plus rapide possible + simultanément envoi sous pli recommandé aux soumissionnaires non retenus: la notification de l’intention de la non attribution, avec en annexe la motivation de l’attribution du marché. Les soumissionnaires non retenus disposent de 15 jours calendrier pour déposer une procédure en référé devant le juge judiciaire ou une procédure d’extrême urgence auprès du Conseil d’Etat Au cas où un soumissionnaire non retenu a déposé un recours, il doit en informer le pouvoir adjudicateur dans le délai précité, sinon le pouvoir adjudicateur peut attribuer valablement le marché. 10 6. L’adjudication publique - caractéristiques • • • • • • • Publication d’un avis de marché dans le Bulletin des Adjudications et éventuellement au Journal Officiel de l’Union européenne (cela dépend du montant estimé du marché) Le cahier spécial des charges doit être disponible dès la publication L’ouverture des offres est accessible à tout le monde. Les prix sont annoncés La procédure ne comporte qu’une seule phase divisée en trois étapes successives (la sélection des soumissionnaires, l’examen de la régularité des offres et le choix de l’offre pour attribution) Les offres sont confrontées à une seul critère d’attribution, le prix L’offre régulière la plus basse est prise en considération pour l’attribution Aucune négociation n’est possible pendant la procédure: offre déposée = offre acceptée 11 11 6.1. L’adjudication publique – aperçu de la procédure Préparation avis de publication et du csc Motivation sélection soumissionnaires Motivation attribution marché Avis Inspection des Finances Publication avis au BA (et JOUE) Examen régularité administrative Examen régularité technique Soumettre projet attribution marché à l’avis de l’IF Notification de l’intention d’attribution du marché Ouverture des offres Motivation régularité administrative et technique Notification attribution du du marché Examen critères de sélection Détermination de l’offre régulière la plus basse Notification aux soumissionnaires non retenus Publication marché attribué au BA et JOUE 12 12 7. L’appel d’offres restreint - caractéristiques • • • • • • • • 13 Publication d’un avis de marché dans le Bulletin des Adjudications et éventuellement au Journal Officiel de l’Union européenne (cela dépend du montant estimé du marché) La procédure est scindée en deux phases: sélection des candidats et dépôt des offres Le cahier spécial des charges est envoyé aux candidats sélectionnés L’ouverture des offres est uniquement accessible aux candidats sélectionnés. Les prix ne sont pas annoncés. La deuxième partie de la procédure ne comporte qu’une seule phase divisée en deux étapes successives (l’examen de la régularité des offres et le choix de l’offre pour attribution) Les offres sont confrontées à plusieurs critères d’attribution L’offre la plus intéressante (qualité/prix) est prise en considération pour l’attribution du marché Aucune négociation n’est possible pendant la procédure: offre déposée = offre acceptée 13 7.1. L’appel d’offres restreint – aperçu de la procédure Préparation avis de publication et du csc Avis Inspection des Finances Publication avis au BA (et JOUE) Motivation sélection des candidats Notification candidats retenus + csc Examen régularité technique des offres Notification de l’intention d’attribution du marché 14 Ouverture des candidatures Examen critères de sélection Notification candidats non retenus Ouverture des offres Examen régularité administrative des offres Motivation régularité administrative et technique Examen des offres dans le cadre des critères d’attribution Motivation attribution marché Soumettre projet attribution marché à l’avis de l’IF Notification attribution du marché Notification aux soumissionnaires non retenus Publication marché attribué au BA et JOUE 14 8. L’adjudication restreinte - caractéristiques • • • • • • • • 15 Publication d’un avis de marché dans le Bulletin des Adjudications et éventuellement au Journal Officiel de l’Union européenne (cela dépend du montant estimé du marché) La procédure est scindée en deux phases: sélection des candidats et dépôt des offres Le cahier spécial des charges est envoyé aux candidats sélectionnés L’ouverture des offres est uniquement accessible aux candidats sélectionnés. Les prix sont annoncés. La deuxième partie de la procédure ne comporte qu’une seule phase divisée en deux étapes successives (l’examen de la régularité des offres et le choix de l’offre pour attribution) Les offres sont confrontées à une seul critère d’attribution, le prix L’offre régulière la plus basse est prise en considération pour l’attribution Aucune négociation n’est possible pendant la procédure: offre déposée = offre acceptée 15 8.1. L’adjudication restreinte – aperçu de la procédure Préparation avis de publication et du csc Avis Inspection des Finances Publication avis au BA (et JOUE) Motivation sélection des candidats Notification candidats retenus + csc Examen régularité technique des offres Notification de l’intention d’attribution du marché 16 Ouverture des candidatures Examen critères de sélection Notification candidats non retenus Ouverture des offres Examen régularité administrative des offres Motivation régularité administrative et technique Détermination de l’offre régulière la plus basse Motivation attribution marché Soumettre projet attribution marché à l’avis de l’IF Notification attribution du marché Notification aux soumissionnaires non retenus Publication marché attribué au BA et JOUE 16 9. La procédure négociée avec publicité caractéristiques • • • • • • • • 17 Publication d’un avis de marché dans le Bulletin des Adjudications et éventuellement au Journal Officiel de l’Union européenne (cela dépend du montant estimé du marché) La procédure est scindée en deux phases: sélection des candidats et dépôt des offres Le cahier spécial des charges est envoyé aux candidats sélectionnés Si le service dirigeant souhaite organiser une ouverture publique des offres, celle-ci est uniquement accessible aux candidats sélectionnés. Les prix ne sont pas annoncés La seconde phase comporte deux étapes: la régularité et le contenu des offres sont examinés afin de savoir avec quels soumissionnaires le service dirigeant va négocier Les négociations ont lieu. Ensuite les soumissionnaires concernés déposent une offre définitive (BAFO = Best and Final Offer) Les Best and Final Offers sont confrontées aux critères d’attribution mentionnés au cahier spécial des charges L’offre la plus intéressante (qualité/prix) est prise en considération pour l’attribution du marché 17 9.1. La procédure négociée avec publicité - aperçu de la procédure Préparation avis de publication et du csc Avis Inspection des Finances Publication avis au BA (et JOUE) Motivation sélection des candidats Notification candidats retenus + csc Motivation régularité administrative des offres Ouverture des candidatures Examen critères de sélection Notification candidats non retenus Ouverture des offres Examen régularité administrative des offres Examen du contenu des offres dans le cadre de la shortlist Motivation composition shortlist Notification aux soumissionnaires non retenus provisoirement dans la shotlist Invitation aux négociations des soumissionnaires retenus dans la shortlist Négociations Rapport des négociations Examen des offres après négociatios dans le cadre des critères d’attribution Motivation de l’attribution du marché Soumettre projet attribution marché à l’avis de l’IF Notification de l’intention d’attribution aux soumissionnaires non 18 retenus Notification de l’attribution du marché Notification aux soumissionnaires non retenus Publication marché attribué au BA et JOUE 18 10. La procédure négociée sans publicité caractéristiques • • • • • • • • • 19 Aucune publication Le service dirigeant peut mais ne doit pas prévoir une phase de sélection Au moins trois candidats potentiels doivent être consultés afin de déposer une offre sur base du cahier spécial des charges Le cahier des charges est donc envoyé aux candidats que le service dirigeant a choisis L’ouverture des offres se tient normalement à huis clos, mais il est également possible d’ouvrir les offres en présence des candidats sélectionnés uniquement (les prix ne sont pas annoncés) La régularité et le contenu des offres sont examinés afin de savoir avec quels soumissionnaires le service dirigeant va négocier Les négociations ont lieu. Ensuite les soumissionnaires concernés déposent une offre définitive (BAFO = Best and Final Offer) Les Best and Final Offers sont confrontées aux critères d’attribution mentionnés au cahier spécial des charges L’offre la plus intéressante (qualité/prix) est prise en considération pour l’attribution du marché 19 10.1. La procédure négociée sans publicité - aperçu de la procédure Préparation du cahier spécial des charges Avis Inspection des Finances Envoi du csc aux candidats choisis Motivation régularité administrative des offres Examen du contenu des offres dans le cadre de la shortlist Motivation composition shortlist Notification aux soumissionnaires non retenus provisoirement dans la shortlist Rapport des négociations Examen des offres après nogociations dans le cadre des critères d’attribution Motivation de l’attribution du marché Notification attribution du marché Notification aux soumissionnaires non retenus Publication marché attribué au BA et JOUE Négociations Notification de l’intention d’attribution aux soumissionnaires non retenus 20 Ouverture des offres Examen régularité administrative des offres Invitation aux négociations aux soumissionnaires retenus dans la shortlist Soumettre projet attribution du marché à l’avis de l’IF 20 11. Autres conseils utiles • • • • • L’équité et un traitement égal de tous les candidats/soumissionnaires est d’une importance primordiale Après la notification, les candidats/soumissionnaires non retenus ont le droit de connaître la motivation de leur non-sélection ou de la non-attribution de leur offre (également sur le plan de la régularité). La motivation de la décision doit leur être envoyée par courrier recommandé dans les 15 jours calendrier après la réception de leur demande écrite En ce qui concerne la sélection: pour des adjudications et appels d’offres restreints et pour des procédures négociées, entre l’ouverture des candidatures et la notification de la décision du service dirigeant, aucun contact n’est pris avec les candidats. La seule exception est la demande de précisions complémentaires (par écrit - recommandé – mention de la deadline) Entre l’ouverture des offres et l’attribution du marché aucun contact n’est pris avec les soumissionnaires, sauf pour demander des informations complémentaires et pour mener les négociations nécessaires (dans le cas de procédures négociées) L’avis de marché est envoyé de préférence simultanément au Bulletin des Adjudications et au Journal Officiel de l’Union européenne aux fins de publication 21 21 11. Autres conseils utiles (2) • 22 Le service dirigeant rédige toujours un rapport de : L’examen des candidatures (pour les appels d’offres restreints et les adjudications restreintes et pour les procédures négociées) L’examen de la sélection des soumissionnaires (pour les appels d’offres généraux et les adjudications publiques) L’examen de la régularité administrative des offres (toutes procédures) L’examen de la régularité technique des offres (pour les fournitures – toutes procédures) L’examen du contenu des offres dans le cadre de la shortlist (pour les services – uniquement procédures négociées) L’examen du contenu des offres (ou best and final offers) dans le cadre des critères d’attribution mentionnés dans le cahier spécial des charges (appels d’offres généraux et restreints, ainsi que procédures négociées) La détermination de l’offre régulière la plus basse (pour les adjudications publiques et restreintes) 22 11. Autres conseils utiles (3) • • • • 23 Dans le volet technique, on donne toujours une description réaliste du produit ou du service. Celle-ci ne peut mener à l’exclusion injustifiée de fournisseurs ou de prestataires de service potentiels. PAR CONSEQUENT FAITES UNE ETUDE DE MARCHE SERIEUSE ET COMPLETE La rapidité dans l’achèvement de la procédure est avant tout une question de bonne pro-activité Utilisez les cahiers des charges types mis au point par le CPA (seulement volet juridico-administratif) Contactez le CPA au moindre doute. Si nous ne pouvons répondre à vos questions, nous les transmettrons à Monsieur Claude Dardenne de la Commission des Marchés Publics, une autorité dans ce domaine depuis de nombreuses années 23 12. Montants des marchés et procédures possibles - seuils • • • • • 24 Jusqu’à 5.500,00 euros, hors TVA: le service dirigeant peut attribuer le marché à qui il veut 5.500,01 euros, hors TVA, à 31.000,00 euros, TVAC: il faut toujours faire appel à trois candidats. La procédure négociée sans publicité est la formule idéale. L’Inspection des Finances ne doit pas être consultée 31.000,01 euros, TVAC, à 67.000,00 euros, hors TVA: il faut toujours faire appel à trois candidats. La procédure négociée sans publicité est la formule idéale. L’inspection des Finances doit être consultée 67.000,01 euros, hors TVA, à un montant inférieur à 133.000,00 euros, hors TVA: l’appel d’offres général et l’adjudication publique sont la règle générale. Publication seulement au Bulletin des Adjudications 133.000,00 euros, hors TVA, et plus: l’appel d’offres général et l’adjudication publique sont la règle générale. Publication au Bulletin des Adjudications et au Journal Officiel des Communautés Européennes 24 12. Montants des marchés et procédures possibles – l’intervention de l’Inspection des Finances 25 • Vous devez soumettre la proposition d’attribution à l’Inspection des Finances si : • - • - • - Pour les appels d’offres généraux et les adjudications publiques: le montant total du marché à attribuer s’élève à plus de 250.000,00 euros, TVA incluse; Pour les appels d’offres restreints et les adjudications restreintes: le montant total du marché à attribuer s’élève à plus de 125.000,00 euros, TVA incluse; Pour les procédures négociées avec et sans publicité préalable: le montant total du marché à attribuer s’élève à plus de 31.000,00 euros, TVA incluse. 25 13. Délais • • • • 26 A) Obligation publication européenne (estimation du marché égale ou dépasse 133.000 Eur, hors TVA). Appel d’offres général et adjudications publiques : Sans avis de préinformation: ouverture des offres après 52 jours (jour de l’envoi de l’avis pour publication et de l’ouverture des offres non compris) Avec avis de préinformation: ouverture des offres après 36 jours (règle générale) ou 22 jours (strict mimimum) (jour de l’envoi de l’avis pour publication et de l’ouverture des offres non compris) Appel d’offres restreint et adjudication restreinte (procédure habituelle): Ouverture des candidatures: après 37 jours (jour de l’envoi de l’avis pour publication et de l’ouverture des candidatures non compris) Ouverture des offres: après 40 jours (jour de l’envoi du csc et de l’ouverture des offres non compris) ou 26 jours si un avis de préinformation a été publié Appel d’offres restreint et adjudication restreinte (procédure accélérée): Ouverture des candidatures: après 15 jours (jour de l’envoi de l’avis pour publication et de l’ouverture des candidatures non compris) Ouverture des offres : après 10 jours (jour de l’envoi du csc et de l’ouverture des offres non compris) 26 13. Délais (2) • • • 27 Procédure négociée sans publicité préalable: Aucun délai n’est mentionné dans la législation relative aux marchés publics, mais prévoyez un délai raisonnable afin de permettre aux soumissionnaires d’introduire une offre sérieuse! Procédure négociée avec publicité préalable (procédure habituelle): Ouverture des candidatures: après 37 jours (jour de l’envoi de l’avis pour publication et de l’ouverture des candidatures non compris) Ouverture des offres: aucun délai n’est mentionné dans la législation relative aux marchés publics, mais prévoyez un délai raisonnable afin de permettre aux soumissionnaires d’introduire une offre sérieuse Procédure négociée avec publicité préalable (procédure accélérée): Ouverture des candidatures: après 15 jours (jour de l’envoi de l’avis pour publication et de l’ouverture des candidatures non compris) Ouverture des offres: aucun délai n’est mentionné dans la législation relative aux marchés publics, mais prévoyez un délai raisonnable afin de permettre aux soumissionnaires d’introduire une offre sérieuse! 27 13. Délais (3) • • • • 28 B) Pas d’obligation de publication européenne (estimation du marché n’égale pas ou ne dépasse pas 133.000 Eur, HTVA). Appel d’offres général et adjudication publique: Ouverture des offres après 36 jours (jour de l’envoi de l’avis pour publication et de l’ouverture des candidatures non compris) Si 7 jours d’annonce préalable: 10 jours (jour de l’envoi de l’avis pour publication et de l’ouverture des candidatures non compris) si l’urgence peut être invoquée Appel d’offres restreint et adjudication restreinte (procédure habituelle): Ouverture des candidatures: après 15 jours (jour de l’envoi de l’avis pour publication et de l’ouverture des candidatures non compris) Ouverture des offres: après 15 jours (jour de l’envoi du csc et de l’ouverture des candidatures non compris) Appel d’offres restreint et adjudication restreinte (procédure accélérée): Ouverture des candidatures: après 10 jours (pour autant que le marché ait été annoncé minimum 7 jours à l’avance, jour de l’ouverture des offres non compris) Ouverture des offres: après 10 jours (jour de l’envoi du csc et de l’ouverture des offres non compris) 28 13. Délais (4) • • • 29 Procédure négociée sans publicité préalable : Aucun délai n’est mentionné dans la législation relative aux marchés publics, mais prévoyez un délai raisonnable afin de permettre aux soumissionnaires d’introduire une offre sérieuse! Procédure négociée avec publicité préalable (procédure habituelle): Ouverture candidatures: après 15 jours (jour de l’envoi de l’avis pour publication et de l’ouverture des candidatures non compris) Ouverture des offres: après 15 jours (jour de l’envoi du csc et de l’ouverture des candidatures non compris) Procédure négociée avec publicité préalable (procédure accélérée): Ouverture des candidatures: après 10 jours (pour autant que le marché ait été annoncé minimum 7 jours à l’avance, jour de l’ouverture des offres non compris) Ouverture des offres: après 10 jours (jour de l’envoi du csc et de l’ouverture des offres non compris) 29 14. Au Conseil des Ministres! • • • • Appel d’offres général et adjudications publiques: Fournitures: le montant estimé du marché dépasse 11.000.000,00 Euro Services: le montant estimé du marché dépasse 3.300.000,00 Euro Appel d’offres restreint et adjudication restreinte: Fournitures: le montant estimé du marché dépasse 2.700.000,00 Euro Services: le montant estimé du marché dépasse 2.200.000,00 Euro Procédure négociée avec publicité préalable: Fournitures: le montant estimé du marché dépasse 2.700.000,00 Euro Services: le montant estimé du marché dépasse 2.200.000,00 Euro Procédure négociée sans publicité préalable: Fournitures: le montant estimé du marché dépasse 1.100.000,00 Euro Services: le montant estimé du marché dépasse 270.000,00 Euro 30 Tous les montants sont hors TVA Le marché doit être estimé de façon maximaliste. Si le contrat est conclu pour plusieurs années ou quand une ou plusieurs prolongations du marché sont possibles, c’est la dépense estimée pour la période maximale qui doit être prise en considération. 30 15.Modifications futures à la réglementation 31 L’implémentation de la nouvelle Directive européenne en matière de marchés publics dans la réglementation belge, en particulier: L’insertion de la possibilité de conclure des accords cadres dans les secteurs classiques. L’insertion dans la réglementation sur les marchés publics de la notion de ‘centrale d’achats’. Pour les procédures restreintes: l’insertion d’une ‘phase de dialogue’ entre la sélection des candidats et l’envoi du cahier spécial des charges, à savoir le dialogue compétitif. Eventuellement: – Prévoir la possibilité pour les pouvoirs adjudicateurs de travailler avec des systèmes d’achats dynamiques. – Prévoir la possibilité des enchères dans les marchés publics. 31 16. Questions • Avez-vous encore d’autres questions ? 32 32